f-sektor.tnb.aau.dk/~pblcms Claus Monrad Spliid clauss@plan.aau.dk

Mål for PV15 Fokusere på projektets afsluttende faser fokusere på refleksion som en vigtig del af læringen fokusere på procesanalysen som værktøj til fastholdelse af akkumulerede erfaringer gennem bevidst refleksion over væsentlige valg introducere værktøjer til støtte for arbejdet med procesanalysen

Værdien af procesanalyse (PV15) Mindre tidsspilde Mindre hastværk Mere effektivitet/efficiens Klarere kommunikation Bedre overblik Holdbart engagement Synlig motivation Undgåelse af stress - Såfremt gruppen sætter tid af til en målrettet snak og opfølgning…….

Proces- analyse Læringsmål Organisering og planlægn. Ressourcer (intern/ekstern) Proces- analyse Valg og beslutninger Læreproces Projektarbejdets evalueringsfunktion (Kommunikations- og koordineringsproces)

Værktøjskasse Udfyld skema individuelt nu og gennemdiskuter senere i gruppen Fastholde ... Mere af ... Mindre af ... Nye eksperimenter ... Stoppe …

Lav eget mindmap Hvad har været på spil? Hvilke faktorer har haft væsentlig betydning? – hvilke skal have øget betydning? Hvordan har faktorerne påvirket hinanden indbyrdes? Hvordan afskærme forstyrrende faktorer? Mindmapping drejer sig ikke om ”hvem”, men om ”hvad – hvordan – hvorfor”

Projektledelsens nøgleord Projektets afsluttende fase - statusmøder morgen-middag-fyraften faste dagsordener (med mål) To-Do-lister - deadlines - beslutningskompetence aktive roller (arbejdere, koordinator, fokus-betjent, opfølger, kvalitetskontrollør, pause-chef, indpisker/igangsætter, mv.) brug STOPur ved diskussioner motivationsfaktorer humørbarometer

Projektledelsens nøgleord Projektets afsluttende fase - fastholdelse af fælles mål - overblik og sammenhæng - engagement, loyalitet og overskud - kvalitetskriterier - ressourcestyring Projektets interne evaluering stille de gode spørgsmål diskutere de forskellige svarmuligheder

P1-projekteksamen 2010 – afsløring af mangler!!!!!!!!! Overfladisk vs. dybere faglig forståelse!!!!! - faglige begrebers betydning (præcis/korrekt) - teoriers/modellers betydning, anvendelse, brugbarhed og sammenhænge analyse/produkt færdiggøres diskussion (af produkt/analyseresultater i fht. grundlaget fra teori/modeller) perspektivering af projektets viden refleksion (systematisk? kritisk?) - projektpræsentation (mest gengivelse fremfor formidling af forståelse – budskabet? værdi?)

P1-procesanalyser 2010 – mangler!!!!!!! Overfladisk vs. dybere forståelse!!!!! Nogle gør det rigtig godt, nogle kan gøre det bedre: dokumentation analyse (i fht. mål/hensigter, eksperimenter, hændelser, afvigelser, teorier/modeller mv.) handlemuligheder/alternativer Læs om hvordan refleksion kan systematiseres https://f-sektor.tnb.aau.dk/~slpcms/mm7_triple.htm

Spørgsmål til dine egne pointer Bliver det bedre af mere af det samme – eller skal der noget andet til? Bliver du bedre af at gøre det samme – eller vil du prøve at gøre noget andet?

Hvordan ser din kompetenceprofil ud nu? Hvad vil du yderligere opnå? Individuel opgave Hvordan ser din kompetenceprofil ud nu? Hvad vil du yderligere opnå?

