Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Orienteringsmøde for AU´s tillidsrepræsentanter den 29. oktober - HR-Sporet Den Administrative forandringsproces og HR-sporets projekter: -sporbeskrivelse godkendt den formål forandringsprojektets HR-spor er at bidrage til etablering af en sammenhængende, professionel og effektiv personaleadministration samt HR- organisation, der gør det muligt at effektuere AU´s strategi -nedsat 4 projektgrupper

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T HR-sporets 4 projekter:  Projekt 1: Fastlægge opgavesammensætningen for en ny HR-organisation med fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling, arbejdsmiljø samt understøttelse af rekrutteringsprocesser  Projekt 2: Fastlæggelse af den personaleadministrative snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne – herunder fastlæggelse af en standardisering af ansættelsesprocedurerne  Projekt 3: Digitalisering af de personaleadministrative område  Delprojekt – etablering af digitalt personarkiv, som tager udgangspunkt i Scanjour  Projekt 4: Strategisk og driftmæssig anvendelse af SLS

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Projekt 1: Fastlægge opgavesammensætningen for en ny HR-organisation  Baggrund: Behov for at få koordineret og styrket indsatsen på HR-området  Projektets hovedresultat/mål: at fremkomme med et beslutningsforslag, hvor der redegøres for et forslag til en opgave- og kompetencesammensætning for en ny HR-organisation på centralt og decentralt niveau med særlig fokus på kompetenceudvikling, lederudvikling, talentudvikling, medarbejderudvikling og arbejdsmiljø samt forslag til understøttelse af rekrutteringsprocesser  Værdi for AU: F.eks. tiltrækning af flere nationale/internationale medarbejdere (VIP/TAP), fastholdelse af medarbejdere, professionalisering af ledelsen, branding af AU som en attraktiv arbejdsplads  Tidsfrist for udarbejdelse af beslutningsforslag er ultimo februar 2009  Projektgruppen er sammensat på baggrund af deltagernes faglige kompetencer

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Projekt 2: Fastlæggelse af den personaleadministrative snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne  Baggrund: En målsætning om fastlæggelse af hensigtsmæssige og ens personaleadministrative snitflader mellem fællesadministrationen og hovedområderne, og en standardisering af de administrative processer eksempelvis i forbindelse med ansættelse af personale (VIP/TAP) og efterfølgende personaleadministration. En effektivisering og professionalisering af ansættelsesprocessen skal sikre procedurer, der sikrer hurtig ansættelse uden anvendelse af nævneværdige flere ressourcer end i dag (jf. ønske om færre sagsoverdragelser og færre procestrin) uden at gå på kompromis med kvaliteten i opgavevaretagelsen  Projektets hovedresultat/mål: Komme med beslutningsforslag til fastlæggelse af en personale administrativ snitflade mellem fællesadministrationen og hovedområderne mhp. at de personaleadministrative opgaver varetages bedst muligt og så tæt på beslutningstagerne  Værdi for AU: Slutresultatet kan være frigivelse af personaleadministrative ressourcer og eller sikre, at et forøget antal ansættelser gennemføres hurtigt og professionelt uden anvendelse af nævneværdige flere ressourcer end i dag.  Tidsfrist for udarbejdelse af beslutningsforslag er: ultimo februar 2009  Projektgruppen er sammensat på baggrund af deltagernes faglige kompetencer

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Projekt 3: Digitalisering af det personaleadministrative område  Baggrund: AU har brug for at fungere administrativt som et system. Der skal ske en kortlægning af systembehovet på det administrative område, samt en kortlægning af området for at finde eksisterende systemer, som i en overgangsperiode kan fremme mere digitalisering på området. Der samarbejdes med Økonomistyrelsen samt andre danske universiteter og at finde frem til digitale systemer, der understøtter de personaleadministrative rutiner på universiteter.  Projektets hovedresultat/mål på sigt: At etablere et fælles og sammenhængende digitalt, professionelt personaleadministrativt system, der understøtter de personaleadministrative opgaver og arbejdsflows (ansættelsesflow, ferieafholdelse/bestilling, sygefravær, osv) på hele AU  Delprojekt: Delprojektgruppe udarbejder forslag til etablering af et digitalt personarkiv, som tager udgangspunkt i Scanjour, der anvendes på alle hovedområder i forskellige versioner og i varieret grad  Værdi for AU: Et system vil sandsynligvis medføre at den samlede personaleadministration på AU vil kunne udføres med færre resourcer. Mere effektivt med et standardsystem frem for flere individuelt tilpassede systemer som ikke taler sammen, bedre ledelsesinformation  Tidsfrist for udarbejdelse af beslutningsforslag er: ultimo maj herefter implementering Arbejdsgruppen (digitalt personarkiv) gennemfører analyse i september/oktober/november – implementering ved årsskiftet  Projektgruppen + delprojektgruppen er sammensat på baggrund af deltagernes faglige kompetencer

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Projekt 4: Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS  Baggrund: For at kunne standardisere og decentralisere udfærdigelse af ansættelsesbreve samt lave valide dataudtræk (f.eks. registrering af sygefravær) af SLS på hovedområderne skal der være en ensartet anvendelse af koder og udfyldelse af felter i SLS  Projektets hovedresultat/mål: At sikre gennemskuelighed i lønsystemet på tværs af alle hovedomområder på AU – fremkomme med beslutningsforslag til ensartet anvendelse af SLS  Værdi for AU: Gennemskuelighed og sammenlignelighed på tværs af AU  Tidsfrist for udarbejdelse af beslutningsforslag: ultimo maj 2009  Projektgruppen er sammensat på baggrund af deltagernes faglige kompetencer

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Afrunding  Forudsætning for projekternes succes er udover bl.a. effektiv projektledelse og projektdeltagelse, at involverede medarbejdere og ledere er parate til forandringer på det personaleadministrative område, da standardisering vil komme til at betyde en ændring i de sædvanlige arbejdsprocesser, som de er organiseret i dag.  Udpegning af en personalerepræsentant til HR- Sporets Sporgruppe (Anders Roed, Per Henriksen, Per L. Johansen)  Spørgsmål kan rettes til

Lise Aaen A A R H U S U N I V E R S I T E T Sporleder: Ole Bjørn Hansen Koordinator: Lise Aaen Referencegruppe: Personaleansvarlige på hovedområderne Projekt 1 Fastlægge opgave- sammensætningen for en ny HR-organisation med fokus på kompetence-, leder-, talent-, og med- arbejderudvikling samt understøtte rekrutterings- processerne på hoved- områderne Projekt 2 Fastlægge den personale- administrative snitflade mellem en fælles perso- leadministration og hovedområderne – (standardisering af ansættelsesprocedurer) Projekt 3 Digitalisering af det per- sonaleadministrative område (digitalt person- arkiv samt personale- administrative flows) Projekt 4 Strategisk og driftsmæssig anvendelse af SLS Organisering af HR-Sporet Sporgruppe: Per Henriksen,SAM Per L. Johansen, DPU Anders Roed, SUN NN Personalerepr.