Projektteknik Introduktion til kurset (indhold, form og målsætninger) Introduktion af deltagerne Weekendens program Introduktion til mig – min baggrund og erfaring Inge … Lene … Jeres deltagelse er helt central for kurset – jo mere deltagelse, jo flere spørgsmål, de større relevans Evaluering i morgen – I forhold til jeres introduktion af jer selv/organisationen – så byder i selv ind – hvorfor er i med/hvilke projekter er under planlægning

Kurset Form (teori, eksempler, gruppearbejde og diskussion) Indhold (bred introduktion til Logical Framework og projektcyklusen v. Joel, samt til partnerskab v. Lene) Modul I Introduktion: At skabe et overblik blandt deltagerne omkring Logical Framework processen, at introducere til centrale begreber og definitioner. Jeg vil kort tage jer igennem de udstukne målsætninger for kurset – det er dem i skal forholde kurset til når i evaluere. Lad mig kort introducere ’ah-ha’ papiret – her deler i jeres personlige ah-ha oplevelser … med jeres medkursister Parkeringsplance – her parkere vi ting og sager som vi ikke har tid til, kan løse svare på mm – vi bestemmer hvad der skal på …

Kurset Modul II Problemanalyse og målformulering: At give deltagerne en generel forståelse for betydningen af en interessent analyse, samt en bedre forståelse og erfaring med udviklingen af problemtræer og måltræer. Kendskab til centrale begreber og definitioner (problem, årsag/virkning, mål) og værktøjer (gruppearbejde, kort, facilitering, problemtræ og måltræ)

Kurset Modul III LFA matrixen: At give deltagerne en generel forståelse for LFA Matrixen, dens struktur, indhold og logik. Kendskab til centrale begreber (resurser, aktivitet, resultat, delmål og mål, indikatorer, forudsætning, antagelser og monitorering samt evaluering) og værktøjer (brug af kort, gruppeprocesser og matrix).

Kurset Modul IV Projektstyring: Målet er at give deltagerne et overblik over projektets livscyklus, kritiske beslutningspunkter, formålet med monitorering, evaluering og kommissorier som styringsredskab. 3 værktøjer: kommissorium, tidslinier og evalueringsmatrix.

Kurset Modul V Partnerskab: Formålet er at give deltagerne en bedre forståelse for styrker og svagheder ved en partnerskabstilgang.

Weekendens program Lørdag den 27. marts 2004: 10.00 – 12.30 Modul I: Introduktion til Logical Framework (LFA) 12.30 – 13.30 Frokost 13.30 – 17.00 Modul II: Problemanalyse og målformulering 19.30 – 22.00 Modul V: Partnerskab Søndag den 28. marts 2004 9.30 – 12.00 Modul III: LFA Matrixen 12.00 – 13.00 Frokost 13.00 – 16.00 Modul IV: Projektstyring Kursus afslutning og evaluering

Hvad er Logical Framework? Problemorienteret tilgang til udviklingsprojekter. En proces, der skaber klarhed og sikre en vis logik og konsistens i projektdesign. En proces, der bygger ejerskab, enighed og som anerkender den enkelte aktørs ekspertise. Et antal værktøjer til facilitering af LFA processen At skabe et hurtigt overblik over et komplekst projekt. Hvorfor er problem orientering vigtig ? Vi taler ikke behov eller ’needs’ eller ønskelister, men problemer. Hvilken logik etableres (årsag – virkning og mål – middel logik – resurser omsættes til aktiviteter, der relaterer sig til mål) Def: projekt er en serie af planlagte aktiviteter, der sigter mod at nå foruddefinerede mål, indenfor givne resurse- og tidsmæssige rammer. Tidsperspektiv – hvor kort tid ??