Generelle problemer i grupper (RUC) Gruppedynamikken lider under - dårlig gruppeorganisering - manglende åbenhed om personlige roller - for lidt aktiv lytning - for ringe konfliktbearbejdning - der evalueres for lidt og for tilfældigt Kilde: Gruppedoktor Arno Kaae, RUC

Generelle problemer i grupper (RUC) ”Resultatet er ofte et stækket samspil, frem for et udviklende samarbejde i stadig fornyelse, der fremmer den enkeltes tryghed og engagement” Kilde: Gruppedoktor Arno Kaae, RUC

Generelle problemer i grupper (AAU) Gruppedynamikken lider under tilfældig planlægning dårlig gruppeorganisering ineffektiv læring ineffektiv kommunikation dårlig konflikthåndtering manglende/tilfældig evaluering Kilde: SLP-gruppen, AAU

Organisationens hovedfunktioner ? Forskellige niveauer gruppe/individuel planlægn./refleksion projekt/rapport Management Ledelse&Styring For at forbedre processen må man kunne adskille delprocesserne Socialt? Afslapning? ”Læring” Operation Arbejde/samle Design R&D

Tidsstyringsmatricen Steven R. Covey – 7 gode vaner For meget  udbrændthed stress kriseledelse HASTER HASTER IKKE Resultater: Løser opgaverne Kriseledelse Er i ”brændingen” Adrenalin Betydning - måske I II Resultater: Vision og perspektiv Kontrol Disciplin Balance Relationer P/PE balance Kriser Presserende problemer Tidsfrister Mødeforberedelse Forberedelse Forebyggelse Værdiafklaring Planlægning Bygge relationer Nødvendig afslapning Delegering VIGTIGT Hvis det bliver for meget … Resultater: Kort tidshorisont Kriseledelse Planer og mål værdiløse ”Offer” Afbrydelser Unødvendige rapporter Uvæsentlige møder telefonopkald, post Andres opgaver Trivialiteter Visse telefonopkald Tidsspilde ”Flugt” aktiviteter Irrelevant mail For meget TV Populære aktiviteter Behagelige aktiviteter IKKE VIGTIGT Resultater ? III IV

Hvordan har gruppen brugt/styret tiden? Steven R. Covey – 7 gode vaner Hvordan prioriterer gruppen tiden? HASTER HASTER IKKE I II Kriser Presserende problemer Tidsfrister Mødeforberedelse Diskussioner Forberedelse Forebyggelse Værdiafklaring Planlægning Bygge relationer Nødvendig afslapning Delegering … så dette kan styres Hold fokus her VIGTIGT Afbrydelser Unødvendige opgaver Uvæsentlige møder, telefonopkald, post Andres opgaver Trivialiteter Visse telefonopkald Tidsspilde ”Flugt” aktiviteter Irrelevant mail For meget spil … og dette undgås. … hvorved dette minimeres IKKE VIGTIGT III IV

Hvad er de 5 væsentligste krav til en god procesanalyse? Øvelse Hvad er de 5 væsentligste krav til en god procesanalyse? Hvad vil I opnå?

Hvad er dét, der gør (har gjort) en forskel?

Bedre eksempel 1/2 (midtvejsrefleksion) Vi er begyndt at have en projektleder i vores gruppe. Projektlederen skal have det overordnede overblik. Han/hun skal vide hvad vi skal lave nu, og hvad der mangler. Personen skal lede og organisere arbejdet. Projektlederne vil være fritaget for samme arbejdsbyrde som resten af gruppen. Vi valgte at have en projektleder, da vi alle syntes, at arbejdet med projektet blev meget uoverskueligt. Vi manglede en der havde det store overblik over hele projektet. Vores projekt skal udarbejdes som [XXX], det var derfor også projektlederens arbejde at sikre, at vores projekt opfyldte kravene til [XXX].

Bedre eksempel 2/2 (midtvejsrefleksion) Vi tror, at grunden til vi mistede overblikket, var, at vi hver arbejdede med hvert vores emne, og sad derfor fordybet i vores eget emne. Vi havde derfor ikke så stort et indblik, i hvad de andre havde skrevet og hvad der manglede. Dette har vi også prøvet at løse, ved at …… Projektlederrollen skifter mellem gruppemedlemmerne, som vi selv synes det passer. Der er måske også perioder af projektperioden hvor vi ikke har brug for nogle. HVORDAN GIK DET SÅ? Hvordan sikrede I målopfyldelse? Hvad har I lært af det? Gode råd?

