”Facilities management”

Præsentationer af emnet: "”Facilities management”"— Præsentationens transcript:

1 ”Facilities management”
- en strategisk ledelsesdiciplin Karen Mosbech Slots- og Ejendomsstyrelsen

2 Slots- og Ejendomsstyrelsen
Facilities Management Slots- og Ejendomsstyrelsen

3 Reform af Statens Ejendomsadministration
Facilities Management Reform af Statens Ejendomsadministration Intern husleje (markedsbaseret) Frit leverandørvalg Krav om forrentning af kapital (indexlån) Lån til forbedringer Samling af ejerskab

4 Facilities Management
Porteføljestrategi

5 Facilities Management
1 Porteføljestrategi

6 1 Ændringer i statslig organisation
Facilities Management 1 Ændringer i statslig organisation Hyppigere og hurtigere org. ændringer Færre, større enheder Tværgående aktiviteter Centralisering af støttefunktioner Fleksible og projektorienterede arbejdsformer

7 1 Udfordringen Efterspørgsel ændres Individuelle kontorfaciliteter
Facilities Management 1 Udfordringen Efterspørgsel ændres 14.000 12.000 10.000 8.000 6.000 4.000 Individuelle kontorfaciliteter 2.000 Støttearealer, støtterum, etc. Fællesarealer, gange, atrium 1 2

8 Facilities Management
1 Kundetilfredshed Lokalernes egnethed i %

9 Facilities Management
1 Strategi - eksempel

10 1 Strategi for udvikling af porteføljen Personligt Offentligt Fælles
Facilities Management 1 Strategi for udvikling af porteføljen Personligt Offentligt Fælles Halv offentligt

11 Facilities Management
2 Porteføljestrategi

12 3 Markedsføre værditilvækst hos brugere
Facilities Management 3 Markedsføre værditilvækst hos brugere Effektivisering af administration Nedbringe omkostninger Kontrollere risiko Forøge (brugs)værdien af ejendommene Øge fleksibilitet Ændre kultur og understøtte organisatoriske mål Understøtte arbejdsmønstre Brugeres image

13 2 Kundetilfredshed Tilfredshed med alle ydelser - 2000
Facilities Management 2 Kundetilfredshed Tilfredshed med alle ydelser

14 2 Øget krav om fleksibilitet, Udfordring ; Viden om kunderne Eje/leje
Facilities Management 2 Øget krav om fleksibilitet, Udfordring ; Viden om kunderne Eje/leje Fleksibilitet i kontrakter Financiering Bygningsmæssig fleksibilitet anvendelighed mulighed for udvidelse Organisatorisk fleksibilitet skifter ofte - hurtigt nye måder at arbejde på udnyttelsesgrad

15 2 Den strategiske begrundelse for ”nye måder at indrette sig på”
Facilities Management 2 Den strategiske begrundelse for ”nye måder at indrette sig på” ”når vi alligevel skal flytte” væk fra noget (hierarki, magtbaser, videnmonopoler) økonomi i snæver forstand øge videndeling og samarbejde fremme omstillingsparathed nyttiggøre IT-muligheder bygge ny kultur op attraktiv arbejdsplads

16 Ejendomsinformationssystem
Facilities Management 2 Fælles data 2001 Portal Byggestyring Navision stat Ejendomsinformationssystem Statens Nøgletal Ejendomsdata Sikring Kundedata Telefoni

17 Facility management 2 Fælles indgang for kunder Kundeportal

18 2 Kundetilfredshed ”Ved hvor jeg skal henvende mig med et problem”
Facilities Management 2 Kundetilfredshed ”Ved hvor jeg skal henvende mig med et problem”

19 2 New Way of Working - generelt NWW - kontorkoncept: Åbne arealer
Facilities Management 2 New Way of Working - generelt NWW - kontorkoncept: Åbne arealer Flere fælles - færre private m² Differentieret kontorindretning Fleksibel lokaleanvendelse

