Løbende forbedringer Lad dem med fingeren på pulsen komme med forbedringsforslag, prioritere imellem disse og være med til at udføre forbedringer! Skab synlighed i forhold til ansvar, løsninger og status. Gennemfør løbende forbedringer!

Om Flexkom Flexkom tilbyder praktiske Lean kurser som er tilpasset virksomhe-dernes behov! Har du behov for konsulenthjælp er vi din garant for opnåelse af ejerskab igennem vores praktiske tilgang. Vores slogan er: UDVIKLING & VÆKST – HELT ENKELT! Flexkom Lean Akademi: Lean kurser. Lean uddannelser. Gå til hjemmeside* > Vi tilbyder også prak-tiske AMU-kurser af-holdt i virksomheder. Kontakt os for et uforpligtende møde vedr. jeres udviklings-muligheder med Lean! *Hjemmeside Flexkom Lean Akademi: www.lean-kursus.dk

Indholdsfortegnelse Løbende forbedringer i Lean 4 Hvorfor på tavler? 8 Måling af forbedringer 12 Resultater 14 Implementering 15 Eksempler på forbedringstavler 17 Relaterede værktøjer 26 Forbedringer på tavler er et generelt værktøj og kræver altid tilpasning til den enkelte virksomhed og afdeling. Denne præsentation er derfor overordnet og med et eksempel, som kan give inspiration til den rigtige tavle!

Løbende forbedringer i Lean Løbende forbedringer – søgen efter perfektion – er det 5. princip i Lean. At skabe en kultur hvor organisation-en konstant gennemfører løbende forbedringer er grundstenen i Lean. Søgen efter perfektion via løbende forbedringer hører aldrig. Det er en kultur. De 5 principper i Lean: Hvad skaber værdi for kunden? Fastlæg værdikæden. Skab flow. Skab træk. Løbende forbedringer. I Lean anvendes det japanske ord ”Kaizen” om løbende forbedringer.

Hvad er løbende forbedringer? Løbende forbedringer skal køre sideløbende med de nuværende tunge forbedrings-projekter (ofte investeringer). Blitz anvendes hvor der er behov for en kortvarig fokuseret indsats. Eks. ved kortlægninger af værdikæder eller ved implementering af større ændringer. Løbende forbedringer Fokuseret indsats (blitz) Løbende forbedringer Projekter

Hvorfor løbende forbedringer? Virksomheder uden løbende forbed-ringer taber konstant terræn til konkurrenterne. Forslag til løbende forbedringer er overalt i virksomheder. Forslagene skal blot struktureres – så skaber de et stort ekstra potentiale. Den 8. spildtype i Lean handler om uudnyttet viden hos medarbejderne. Med struktureret løbende forbedringer anvendes denne viden. Viden der ellers går tabt i frustrationer og måske ligefrem i ligegyldighed.

Løbende forbedringer ! Stor Indsats Lille Medarbejdernes kendskab til værdi, spild, 5S, flow, mål mm. Afviste forslag Videresendte forslag Feedback Lille Effekt Stor Forslag til forbedringer fra medarbejderne Prioritering af forslag Påvirkning af prioritering: Strategi og målsætning Ressourcer Gennemførte forbedringer Igangværende forbedringer Loft på antallet Værktøjer: 5S og kortlægninger! Andre (Lean) værktøjer. Historik Nøgletal Dokumentation Lokal evaluering Indsats vs. mål Styregruppe

Hvorfor på tavler? Forbedringstavler handler om at skabe synlige, strukturerede og prioriterede løbende forbedringer. Tavlerne viser ansvarlig, løsnings-beskrivelse og status på opgaven. Tavler prioriterer samtidig afdelingens ressourcer til at udføre forbedringer. Årsager til tavle: Synlighed – prioritering og opgaver. Enkelthed og overblik. Synligt loft på antal opgaver. Tavlemøder giver omgående feedback. Samme fokus fra alles side. Kan også anvendes til anden information.