Den gode analyse - OPSKRIFTEN HVAD? => konkrete mål med valg/handling, opnå HVORFOR? => begrundelser, baggrund, undgå MULIGHEDER? => alternativer, beslutninger, parallelle handlinger og procedurer HVORDAN? => konkrete fremgangsmåder, styring, værktøjer HVORDAN gik det? => styring, evaluering, resultater, konsekvenser => HVORFOR gik det (ikke)? => analyse, refleksioner, begrundelser HVAD lært? => diskussion => fremtidigt fokus GODE RÅD? => konkrete handleanvisninger til fremtidigt projektsamarbejde

Teori om refleksion

Refleksion – hvad er det? Kommer af det latinske re-flectere, re-flecto = bøje tilbage. Dvs. tænke grundigt og bevidst tilbage på og over noget, - fx. et forløb, en proces - som har fundet sted. Desuden: Analysere det mhp. at benytte resultatet til fremtidig forandring og forbedring

Analytisk refleksion Genfortælle OG relatere (skabe mening ud af) TILBAGEBLIK efter mønstre og generaliseringer (og efter bemærkelsesværdige undtagelser) hvad – hvordan – hvorfor Fremskrive OG relatere (skabe mening med) SE FREMAD mod anvendelse og afprøvning hvorfor – hvad – hvordan

Refleksion er samskabelse Udvikling på baggrund af succes Anerkendelse af hinandens kompetencer, gøre mere af dét man er god til Udvikling på baggrund af fejl Formulere ”gode råd”, mål, intentioner Processen Dybdelæring: Forstå sammenhænge – forestille sig bedre situation – skabe grundlag

Læs om single-, double- og triple-loop læring

After Action Review (AAR) Elkjær fik brug for en AAR i 1984 http://www.youtube.com/watch?v=mHInOfyxNro Figur modificeret efter http://www.nwlink.com/~donclark/leader/leadaar.html Læs kort artikel på dansk http://www.kommunikationsforum.dk/default.asp?articleid=12359

Factors significant for an efficient and effective project Goals Activities PM Tools Personal issues [Structure] Planning Revisions Time-schedule Planner Top-Tail Problem Statement Research Design Discipline Motivation Engagement Attention [Efficiency] Decisions Task division Focus Agenda Moderator Collaboration agreement Trust Confidence Awareness [Learning] Discussions Writing Feedback (incl. facilitation) Problem Learning outcomes Peer learning Log Ambitions Preparation Sharing [Familiarity] Communication Social activities Evaluation Tests on styles of learning & working Openness

Hvad er logikken bag styring? Synlighed – kontrollere vigtigste faktorer projektstruktur (research design) tidsplan vidensdeling Black box – agency (OBH) beslutninger refleksion læring muligheder……………..

Refleksions logik? Reflection-in-action (Schön) ”det gir mening” små skridt (evolution fremfor revolution) ”where do we go from here” (iterationer) lære mere ud fra noget allerede kendt Reflection-on-action (Kolb) skabe (ny) forståelse dialog, forhandling, beslutning, valg “where are we now” lære noget nyt – “AHA-læring”

Refleksion på forskellige niveauer 1. We will make it Bekræfte mønstre 7. Just do it Skabe resultater 2. Værktøjsks. Vi har det vi har 3. Alternativer Hvad gør andre? 4. Intention/mål Hvad står vi for? Hvorfor er vi her? Hvad vil vi? 5. Eksperiment Nye mønstre dannes 6. Selvstændig Ny arbejdsform Refleksion på forskellige niveauer Høflig samtale Diskussion Dialog Med-skabelse Inspireret af Katrine Schumann og Otto Scharmer, 2006

Procesanalyse på trods af ”voices” Høflig samtale Diskussion Dialog Med-skabelse Voice of Judgement Hvad vil andre sige? Voice of Cynicism Har vi tid? Øjeblikkelig handling Voice of Fear Gør vi det rigtige? Hvad står vi for? Hvorfor er vi her? Hvad vil vi? Inspireret af Katrine Schumann og Otto Scharmer, 2006

Hvad er problemet? muligheder…..valg..…alternativer….valg… Projektstyring er virkelighed Beslutninger Strukturering Metode Kompleksitet Refleksion Læring som en konsekvens af ????????

uden hele tiden at holde øjnene på bolden …” ”… vi øver os i at drible uden hele tiden at holde øjnene på bolden …”