20 Facilities Management
3 Porteføljestrategi

21 Facilities Management
3 Portefølje planlægning

22 Facilities Management
3 Nøgletal

23 3 Brugerfokus - Udvikling i omkostninger Lokalernes egnethed i %
Facilities Management 3 Brugerfokus - Udvikling i omkostninger Lokalernes egnethed i %

24 3 Den nye økonomi - 10 regler
Facilities Management 3 Den nye økonomi - 10 regler Decentralisering af kontrol - styrke ”sværmen” Forbindelser udvider forbindelser Værdier skabes af overflod, ikke af knaphed ”Man skal yde, før man kan nyde” (giving to get) - generøsitet avler rigdom Fokus på netværket fremfor enkeltmandsfirmaet

25 3 Den nye økonomi - 10 regler
Facilities Management 3 Den nye økonomi - 10 regler Fremskynde forandring - ved at være forberedt på forandring på succesens højdepunkt - den der venter dør Skifte fra fysisk nærhed (steder) til samspil (netværk) Forandring er normen Processen (blød) dominerer produktet (hård) Mulighed fremfor effektivitet

26 Facilities Management
4 Lidt om virksomheden

27 4 En kompliceret verden Medarbejdere Organisation/ Processer Opgaven
Facilities Management 4 En kompliceret verden Medarbejdere Organisation/ Processer Opgaven Ledelse IT Fysiske rammer

28 4 Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads
Staten som en organisation SES rådgiver for andre ministerier og styrelser SES som en organisation med behov for forandring

29 4 SES incitament for at arbejde aktivitetsbaserede arbejdspladser
Alexandra Instituttet 2001 4 SES incitament for at arbejde aktivitetsbaserede arbejdspladser Understøtte organisationens overordnede mål Kommunikation på tværs - videndeling Fleksibilitet Understøtte projektarbejde Ved at arbejde konstruktivt med forandringer, kan de blive en del af hverdagen Reduktion af arealforbruget Attraktiv arbejdsplads Lettere (billigere) at flytte internt Pilotprojekt for staten generelt

30 4 Slots- og Ejendomsstyrelsen 1999 Direktion SES Økonomi
SES Planlægning SES Personale SES Bygning SES Lokaler SES Slotshaver Rosenborg Slotshavedistrikt Gråsten Slotshavedistrikt Frcd뿬Ͳ뿬Ͳsberg Slotshavedistrikt Fredensborg Slotshavedistrikt SES Teknik SES Rengøring

31 Kunde- og Slotskoordinatorer
4 Slots- og Ejendomsstyrelsen nu/ i fremtiden ? PLANLÆGNING Projekter Lokalisering Kontorbyg Telefoni Indkøb Statsbyg Slotsbyg Slotshaver Administration Drift Kunde- og Slotskoordinatorer Problemer Penge Løsninger Institutioner

32 4 Før 1999 lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind
Alexandra Instituttet 2001 4 Før 1999 lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind ”ejede” arealer faste pladser faste telefoner dyre flytninger internt Nu ? åben virksomhed åbne planer databaser / intranet fælles faciliteter flexibilitet trådløs telefoni flytninger koster ingenting

33 4 Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads Før 1999
Effektiv Forvaltning Udvikling af den aktivitetsbaserede arbejdsplads Før 1999 Enten eller…. Nu ? Både og….. lukket virksomhed cellekontorer individuelle ringbind ”ejede” arealer faste pladser faste telefoner dyre flytninger internt traditionel sagsbehandling traditionelle værdinormer åben virksomhed åbne planer databaser / intranet fælles faciliteter flexibilitet trådløs telefoni flytninger koster ingenting højhastighedløsninger @ værdier

34 4 Flere spørgsmål end svar… - men vi har opnået: Åbenhed
Hurtige forandringer Flad struktur Mindre afhængighed af personer Fælles data Synlige medarbejdere Hurtig IT indlæring Siloer væk (næsten)

35 SES som Statens facility manager
Effektiv Forvaltning 4 Fælles opfattelse af SES’ værdiskabelse Vi skaber værdi ved at eje, drive, udleje/stille til rådighed, formidle og skabe oplevelser omkring fast ejendom - uanset om det er et slot, en slotshave eller en kontorejendom. SES som Statens facility manager