Hvorfor på tavler og ikke i IT? Tavler går i stedet for eks. IT*-baserede systemer og postkasser. Der er en barriere for at komme med forslag, når de skal afleveres i et IT-system eller i en postkasse. Tavler handler om at flytte ansvaret til dem der reelt kender til problemerne og derfor typisk også har de bedste løsningsforslag. Hvem skal prioritere imellem forslag når de afleveres i et IT-pro-gram eller i en post-kasse? Hvordan skal et teams samlede viden og forslag struktureres? Forbedringsforslag kan altid ”afleveres” på en tavle. Minimal barriere! *IT står for “Informationsteknologi. I denne forbindelse betegner “IT” et computerprogram til at håndtere løbende forbedringer.

Problemløsning eller forbedringer? Man kan kalde tavler det, som passer bedst til virksomhedens kultur. Ofte er disse tavler døbt ”problem-løsningstavler”. Men grundlæggende er der tale om forbedringer. Fokus er på løbende forbedringer – derfor ”Forbedringstavle”. Ordet ”forbedringer” kigger mere fremad end ”problemer”. Derfor kalder Flexkom værktøjet for en ”Forbedringstavle”. Ordvalget afhænger af virksomhedens situation og kultur.

Krav til succes Når ledelsen går forrest! At alle bidrager med forslag. At alle tager et medansvar for forbedringer! Når der er klare spilleregler! Når der afsættes tid til forbedringer. Når der løbende er succeser og klare mål. Vigtigt: At det er let at komme med forslag. Involvering i priori-tering og udførelse. Feedback! Husk: At ”spise” opgaverne i spiselige bidder! Start ikke en opgave om ”5S i hele afdelingen”.

Måling af forbedringer Mange virksomheder måler antallet af ”indkomne forslag”. Men det må dreje sig om evnen til at omsætte forslag til forbedringer. Mål derfor hellere på eksempelvis antallet af gennemførte forbedringer, produktivitetsstigning og medarbejdernes tilfredshed. Belønningssystemer bør ikke belønne medarbejdere for antallet af forslag. De bør understøtte afdelingers evne til at forbedre egen produktivitet og arbejdsmiljø.

Start med det lette Fokus er i første omgang på de ”lavthængende frugter”: Ting som irriterer os i hverdagen. Ting som vi selv kan gøre noget ved. Ting som kan gennemføres på kort tid. Ting som letter vores hverdag fra i morgen! Vi har fokus på de 3 fingre…! Hvorfor dette fokus? Ved at fjerne de lavthængende – og mest irriterende og frustrerende – frugter først, får man efterfølgende overskud til at tage fat i de større opgaver.

Resultater med forbedringstavler Forbedringsforslag forsvinder ikke i frustrationer, men omsættes om muligt til gode og effektive forbedringer. Feedback på forslag og forbedringer. Fokus på spild. Markante forbedringer for få penge. Synliggørelse af effekt. Realiserer målsætninger på tavle. Større medarbejdertilfredshed. Andre resultater: En problem kommer tidligere på bordet. Alle ved hvad over-skydende tid skal bruges til. Ingen ”død” tid (ventetid eller ”tidsudtræk”). Synligheden og involveringen skaber en enorm gejst hos medarbejderne.

Implementering Opstart på brug af forbedringstavler er let. Det svære er, at ændre måden at gennemføre forbedringer på. Samtidig kræver det en stærk vedholdenhed indtil forbedrings-tavlerne er en integreret og efterspurgt del af hverdagen! Opstarten kræver en tavle og opmærkning af denne. Udfordringerne kommer først når tavlen skal bruges. Når vaner skal ændres. Når møder skal afholdes. Det tager tid før det er en del af kulturen.

Tavleregler og dagsorden En forbedringstavle bør have klare regler og en fast dagsorden for alle møder. Udkast til regler og dagsorden – se senere. Husk – ingen pro-blemløsning til tavle-møder!

