v/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknik DFM-netværk medlemsmøde Valg og implementering af ERP system til Københavns Lufthavn v/ Benny F. Jensen, Ejendomme Teknik DFM-netværk medlemsmøde 28. september 2004

Københavns Lufthavn Københavns Lufthavn (CPH) blev grundlagt i 1925. Lufthavnen er den skandinaviske hovedlufthavn, dvs. transferlufthavn for flytrafikken mellem den øvrige del af verden og de mange nationale og regionale lufthavne i Skandinavien samt området syd for Østersøen. Lufthavnen ejes og drives af det børsnoterede selskab Københavns Lufthavne A/S, der også ejer og driver Roskilde Lufthavn. Selskabet har desuden internationale aktiviteter i ni mexicanske lufthavne, Newcastle International Airport samt Meilan Airport i Kina. Københavns Lufthavne A/S overtog i 1990 ejerskab og driftsansvar for lufthavnene i Kastrup og Roskilde. Indtil da havde lufthavnene været ejet af den danske stat og drevet af Københavns Lufthavnsvæsen, der var en statsvirksomhed under Trafikministeriet. Vi er cirka 1.500 medarbejdere til at tage ansvar for alt lige fra planlægning af fremtidens lufthavn og servicetilbud til den daglige rengøring og vedligeholdelse af lufthavnen. I alt er der cirka 22.000 ansatte i de mange forskellige selskaber, der tilsammen leverer de serviceprodukter, der har gjort Københavns Lufthavn til en af verdens bedste. Københavns Lufthavn stiller infrastruktur, bygninger og servicefaciliteter til rådighed for de mange virksomheder, som driver deres forretning i lufthavnen. Vi har alle samme mål: at give vores passagerer et behageligt ophold i lufthavnen.

Data for CPH Antal passagerer i år 2003: 17,7 millioner Antal operationer (start eller landing) i år 2003: 259.002 Fragtmængde i år 2003: 335.731 tons Lufthavnens areal: ca. 11,8 km2 Belagte arealer: ca. 3 km2 Bygninger: ca. 400.000 etage m2

Kerneydelser Trafik Kommerciel International Trafik omfatter de aktiviteter og funktioner, som lufthavnene i Kastrup og Roskilde stiller til rådighed for at luftfartsselskaberne kan afvikle flytrafikken, herunder de faciliteter, som passagerernes passage gennem disse lufthavne nødvendiggør Afvikling af flytrafik og håndtering af passagerer og fragt Kommerciel Kommerciel omfatter de faciliteter og services, som passagerer og andre tilbydes i lufthavnene, herunder parkeringsfaciliteter, butikker, restauranter, hvileområder, lounges og hotel. Aktiviteterne er i langt de fleste tilfælde koncessioneret til private forretningsdrivende. Endvidere omfatter forretningsområdet udlejning af Københavns Lufthavnes bygninger, lokaler og arealer til koncerneksterne lejere. International International omfatter investering i udenlandske lufthavne samt efterfølgende rådgivning til disse lufthavne omkring drift, optimering og øget effektivitet.

Organisation Københavns Lufthavne Koncern- sekretariat Group Support Kommunikation International Passagerer Ejendomme & Drift Kommerciel

FM aktiviteter udgør ca. 250-300 mio. kr. uden investeringer FM i forretningsområdet Ejendomme & Drift FM aktiviteter udgør ca. 250-300 mio. kr. uden investeringer Ejendomme & Drift (EJD) Stab (EJC) Økonomi (EJO) Arbejdsmiljø (AMI) Ejendomsadm. (EJA) Udlejning Trafik (TRA) Beredskab (EJB) Teknik (EJT) Projekt (EJP) Terminalservice (TER) Renholdelse af arealer Græsslåning Renovation Planlægning og vedligehold af bygninger, anlæg og installationer Udbygning Rengøring Kantiner Intern Service Facilities Management Trafikafvikling / Beredskab

Baggrund… Behov Mål Valg Implementering SAP indført til økonomistyring i 1974, herefter gradvis indføring af andre moduler. Systemet var ikke analyseret og implementeret som en ERP løsning. Mange områder ikke med i systemet. Systemet var præget af knopskydninger uden sammenhæng i den begrebsmæssige model. Behov for system til håndtering af alle aspekter af virksomhedsstyringen, herunder facilities management. Ønske om mulighed for samlet økonomisk overblik og større integration af systemer. Det blev derfor i år 2002 på overordnet politisk/strategisk niveau besluttet at reimplementere en ERP løsning (Enterprise Resource Planning) som system til integreret virksomhedsstyring. Behov Mål Valg Implementering

Foranalyse… Behov Mål Valg Implementering Projektleder udpeget til at analysere behov, fordele og ulemper samt opstille mål for ERP systemet. Samarbejde med gruppe fra IT afdelingen. Eksterne konsulenter til udarbejdelse af virksomhedsanalyse. Analyse på baggrund af interviews med forskellige afdelinger og brugere. Analyse dokumenteret i form af oplistning af krav. Hvad kunne have været gjort bedre… Systematisering og bearbejdning af kravene Behov Mål Valg Implementering

Målet… Behov Mål Valg Implementering

Målsætning for Projekt AirBizz Baseret på direktionens beslutning blev Projekt AirBizz etableret med en overordnet målsætning om at sikre et forretningssystem, der imødekommer centrale krav Direktionens beslutning Vi skal have et CPH helhedssyn VI skal have en integreret løsning Vi skal have en standard løsning medfører, at vi skal have en fælles løsning, der så vidt muligt som minimum inkluderer alle de områder, hvor funktionalitet eller information benyttes på tværs af organisationen Målsætninger for løsning Standard Integration Brugervenlighed Økonomi Simplificering / Forenkling Projektets kommissorium At vælge en ny standard, integreret forretningsløsning, der understøtter såvel it-strategi som forretningsområdernes strategier og behov for it-understøttelse Fleksibilitet og fremtidssikring

