Uddannelsesdag 26. februar 2011 V. Stine Røn Christensen Projektledelse light Uddannelsesdag 26. februar 2011 V. Stine Røn Christensen Præsentation af oplægsholder. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 1

Intro til grundlæggende elementer i projektledelse Formål: Intro til grundlæggende elementer i projektledelse Projektbeskrivelse er dit værktøj! Vil du have succes i dit projekt? – husk interessenterne Form: Oplæg, dialog og øvelse Byd ind med erfaringer, viden el. spørgsmål. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 2

Sig lidt om dig selv… Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5 min. 3 Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 3

1. Grundlæggende om projekter Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5 min. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 4

Hvad er et projekt? Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5 min. 5 Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 5

Hvad kendetegner et projekt? 5 min. to og to. Øvelse 1 – om projektet Hvad kendetegner et projekt? 5 min. to og to. Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5 min. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 6

Klart start og slutpunkt – et projekt har altid en afslutning Projekters kendetegn Klart start og slutpunkt – et projekt har altid en afslutning Kompleksitet Klart formål, deadline og budget Skaber forandring Modsat drift. Projekter er fx: en event, en lektiecafé, en pigeklub, at bygge et hus, skrive en bog, ansætte en medarbejder, holde en fest, udvikle et nyt produkt mv. Ikke en fiasko at noget må afvikles… Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 7

Definition ”Et sæt koordinerende aktiviteter med defineret start situation og slutresultat, udført af en særlig organisation for at opfylde en bestemt målsætning til en tidstermin og indenfor et budget” Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 8

Udførelses- og opfølgningsfasen Afslutnings- og evalueringsfasen Projektets 4 faser Definitionsfasen Planlægningsfasen Udførelses- og opfølgningsfasen Afslutnings- og evalueringsfasen En måde at inddele et projekt i faser… 1: Problemidentifikation, organisering. 2: handleplan, opgaver og ansvar, budget. 3: drift og aktivitet 4: afvikling, evaluering og afrapportering. Et paradigme – findes også andre perspektiver på projekter… Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 9

- Hvorfor beskrive sit projekt? 2. Projektbeskrivelsen - Hvorfor beskrive sit projekt? Hvor mange har en projektbeskrivelse? Hvad bruger I den til? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 10

Projektbeskrivelsen som ledelsesværktøj Definerer hvad projektet går ud på for jer selv/fælles fundament Skabe et godt udgangspunkt for at styre projekt – fx tidsplan & mål Intern vidensdeling i Red Barnet Ungdom Skabe et grundlag for gode ansøgninger til fonde og pressemeddelelser Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 11

Hvad indeholder en projektbeskrivelse typisk? Problemidentifikation Beskrivelse af målgruppen Formål, mål og midler Succeskriterier Tidsplan/handleplan Ressourcer og budget Samarbejdspartner Rammer for evaluering Ressourcer: forplejning, transport, udstyr, aktiviteter, forsikring af de frivillige, kompetenceudvikling, pr midler, konsulentbistand mv. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 12

Problemidentifikation Hvilket problem skal løses? Hvorfor er det et problem? - hvad er konsekvenserne? Er der bred enighed om at der er et problem? Undersøg og dokumentér problemet! Husk børnekonventionen! Eks: break dance projekt for udsatte børn Nørrebro. Problem: kan ikke danse. Problem: har ingen fritidstilbud, hænger ud på gade og laver ballade – har ret til en aktiv fritid. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 13

Hvilke og hvor mange børn skal projektet hjælpe? Målgruppen Hvilke og hvor mange børn skal projektet hjælpe? Hvordan vil I inddrage målgruppen i løsningen af problemet? Evt. skelnen mellem primær og sekundær målgruppe Erfaringer med at inddrage målgruppen i projektet? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 14

Formål, mål og midler - det kan være svært at skelne… Mål: det, man står med i hånden, når projektet er færdigt (en lektiecafé) Formål: effekten af at målene er leveret (flere motiveres til skolearbejde og får lavet lektier – flere får en ungdomsuddannelse) Midler: de konkrete tiltag, der skal til for at nå målene (lektiehjælp/sociale aktiviteter) Formål: styrke faglige kompetencer, får nemmere ved at følge med i skolen, får et fritidstilbud. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 15

Øvelse 2 – om målsætninger Beskriv mål, formål og midler i dit projekt. Skriv ned på et papir – 5 min. individuelt Formål: styrke faglige kompetencer, får nemmere ved at følge med i skolen, får et fritidstilbud. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 16

Specifik – dvs. ikke generelle Målbare – kvantitativt Metode – SMART MÅL Specifik – dvs. ikke generelle Målbare – kvantitativt Accepterede - accepteres af interessenter Realistisk – vi skal kunne nå det og have ressourcer til at nå målet Tidsbestemt – inden for en defineret tidshorisont Forældrearrangement (styrker børnenes muligheder): Specifikt: børnenes forældre inviteres til forældreevent i lektiecaféen hvert ½ år. Målbart, accepteret (politisk korrekt), realistisk, tid. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 17

