Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft

Præsentationer af emnet: "Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft"— Præsentationens transcript:

1 Øget administrativ kvalitet og sammenhængskraft
Fællesmøde KOMMUNIKATION den 23. marts 2018 Nina Schjoldager, projektleder

2 Ændring af organisationen
Fakultetskontorene ændres væsentligt Opløses som administrative enheder – hvilket påvirker i alt 91 medarbejdere ved EST og 46 ved HUM/SAMF Dekanerne har valgt medarbejdere til deres dekansekretariater Øvrige opgaver og medarbejderressourcer - økonomi, studieadministration, kommunikation samt ph.d.- administration - flytter til institutter og til Fælles Service Fakultetsdirektørstillingerne er nedlagt. Skolerne som organisatorisk enhed nedlægges Ansvaret for uddannelserne flyttes til institutterne Studieledere bevarer deres opgaver. Skal fremadrettet referere til institutledere vil fortsat have ansvar for en uddannelsesportefølje, men ændrer reference (studielederes ansvar som beskrevet i universitetsloven) Placering af skoleadministrationen indgår i projektets afklaring.

3 Administrative udfordringer
Der mangler koordinering og kobling mellem niveauerne - sammenhængskraften er for lille En række administrative opgaver løses på så mange administrative niveauer, at sammenhængskraften er udfordret Der mangler kritisk masse i opgaveløsningen i flere decentrale administrative enheder Der mangler flere steder standardiserede processer Institut- og studieledere bruger unødig megen tid på administration Skolestrukturen har haft sin tid; men skaber nu unødig stor organisatorisk kompleksitet. Institutter og skoler oplever at skulle forholde sig til to ”fællesserviceagtige” niveauer

4 Projektets formål At skabe en administrativ organisering, som både matcher organisationens behov og som understøtter den strategiske udvikling At øge sammenhængskraft via forenklet administrativ organisering på studieområdet, kommunikations-, økonomi-, og ph.d.-området At skabe bæredygtige administrative enheder og færre transaktionsomkostninger ved at mindske antallet af niveauer, som medvirker i den enkelte proces eller opgaveløsning. At udvikling af forskning og uddannelser bringes i et tættere og integreret samspil under entydig ledelse af institutlederen. At skabe større samarbejde mellem og videndeling på tværs af Fælles Service-enheder og institutter.

5 Projektets målsætninger
At sikre bedre administrativ understøttelse af den strategisk ledede organisation At sikre tydelig rolle- og ansvarsfordeling, som medfører færre transaktionsomkostninger i den administrative ydelse via færre administrative lag i organisationen At opnå større sammenhængskraft og videndeling mellem Fælles Service og institutter At opnå større implementeringskraft og større grad af standardiserede processer At opnå bedre udnyttelse af kompetencer og ressourcer i administrationen At opnå bedre sammenhæng og samspil mellem institutlederes og studielederes arbejde

6 Status på projektet så langt
Orienteringsmøde for alle ledere på niveau 3 den 1. februar HSU-møde den 8. februar Informationsmail til alle ansatte den 12. februar med efterfølgende fællesmøder Dekansekretariater meldt ud den 26. og 27. februar Tilmelding arbejdsgrupper den 28. februar Rektors institutledermøde den 28. februar Rektors studieleder og studienævnsformandsmøde den 1. marts Bestyrelsesmøde den 5. marts Styregruppekommissorium endelig godkendt i direktionen den 9. marts Første styregruppemøde den 13. marts: kommissorier godkendt, arbejdsgrupper nedsat, tids- og procesplan godkendt

7 Projektorganisation Styregruppe Arbejdsgruppe – Uddannelser og studier
Arbejdsgruppe - Økonomi Arbejdsgruppe - Kommunikation Arbejdsgruppe – Ph.d.-administration Projektleder + evt. assistent(er)

8 Styregruppen – refererer til direktionen
Prorektor Inger Askehave (formand) Universitetsdirektør Antonino Castrone Institutleder John Kim Pedersen, ENG Dekan Mogens Rysholt Poulsen, ENG Institutleder Ulla Steen, SAMF Dekan Rasmus Antoft, SAMF Institutleder Mikael Vetner, HUM Innovationsdirektør Dorte Maarbjerg Stigaard, AAU Innovation Studieleder Robert Christian Thomsen, HUM Prodekan Ole Kæseler Andersen, SUND Studieleder Nis Ovesen, TECH Institutleder Tine Herreborg Jørgensen, TECH HR-chef Henrik H. Søndergaard, Fælles Service Institutleder Kim Dremstrup, SUND

9 Arbejdsgrupper Arbejdsgrupper bemandes med relevante repræsentanter fra TAP og VIP. Send forslag til bemanding til Nina Schjoldager senest Økonomi Uddannelser og studier Kommunikation Ph.d.-administration Økonomidirektør Morten Winterberg (formand) Studiechef Lone Vestergaard (formand) Sekretariatsleder Ulla Gjørling (formand) Områdeleder Charlotte Holmberg (formand) - fra institutter og skoler fra institutter og skoler fra institutter - fra fakultetskontor fra fakultetskontor - fra Fælles Service fra Fælles Service

10 Leverancer til styregruppen
1. Skitse over de mest hensigtsmæssige processer mellem de to niveauer, herunder dekansekretariaterne, der hvor det er relevant 2. Placering af roller og ansvar for opgaver på Fælles Service og institutniveau 3. Indstilling til optimal organisation og organisering, som konsekvens af roller, ansvar og processer

11 TIDSLINJE (styregruppe) Ændret administrativ organisering
12. februar. 13. marts 24. april 25. maj 18. juni 16. august Forberedelse Fase 1 Situations-analyse Fase 2 Opgave placering Fase 3 Bemanding Fase 4 Forbered Implementering Kompetenceafdækning og match Skitse til placering af medarbejdere Kommunikation Procedurer og regelsæt opdateres Medarbejdere varsles og evt. flyttes Onboarding Medarbejdermøder Kommunikation Udmelding i organisationen Etablere projektledelse Etablering af dekansekretariater Etablering af styregruppe og fastsættelse af kommissorium Udarbejdelse af kommissorier for arbejdsgrupper Kommunikation Styregruppemøde Kickoff i arbejdsgrupper Udarbejde situationsanalyser Opgavekatalog Udfordringer Kommuni-kation Styregruppemøde Sammenfatte situationsanalyser Skitse til opgave-placering Beskrivelse og placering af roller og ansvar Kommunikation Styregruppemøde Styregruppemøde Styregruppemøde NS/JAG