Velkommen til Grundkursus Tema 2 Afdelingsbestyrelsen på arbejde Afdelingsbestyrelsens 5 bud?

Afdelingsbestyrelsens 5 bud 1. Du er valgt til at træffe beslutninger – ikke til at administrere. 2. Du er tillidsrepræsentant for alle beboerne. 3. Du er beboernes kontaktled til administrationen og HB. Du skal fungere som igangsætter – og ikke udføre alle praktiske opgaver i afdelingen. 5. Du skal vide og vise, at de andre beboeres holdninger og meninger er lige så meget værd som dine, selv om du sidder i afdelingsbestyrelsen, og måske ikke altid er enig.

Kursus disposition Formål: At give deltagerne et dybere kendskab til afdelingsbestyrelsens opgaver og arbejdsform. Indhold og emner: Beboernes rettigheder Afdelingens forretningsorden. Bestyrelsesmødet, herunder dagsorden, referat, samarbejde osv. Afdelings- og budgetmøder gennemgås, herunder: indkaldelse, afvikling, referent- og dirigentroller Afdelingsbestyrelsens Rådighedsbeløb Finansiering af fællessociale aktiviteter Fremtidsperspektivet i afdelingsbestyrelsens arbejde, herunder: Visioner og helhedsplaner Optakt til Grundkursus Tema 3 Afdelingens vedligeholdelsesplan og budget Gennemgang af, hvordan budgetterne udarbejdes

Lovgrundlag og AL2boligs vedtægter og forretningsorden Lov om almene boliger m.v. Kapitel 2 §33 - §44 Beboerdemokrati http://bl.dk/media/489056/Lov-om-almene-boliger-nr-1023.pdf Al2boligs vision og værdigrundlag http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=7441 AL2boligs vedtægter Kapitel 4 §14 - §18 http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=25 Standardforretningsorden f.eks. Afd. 101 Engparken http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=3873 Afdelingen 114’s tilføjelse til forretningsorden http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=3211

Beboernes rettigheder Se BL’s pjece Ny i afdelingsbestyrelsen side 27 - 31 http://www.e-pages.dk/bl/3/ Brugsretten over lejligheden Installationsret Ret til at opsætte antenne/parabol Råderet og godtgørelse for forbedringer Ret til at søge anden bolig efter ventelistereglerne Bytteret Fremlejeret Ret til at andre i husstanden kan fortsætte lejemålet Ret til at deltage i beboerdemokratiet

Råderet forbedringer Kollektiv råderet Individuelle råderet Den kollektive råderet udøves således, at det er afdelingsmødet, der træffer beslutning om arbejdernes udførelse, og således at den enkelte lejer kan beslutte, om lejeren ønsker at gøre brug af råderetsarbejderne, herunder evt. med mulighed for at individuelle ønsker imødekommes. Det er afdelingen der finansierer råderetsarbejderne, og lejerne vil blive pålignet en huslejeforhøjelse. Individuelle råderet De individuelle råderetsregler indebærer, at lejeren i princippet frit kan modernisere lejemålet efter egne ønsker. Forinden skal arbejdet godkendes af organisationen. De individuelle råderetsarbejder finansieres af lejeren selv, og lejeren vil kunne kræve godtgørelse for de afholdte udgifter ved fraflytning af lejemålet. Godtgørelsen er begrænset til et maksimum beløb. Der stilles en række nærmere betingelser vedrørende den individuelle råderet, som fremgår af driftsbekendtgørelsen.

Afdelingsbestyrelsens samarbjdspartnere Hovedbestyrelse http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=3104 Administration http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=55 http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=7311 Kontaktperson i hovedbestyrelsen 2014 - 2015 Vejledning i samarbejde med ejendomsfunktionær og inspektør Tavshedspligt og Tavshedserklæring

Afdelingsbestyrelsens arbejdskalender året opdelt i hovedområder Hele året: – Løbende samarbejde med afdelingens varmemester, og AL2boligs administration omkring den daglige drift og afhjælpning af problemer i afdelingen. Første kvartal: – Gennemgang af forrige års regnskab. Hvordan gik det? Hvad bør vi gøre ved det? Eventuelt regnskabsmøde med godkendelse af regnskabet og valg til bestyrelsen Andet kvartal: – ”Markvandring” – vurdering af afdelingens tilstand. Hvilke ønsker har vi til afdelingens vedligeholdelse, nyanskaffelser og udvikling, samt forberedelse af budget for det følgende år? Tredje kvartal: – Finpudsning af budgettet og afholdelse af beboermøde, med budgetgodkendelse og valg til afdelingsbestyrelsen. Fjerde kvartal: – Planlægning af hvilke arbejder og ændringer der skal gennemføres som konsekvens af det vedtagne budget.