Vedlige-holdelses- systemer Ejendoms- admin.- systemer Screening af marked for mulige forretningssystemer - Kriterier - Brugerkrav til funktionalitet Standard integration Dansk support Dansk sprogversion Fleksibilitet/ fremtidssikring Referencer Økonomi Intern kompetence og kendskab Licens er betalt EU-udbud for software spares Markedet Integrerede ERP- systemer Vedlige-holdelses- systemer Løn- systemer Ejendoms- admin.- systemer SAP R/3 Oracle screening Movex IFS SAP R/3

SAP R/3 valg… Behov Mål Valg Implementering SAP R/3 blev valgt som løsning, da systemet var det økonomiske mest fordelagtige og funktionsmæssigt bedst levede op til kravene SAP er kendetegnet ved stor integration mellem mange opgaver og områder. SAP bruges i CPH bl.a. til: Planlægning og registrering af vedligehold Helpdesk for tekniske fejlmeldinger (via Teknisk Vagtcentral) Opkrævning af husleje Indkøb og lager Økonomi (opfølgning, bogføring, betaling af fakturaer etc.) Reimplementering af løsning. Leverandør: Ementor. Behov Mål Valg Implementering

Organisation AirBizz… Til at sætte systemet op og gennemføre implementeringen blev der etableret et stort tværorganisatorisk projekt – AirBizz. Projektgruppen bestående af IT-medarbejdere, brugere og leverandøren blev fysisk lokaliseret samlet, hvilket havde store fordele i relation til bl.a. kommunikation og vidensdeling. Projektorganisationen bestod af en projektledelse samt en række teams svarende til modulerne i SAP. Herudover var en tværgående gruppe til at varetage integrationen af modulerne samt opsætning og definition af den begrebsmæssige model. I hver gruppe var en repræsentant fra leverandøren og repræsentanter fra brugere og procesejere. Disse repræsentanter blev i perioden frigjort fra sædvanlige arbejdsopgaver, hvilket var en nødvendig forudsætning. Brugerne var bl.a. med for at sikre, at løsningerne svarede til behovet. Implementeringstid 6-8 måneder – hurtigt med relativt få fejl. Behov Mål Valg Implementering

Opsætning & Implementering Erfaringer… Fokus på 2 systemer, der skal køre parallelt og sikres overensstemmelse: IT-systemmæssigt Brugerorganisation og forretningsgange Vigtigt at nøglepersoner tager ejerskab for løsningen Organisationen skal geares til nye forretningsgange – herunder ændring af virksomhedskulturen Eksterne konsulenter bør anvendes til den IT-mæssige del, men kan ikke anvendes til at styre forandringsprocessen. Undervisning for brugere: Formel IT-mæssig betjening Forretningshændelser – hvordan systemet skal bruges i dagligdagen Udpegelse af nøglepersoner / superbrugere i hvert forretningsområde. Behov Mål Valg Implementering

Implementering Erfaringer… Projektdeltagere samlet fysisk Vidensoverførsel mellem leverandør og CPH (IT) Arbejde i projektteams Brugerdeltagelse Brug af eksterne, da erfaring sjældent findes internt Forankring på nogle brugerniveauer Engagement fra nogle brugerne Erfaring hos leverandører (undgå at bruge ressourcer på at lære andre op) Fokus på forretningsgange, kultur og bruger forståelse for opgaven Undervisning i forretningshændelser vigtigt – helhedsforståelse Behov Mål Valg Implementering

Opfølgning… Behov Mål Valg Implementering Gruppe af udvalgte superbrugere inden for hvert SAP modul. Grupperne er bindeleddet mellem brugerne og IT-afdelingen, der varetager systemmæssige rettelser. SAP gruppe i IT afdelingen til behandling og udførelse af tilpasninger/ændringer. SAP IT gruppen tager stilling til ønskede tiltag, og sikrer sammenhænge og korrekt anvendelse af systemet. Budget til løbende support. Større ændringer kræver investeringsansøgning. Behov Mål Valg Implementering

Opfølgning Erfaringer… Der er rundt omkring i organisationen er en negativ stemning omkring SAP systemet, og der fokuseres derfor på uhensigtsmæssighederne frem for mulighederne. På det operationelle niveau har fordelene endnu ikke slået igennem. Det anses som en nødvendighed for at udnytte systemet optimalt, at der i de enkelte afdelinger er superbrugere, som her og nu kan vejlede og har den operationelle forståelse. Nogle af problematikkerne ligger sandsynligvis i, at deltagerne i Airbizz teamene har været de samme, som også har været med til at sætte det tidligere system op, og der ikke har været tilstrækkelig lydhørhed over for forslag til nye processer.   Systemet er ”solgt” til driftsorganisationen med forventning om store fordele, men driftsorganisationen har endnu ikke set de lovede fordele. Det er ikke tilstrækkeligt at have et effektivt system, hvis forretningsgangene ikke tilpasses og udvikles sideløbende. Behov Mål Valg Implementering

Opsummering Forudsætninger for succes 2 væsentlige processer – med ligelig vægt Opsætning af IT værktøj Styring af forretningsmæssig forandringsproces Brugerne – sikring af … …engagement …ejerskab …kendskab …forståelse Top-down er et must! Løsningen skal være forankret i ledelsen på alle niveauer Hvordan sikres ejerskabet? Der skal gøres op med firmakultur Holdningsbearbejdning