Indførelse af elektronisk 360°- evaluering af yngre læger Århus Sygehus

Dagsorden Baggrund Formål Evalueringsprocessen Roller og opgaver for involverede Konkret planlægning i afdelingen: Hvem gør, hvad, hvornår? Aftaler

Baggrund – hvorfor elektronisk 360°-feedback? Et krav - Som et led i reformen i speciallægeuddannelsen i 2004 har Sundhedsstyrelsen indført kompetencevurdering i alle specialer En anbefaling - Region Midtjyllands Kontaktudvalg for Lægelig Videreuddannelse har anbefalet, at der indføres et elektronisk feedback system til at understøtte implementeringen af 360 graders feedback En tidsbesparelse - Det er tidsbesparende at anvende det elektroniske system frem for papirversionen, som flere afdelinger bruger Fordi det er en god, valid måde at evaluere kompetencer som samarbejde, kommunikation, leder, vejleder på

Hvem skal evalueres? Ens rammer i alle afdelinger Alle læger på Århus Sygehus i Klinisk basisuddannelse Introduktionsstilling Hoveduddannelsesforløb - Skal mindst én gang, og på det tidspunkt hvor det fremgår af målbeskrivelsen, modtage en elektronisk 360 graders feedback.

Mål: Alle YL skal have modtaget elektronisk 360°- feedback inden udgangen af 2010 fordi… Det opfylder de formelle krav i specialernes målbeskrivelser Det kvalificerer den yngre læge til at matche den moderne lægerolle Det medvirke til at indføre struktureret feedback på lægerollerne kommunikator samarbejder professionel leder/administrator Det medvirker til at gøre feedback til en naturlig del af lægekulturen på Århus Sygehus

- så formålet med 360o evaluering er: At evaluere adfærd I forhold til lægeroller, der er svære at evaluere med andre metoder At medvirke til læring og personlig udvikling At give feedback til brug for den personlige uddannelsesvejledning og -planlægning At få øje på særlige udfordringer hos den uddannelsessøgende At skabe et bedre grundlag for vurdering I forhold til godkendelse af uddannelsesforløb/speciallægeanerkendelse

Hvad er en 360°- evaluering? Samling af strukturerede vurderinger fra kolleger, plejepersonale, andre samarbejdspartnere, lægen selv.  Disse samles til en generel anonym feedback-rapport til lægen

360° feedback måler især lægens ”bløde” kompetencer Respondentgruppe: ”Yngre læge, kollega” Respondentgruppe: ”Plejepersonale” Feedbackmodtager: Respondentgruppe: ”Læge, speciallæge” Respondentgruppe: ”Andre 2” Respondentgruppe: ”Andre 1”

360° feedback: Hvem gør hvad? Superbrugere/facilitatorer Igangsætter feedbackmodtagernes evalueringer/feedback Giver support til feedbackmodtagere/YL Giver support til respondenter Genererer rapporter Giver tilbagemeldinger på rapporter Feedbackmodtager/lægen Laver egen evaluering Udvælger og inviterer respondenter Overvåger, rykker og takker respondenter Respondent Udfylder spørgeskemaet og giver kommentarer

Planlægning før igangsættelse af evaluering af den enkelte yngre læge Den uddannelsesansvarlige skal forholde sig til Hvilke afsnit der skal involveres? Hvilke personalegrupper der skal involveres? (For validt resultat mindst 3 fra 3 forskellige faggrupper) Tidsramme for udsendelse af skema og besvarelse Rammer for feedback: Tidspunkt, sted, hvem skal give feed-back? Plan for opfølgning: Hvornår, hvordan, hvem? Der skal sikres sammenhæng til den yngre læges uddannelsesplan Det er en god ide at vi i hver afdeling definerer hvilke af vores funktioner/afsnit, som skal involveres, hvilke personalegrupper. Der skal altid inviteres en gruppe soeciallæger, en gruppe yngre læger. Herefter kommer det an på afdelingen hvem vi skal spørge: sygepeljersker, laboranter, jordmødre osv. Det er vigtigt at de involverede er bekendt med formål og hvad der evalueres. Der skal ligge fast aftale om hvornår evalueringen skal ligge i uddannelsesforløbet , og hvor lang respons tid skal være - ikke for lang. Det er vigtigt at der ligger fast plan for feedback, tid, sted, hvem giver feedback, samt hvordan og hvem der følger op på handleplanen. Vi har her i afd besluttet at gøre dette på flg. måde:......

Superbruger sætter en feedbackmodtager i gang via e-mail

Feedbackmodtager udfylder selv spørgeskemaet, opretter og inviterer respondenter via e-mail

Undervejs Den yngre læge indsamler mailadresser, giver pjece til ønskede respondenter og sender invitationsmail Den yngre læge udfylder selv skema Feedbackgiver og den yngre læger holder øje med at svar kommer (system kan rykke) Feedbackgiver udprinter og gennemarbejder rapport til feedback samtalen (skabelon ligger i systemet) YL kontakter øsnkede respondenter, får deres mail og sender invitationsmail til dem. herefter kan YL og feedbackgiver følge hvem der svarer. Det er desuden vigtigt at YL selv udfylder skema. Feedbackgiver holder også øje med at der er kommet svar nok og hjælper med at rykke, så der kommer svar nok til at generere en rapprotVejleder