Afdelingsmøderne Ordinært Budgetmøde eventuelt Regnskabsmøde Frister Ekstraordinære afdelingsmøder Adgangsret – stemmeret – beslutninger Fuldmagter? Urafstemninger Mødereferater

Hvad forgår der på Afdelingsmøderne Godkender regnskab og (budget) Behandling af forslag vedr.: Forbedringer og fornyelse Drift og brug af fælleslokaler Etablering/igangsætning af aktiviteter Ordensregler Vedligeholdelsesregler Kollektiv råderet og udvidet individuel råderet Påser og påtaler økonomi, drift og orden

Afdelings- og budgetmøder minimums dagsorden Dagsordenen for afdelingsmødet skal, jf. § 14 og stk. 4 og 6, omfatte følgende punkter: 1) Valg af dirigent. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde. 3) Behandling af eventuelt indkomne forslag. 4) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. 5) Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 6) Eventuelt valg af repræsentantskabsmedlemmer. 7) Eventuelt.  stk. 4 Afdelingsmødet kan beslutte, at årsregnskab skal forelægges afdelingsmødet til godkendelse. Er dette besluttet, skal der inden 5 måneder efter regnskabsårets slutning afholdes yderligere et ordinært afdelingsmøde i den pågældende afdeling (regnskabsmødet) Stk. 6. Det afdelingsmøde, hvor der vælges bestyrelsesmedlemmer, beslutter, om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger formand for afdelingsbestyrelsen, og om afdelingsmødet eller afdelingsbestyrelsen vælger medlemmer til repræsentantskabet.

Huskeliste for afholdelse af afdelingsmøder I løbet af foråret modtager afdelingsbestyrelsen besked fra administrationen, om at fastsætte mødedato for efterårets budgetmøde. Mødet afholdes i perioden ca. 20. august – 20. september. Møde i afdelingsbestyrelsen med 1. Fastsættelse af mødedato 2. Mødelokale reserveres 3. Fordeling af opgaver i afdelingsbestyrelsen - Udarbejdelse af dagsorden - Forberedelse af skriftlig beretning - Hvem er på valg / genvalg? - Inden ca. 1. juni gives besked til administrationen om mødedato og reservation af lokale. - Arrangement i øvrigt 4. Eventuelle forslag fra afdelingsbestyrelsen overvejes. Se resten af listen på http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=7311

Afdelingsbestyrelsens forretningsorden Forretningsordenen er altid underlagt lovgivningen og Boligforeningens vedtægter Forretningsordenen indeholder spillereglerne for de enkelte afdelingsbestyrelser Forretningsordenen fastsætter afdelingsbestyrelsens størrelse Forretningsordenen afgør om der holdes Regnskabsmøde Forretningsordenen fastsætter bl.a regler for: Valg af afdelingsformand Valg på afdelingsmødet eller Konstituering i afdelingsbestyrelsen Regler for udpegning af repræsentantskabsmedlemmer Se eksempler på standard forretningsorden (afd. 315) og tilpasset (114) på hhv.: http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=1110 http://www.al2bolig.dk/Default.aspx?ID=3211

Primus inter pares Afdelingsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter har taleret Suppleanter dog kun hvis de har møderet ved bestyrelsesmøder Afdelingsbestyrelsesmedlemmer har stemmeret Afdelingsformanden er afdelingsbestyrelsens kontaktperson overfor hovedbestyresen og administrationen

Afdelingsbestyrelsesmøder eksempel på dagsorden 1. Valg af referent 2. Godkendelse af referatet fra mødet den 30. september 2014 3. Aktuelle meddelelser 4. Nyt fra udvalgene 5. Fastsættelse af dato for maling af plankeværk , havelåger samt diverse overbygninger 6. Snerydning og glatføre bekæmpelse 7. Den grønne affalds ø 8. Smæklås i døren til vaskeriet 9. Placering af henvisningskilt til nr. 67-109 10. Ekstra støbning til fugleredegyngen 11. Drøftelse om der skal foretages renovering af garagen 12. Eventuelt

Lidt om hvilke penge afdelingsbestyrelsen direkte kan råde over Afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb der budgetteres i 2014 med max. 1.972 kr. pr. medlem Afdelingsbestyrelsen kan medregne suppleanter, hvis de deltager i bestyrelses-aktivitetrne. Arrangementer for beboere – f.eks. fællesspisninger fester og udflugter. Beløbet ”fastlægges” af afdelingsbestyrelsen, der så får det indregnet i budgettet (konto 119)

Visioner og helhedsplaner Visioner Hvor vil vi hen? Hvordan ønsker vi at afdelingen skal udvikle sig mht. Bygninger og udearealer Beboerservice De boligsociale forhold Vedligeholdelses- og Helhedsplaner Afdelingens vedligeholdelsesplan også kaldet langtidsbudgettet handler om, hvordan vi bevarer status quo – den nuværende tilstand. Helhedsplanener er mere omfattende og beskriver større forandring f.eks. total renovering af en afdeling, så den bringes op til dagens standard. Klima - døre, vinduer, murværk, varmesystem etc. Modernisering - køkken, bad etc. Udeområder Beboerservice Det sociale liv i afdelingen