Måling og styring af kommunikationsarbejdet 4. maj.2006 KØBENHAVNS KOMMUNE Økonomiforvaltningen Kommunikationsafdelingen

Agenda Kort om organisering og opgaver Årets gang i Kommunikationsafdelingen Fra politik til praktik Budgettering og planlægning Styringsredskaber Måling og dokumentation 4. maj.2006

Københavns Kommune Ca. 43.000 medarbejdere i alt BORGERREPRÆSENTATIONEN Revisionen Borgerrådgiveren Økonomi- udvalget Kultur- og Fritidsudvalget Børne- og Ungdoms- udvalget Sundheds- og Omsorgs- udvalget Social- udvalget Teknik- og Miljøudvalget Beskæftigelses- og Integrations- udvalget Økonomi- forvaltningen Kultur- og Fritids- forvaltningen Børne- og Ungdoms- forvaltningen Sundheds- og Omsorgs- udvalget Social- forvaltningen Teknik- og Miljø- forvaltningen Beskæftigelses- og Integrations- forvaltningen Ca. 43.000 medarbejdere i alt 4. maj.2006

Økonomiforvaltningen OB OB’s sekretariat Administrations- sekretariat Direktions- sekretariat Direktion BR- sekretariat Kommunikation Brand Center for Økonomi og Analyse Center for Byudvikling og Infrastruktur Center for Borgerservice Center for Koncernservice Ca. 1.140 medarbejdere i alt 12 medarbejdere i Kommunikation 4. maj.2006

Kommunikations opgaver Strategiske kommunikationsopgaver for hele kommunen (fx fælles politikker og retningslinier) Kommunikation og rådgivning i strategiske projekter Kommunikationsopgaver på tværs af forvaltningerne (fx web) Generel rådgivning og vejledning af kommunens øvrige kommunikationskonsulenter Forvaltningsinterne kommunikationsopgaver (fx kampagner, markedsføring, produktionsstyring og medie-overvågning m.v.) 4. maj.2006

Årets gang i Kommunikationsafdelingen Juni (hvert 2. år) Aflevering af kommunika-tionsredegørelse til BR Juni–september Udarbejdelse af arbejdsplaner for kommende år April – juni (hvert 2. år) Udarbejdelse af kommunika- tionsredegørelse p.b.a kommunikationsmålinger Medio oktober Aflevering af arbejdsplaner og fastlæggelse af budget for kommende år April Udarbejdelse af foreløbig arbejdsplan + budgetforslag for kommende år Oktober - januar (hvert 2. år) Revidering af Kommunikationspolitikken Januar – marts (hvert 2. år) Gennemførelse af generelle kommunikationsmålinger ift. mål opstillet i kom.politikken Februar (hvert 2. år) Politisk vedtagelse af revideret kommunikationspolitik Løbende over året Målinger ift. konkrete opgaver/projekter 4. maj.2006

Den overordnede ramme for kommunikationsarbejdet fastlægges i den fælles kommunikationspolitik. Består af 5 udvalgte strategiområder m/visioner og mål: Intern kommunikation Service og dialog Pressekontakt Internet Design og visuel identitet 4. maj.2006

Opgaver -> Planlægning Kommunikationspolitik Opgaver og projekter Dokumentation og måling Kommunikations- afdelingens arbejds- plan og budget Individuelle arbejdsplaner og projektbudgetter 4. maj.2006

Værktøj til budgettering og planlægning Hovedaktivitet Aktivitet Type Beskrivelse af aktivitet Målsætning for aktivitet Evt. delaktivitet ÅV Økonomi Web Internet Drift 2,5 400.000 Søge- maskine Projekt 100.000 Intranet Drift 1,0 - Intranet: Usability-test Projekt 50.000 Strategisk kommunikation Kommuni- kations- rådgivning Drift 3,0 Måling og analyser Drift 0,5 Krise-beredskab Projekt 0,25 125.000 Publikationer og markedsføring Markeds-føring Drift Service-håndbog Projekt Præsenta-tions- materiale Projekt 4. maj.2006

