Projektledelse Projekter og Projektarbejdsformen Projektets grundelementer opgaven, interessenter, omgivelser, ressourcer, ledelse Projektorganisationen ansvarlig chef, beslutningsgruppe, projektgruppe Projektleder ledelsesopgaver, valg af Projektmedarbejdere arbejdsfelter, kvalifikationer Interessenter identifikation, analyse

Projekter Den projektorienterede arbejdsform: Supplement til basisorganisationen Får overdraget ansvar og beføjelser til at løse en bestemt opgave Projektgruppen opløses når opgaven er færdig

Projekt karakteristika Opgaver der især er velegnede til projektarbejde: Komplicerede: vanskelige uoverskuelige/samspil mennesker + teknik Har udviklingskarakter: nye løsninger, prøve nye veje Kræver tværfaglig indsats Kræver tværorganisatorisk indsats eller interesse: flere afdelinger/specialer Betydeligt omfang: arbejdsindsats, udgifter Store konsekvenser

Projektarbejdet, en særlig arbejdsform og spilleregler Projektarbejdsformen = Projektorganisation med formel ansvar og autoritetsplacering + Projektstyringssystemer - sikre kvalitet, fremdrift og ressourcer + Projektkultur - medarbejdernes indstilling til opgaven og hinanden - medarbejdernes indstilling til virksomheden og projektarbejdsformen - medarbejdernes evne til at arbejde under projektets betingelser: - overlappende autoritet, usikkerhed, tidspres, afhængighed

Projektets grundelementer (5x5modellen) Projekt-opgaven Interessen-ter Projekt-ledelse Omgivel-ser Ressourcer

Projektopgaven Behov og formål: Idegrundlag: Projektets produkter: hvorfor skal projektet gennemføres? Hvordan indgår det i virksomhedens strategi, hvilken virkning og nytte? Idegrundlag: en attraktiv mulighed, en vision om løsningen, særlige egenskaber ved løsningen (projektets produkt) Projektets produkter: kravene til produktet (løsningen), udviklingen evt. konstruktion og drift (anvendelse) Ramme: tidstermin, ressourceramme, budget Dokumentation af produktet og af projektet: plan og forløb

Interessenter Anvendelse og ejerskab: Vilje og drivkraft: accept og brug af projektets produkt Vilje og drivkraft: støtte projektet med engagement, bane vejen, prioritere projektet Ressourceydelser: levere viden, kunnen og arbejdsindsats Formel godkendelse: beslutninger om projektets gennemførelse og dets produkt, formelle godkendelser Social accept: forholde sig til projektets og produktets afledte virkninger på lokalt plan eller i videre perspektiv

Omgivelser Markedsmæssige muligheder og begrænsninger: efterspørgsel, konkurrence, konjukturforhold, politiske vilkår Teknologiske muligheder og begrænsninger Omgivende systemer: dels som produktet skal fungere sammen med, dels nødvendige hjælpesystemer Fysisk miljø: plads, lokaler, temperaturforskelle m.v. Regelsæt: normer, standarder m.v. for projektarbejdet og for produktet

Ressourcer Viden og kunnen Personer Materiel, udstyr Materialer Penge

Projektledelse - 1 Formulering af projektet (kontraktudformning) og aftale om mål og rammer Tilrettelægning af fremgangsmåde og plan: strukturering og afgrænsning valg af angrebsmåde herunder beslutningsproces planlægning af projektforløb (faser) hovedaktiviteter og milepæle i hver fase Opbygning af en kompetent projektorganisation med veldefineret ansvars- og autoritetsfordeling: etablering af kompetent projektledelse tilrettelæggelse af interessenters inddragelse skabe engagement, samarbejde, kommunikation, hensigtsmæssig projektkultur og deltageradfærd sikre sammenhæng, kvalitet og effektivitet

Projektledelse - 2 Udpegning og håndtering af projektets opmærksomheds-områder: som fordrer særlig omhu, indsats eller overvågning som er afgørende for kvalitet og succes som er usikre eller risikable som rummer muligheder som evt bør udnyttes Styring af kursen, ved opbygning af hensigtsmæssige styringssystemer: kvaliteten fremdriften indsatsen engagementet økonomien

Grundmodel af projektorganisation

Projektansvarlig chef Den projektansvarlige chef skal bane vejen for projektet. Han varetager følgende opgaver:   Beslutning om projektets igangsætning, afslutning og mål: rammer og prioritet Økonomiske bevillinger: rammebudget og tillægsbevillinger Politiske og principielle beslutninger udover projektledelsens beføjelser Sikring af projektets prioritet hos virksomhedsledelsen og samordning med andre chefer Information til samt høring hos basisorganisationens samarbejdsorganer