MSQ-læringscirkel

Udgangspunktet ved projektstart

Organisationens liv – et tilbageblik Dannelse Indledning Hvedebrødsdage Integration Konflikt Stilstand Modenhed Adskillelse Etablering af organisation Projektets formelle rammer Idéfase – valg af problemområde Dokumentation af problem og præcision af mål Problemformulering og læringsmæssige delmål Tekniske kravspecifikationer Problemløsning Diskussion og konklusion Kvalitetskontrol Projektrapport trykkes Præsentation og evaluering Lukning af projekt

Engagement og kompetence

Situationsbestemt ledelse Blanchard, 2001

Samarbejde

Rekonstruktion af logbog Materiale Logbog Værdier og visioner - Målformulering og strategier Delmål – Brainstorm - Gule sedler - Milepælsplan Gannt-kort – Ugeplaner - Total planlægning Interaktiv planlægning - Faglig Social Kontrakt (grp.) Faglig Kontrakt (vejledere) – Dagsorden - Referat Logbog – Runder - Konflikt(op)løsning - Teamroller Rollerotation - Myers-Briggs – Regnbuetest – Grp. profil Rollefunktioner – Socialkultur - Mødekultur Vejledertypologi – Mødeplanlægning - AFEL/GAFL Beslutningsaccept - Bloom - MSQ-læringscirkel oa. Rekonstruktion af logbog

Kriterier Procesanalysen kan ses som projektgruppens dokumentation overfor censor og eksaminatorer på, at gruppen opfylder studieordningens læringsmål. - Den anvender naturligt begreber, der er centrale til forståelse af læreprocessen, ligesom mål, trufne beslutninger, valg og fravalg er begrundede. - Den overholder studieordningens bestemmelser og afleveres senest på det af studienævnet fastsatte tidspunkt. - Procesanalysen forventes af ville få et omfang på max. 10 sider. Dertil kommer bilagsmateriale.

Kommentaren til procesanalysen Se eksempler på web-site Liste over intro værktøjer Projektplanlægning og -styring Værdier og visioner Målformulering og strategier Logbog Brainstorm Gule sedler Problemformulering Milepælsplan Ugeplaner Gannt-kort Rollefunktioner Total planlægning Interaktiv planlægning Gruppesamarbejde Faglig Social Kontrakt Dagsorden Referat Runder Teamroller og Regnbuetest Myers-Briggs Rollerotation OBH-model Socialkultur Mødekultur Konflikt(op)løsning Vejledersamarbejde Værdier og visioner Målformulering og strategier Faglig Kontrakt Mødeplanlægning Dagsorden Referat Vejledertypologi Delmål Læreproces Værdier og visioner for læring AFEL/GAFL Læringsstil Beslutningsaccept Problem baseret læring Problemformulering Projektstrukturering Blooms taksonomi MSQ-læringscirkel

God praksis for procesanalysen Forside (med gruppenummer og navne) Indholdsfortegnelse Indledning formål og mål med procesanalysen overblik over projektforløbet/projektprocesen (tekst + mindmap + faseoversigt) (Selve procesanalysen) Konklusion på procesanalysen vigtigste læring, værktøjer og gode råd operationalisering Afslutning diskussion og perspektivering af procesanalysearbejdet Bilag -FSK, faseoversigt, tidsplaner,

Mål for / forventninger til projektarbejdet og projektmanagement Strukturforslag Indledning Mål for / forventninger til projektarbejdet og projektmanagement Projektplanlægning og -styring Samarbejde i gruppen Samarbejde med vejledere Læreproces (struktur, PF, metode, mv.) Integration af nye gruppemedlemmer Konklusion på P1 – værktøjer og gode råd / operationaliseret fremadrettethed Afslutning / diskussion af arbejdet med procesanalysen for P1 http://f-sektor.tnb.aau.dk/~slpcms/mm7_procesanastruk.htm

Karakteristika for procesanalysearbejdet Fiasko (når udelukkende) tilfældigt beskrivelse tro/tænke/føle-orienteret gengivelse udokumenteret, underforstået hukommelses/erfaringsbaseret individorienteret uddelegering, fragmentering usikre/ubegrundede valg Succes (når hovedsagelig) systematisk beskrivelse, analyse, vurdering velovervejet, velargumenteret refleksion konkret/eksplicit mål- og aktivitetsorienteret gruppeorienteret input/diskussion med alle i grp. bevidste og begrundede valg

Under procesanalysearbejdet Fokus på mål Fokus på det væsentlige (beslutninger, handlinger, funktioner, roller - og heraf følgende konsekvenser, erkendelser, etc.) Fokus på afklaring og anerkendelse Fokus på analyse og konklusion Fokus på accept frem for enighed

Kommunikation – Engagement – Vidensdeling Hvad har været på spil i din gruppe?