Hvornår ved I at projektet er en succes? Succeskriterier Hvornår ved I at projektet er en succes? Succeskriterier er indikatorer for opfyldelsen af formålet. Hvordan kan vi måle, at formålet er opnået? (succeskriterier skal være målbare). Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 18

Øvelse 3 – om succeskriterier Hvad er succeskriterierne for dit projekt? Tag fat i definitionen af projektets formål. Sæt jer sammen to og to og diskuter i 5-10 min. Succeskriterier er indikatorer for opfyldelsen af formålet. Hvordan kan vi måle, at formålet er opnået? (målbart) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 19

Eksempler på målbare succeskriterier Antal deltagere der bør gennemføre en aktivitet Antal aktiviteter der bør gennemføres Antal deltagere der er tilfredse eller motiverede for en given handling Antal deltagere der bruger de tillærte redskaber Antal i målgruppen der skal komme i uddannelse, blive mere tolerante mv. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 20

Hvornår er projektet en reel fiasko? Fiaskokriterier Hvornår er projektet en reel fiasko? Fordel: øger opmærksomhed på risici og skaber bevidsthed om hvornår projektet evt. må afvikles. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 21

Hvornår starter og slutter projektet? Tidsplan/handleplan Hvornår starter og slutter projektet? Hvilke særlige milepæle skal markeres i tidsplanen? Hvem er ansvarlige for de forskellige opgaver? Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 22

Ressourcer Hvilke ressourcer forudsætter jeres projekt/har I til rådighed? (Husk at formålet skal være afstemt i forhold til ressourcerne). Ressourcer er typisk: frivillige, lokaler, materialer, ansatte, penge (husk et budget) Udgifter: aktiviteter, udstyr, kompetenceudvikling, forplejning, tryksager, konsulentbistand osv. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 23

Hvem samarbejder I med om projektet? Hvad samarbejder I om? Samarbejdsparter Hvem samarbejder I med om projektet? Hvad samarbejder I om? Myndigheder, foreninger, forældre, skoler, fagfolk mv. (Husk kontaktoplysninger) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 24

Hvorfor vil I evaluere og hvad vil I evaluere? Evaluering Hvorfor vil I evaluere og hvad vil I evaluere? Hvordan vil I evaluere – og hvornår vil I evaluere? Husk at evaluere med udgangspunkt i jeres succeskriterier. (evaluering er ofte et krav fra bevillingsgiveren). Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 25

PAUSE Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 26

3. Vil du have succes i dit projekt? – husk dine interessenter Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 27

Interessenter En aktør, som på den ene eller anden måde bliver berørt af projektets resultat og derfor interesserer sig for, hvordan det går… Interessenter har forskellige interesser og dermed forskellige dagsordener. Interessenter er vigtige, fordi projektet succes afhænger af interessenternes opbakning, forståelse og accept. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 28

Det er jeres opgave som projektledere, at: Være bevidste om hvem interessenterne er Informere interessenterne At opnå forståelse og accept hos interessenterne At få interessenterne til at føle ejerskab for projektet Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 29

Hvem er interessenter i dit/jeres projekter? Øvelse 4 – trin 1 Hvem er interessenter i dit/jeres projekter? Tag udgangspunkt i ét projekt. Sæt jer sammen i grupper på 3 personer i 5 min. og brainstorm. (Tag udgangspunkt i ét projekt) Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 30

Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf 31

Interessent-analyse Bør inddrages Skal inddrages Kan ignoreres Betydning for udførelse + - - + Indflydelse/magt Bør inddrages Skal inddrages Kan ignoreres Opmærksomhed påkrævet Få en gruppe til at fremlægge… Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 32

Indplacer interessenterne i dit projekt i skemaet. Øvelse 4 – trin 2 Indplacer interessenterne i dit projekt i skemaet. Tag udgangspunkt i ét projekt. Sæt jer sammen i grupper på 3 personer i 5-10 min. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 33

SWOT- analyse Redskab til at skabe synlighed omkring et projekts svage sider… sætter organisationens interne ressourcer i relation til dens position i det omgivende samfund. Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 34

SWOT - analyse Styrker engagerede frivillige God sag Svagheder Få ressourcer Manglende erfaring Muligheder gøre en forskel for børn og unge udbrede det gode budskab Motiverer de frivillige Benytte organisationens ”brand” Inddrage andre med erfaring fundraise Trusler manglende opbakning fra interessenter modstand Klar kommunikation Informere interessenter Sikre politisk opbakning Opsøge sponsorer Eid fest 2009 som eksempel Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 35

3. Bliv klogere på projektledelse og –styring Projektlederhåndbogen, Bjarne kousholt Projektstyring i praksis, Mikael Eriksson og Joakim Lilliesköld Aktiv projektledelse, Ole Steen Andersen, Niels Ahrengot og John Ryding Olsson Project Management, Richard Newton Mening i galskaben, Bøje Larsen Red Barnet Ungdom Rosenørns Allé 12, 5. sal 1634 København V Tlf.: 35 24 85 42 36