Systemudvikling i organisationer Systemudvikling som organisation af Keld Bødker Lars Bogetoft Pedersen Præsenteret af Maibritt Peter Gert Forundersøgelse F2005 10/3-2005

Indledning Intentionen med skriftet Der er 4 relationer mellem systemudvikling/design og organisationsteori, som skiftet gerne vil påpege. Hjælp til valg af metode blandt de mange, der findes på markedet Nye bidrag i organisationsteori kan anvendes til nye metoder i system udvikling. Kendskab til begreber og teknikker i organisationsteori kan hjælpe systemudvikleren/designere til at indgå kvalificeret i projekter. Forståelsen af at der ikke er én opfattelse og dermed ét system, der er det eneste rigtige.

Indledning forts. Hvad er en organisation? En definition. ” En organisation er et større socialt system med veludviklet arbejdsdeling, forskellige regler eller normer for tilhørsforhold, samhandling og for belønning og ofte med forestillinger om , hvilke mål man søger at opnå” Organisationen vs. Gruppen Formalisering Kompleksistet Mål

Organisatoriske billeder. Organisationen som maskine Udgangspunktet tages i et typisk organisations diagram Ser organisationen som et lukket system Bruges meget, derfor er det vigtigt med godt kendskab fra system udviklerens/designeren side Det konkrete EDB-system vil ofte tage udgangspunkt i strukturen Der er mange systemudviklings metoder, der tager udgangspunkt i denne opfattelse af organisationen

Organisatoriske billeder. Organisationen som Organisme Organisationen ses som en organisme i samspil med omgivelserne og omgivelserne påvirker organisationen. Organisationen tilpasser sig hele tiden eksterne og interne krav og behov. Innovationsevnen i en organisation styrkes af opfattelsen af organisationen som en organisme. Fokus er på den uformelle struktur Der arbejdes med en række forskellige delsystemer Systemudvikling bliver en teknisk og social forandringsprocess, der påvirker flere af delsystemerne

Organisatoriske billeder. Organisationen som Kultur Organisationen opfattes som et selvstændigt samfund med egene normer, værdisæt og ritualer. Stor forskel imellem den viden om arbejdet, der beskrives via en samtale og den viden der opnås via direkte observationer. Kultur i organisationer kommer til udtryk på mange måder: Igennem materielle genstande. Arkitektur, kontor indretning mv. Arbejdsmæssige handlinger Samarbejdsformer, arbejdsrutiner, ritualer mv. Verbale udtryksformer Jagon, historik, myter Kulturen udgøres af et sammensat mønster af ovenstående punkter. EDB-systemerne er også et udtryk for kulturen i en organisation/virksomhed. Systemudvikleren/designere have kendskab til ”kultursammenstød”

Organisatoriske billeder. Organisationen som Politiske systemer Den fælles målsætning forsvinder, 3 begreber kommer i fokus Interesse, konflikt og magt Idéen bag at anskue en organisation med dette billed. forstå de processer, som opstår i organisationen på baggrund af konflikter i organisationen. Forskellige grupper i organisationen kan have forskellige interesser Systemudvikling bliver en politisk proces, hvis genstansfelt er forandring af organisationen. Latente konflikter kan pludselig tages med ind i et systemudviklings projekt. Det skal systemudvikleren/designeren være forberedt på.

Organisatoriske billeder. Forskelle/ligheder imellem ”billederne” Fælles for maskin- og organisme billederne er, at de opfatter menneskene, som dele i en maskine eller som dele i en organisme. Fælles for kultur- og politiske billederne er, at de opfatter menneskene, som selvstændige individer, som organisationen konstrueres ud fra. Er der mon andre forskelle/ligheder…..?

Beslutningsmodeller Fremstår svagt i forhold til Morgans organisationsbilleder Overlap mellem beslutningsmodeller og organisationsmodeller Fokus på produkt (edb systemer) samt proces (systemudviklingsprojekter) Modeller for (primært) individuelle beslutningsprocesser Det rationelle ideal ”economic man” Begrænset rationalitet, ”administrative man” ”Muddling through” Modeller for (primært) beslutningsprocesser i organisationer Beslutningshierakier ”Garbage can” ”Fangernes dilemma”

Modeller for (primært) individuelle beslutningsprocesser Det rationelle ideal ”economic man” Ideal som ikke eksisterer i den virkelige verden. Noget man stræber efter Begrænset rationalitet, ”administrative man” Balance mellem omk. og realisme. Så længe individet er tilfreds ”Muddling through” Bygger meget på ”administrative man” modellen. Beslutninger er behæftet med betydelig usikkerhed og derved risici.

Modeller for (primært) beslutningsprocesser i organisationer Beslutningshierakier En given beslutningsproces er en del af en overordnet beslutningsproces. Samspil mellem alternativer/fakta og præferencer/værdier ”Garbage can” Beslutningsprocessen er anarkisk. Tilfældige sammensætninger af problemer, løsninger og deltagere ”Fangernes dilemma” Fokuserer på hvor kollektive uhensigtsmæssige beslutninger kan blive. Samarbejde vs. ikke samarbejde

Maskin-billedet: Roller og Relationer Projekt-organisation: konstruktør, ikke-normal tilstand Bruger-organisation: konstruktion, objekt der kan analyseres Beslutnings-proces: rationel, rettet mod optimering og fejlretning Succes: teknisk velfungerende IT-system, der er færdigt til tiden.

Organisme-billedet: Roller og Relationer Projekt-organisation: sub-system (gartner), normal tilstand Bruger-organisation: åbent (uoverskueligt) dynamisk system Beslutnings-proces: muddling through Succes: forøgelse af vækst-muligheder

Kultur-billedet: Roller og Relationer Projekt-organisation: sub-kultur, ’en fremmed’ der skal forstå bruger-kulturen Bruger-organisation: kultur Beslutnings-proces: kulturelt sammenstød, eksisterende kultur opløses og en ny opstår Succes: balance mellem eksisterende og ny kultur

Politisk-system-billedet: Roller og Relationer Politisk-system-billedet: Projekt-organisation: (ny) interessent Bruger-organisation: interessenter Beslutnings-proces: manipulation, konflikter manifesteres Succes: IT-system accepteres af bruger-organisation og anvendes

Samarbejdsrelationer Intet samarbejde: Udvikler=Analytiker Bruger=Analyseobjekt Informations ekstraktion: Udvikler=Informations søger Bruger=Informations-leverandør Sekventiel monolog: Udvikler=Producent Bruger=Magt/interesse-leverandør Gruppe beslutningsproces: Udvikler og Bruger=Gruppebeslutningsprocesdeltagere