Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft

Præsentationer af emnet: "Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft"— Præsentationens transcript:

1 Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft
Orientering den 12. februar 2018

2 Ændring af organisationen
De fælles fakultetskontorer opløses (91 medarbejdere på EST og 46 på HUM/SAMF) Dekaner etablerer strategiske dekansekretariater Øvrige opgaver og medarbejderressourcer (primært opgaver inden for økonomi, studier og uddannelse, kommunikation samt ph.d.-administration) flytter til institutter og til Fælles Service Fakultetsdirektørstillingerne nedlægges. Begge er orienteret. Skolerne som organisatorisk enhed nedlægges Ansvaret for uddannelserne flyttes til institutterne Studieledere vil fortsat have ansvar for en uddannelsesportefølje, men ændrer reference (studielederes ansvar som beskrevet i universitetsloven) Placering af skoleadministrationen indgår i projektets afklaring.

3 Direktionens ambition
En administration: med færre administrative lag i organisationen som har bedre vilkår for at støtte op om universitetets strategiske mål. som giver dekaner og institutledere de bedste rammer for at udøve strategisk ledelse. præget af større sammenhængskraft med færre lag, øget tilgængelighed og fagligt stærke administrative miljøer tættere på fagmiljøerne. med stor implementeringskraft - og større grad af standardiserede processer.

4 Administrative udfordringer
Der mangler koordinering og kobling mellem niveauerne - sammenhængskraften er for lille En række administrative opgaver løses på så mange administrative niveauer, at sammenhængskraften er udfordret Der mangler kritisk masse i opgaveløsningen i flere decentrale administrative enheder Der mangler flere steder standardiserede processer Institut- og studieledere bruger unødig megen tid på administration Skolestrukturen har haft sin tid; men skaber nu unødig stor organisatorisk kompleksitet.

5 Administrative udfordringer
Corporate rain: Institutter og skoler bruger % af tiden på ”bestillinger” fra Fælles Service og Fakultetskontoret (situationsanalysen) Institutter og skoler oplever at forholde sig til to ”fællesserviceagtige” niveauer (fakultetskontorer og Fælles Service)

6 Formålet med organisationsændringen
Lægge opgaveløsning og ressourcer i tættere tilknytning til kerneopgaverne Skabe de nødvendige, bæredygtige enheder og kritisk masse Mindske antallet af niveauer, som processer skal spænde over Bedre sammenhæng mellem forskning og uddannelse ved at styrke institutternes ansvar for uddannelserne Der er ikke tale om en spareøvelse

7 Hovedlinjer i ny administrativ organisering
De administrative opgaver og ressourcer, som nu findes på fakultetskontorerne, koncentreres på to niveauer: Institutter og Fælles Service. Det berører især: Studieområdet Økonomiområdet Kommunikationsområdet Ph.d.-administrationerne. Campusadministrationerne i Esbjerg og København forbliver uændrede, men ledelsesmæssige referencer for enkelte medarbejdere afklares.

8 Hovedlinjer i ny administrativ organisering
For hver dekan etableres et dekansekretariat, der yder strategisk og administrativ assistance i forhold til dekanatet – placeres tæt på fagmiljøerne Ansvaret for uddannelserne flyttes til institutter, og studieledere skrifter reference (studielederes ansvar som beskrevet i universitetsloven) Placering af skoleadministrationen indgår i projektets afklaring. Dekanerne forestår – om nødvendigt - i samarbejde med institutlederne etablering af servicefællesskaber på tværs af institutterne for at opnå tilstrækkelig kritisk masse og specialisering i opgaveløsningen (obs. entydig reference).

9 Uddannelsesledelse Det Strategiske Uddannelsesråd Rektor
Prorektor for uddannelse Dekan Prodekan for uddannelse Prodekan for forskning Institutleder Studieleder Studieleder-møder

10 Hvad kommer der til at ske?
Der er nedsat en styregruppe, som står i spidsen for arbejdet Der etableres fire arbejdsgrupper, som beskriver, analyserer og kommer med forslag til opgave- og ressourcefordeling Processen styres af en projektleder, Nina Schjoldager med Jacob Glensvang som samarbejdspartner Der tilrettelægges en inddragende proces, hvor ledelse og medarbejdere løbende kan kvalificere arbejdet Der etableres et websted, hvor alle løbende kan følge projektets udvikling –

11 Projektorganisation Styregruppe Arbejdsgruppe – Uddannelser og studier
Arbejdsgruppe - Økonomi Arbejdsgruppe - Kommunikation Arbejdsgruppe – Ph.d.-administration Projektleder + evt. assistent(er)

12 Styregruppen – refererer til direktionen
Prorektor Inger Askehave (formand) Institutleder Kim Dremstrup, SUND Universitetsdirektør Antonino Castrone Institutleder John Kim Pedersen, ENGINEERING Dekan Mogens Rysholt Poulsen, ENGINEERING Institutleder Ulla Steen, SAMF Dekan Rasmus Antoft, SAMF Institutleder Mikael Vetner, HUM Innovationsdirektør Dorte Maarbjerg Stigaard, AAU Innovation Studieleder Robert Christian Thomsen, HUM Studieleder Nis Ovesen, TECH Prodekan Ole Kæseler Andersen, SUND (tilføjet ) HR-chef Henrik H. Søndergaard, Fælles Service Institutleder Tine Herreborg Jørgensen, TECH

13 Arbejdsgrupper Arbejdsgrupper bemandes med relevante repræsentanter fra TAP og VIP. Send forslag til bemanding til Nina Schjoldager senest Økonomi Uddannelser og studier Kommunikation Ph.d.-administration Økonomidirektør Morten Winterberg (formand) Studiechef Lone Vestergaard (formand) Sekretariatsleder Ulla Gjørling (formand) Områdeleder Charlotte Holmberg (formand) - fra institutter og skoler fra institutter og skoler fra institutter - fra fakultetskontor fra fakultetskontor - fra Fælles Service fra Fælles Service