LFA processen Identifikation af problemfelt Interessent analyse Problemanalyse Mål identifikation Interventions valg/strategi valg LFA Matrix Produkter Udvikling af aktiviteter (og resurser) Indikatorer (og data kilder) Forudsætninger og antagelser LFA som en workshop – participatorisk – proces – centralt at forstå . Inddrage mange parter … Problemfelt: vi arbejder kun med et lille udsnit af virkeligheden – vores problemfelt – derfor også vigtigt at forholde sig til konteksten. Interessenter – alle med en interesse i projektet – Problem: analyse: vi fokusere på årsag – virkning sammenhænge; identifikation af kerneproblem Mål identifikation: vi fokusere på mål – middel sammenhænge Strategi: hvordan vi når fra A til B

LFA logikken Vi kender rejsens mål – fx ’styrkelse af spejderbevægelsen i Rwanda’ Vi kender projektets bestemmelsessted eller delmålet fx ’udvikling af organisatorisk kapacitet på bevægelsens decentrale kontorer i Rwanda’ Vi ved, hvad projektet skal opnå – vores produkt - for at vi kommer til bestemmelsesstedet – fx opbygning af regnskabsmæssige og deltagerinvolverende kompetencer’ Vi ved, hvilke aktiviteter projektet må indeholde, for at vi opnår vores resultater – fx træning og nye systemer. Da vi kender de nødvendige aktiviteter, ved vi hvilke og hvor mange resurser, der er nødvendige for projektet skal blive en succes. Det centrale er: mål, delmål, resultater, aktiviteter og resurser – der står i relation til hinanden. A leder logisk til B der leder logisk til C osv.

LFA logikken Mål Tid Antagelser Delmål Antagelser Produkt Antagelser Aktivitet Forudsætning Resurser En anden måde at anskueliggøre LFA logikken ses her – det bliver tydeligt hvordan vi oarbejder i en del af virkeligheden og derfor må inkludere antagelser i vores analyse og design. Produkt eller resultat (output) på engelsk … Tids dimension

1. Problemfelt Problemfeltet hjælper de involverede med at fokusere de kreative energier på en overordnet problemstilling. Problemfeltet tydeliggøre desuden, at vi kun arbejder med en del af virkeligheden. Problemfeltet hjælper os med at afgrænse ’interessent’ gruppen. Værktøjer: e-mail, mini-konferencer, evalueringer mm. Kilder til problemfelts diskussion: evalueringer, eksisterende projekter, identificeres af den lokale partner Konsekvens – LFA må forholde til ’antagelser’ Hvem formulere typisk problemfeltet? Hvad er konsekvenserne af dette?

2. Interessent analyse I Repræsentation af de forskellige virkeligheder. Repræsentation af forskellige ekspertiser. Nødvendigheden af kompromiser – magt, kultur og lokale traditioner. Værktøjer: interessent kortlægning Billede af kvinden – den konstruerede virkelighed. Hvad sker der hvis vil ikke invitere bredt ? Eller for bredt?

2. Interessent analyse II Centrale spørgsmål i en interessent kortlægning: Hvem er afhængige af projektet? Hvem har en interesse i projektets resultater? Hvem er modstander af projektet? Hvem har en indflydelse på projektet? Identifikation af interessenter – med projekt fokus som centrum og interessentklynger som edderkoppe arme tæt eller fjerne fra centrum Case: I plenum: hvem er interessenter på case? Hvordan kan de kategoriseres? Vurdering af nærhed til problemfelt! Hvem bør man som minimum invitere ? (magt, ekspertise, traditioner, segmenter af målgruppe mm)

3. Problem analyse I Mål: at skabe et overblik over de eksisterende problemstillinger indenfor problemfeltet og disses indbyrdes sammenhæng. Fokus på etablering af årsags-virkning sammenhænge. Identifikation af kerneproblem. Etablere en fælles opfattelse af problemer og deres indbyrdes relationer. Værktøj: faciliteret workshop, card-storming, gruppearbejde, plenum diskussioner Problemer er desværre sjældent forbundet af simple årsag/virknings sammenhænge – virkeligheden er mere kompleks end som så! Fokus er på at etablere en konsensus ift. problemet og årsag/virkning. Ved at inddrage aktører involvere vi også den lokale ekspertise.

