Møder, der skaber engagement og værdi Gruppegejst – DDS Nyborg Strand d. 29. september 2012

På menuen Velkomst og kort præsentation af program og oplægsholdere Forventningsafstemning – talking stick Det gode møde – omvendt brainstorming Mødelederens rolle – refleksionshjulet Den inspirerende og produktive dagsorden – casestudy Afslutning – hvad er dit næste skridt? Inspiration til det videre arbejde

Forventninger Hvad vil du gerne have med hjem fra modulet i dag? Metoden -Talking Stick Talking stick er en metode, der sikrer at alle kan få ordet – og at de samme ikke taler hele tiden. Som facilitator medbringer man en talking stick – det kan være en tusch eller lignende, som går på vandring mellem deltagerne. Afhængig af formålet kan man vælge at give stikken til en deltager, som så giver den videre til den næste osv. Eller man kan lægge stikken på bordet, hvorefter deltagerne på skift tager den, lægger den tilbage igen, hvorefter en ny tager den etc.

Forventningsafstemning Ideer til at lave møder, folk synes er spændende Inspiration og nye værktøjer til at gøre ledermøder mere inspirerende Genopfriske det der er godt Bedre gruppestyrelsesmøder Omstrukturere divisionsmøder Interessant workshop og ny viden Bedre sammenhold grupperne i mellem Effektive møder Møder, der får flere folk til at komme Noget nyt jeg kan bruge derhjemme Dybere forståelse af hvad værdi og engagement er Værktøjer til at få andre til at være mere kreative i tankerne – værktøjer til at få åbnet andres kreativitet Gode fif til at nå det hele selvom man er kreativ; bruge tiden rigtigt Lære at lave et effektivt, kort og fyldestgørende referat Blive bedre mødeledere

Det gode møde Hvordan får vi et dårligt møde? Metoden – omvendt brainstorm Denne teknik består kort fortalt i at vende problemstillingen om. F.eks. ”Hvordan får vi et godt møde?” vendes om til ”Hvordan får vi et dårligt møde?”. Med udgangspunkt i den omvendte problemstilling genereres flest mulige idéer (og det er som regel mange!). Herefter gennemgår man alle de ideer, som kommer ud af brainstormen. Mange af idéerne vil efterfølgende kunne vendes til positive ideer og andre vil give inspiration til helt nye muligheder.

Det gode møde Skabe en god mødedisciplin / kodeks – har en fælles forståelse for, hvordan det skal foregå Der skal være tid til snik snak, men skal ikke komme under de enkelte punkter. Kan håndteres i starten, i pauser eller under et snik snak punkt Realistisk tidsplan med god dagsorden – udsendt rettidigt med bilag Mødelederens rolle og/eller ordstyrer. Har fokus på dagsorden og sørger for at afrunde de enkelte punkter og samler op. Sørger for at der nikkes til det, der skrives i referatet Undlad døde punkter – fx med faste skabeloner kan der let opstå punkter, der aldrig har noget reelt indhold Nogle steder kan man bruge forskellige mødeformer og i andre sammenhænge kan det være mere struktureret Plads og tid til skøre input God forberedelse inden møde Aftale nyt møde inden det andet er afsluttet Anerkende alle deltagere Mødet skal være relevant og give mening for deltagerne

Det gode møde Det kan være svært at nå at høre alle, hvis man også skal overholde tidsplanen. Det kan løses ved at bruge forskellige metoder til forskellige punkter. Fx at man sidder to og to og arbejder med emnet og så samler op senere. Man kan også bruge refleksionshjulet til fx at lave den for en mødedeltager og så sammenligne dem Maturana er interessant i en sammenhæng omkring værdier. Maturana har en domænemodel som kan anvendes til at give input til, hvordan vi får mere ud af vores møder.

Mødeledernes rolle Hvilke vigtige opgaver/funktioner har mødelederen? Metoden: Refleksionshjulet Er en metode til at kortlægge og siden evaluere vigtige temaer, som man gerne vil arbejde videre med som gruppe eller enkeltperson. Det kan anvendes inden for snart sagt alle temaer: ”Hvordan modtager vi nye medlemmer i gruppen?” Hvad er vigtigt i forældresamarbejde?” etc. En mulighed er at udfylde hjulet i fællesskab i en gruppe, evaluere hvor langt vi er med de enkelte punkter inden for det givne tema som gruppe eller hver især, og derudfra beslutte, hvad der skal arbejdes videre med, fx ved at tage de tre punkter, hvor vi har lavest score.