Under procesanalysearbejdet Fordelingen af tiden 25% Hvad var målet? Hvad var planlagt? Hvad skete der? 25% Hvordan gik det og hvorfor gik det som det gjorde? 50% Hvad skal der ske næste gang for at det kan gøres bedre? (for at opnå en bedre proces og/eller et bedre resultat?)

Efter procesanalysearbejdet Kvalitetsvurdering (i fht. mål) Vurdering af arbejdet med procesanalysen (hvad har gruppen lært om arbejdet med procesanalyse? om portfolio?) Renskrivning og aflevering Hvordan præsentere PA til P1-eksamen?

PA-præsentation til eksamen Indhold Mål/hensigter, succes/fiaskokriterier Væsentlige/skelsættende hændelser med tilhørende refleksioner/analyse Konklusioner / velbegrundede gode råd I skal formidle Overblik og overbevisning Indblik i gruppens kultur/metoder Indblik i gruppens opnåede læring Undgå en genfortælling af den skriftlige procesanalyse – brug PBL-underviserens fremsendte kommentarer og spørgsmål

Dagens pointer 1/2 Procesevaluering brug altid fakta til at understøtte beslutninger foretag runder (fastholde – mere af – mindre af) gør det muligt for alle at gøre det lidt bedre Kommunikation anerkendelse er speed godt gjort er halvt fuldendt Procesanalyse forestillinger om fortiden former tanker om fremtiden forestillinger om fremtiden former handlinger i nuet den uøvede klarer sig bedst vha. en opskrift

Dagens pointer 2/2 Refleksion fejl giver perfektionisten nederlag fejl giver den lærende muligheder for forbedring uden mål/kriterier bliver refleksion til lommeuld P1-prøven - overbevis vejledere om, at gruppen i kraft af overvejelser, godt forarbejde, fejltagelser, flittig brug af værktøjskassen og gode refleksioner er kompetente til at bedrive projektarbejde Engagement motiverende succeskriterier indlysende succeskriterier rumleriller

Dagens portfolioopgave (PV15) Der er ingen portfolioopgave. Procesanalysen er den afsluttende behandling af projektgruppens proces og dermed dokumentation for opnåelse af de procesmæssige læringsmål angivet i studieordningen.

Studieordning – projektets proceslæringsmål Sundhedsteknologi Færdigheder kan analysere egen læreproces, kan organisere gruppesamarbejde og samarbejde med vejledere Kompetencer kan anvende projektarbejde som studieform, herunder de gennemgåede metoder til organisering af gruppesamarbejdet og løsning af gruppekonflikt kan tage ansvar for egen læreproces samt generalisere og perspektivere de erhvervede erfaringer

Studieordning – projektets proceslæringsmål Kemiteknik Færdighedsmål Skal kunne analysere egen læreproces Skal kunne anvende en metode til organisering af projektarbejdet Kompetencemål Kunne samarbejde omkring problemfeltets projektarbejde […….] Kunne anvende projektarbejde som studieform Kunne reflektere over egne erfaringer med projektarbejdet og problembearbejdningen Kunne anvende de i projektarbejdet benyttede metoder/teorier i forbindelse med analyse af en problemstilling af lignende faglig karakter

Studieordning – projektets proceslæringsmål BIO Vidensmål skal kunne vælge, beskrive og forstå forskellige metoder til videnstilegnelse i forbindelse med projektarbejdet Færdighedsmål skal kunne anvende projektarbejde som studieform BIOT, MILT, KEMI Kompetencemål skal kunne anvende projektarbejde som studieform, herunder de gennemgåede metoder til organisering af gruppesamarbejdet og løsning af gruppekonflikt skal kunne analysere egen læreproces skal kunne organisere gruppesamarbejde og samarbejde med vejledere