3. Problem analyse II Hvordan defineres et problem: ’en eksisterende negativ tilstand’ Aldrig som en fraværende løsning fx ’manglende uddannelsesmuligheder for unge’. Et problem er et negativ oplevelse af én eller flere interessenter – fx ’minimal koordinering blandt ungdomsorganisationer’ eller ’for få muligheder for unge i ringsted’

3. Problem analyse III - case Brainstorm på problemer indenfor problemfeltet. Etabler enighed om at alle kort forstås af hele gruppen (reformuler om nødvendigt). Etabler relaterede klynger af problemer. Diskuter jer frem til konsensus om et kerneproblem (prøv jer frem, det lykkes sjældent første gang). Byg træet ved at spørge til årsager til kerneproblemet (bliver til træets rødder) og virkninger (bliver til træets grene). Parker kort, der ikke kan placeres. Reformuler om nødvendigt kortene så konsistens holdes. Tilføj nye kort, hvis der opstår årsag – virknings huller. Læs: A skyldes/virkning B som skyldes/virkning C som skyldes … Gruppearbejde: 4 grupper Etabler regler for gruppe processen fx ordstyrer, … Præsentation i plenum --- Opsummering – meget forskellige træer

3. Problemtræ - eksempel Årsag Årsag Virkning Virkning Etabler regler for gruppe processen fx ordstyrer, … Virkning

4. Mål identifikation I Mål kan defineres som: ’en fremtidig positiv tilstand’ Mål kan være retningsangivende eller SMART(e). I LFA formuleres mål ved at omformulerer problemtræet’s negative tilstande til positive tilstande fx ’negative hiv/aids stereotyper’ vendes til ’accepterende attitude i forhold til hiv/aids inficerede’ Værktøj: måltræ – etablering af middel til mål logik – gruppearbejde og plenum diskussion. SMART: Fokuseret, Målbart, Præcist, Realistisk og Tids-afgrænset fx …. Retningsgivende mål: Styrket civilsamfund … ex-Jugoslavien. SMART mål: 10 styrkede demokratiorganisationer i Bosnien, indenfor en periode på 3 år, i forhold til regnskaber, projektstyring og medlemsdeltagelse … (og ikke aktiviteter).

4. Mål identifikation II Mål er centrale for a give projektet retning; mål fungerer ofte som et samlings- eller fokuspunkt. LFA har to mål-niveauer: det overordnede mål og delmål. Det overordnede mål defineres i LFA som: ’det projektet vil bidrage til, men som ikke opnås i projekt perioden’ Delmål defineres som: ’den situation der forventes ved projektets afslutning’ Delmål bør være mere SMART(e) end de overordnede mål. Eksempler: Mål: forbedret bæredygtighed hos samarbejdsorganisation efter projektets afslutning Delmål: Samarbejdsorganisationens kapacitet på rekruttering, fastholdelse og regnskabsmæssige styrket. Delmål: Samarbejdsorganisationens kapacitet styrket i forhold til et specifikt projektkoncept fx peer-to-peer eller …

4. Mål identifikation III – case Lav jeres problemtræ til et måltræ. Reformuler årsag – virknings sammenhænge til middel – mål relationer, omskriv (i konsensus) om nødvendigt for at sikre konsistens i måltræet. SMART: Fokuseret, Målbart, Præcist, Realistisk og Tids-afgrænset fx …. Gruppe arbejde: Feedback i plenum: hvad var udfordrende; hvad lærte i ?

4. Måltræ - eksempel Mål Mål Middel Middel Etabler regler for gruppe processen fx ordstyrer, … Middel

5. Interventions analyse Der skal vælges mellem de forskellige interventions muligheder i måltræet. Identifikation af mulige strategier relateret til de enkelte interventionsmuligheder. Vælg med udgangspunkt i de respektive organisatoriske styrker, interesser og muligheder (fx politiske og resursemæssige betragtninger) samt omkostninger. Værktøj: matrix fx på mål, strategi, målgruppe og omkostninger på den ene side og projekt interventioner på den anden side. Vi tager et måltræ fra én af grupperne – i plenum identificeres mål-middel klynger og relaterede strategier Der laves en matrix på mål, strategi, målgruppe, omkost, andet. Illustrer mål vs. delmål diskussionen – hvor lægges snittet – skal vi reformulere? Slut dag I:

