Refleksion før kurset Skal du i gang med et projekt? Har du erfaringer fra projektarbejde som projektmedarbejder / som projektleder / Gode / dårlige erfaringer Hvorfor er du med i dag? Hvad vil du gerne vide mere om? Andet 

Projektarbejde Projektmedarbejder – vigtige pointer om at arbejde i et projekt

Om Projektarbejdet Øvelse : hvad er et projekt Den effektive gruppe – roller og aftaler Møder - tips Konflikter

Julemiddagen Et projekt et en enkeltstående opgave, som er begrænset i omfang, tid og ressourcer Vi laver et Gantt diagram over julemiddagen Tidsplan og milepæle

Den effektive gruppe Alle roller er vigtige I d é m a n d Analysator Specialist O p s t a r t e r Organisator Afslutter K o o r d i n a t o r Kontaktskaber Formidler Alle roller er vigtige Der bruges forskellige roller i faserne af projektet Ofte er der ikke så meget fokus på rollerne

Eksempel på gruppesammensætning Idémand Analysator Specialist Opstarter Organisator Kontaktskaber Koordinator Afslutter Formidler Der findes et utal af forskellige testtyper: Myers-Briggs De fleste mennesker dækker naturlig to til tre af rollerne. Det betyder, at et team ikke behøver at bestå af flere end 3-6 personer for at kunne fungere optimalt, forudsat at personerne kompletterer hinanden, og alle roller er repræsenteret i teamet

En gruppes sammensætning  “I en gruppe er det balancen, der er afgørende. Det, der er brug for, er ikke velafbalancerede individer, men individer, som er godt afbalanceret i forhold til hinanden. På den måde kan menneskers svage sider stives af og de stærke udnyttes fuldt ud”.

En gruppes sammensætning Overblik over gruppens profiler  “I en gruppe er det balancen, der er afgørende. Det, der er brug for, er ikke velafbalancerede individer, men individer, som er godt afbalanceret i forhold til hinanden. På den måde kan menneskers svage sider stives af og de stærke udnyttes fuldt ud”.

Projektmedarbejderen Skal have afklaret tidsforbrug mm. Kontrakt med linieledelse og accept af tidsforbrug Engagerer sig, deltager i diskussioner, bringer forslag i spil, opsøger information, - positivt medspil Kender og efterlever spillereglerne i projektgruppen Ambassadør for projektet – videndeling og formidling i organisationen http://www.teglkamp.dk/Alt%20om%20ledelse/Videndeling_er_den_effektiv_nok.pdf

Spilleregler - praktiske Fastsættes af gruppen i fællesskab   Fx de praktiske:  Alle mails navngives med Projektets navn Vi læser mails hver dag Vi svarer altid på mødeindkaldelser Vi melder afbud hvis vi ikke kommer Alle dokumenter lægges på intranettet

Spilleregler - organisatoriske Arbejdet fortsætter selvom alle ikke kan være der hver gang Det er ok at være uenige, så længe det ikke bliver personligt Inden for gruppen kan man sige hvad man vil – når noget er besluttet er man loyal overfor beslutningen Deltagerne i gruppen er aktive, sætter sig ind i emnerne og er resultatsøgende ( åbne over for kompromiser) Projektlederen styrer og uddelegerer – sørger for at alle kommer til orde – uddrager de gode ideer. Eksempler – gruppen aftaler selv…

Mødelederens rolle Hvad er egentlig formålet med mødet, og hvad skal mødet munde ud i. Gør det let at forberede sig Stram styring for alles skyld Opsummering: Ingen beslutning er truffet, før de tilhørende opgaver er uddelegeret og accepteret af de personer, der skal føre dem ud i livet! Beslutningsreferat med opgaveliste http://www.computerworld.dk/art/11323/seks-tip-til-effektive-moeder

Gode, effektive møder • Forbered dig inden mødet starter • Overvej hvad du vil sige • Kom til tiden • Spørg ind til formålet med mødet/dagsordenpunktet, hvis det er uklart for dig • Formuler dig kort og præcist - sig kun noget hvis det er nødvendigt • Vær nærværende - lyt til de andre mødedeltagere • Gentag ikke noget, der allerede er blevet sagt For mødedeltageren! Det gode møde – tips og tricks   Deltagerne Hvem deltager – er der individuelle hensyn at tage?Hvad skal de vide på forhånd? Dagsorden med bilag og beskrivelse af forventet udbytte ( start på brainstorm, beslutning ønskes, indstilling til ledermøde) Formål Hvad skal der komme ud af mødets enkelte punkter – vær forberedt og hav prioriteret punkterne Processen Fordel roller inden mødet, så referenten er forberedt fx Skab accept om dagsordenen – revider evt. Fasthold argumenter, ideer og synspunkter – evt ved at skrive i dokument på projektoren Puds din spørgeteknik af – stil åbne spørgsmål i begyndelsen og luk processen ved at opsummere. Produktet Er mødets formål opfyldt? Opsummering:Beslutninger fastholdes ved at beskrive :Mål – hensigt Midler- resurser Tid – horisont Ansvar – hvem gør hvad Referatet - flere typer: Beslutningsreferat (Hvad)Hvordan endte det?Hvad blev resultatet? Handlingsreferat (Hvem gør hvad hvornår?) Diskussionsreferat ( hvordan/hvem)Hvilke uenigheder var der?Hvem sagde hvad? Indholdsreferat (Hvordan)Hvordan hænger det sammen?Hvad er meningen Susanne 3.6.14

Konflikter Konflikter er natur – konfliktløsning er kultur Vær konkret!

Konflikttrappen Undlad at bruge mails, de er lette at misforstå, hvis man vil og de ikke er skrevet utrolig grundigt.! Især hvis I er nået til grænse nr. 2

Konfliktløsning Fire basale elementer: • at tydeliggøre problemet • at udtrykke, lytte til og forstå de følelser, det indebærer for relationen • at udtrykke, lytte til og forstå interesser, værdier og basale behov under problemet • at finde frem til løsninger, som møder alle parters behov. Lyder enkelt – men er det jo ikke!! Projektleder har et stort ansvar – Kan evt bede om hjælp i sin Styregruppe – især hvis projektet er mellem flere afdelinger eller biblioteker. http://konfliktloesning.dk/artikel/15/et_nyt_ansvar_for_leder_og_medarbejdere

Kontakt Susanne Kierkegaard. Bibliotekar og Udviklingskonsulent Roskilde Bibliotekerne · Direkte tlf.: 4631 5116 Mobil: +45 2936 9558 · susannek@roskilde.dk