Aktivitetsbaserede arbejdspladser Dansk Facilities Management Velkommen til Slots- og Ejendomsstyrelsen

Nye måder at arbejde på Faktorer udfra Trends i organisation og bygning Drivkræfter Incitament for aktivitetsbaserede arbejdspladser Slots- og Ejendomsstyrelsen

Faktorer udefra Distancearbejdspladser Mangel på arbejdskraft - værdinormer ændres Nye måder at arbejde på - projektarbejde Nye måder at tænke på - informationsmængden

Kontorets teknologiske udvikling 1994 - Voice Responce 1988 - Mobiltelefon 1876 - Telefon ~1940 - Radiorør 1971 - Microprocessor 1998 - Trådløs Datakommunikation 1890 - Hulkort 1982 - Telefax 1600 - Napiers rødder (regnemaskine) 1988 - Personlig Computer 1996 - Internet 1974 - Fotokopimaskine 1903 - Flyvemaskine 1960 - Elskrivemaskine 1994 - CD-rom/DVD

Tendenser for udgifter kontra ressourcer

Tendenser indenfor organisation Mindre hierarkisk organisation Hurtige forandringer Mere projektarbejde Mere interaktion Videndeling vigtig Hurtige beslutningsprocesser Fælles data Telearbejde (hjemmearbejde) Fokus på arbejdsmiljø og på omkostninger

Tendenser indenfor bygning Fokus på Lokation / Transport Mix af åbne og lukkede arealer - individuelle og delearbejdspladser Fleksible indretninger Variation i møbleringen Store åbne planer 1000 m2 Opdelt security og miljøkontrol ”wiremanagement” Uformelle mødefaciliteter Støttefaciliteter - mødefaciliteter

Drivkræfter og faktorer indefra Ledelsen: innovation tværgående samarbejde behov for videndeling Medarbejdernes behov : innovativt arbejdsmiljø fleksibel arbejdstid - og sted kontrol over egne omgivelser Teknologiske muligheder : internet og intranet videokonferencer databaser

Fleksibilitet Bygningsmæssig fleksibilitet - på tværs af bygninger - i den enkelte bygnings anvendelse Fleksibel arbejdspladsindretning Fleksibel organisation - projektorganisation - teamwork Fleksibel tilstedeværelse (telearbejde)

Medarbejderes tilfredshed jobindhold ansvar perspektiver belønning lyd lys klima inventar udstyr privacy status Fysiske rammer tilfredshed indlæring kollegaer jobsikkerhed arbejdsmiljø

Incitament for at arbejde med aktivitetsbaserede arbejdspladser Understøtter organisationens overordnede mål Kommunikation på tværs - videndeling Fleksibilitet Understøtter projektarbejde Medarbejder rekruttering Ved at arbejde konstruktivt med forandringer, kan de blive en del af hverdagen Reduktion af arealforbruget Optimal udnyttelse af ressourcer Medarbejdertilfredshed Lettere (billigere) at flytte internt

Hvad kendetegner en aktivitetsbaseret arbejdsplads Lokalerne indrettes så der er optimale muligheder for at løse hver enkelt type opgave Møde holdes i mødefaciliteter (ikke på kanten af et skrivebord) Projektgrupper har deres eget område - basen Medarbejdere der er meget på deres plads har en fast arbejdsstation Medarbejdere der ikke er meget på deres plads, behøver ikke en fast arbejdsplads Gode IT-løsninger og effektiv telekommunikation

Fremtidens kontor Reception Længerevarende arbejde Stille område Uformel møde Møde Bibliotek Servicecenter Cafe Projektområde 13

SES som organisation Incitament for forandring Mål - kortere beslutningsprocesser - sammenhæng i ydelser - større kundeorientering Midler - videndeling - projektarbejde - ombygning - kundedatabase - net-working - kulturelle ændringer - integrerede IT-løsninger 9

Faktorer indefra og udefra Jobskifte for 50 år siden - 22 år gennemsnit i dag - 3-4 år i gns. Fremtiden - 14 md. i gennemsnit (Kilde: Instituttet for Fremtidsforskning/Søndagsavisen) SES 1996 1997 1998 1999 2000 Antal i alt 832,6 854,6 868,7 880,3 350 Administrative 159,3 174,3 227,3 212,3 Tilgang 52 65 58 40 Afgang 44 52 38 69 Difference +8 +13 +20 - 29* * Udskillelse af drift: rengøring, vagt og teknik Gennemstrømningstid for alle faggrupper i SES 1996-1999 : 5 år

Forandringsprocessen Pilotprojekt Bred involvering af medarbejdere Projektorganisation Søge-lære-proces Måling af lokaleudnyttelse Ændring af organisation Ændring af procedurer Ledelsesudvikling

Målinger hos SES Registrering af medarbejdere der sidder på egen plads og medarbejdere/gæster der ikke er på egen plads Antal medarbejdere 96 Højeste antal medarbejdere siddende på egen plads: - 57 medarbejdere på egen plads - 23 medarbejdere ell. gæster i huset Laveste antal medarbejdere siddende på egen plads: - 44 medarbejdere på egen plads - 10 medarbejdere ell. gæster i huset Gennemsnit af registrering: - medarbejdere på egen plads - 16 medarbejdere ell. gæster i huset

Udnyttelse af kontorarealer Målinger af tilstedeværelse Kl. 9.00 Kl. 11.00 Arbejdspladsernes udnyttelsesgrad, henholdsvis kl. 9.00, 11.00, 13.00 og 15.00 Kl. 13.00 Kl. 15.00

Måling af arbejdsmønster Udnyttelse 100% 90% 80% Dele plads 70% Aktivitetsbaseret arbejdsplads 60% 50% 40% 30% Fast arbejdsplads 20% 10% 0% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Interaktion

Beslutningstemaer Faste pladser / Baser Møderum, stillerum m.v. Arkivreoler (kapacitet, placering) Telefoner/IT Servicecenter Spilleregler (Støj og røg) Den fysiske udformning (Rum og møbler) Personalekonferencer Løbende evaluering

Udfordringer Ledelseskapacitet Hvem styrer ressourcerne Tryghed Identitet Vaner/kultur Sekretærgruppen Status ændres A-hold og B-hold IT-teknologi Kommunikation - åbenhed