10-01-2017 Dialogmøde 7. maj 2018 for medarbejdere vedr. omorganisering af det studieadministrative arbejde

MØDET I DAG Orientering Organisationsændring – et overblik 10-01-2017 MØDET I DAG Orientering Organisationsændring – et overblik Studieadministrative opgaver - forslag Input til arbejdsgruppen Opgaver Fremtidig organisation – opmærksomhedspunkter/input

ORGANISATIONSÆNDRING - STUDIEADMINISTRATION 10-01-2017 ORGANISATIONSÆNDRING - STUDIEADMINISTRATION Fremover skal der være to administrative niveauer – Studieservice og institutter Der er nedsat en arbejdsgruppe, som udarbejder forslag Styregruppen er overordnet ansvarlig Der arbejdes også med organisationsændring på økonomi, kommunikation og ph-d.skoler

KOMMISSORIET FOR DET STUDIEADMINISTRATIVE SPOR 10-01-2017 KOMMISSORIET FOR DET STUDIEADMINISTRATIVE SPOR Bedst mulig administrativ understøttelse Tydelig ansvarsfordeling og entydig opgaveplacering – forenkling og sammenhængskraft Tæt sammenhæng og videndeling mellem Fælles Service og institutter og - hvor det måtte være relevant – dekanaterne Kritisk masse og bæredygtighed i administrative enheder, videndeling, øget specialisering Tilgængelighed for “kunde/slutbruger”. Som konsekvens vil opgaver, som kræver stor ekspertise og ensartethed kunne ligge i Fælles Service, mens opgaver, som kræver stort kendskab til de konkrete aktiviteter eller fagmiljøer vil kunne placeres på institutterne Studieservice får en øget serviceforpligtigelse over for institutledere, dekaner, prodekaner, studienævnsformænd, studerende osv. Servicering af AAU’s tre geografiske lokationer skal indtænkes Bæredygtige enheder, entydige referenceforhold, god udnyttelse af kompetencer Tilgængelighed for institutternes fagmiljøer Enhedernes størrelse afhænger af opgave- og ansvarsomfang, evt. servicefællesskaber Opgaven skal løses i sammenhæng med de øvrige administrative søjler og med hensigtsmæssig involvering af institutternes sekretariater og studieledelse Standardisering af processer – ensartethed og gennemsigtighed Policy-ansvar og systemansvar placeres på fællesserviceniveau

PROCESSEN Udarbejdelse af en situationsanalyse, april 10-01-2017 PROCESSEN Udarbejdelse af en situationsanalyse, april Udarbejdelse af forslag til fremtidig opgaveplacering og organisering, maj Fremtidig bemanding af enheder, juni Implementering, fra august

ARBEJDSGRUPPENS OPGAVE I HOVEDTRÆK 10-01-2017 ARBEJDSGRUPPENS OPGAVE I HOVEDTRÆK Forslag til opgavefordeling mellem niveauer Forslag til fremtidig organisering Processer, roller og ansvar Udfordringer og forudsætninger → Til fremlæggelse og godkendelse i styregruppen

NYE ADMINISTRATIVE NIVEAUER 10-01-2017 NYE ADMINISTRATIVE NIVEAUER Studieservice får nye opgaver som i dag ligger på fakultetsniveau skal finde organisatoriske løsninger jf. kommissoriet Institutter Arbejdsgruppen giver jf. kommissoriet bidrag/anbefalinger til opgavefordeling organisatorisk design – rammer, behov m.v. roller og ansvar udestående og udfordringer - implementeringen

OPGAVER SOM FLYTTES FRA FAKULTETSNIVEAU TIL INSTITUTNIVEAU 10-01-2017 OPGAVER SOM FLYTTES FRA FAKULTETSNIVEAU TIL INSTITUTNIVEAU Udbud af undervisnings- og eksamensaktiviteter i STADS Klargøring og efterbehandling af tilmeldinger til undervisning og eksamen (ordinær + re-eksamen). Registrering og opfølgning på forhåndsmerit og endelig merit Administrativ efterbehandling af eksamen, herunder behandling af overvågningsdata (ITX-Flex) samt annullering/ændring af eksamensresultater Studieeffektivitet og kontroller (vedr. 1. år, specialetilmelding, opbrugte prøveforsøg mv.) Kvalitetssikring, udskrivning og arkivering af eksamensbeviser

OPGAVER SOM FLYTTES FRA FAKULTETSNIVEAU TIL STUDIESERVICE 10-01-2017 OPGAVER SOM FLYTTES FRA FAKULTETSNIVEAU TIL STUDIESERVICE Drift og udvikling af kvalitetssikringssystemet Uddannelsesportefølje Jura, regler, legalitetsforhold, rammer for optag og fælles bestemmelser Indberetninger og afrapporteringer til central adm. styrelser osv. Statistik, prognoser og analyser Indskrivning til sidefag/tilvalg/specialisering, til og fra dispensationsrammer Oprettelse og kontrol af data i STADS og DANS (studieordninger, uddannelsesmodeller, bevisstruktur mv.)

UDESTÅENDER P.T. → Klager – anker – sagsbehandling 10-01-2017 UDESTÅENDER P.T. → Klager – anker – sagsbehandling → Indberetninger af timetal

Følg med på hjemmesiden: www.organisationsudvikling.aau.dk/ 10-01-2017 INFORMATION Følg med på hjemmesiden: www.organisationsudvikling.aau.dk/

cafemøder Input til arbejdsgruppen Opgaver Fremtidig organisation – opmærksomhedspunkter/input Input noteres og indgår i det videre arbejde Afrunding i cafeerne – tak for i dag

Hvem kan I møde Henrik og Carina – Esbjerg, særskilt lokale Merete og Helle – København, særskilt lokale Jesper og Erling – cafemøde Pernille og Sebastian – cafemøde Heidi og Michael – cafemøde Charlotte og Anette – cafemøde Ove, Lone og Ann-Pia – cafemøde