Styringsredskaber Faste ugentlige møder Individuelle arbejdsplaner Drøftelse af kommende møder Præsentation og ressourcevurdering af nye opgaver Status på fremdrift i løbende opgaver Forelæggelse af ’problembørn’ Strategidrøftelser Individuelle arbejdsplaner Opgaveprioriteringsredskab Hjælp til selvhjælp 4. maj.2006

Individuelle arbejdsplaner Hovedaktivitet Aktivitet Type Beskrivelse (min rolle) Status (uge-uge) Omfang (0-4) Projekt start Projekt slut Drift Projekt Projekt Drift Projekt Drift Omfang i timer pr. uge: 0 = 0 1 = 2 2 = 5 3 = 10 4 = ½ af ugen 4. maj.2006

Tidsstyringsmatrice Haster Haster ikke Vigtigt Uvigtig Kriser Presserende problemer Tidsfrister Udløbsfrister Forebyggelse Fremadrettet planlægning Opbygning af netværk Opsøgning af nye muligheder Vigtigt Afbrydelser Uventede besøg En del post Mange møder Kommende presserende problemer Populære aktiviteter Trivialiteter Hårdt arbejde En del post Mange telefonsamtaler Tidsspilde Uvigtig Covey: ”7 gode vaner” 4. maj.2006

Prioriteringsredskab Haster Haster ikke Opgaver/projekter som kræver at der tages en nu-og-her-beslutning. Projekter der IKKE kører efter planen Opgaver der på anden måde kræver en særlig ledelsesindsats Projekter/opgaver der skal sættes i gang Projekter der kører efter planen Projekter som er i ”daglig drift” Rutineopgaver m/fastlagte deadlines Vigtig Drift af ”rutine” opgaver Telefon og mail Support Besøg Projekt-ideer Projekter på stand-by Projekter/opgaver som endnu ikke er sat i gang Mindre vigtig 4. maj.2006

Prioriteringsredskab 4. maj.2006

Hjælp til selvhjælp Designmanualen Kommunikationsguiden Billedbanken 4. maj.2006

Kommunikationsstrategi Skal som minimum indeholde: Formål Målgrupper Mål samt målemetode(r) Budskab Kanalvalg Budget Tids- og handlingsplan 4. maj.2006

Mål og målemetode(r) Specifikke - præcise og konkrete Målbare - der skal kunne beskrives en målemetode Attraktivt - vigtige, relevante og fornuftige Realistiske - ambitiøse, men dog realistiske at nå Tidsbestemte - beslut et realiseringstidspunkt! E MÅL 4. maj.2006

Mål og målemetode(r) Beskriv altid, HVORDAN hvert enkelt mål skal måles. Husk at en del mål kræver både en før og en efter måling! 4. maj.2006

Mål og målemetode(r) Hvordan kan man måle? Benytte eksisterende målinger fx web- statistikker Foretage egne målinger fx via, tlf., e-mail eller web Købe større målinger hos eksterne leverandører 4. maj.2006

Budgetlægning Læg et udgiftsbudget for dit projekt. Afsæt tid (fx én gang om ugen) til at følge op på det. Gør noget så snart budgettet ser ud til at skride. - Uden et budget mister du kontrollen over dine muligheder. 4. maj.2006

Tids- og handlingsplaner 4. maj.2006

Dokumentation af kommunikation Løbende målinger/evalueringer på konkrete opgaver og projekter Hvert 2. år udarbejdes en redegørelse til politikerne som indeholder: Generel måling på de overordnede mål i Kommunikationspolitikken Konkrete målinger på udvalgte aktiviteter Oversigt over stort set alle aktiviteter Best-practise historier 4. maj.2006

Hvis du vil vide mere… Københavns Kommune Økonomiforvaltningen, Kommunikation Att.: Dorte Bajda Appel Tlf. 33 66 68 98 E-mail: dba@okf.kk.dk Web: www.kk.dk 4. maj.2006