Mål Beskrivelse Indikator/ Data Antagelser Delmål Produkt Aktivitet Resurser Forudsætning Dag II: Rekapituler på gårsdagens proces: interessent analyse; problemtræ; måltræ og interventionsanalyse Gennemgå matrixen – dens logik og der forskellige kategorier Lav stor væg-til-væg Matrix – som vi forsøger at produkter, aktiviteter og resurser på ift de udvalgte aktivitetsklynge. Ingen garanti for at vi kommer igennem hele processen – men først lidt baggrund om produkter, aktiviteter og monitorering

7. Produkt Produkter i LFA terminologi kan defineres som: hvad projektet kan garantere som et resultat af de igangsatte aktiviteter. Et produkt er fx. ’træning udført’, men ikke ’forbedret performance blandt spejderne i lokalcentrene i Rwanda’. Der er som regel flere produkter, der peger hen imod et delmål. Formulering af produkter: så specifikt som mulige; produkterne må være nødvendige for at projektet opnår delmålet. Her kommer produkt terminologien til sin ret -

8. Aktiviteter Aktiviteter kan defineres som: de processer, der er nødvendige for at opnå de ønskede produkter. Mange aktiviteter relatere sig til et produkt (som regel). Hvis et delmål eksempelvis er, at forbedre kapaciteten i en politisk organisation i Mozambique, med et produkt formuleret som erfaringsudveksling mellem Nord/Syd omkring ’best practice’ kan aktiviteterne være; Studietur (med under aktiviteter fx identifikation af deltagere) Seminar (med under aktiviteter fx deltagere identifikation) Andet …

9. Indikatorer En indikator bruges til at måle på projekt forhold. Der tales om proces indikatorer og om effekt indikatorer. Indikatorer bør være så SMART(e) som muligt. Eksempelvis træning: En proces indikator træningsaktivitet kunne være ’underskrevne deltagerlister fra alle træningsaktiviteter, med mindste 15 deltagere fra minimum 8 forskellige organisationer’ mens en effekt indikator ville gå mere på, hvorvidt træningen også blev brugt i de respektive organisationer som fx ’regnskaber der overholder aftalte standarder og som afleveres til tiden’. Det andet centrale aspekt relateret til indikatorer er hvorfra data skaffes Tilføje indikatorer på centrale antagelser – husk at vi kun arbejder med et udsnit af virkeligheden Indikatorer – her er det helt centrale indikator relevans (siger indikatoren noget om det vi måler på?) – og kreativitet i forhold til identifikation og data kilder – hvor finder vi billig information? Eksempler på indikatorer: fx træningskursus: tilfredshed blandt deltagerne og målopnåelse som indikator for relevans og effekt af kurset Omkostninger ved at skaffe data – Means of Verifikation – stå mål med projektomkostninger.

10. Forudsætninger og antagelser Forudsætninger er de forhold der skal være på plads for at projektets resurser kan omformes til aktiviteter (eksempler kunne være en formaliseret samarbejdsaftale, der specificere rapportering og arbejdsdeling, blandt meget andet). Antagelser er vigtige situationer, beslutninger og forhold, der må være tilstede, for at projektets logik holder. Antagelser skal monitoreres, da de er helt centrale for projektets succes (fx deltagelse på DUFs u-leder kursus, ekstern finansiering mm). Antagelser og forudsætninger identificeres af interessent gruppen og til dels gennem problemanalysen. Tilbage til udsnit af virkeligheden diskussionen Monitorering centralt på niveau af antagelser

LFA svagheder Tids- og resursekrævende. Ikke velegnet i situationer præget af forandringer. Spændetrøje. For lidt fokus på proces og for meget på resultater. Undervurdering af projektets organisering/organisationen. Konsensus vs. konflikt accepterende (magt). Vi har ikke altid tilstrækkeligt med viden (hvornår ved vi, om vi ikke ved nok?). Hvad ser i som styrker og svagheder i LFA? – Evt. som individuel brainstorming – med opdeling på styrker og svagheder Tidsperspektiv – Er LFA velegnet til arbejdet i ungdosmorganisationer – hvordan kan vi tilpasse LFA til organisationernes virkelighed?