Eksempel på tavle Opbygning af tavle: Område 1: Indkomne forslag. Område 2: Prioriteringsværktøj. Område 3: Opgaveoversigt. Område 4: Andet. Se eksempler på tavlelayout > Detaljer på efterfølgende sider > Processen: 1 2 3 Frasor- teret

Eksempel på forbedringstavle Stor Indsats Lille Lille Effekt Stor Lette forbedringer Indkomne forslag Dagsorden Tavleregler Forbedringer An- svar Dato Dead- line PDCA Forbedringstavle Projekter Mål Let forbedring Projekt Måske Afvis Fast mødetidspunkt: Under opgaveover-sigten er der lavet tre felter til opslag. Eks. til: Notering af gennemførte forbedringer. Opslag om tavleregler. Opslag om fast dagsorden for tavlemøder. Eksempler på tavler >

Eksempel på tavle Indkomne forslag: Her hænges alle forslag op. De skrives eks. på post-its. Forslag kan komme fra alle. Også ledere. Her sker ingen prioritering. Alle tænkelige forslag kan hænges op. Store som små. Nogle forslag kan være så hurtige at gennemføre, at de straks igangsættes efter næste tavlemøde – uden at komme på opgaveoversigten. Husk at skrive dato og navn på forslag.

Eksempel på tavle Prioritering: Først konsolideres forslag. Overlappende forslag slås sammen. Herefter prioriteres forslag på tavle-mødet ved at hænge dem op i prioriteringsområdet på tavlen. Forslag der ikke startes bliver hængende i prioriteringsområdet. Prioritering: Forslag prioriteres ud fra deres effekt og indsatsen der skal til at gennemføre forslaget. Effekt defineres af medarbejderne. Eks. besparelse (kroner eller energiforbrug), effektivisering, ergonomi, flow, arbejdsmiljø mm.

Eksempel på tavle Opgaveoversigt: Her overføres de 5 udvalgte forbedringer fra prioriteringen. De 5 opgaver beskrives kort. Ansvar placeres og dato for opstart og målsat færdiggørelse tilføjes. Loftet på 5 igangværende opgaver er opdelt i 3 lette forbedringer og 2 projekter. Dette sikrer at projek-ter ikke ”overtager” tavlen. Samtidigt sikres løbende succesoplevelse. PDCA anvendes til status – se næste side >

Eksempel på tavle PDCA – Plan, Do, Check, Act: PDCA anvendes for at sikre, at en løsning ikke blot implementeres, men at det også tjekkes at løsningen er optimal. Ellers skal den tilrettes. PDCA vises visuelt som et hjul der drejes via Planlæg > Implementér > Tjek løsning > Tilpas eventuelt. PDCA kommer fra engelsk og står for Plan, Do, Check og Act. PDCA sikrer at der følges op på løsninger, så eventuelle fejl rettes. P A D C

Eksempel på tavle Fast dagsorden (udkast): Status på igangværende opgaver. Prioritering af indkomne forslag. Sætte nye opgaver i gang. Opfølgning på målsætninger. Evt. Hele afdelingen deltager i tavlemøder. Husk evt. at evaluere på afsluttede opgaver hvis det ønskes.

Eksempel på tavle Regler (udkast): Møde én gang per uge. Varighed max. 20 min. Stående møder. Ingen problemløsning på møder. Forslag skal have navn og dato. Forslag skal afleveres inden møde. Leder er ordstyrer. Andre vigtige emner der kan være relevante i reglerne: Det kræver ingen løsning at komme med et forslag. Forslagsstiller bliver ikke nødvendigvis ansvarlig for opgaven.

Relaterede Lean-værktøjer En forbedringstavle passer godt sammen med 5S. De forslag til forbedringer som en 5S-patrulje finder, kan enten afleveres som forslag eller man kan lave et særskilt område til igangværende 5S-opgaver på tavlen. Læs mere om 5S, 5S-patrulje og andre relaterede værktøjer på Flexkom.dk