Refleksionshjulet Af: Christian Biering, NatureContext

Mødelederens rolle ”Neutral” facilitator Skabe retning ift. organisationens formål 51/49 Uddelegering Alle ses og høres/lytte Plads til alle synspunkter Fælles forståelse og medejerskab Kunne mærke deltagere og stemning Tidsplan og pauser Fokus på beslutning og konklusion Sikre relevans Fleksibilitet og overblik Velforberedt

Den inspirerende og produktive dagsorden (i grupper af 3) Kig på de tre eksempler til dagsordener - hvilket møde vil du helst selv deltage i - beskriv med stikord, hvad der kommer ud af de tre typer møder ift. engagement hos deltagerne og samlet værdi for gruppen Metoden: Casestudy Casestudy kan gøres på utallige måder. Det er en måde hvor man får deltagere i grupper til selv at reflektere og uddrage vigtige læringspointer, som i mange tilfælde vil blive husket bedre end hvis man giver dem den skræddersyet.

Dagsorden A Dagsorden til (kort) gruppemøde på mandag kl. 19 i Hytten Orientering fra gruppeleder Nyt fra patruljerne – hvordan går det? Sommerarrangement for forældre og børn Nye sangbøger og spil til hytten Punkter til kommende møde Eventuelt

Dagsorden B Dagsorden for gruppemøde på mandag d. 21. november kl. 19-21 i Hytten Mødeleder: Kim - Referent: Ulla - Kage: Michael Godkendelse af dagsorden (5 min) Godkendelse af referat fra sidste møde – opfølgning på pkt. 3 (10 min) Gennemgang af budget 2013 efter bestyrelsens behandling (20 min) Status på økonomi og budget 3. kvartal. (20 min) Vi har overskud på budgettet? Hvad skal vi bruge pengene til? Vi mangler nye ledere – hvad gør vi? (45 min) Orientering fra gruppeledelsen (15 min) Næste møde – punkter og ansvarlig (5 min) Eventuelt

Dagsorden C Dagsorden for gruppemøde på mandag d. 21. november kl. 19 til kl. ??? Tema: Gruppens udvikling i 2013 Mødeleder og referent – hvem har lyst Status på gruppen lige nu – SWOT i grupper Hvilke ideer vil vi gerne arbejde videre med i 2013? (Og måske også et kig ind i 2014, hvis ideerne bliver helt vilde!) Planlægning af ”extreme weekend” forår 2013 Hjemmesiden – ideudvikling og videre forløb – evt. walk and talk Budget 2013 – endelig beslutning Orientering fra gruppeledelsen Orientering fra bestyrelsesmøde Orientering fra patruljerne Næste møde – punkter og ansvarlige Eventuelt

Den gode dagsorden Dagsorden A: vi kan lige så godt blive hjemme, for det klarer de andre Overskuelig dagsorden, men… God til personer, der ofte mødes og som kender strukturen. Er jeg derimod ny, mangler der detaljer Dagsorden B: godt med tidspunkter Der mangler lidt information om formålet på de enkelte punkter Dagsorden C: Alt for mange punkter – det kan ikke nås på nogle få timer Der bruges forskellige metoder hvilket kan give god dynamik Fedt med kreative indslag – der kunne være en god stemning Generelt for en god dagsorden: Udviklings- og beslutningspunkter i starten af mødet God blanding af afvekslende punkter Tænk i temaer Hæv bagatelgrænsen Orientering – den gode historie Vendespil i stedet for orientering Mål med de enkelte punkter

Dagsorden – tips og tricks (1) En dagsorden skal overordnet give deltagerne et fælles billede af, hvad mødet drejer sig om, og sikre fælles forventninger til møde Dagsordenen skal overordnet beskrive Mødets emne og formål Tid og sted for mødet Mødeleder/sekretær Deltagere Anslået varighed af punkterne på dagsordenen

Dagsorden – tips og tricks (2) De enkelte punkter Beskriv de enkelte punkter på dagsordenen, så deltagerne kan gennemskue, hvad de drejer sig om. Beskriv som minimum hvert punkt ud fra: Hvad drejer punktet sig om? (orientering, beslutning, drøftelse) Hvad er målet med dette punkt? Hvad skal der komme ud af punktet? Vedlæg evt. bilag som uddyber emnet Andre gode råd Læg altid beslutningspunkter og kreative punkter først på dagsorden – meget gerne punkter I ved mange er interesseret i Hold pauser Tænk i kreative metoder – ikke mindst, når I skal tænke nyt Afslut aldrig et møde med et åbent og vanskeligt punkt I

Afslutning – opsamling Hvad tager jeg med mig hjem herfra i dag? Hvad er mine næste tre skridt ift. at skabe møder med værdi og engagement? Nåede vi det vi ville?

Hvad tager jeg med hjem? Vi er ikke kommet tættere på værdier og engagement, men vi har haft dem i spil. De blev præsenteret på andre måder Snakkede ikke så meget om, hvordan vi holder en tidsplan – hvordan kan man afbryde og styre folk på en nænsom måde. Får en masse med hjem Fik noget ud af det – måske ikke det, jeg ville have ud af det. Ville gerne have haft nogle flere konkrete eksempler, men kan tage tingene med hjem til gruppen og sætte ord på kodeks og kultur.