Projekt cyklus En måde at tænke projekter på – som en proces over tid med typiske aktiviteter relateret til definerbare faser i en livscyklus. En proces af kritiske beslutninger: ’stop-go’ En måde at styrke læring og styre de forskellige aktiviteter i projektets livscyklus. Mit fokus: livscyklusen, kommissorier og evaluering….

Projekt cyklus Ide Evaluering Formulering Implementering Monitorering Kritiske beslutningspunkter – går vi fra ide til formulering – fra projektforslag til implementering – hvad lærte vi – og kan det bruges til nye projekter. Simplificeret fremstilling af cyklusen – større projekter har flere beslutningspunkter fx årlige reviews .. Monitorering

Kommissorier Kommissorier som et helt centralt styringsredskab i projektets livscyklus Kommissorier medvirker til jeres interne afklaringsproces – hvad, hvordan og hvornår vil vi … Kommissorier kan bruges internt såvel som eksternt. Jo mere ansvar i er villige til at påtage jer – jo mere detalieret kommissorier fx på metode, aktiviteter mm Gruppearbejde: hvad er en god skabelon for et kommissorium? Typisk indhold: Baggrund, Målsætning; delmål/spørgsmål/problemstillinger; metode; aktiviteter (fx de-briefieng workshop, præsentation af 1st udkast; benchmarks (hvor hvornår); resultat (fx rapport); tidslinie …

Monitorering Monitorering kan defineres som: Den periodiske vurdering af projektets implementering Monitorering er nødvendigt for 1. at vurdere om projekter følger den oprindelige plan og 2. for at vurdere om projektet har den ønskede effekt (eller negativ effekt) og som udgangspunkt for læring. Udgangspunktet er udviklingen af indikatorer, der siger noget om projektets målopnåelse. Det andet centrale aspekt relateret til monitorering er hvorfra data skaffes Evaluering: uafhængig vurdering af projektets; mål, implementering og effekt Monitorering i forhold til baseline – altså hvad er status når vi begynder?

Evaluering I Evaluering som en læringsproces: Der findes forskellige typer af evalueringer – ekspert vs. procesorienteret evalueringer. Ekspertevalueringen: det eksterne blik på projektet. Fokusområder for ekspert evalueringen: mål-effektivitet, omkostnings-effektivitet, bæredygtighed, effekt og relevans. Problemer: ejerskab, evaluerings fokus (hvad evalueres). Procesevalueringen: afklaring på opfattelser og ny meningsskabning. Fokus områder for procesevalueringen: fastsættes typisk af de involverede. Problemer: tidskrævende, ukendt fokus. Jeres erfaringer med evalueringstyper – problemer – styrker og svagheder

Evaluering II Kommissorium som styringsredskab: Evaluerinsgsmatrix: Mål Del-spørgsmål Metode Analyse 1. Vurdering af effekten af ungdomsdelegat program 1.1 Hvordan styrkelse af lokale foreninger? 1.2 Læring blandt skoleelever? 1.1 Fokusgruppe interviews 1.2 Struktureret spørgeskema til lære 1.1 Manuel analyse af udskrifter 1.2 PC behandling 2. 2.1 Andre former for læring: seminar; workshops, udveksling, rapporter mm

Projektcyklus tidslinie: # Aktiviteter måned 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Ansvarlig 1.0   Part. 1.1 DK 2.1 Part 2.2 Rapporter til DK monitorering finansiel afrapportering 1.2 Rapporter til Partner Rapporter til DUF Mange ting kan inkluderes i tidslinien også ’missioner’ mm   Opstart   Projekt periode   Afslutning