Projektorganisation - omgivelserne

Beslutningsgruppen Beslutningsgruppen har til opgave:   At sikre en overordnet styring af projektet både fagligt, tidsmæssigt og økonomisk, herunder at fastholde projektets prioritet At sikre tilstrækkelig loyalitet omkring projektet At være forum for løsning af interessekonflikter omkring projektet At sikre projektet ressourcer og penge

Projektgruppens organisation

Projektgruppeorganisationen - krav Tænk på organisationsformens styrker og svagheder med hensyn til: Målforståelse Helhed Innovationsgrad Koordination Kvalitet Sammenhænge Terminsoverholdelse Initiativ Forpligtelse

Pause

Projektlederens 4 ledelsesopgaver   Skabe projektresultat - dvs. at skabe et projektprodukt, som er helstøbt, samt at få det taget i anvendelse således, at det får den driftsvirkning som projektformålet til­siger. Den ledelsesopgave omhandler både projektets produkt og de omgivelser, det skal sælges i og fungere i. Indadvendt ledelse - dvs. at lede projektgruppen/projektmedarbejderne. Den opga­ve består både i at bemande projektet, at skabe arbejdsdeling, samvirke, kommuni­kation og i at motivere og skabe engagement. Udadvendt ledelse - dvs. i retning af projektets interessenter, bl.a. kunde, opdrags­giver, beslutningsgruppe, referencegruppe, brugere, myndigheder. Den opgave omhandler interessentanalysen, at skabe koalitionen omkring projektet, at manøvre­re igennem politiske konflikter og bindinger, at kommunikere projektets mål og løsninger, at opnå forståelse og accept. Projektstyring - dvs. styring af projektforløbet (processen) og af kvalitet, aktivitet, tid, ressourcer, økonomi, dokumentation, etc.

Projektlederen – valg af Projektlederen skal være drivkraft i arbejdet, derfor skal der lægges vægt på: Viden om projektets helhed og om brugsverdenen for projektets produkt Forståelse for de fagdiscipliner, som skal samvirke i projektet og indblik i deres metoder og kvalitetssikring Åbenhed og kreativitet med hensyn til løsninger Udadvendthed og kontaktflader til chefer/interessenter, samt forståelse for opgaven Evne til at formidle et samarbejde i projektgruppen, på tværs af faglige skel og funktionsområder

Projektmedarbejdere Projektmedarbejderen kan have flere arbejdsfelter: Arbejde med selve projektopgaven skabe løsning/produkt og implementere Deltage i koordinering og styring af arbejdet Samvirke indad med de øvrige i projektgruppen koordinere fagligt/løsningsmæssigt med andre Samvirke udadtil tilføre projektet informationer, viden og bidrag fra egen basisorganisation påvirke egen basisorganisation til forståelse og accept af projektets løsninger aftale med egen chef om arbejdsydelser og ansvarsforhold overfor projektet

Projektmedarbejdere - kvalifikationer Har viden om brugerforhold driftsbehov/-krav, driftsøkonomi, mv. Har viden om nye løsninger Har viden om konstruktion og gennemførelse af nye systemer Har viden om projektstyring og arbejdsmetodik Har samarbejdskunnen såvel indadtil som udadtil overfor interessenter skal være gode til at kommunikere og holde kontakt til kolleger skal være åbne og objektive over for nye ideer

Projektgruppens samlede kvalifikationer Vigtige kvalifikationer for en projektgruppe som helhed: Inspiratoren – ser nye ideer og muligheder Spejderen – søger og tilfører nye oplysninger Fortaleren – gør projektet synligt Entreprenøren – skaber aktivitet Koordinatoren – holder opgaven på sporet og sikrer helhed Miljøskaberen – opretholder en sund arbejdskultur Producenten – producerer resultater

Projektorganisation - principper

Inddragelse af interessenter Det faglige aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan bidrage fagligt til løsning af projektets forskellige opgaver Det pragmatiske aspekt: fordi vi mener, at interessenten kan medvirke til at sikre projektets gennemførelse og indførelse af dets resultater Det politiske aspekt: fordi interessenten selv ønsker det Det etiske aspekt: fordi vi mener, at det er rigtigt Det formelle aspekt: fordi interessenten har krav på at blive hørt, på at kontrollere eller på at godkende

Interessentanalyse Interessentanalysen omfatter tre ting: Identifikation af interessenterne Positionsanalyse. Analyse af interessenternes forhold til projektet og hinanden Analyse af interessekonflikter og -sammenfald

Eksempel på andre interesser