Dokumentstyringssystem Dokument formalia Håndtering af dokumenter Peter Jezek

Referencer DDKM Regional anvisning for udarbejdelse af sundhedsfaglige dokumenter Regional kravspecifikation til kommende dokumentstyringssystem

Forskellige Sundhedsfaglige dokumenter Politikker Procedure Kliniske retningslinier Planer vejledninger Instrukser Rapporter forløbsbeskrivelser

Terminologi i RSDPolitikkerRetningslinjer Instrukser og forløbsbeskrivelser

Politik: Overordnet beskrivelse af regionale eller lokale målsætninger og strategier på et givet område. Angiver ledelsens prioriteringer og plan for indsatsen på det pågældende område. Den konkrete udmøntning af politikken kan bl.a. beskrives i kliniske vejledninger, instrukser og forløbsbeskrivelser

Klinisk retningslinie Systematisk udarbejdede udsagn, der kan bruges af fagpersoner og patienter, når de skal træffe beslutning om passende og korrekt sundhedsfaglig ydelse i specifikke kliniske situationer. Det er afgørende, at der underudarbejdelse og revision af disse dokumenter afsøges videnskabelig evidens

Instruks Beskrivelse af praktisk fremgangsmåde i forbindelse med udførelse af konkrete opgaver. Instrukser vil ofte præcisere delelementer af kliniske

Forløbsbeskrivelse Beskrivelser af patientforløb for udvalgte patientgrupper, hvor de sundhedsfaglige beslutninger og handlinger og de organisatoriske elementer er koordineret

Dokumentation og datastyring Dokumentstyring Minimums krav til dokumenter Formål Anvendelsesområde Gyldighedsperiode og tidsramme for revision Politikker, retningslinjer og instrukser opdateres ved behov, dog mindst hvert 3. år

Dokumentation og datastyring Dokumentstyring Forslag til hierarkisk opbygning i DDKM Politikker og strategier, der på det strategiske niveau beskriver institutionens overordnede mål, og hvordan organisationen arbejder på at nå målene. En politik kan understøttes af et program, som er et samlebegreb for et sæt af aktiviteter, der fører frem mod de samme mål. Retningslinjer, der beskriver formål, omfang, organisation og ansvar samt fremgangsmåder for løsning af opgaver Instrukser, der på baggrund af en retningslinje beskriver specifikke anvisninger til, hvorledes personer skal udføre specifikke opgaver

Skabelon for retningslinier og instrukser part 1

Skabelon for retningslinier og instrukser part 2

Skabelon for retningslinier og instrukser part 3

Udarbejdelse, godkendelse, implementering og revision af dokumenter Identifikation af behov for nye dokumenter Planlægning af dokument udarbejdelse og godkendelse Udarbejde dokumenter Distribution af udkast til høring Kommentering og høring af dokumenter Formel godkendelse af dokumenter Publicering af dokumenter Træning i anvendelse af nye dokumenter Administration af dokumenter

Terminolog og definitioner i forhold til dokumentformalia Dokumentansvarlig: En person som har det ledelsesmæssige ansvar for en organisatorisk enhed Dokumentansvarlige vil også have ansvaret for at dokumenter implementeres og at enhedens medarbejdere modtager træning. Dokument godkender: En person der godkender dokumenter til brug i en bestemt enhed. Det kan godt være samme person som den dokumentansvarlige, Forfatter: En person der forfatter det faglige indhold i dokumenter. Det er ikke sikkert at forfatteren rent fysik skriver dokumentet i systemet, men det vil også være tilfældet i nogle enheder. En forfatter er en person med stor faglig indsigt i det emne som dokumentet omhandler. I nogle tilfælde forfattes dokumenter af en gruppe af personer. Redaktør: En redaktør er en person, der er ansvarlig for de dokumentstyringsmæssige forhold omkring produktionen af et dokument. Høringsdeltager: En person der deltager i høringen af et dokument, og kommenterer de dokumenter der modtages fra forfatteren..

Dokumentation og datastyring Dokumentstyring Minimums krav til dokumentstyring Ansvar for sikring af dokumentstyringen Organisering, fremgangsmåder ved udarbejdelse og godkendelse af dokumenter samt tilgængelighed Historik for dokumentet og versionsstyring Identifikation af arkiveringsperiode gældende for de forskellige dokumenttyper i henhold til gældende regler Fjernelse af ugyldige dokumenter for at hindre utilsigtet brug

Opbygning af dokumenthåndteringssystem Kilde: RSD Lakmusprojekt

Eksempel på Dokumentstyringssystem. D4 ino-net

Eksempel på dokumenthoved i D4