Respondenten instrueres og udfylder spørgeskemaet

– standard eller tilpasset Feedback-rapporten – standard eller tilpasset Når feedbackmodtager(e) og respondenter har svaret via internettet, kan superbruger umiddelbart lave en rapport. Download rapport (brug standardopsætning eller tilret efter præcist dine ønsker) Rapporten indeholder: Læsevejledning Samlet performance – ét samlet tal! Kompetence-scores Spørgsmåls-scores (rådata) …og rapportens omfang vælges af superbruger der laver den. Mange er til tal og andre er til grafer. Da det både er feedback giver og modtager’s behov der skal tilgodeses, er for stor bedre end for lille. men der er mange muligheder, som man skal få er faring med. Flere spørgsmål er samlet under de 12 overskrifter. Man kan få data der sammenligner de forskellige gruppers svar, svar i forhold til YL’s eget svar, top 3+/- osv

Hvem giver feedback? Superbruger/Facilitator Er certificeret i systemanvendelse og god feed-backgivning Superbruger (UAO) kan delegere feedback-opgaven til udvalgte vejledere kan give andre vejledere back-up el. deltage i feedback, hvis rapporten antyder behov for dette. Fortæl hvem der er det i jeres afdeling, hvorfor det er vigtigt at det er bestemte og uddannede feedback givere på sigt kan udvalgte oplæres i god feedback og give feedback på den udprintede rapport, men det skal ikke være alle vejledere, det er noget man skal erfaring med og være god til. Der vil på sigt komme læger i afd, der på SKS har lært at give feedback

360º– Feedback-giveren Skal være coach snarere end supervisor - skal hjælpe med at skabe refleksion - kan se udviklingsperspektiver Opgaven er at Gennemgå rapport med henblik på hjælpsom feedback Gennemføre feedbacksamtale, evt sammen med UAO Sikre plan for løbende opfølgning og konneks til uddannelsesplan Er omdrejningspunktet Skal være coach snarere end supervisor - skabe refleksion - se perspektiver Personlige egenskaber Skal acceptere certificering Pædagogisk opgave Guide gennem rapporten Gøre rapportens indhold udviklende

Feedback-samtalen Den Yngre læge gennemser rapporten Den yngre lægers egen evaluering gennemgås Resultat og kommentarer fra den samlede rapport drøftes Der udarbejdes en handleplan for udviklingsområder Det er kun YL og feedbackgiver der deltager. Feedbackgiver kan dog vælge i samarbejde med YL at hovedvejelder skal være med, for at forbedre opfølgning på handleplan. Hvis der er store problemer i rapproten overvejes om uddannelsesansvarlig overlæge deltager. Feedback starter med at YL får 10-15 minutter til at se rapporten igennem, og sætte sig ind i resultatet. Dette skal ske lige op til feedback’en og ikke tidligere. Først gennemgås YLs svar, YL begrunder udvalgte punkter. Herefter fremlægger feedbackgiver resultatet af rapproten for YL med spørgsmål til YL, diskussion heraf, og sammenligning med egne svar. Feedbackgiver coacher, spørge ind til udvalgte punkter, får YL til at reflektere selv. Feedbackgiver er ikke dømmende, holder fokus på konkrete problemer. Herefter opsummeres og der udfyldes handleplan ud fra den forudgående diskussion. Der er skabelon til handleplanen i selve rapporten. Endelig laves plan om at hovedvejeder eller anden orienteres så der kan følges op på planen, hvordan der skal følges op, samt hvornår - meget konkrete aftaler. Det er her udbyttet af evalueringen skal komme, ved at der handles og udvikles videre

- og videre opfølgning Kopi af handleplan til vejleder og til UAO Handleplan gennemgås ved vejledersamtaler efterfølgende Aftale supervision og vejledning i forhold til udviklingsområder med hovedvejleder YL og vejleder mødes med henblik på opfølgning af mål for ændring. Som sagt - det vigtigste er at der kommer udvikling ud af evalueringen, det er derfor vigtigt at det ikke slutter ved feedback’en. Vi skal som vejledere hjælpe YL med at få fulgt op på planen. Der skal holdes vejledersamtale kort efter så de to sammen kan konkretisere hvordan handleplanen udføres og følges op. Her kan man evt inddrage udannelsesansvarlig overlæge, for at sikre udviklingsmuligheder - eller hvis der er problemer. Hvis ikke der kommer den ønskede udvikling skal uddannelsesansvarlig overlæge inviteres med til justeringssamtale.

Opfølgning i afdelingen og på hospitalet Afdelingsrapporter til drøftelse i afdelingen årligt. Samlet årsrapport for hospitalet, der indgår i den årlige evaluering af videreuddannelse på hospitalet Den faglige styregruppe har løbende emnet på dagsordnen. Da det er et system der er sat ind på alle afdelinger, vil uddannelsesrådet selvfølgelig følge op på evalueringerne. Der er nedsat en styregruppe, der vil følge at alt er OK og ellers hjælpe, og vil lave evalueringer efter ca 1 år.Der vil årligt blive lavet en afdelingsrapprot for at se om der er områder hvor nye tiltag kan øge kompetenceudviklingen. Samme vil ske på hospitalsplan.