Offentligt-Privat-Samarbejde 13. juni 2013 Offentligt-Privat-Samarbejde Visioner og erfaringer fra Kolding Kommune

Sammen designer vi muligheder for et bedre liv gennem iværksætteri, social udvikling og uddannelse

Hvad vil vi i Kolding Samarbejde på tværs af det offentlige og private Åbne kommunens driftsområder op for virksomheder (Living Design Labs) Etablere partnerskaber og innovationsfællesskaber (OPP og OPI) En vigtig del i at realisere visionen er, at få skabt et godt samarbejde mellem det offentlige og det private – mellem kommunen, de private virksomheder og uddannelsesinstitutionerne. Åbne driftsområderne op: Så virksomhederne kan få konkret viden om hvilke arbejdsprocesser, og hvilke borgere de skal skabe produkter til, og så de kan teste deres produkter i praksis. Vi håber så, at virksomhederne også vil åbne deres udviklingsafdelinger op for os, så vi sammen kan udvikle de helt rigtige produkter og services, der matcher behov. OPP og OPI: Både satse på mindre mere uformelle samarbejder – det må ikke blive for kompliceret, men også større formaliserede partnerskaber og innovationsfælleskaber når det handler om større investeringer og finansieringer fra både O og P. Der skal både være mulighed for at de små nystartede og for de store virksomheder.

Hvad vil vi i Kolding Borgerinddragelse – se verden som borgerne ser den Hurtigere til at teste nye idéer og løsninger Fokus på samarbejde mellem det offentlige og det private også i implementeringen – produktet/servicen skal virke i praksis, før den er en succes Borgerinddragelse: Udgangspunkt i de konkrete behov borgerne har, ikke se borgerne som én homogen masse, men som forskellige borgere der kræver forskellige ydelser/løsninger. Involvere borgerne i at identificere behov og ikke mindst løsninger. Test løsninger: fejl hurtigt, billigt og kom videre – designtænkningens kerne. Udvikle lavteknologiske prototyper og find ud af hvad der virker – her har vi virkelig brug for at arbejde sammen kommunen og de private virksomheder og alle de iderige studerende.

Hvad gør vi i Kolding I kommunen er vi ved at skabe en kultur båret af designtænkning Vi kaster os ud i konkrete OPI og OPP projekter Vi afprøver intelligent efterspørgsel En kultur båret af designtænkning: Ledere og medarbejderne bliver uddannet i at tænke i borgernes behov, i at involvere borgerne og i at turde prøve nye løsninger af. Vi skal lære, at den bedste løsning ikke er at gøre det hele selv. O er eksperterne ift. hvilke behov, der mangler gode løsninger til, men det er P, der er eksperter i at udvikle løsningerne – vi skal hele tiden tænke samarbejdet ind, så 2 + 2 ikke bare giver 4, men 5.

Nyt plejecenter som OPP Et eksempel – Nyt plejecenter som OPP Kolding Kommune skal have et nyt plejecenter - Hvordan får vi det bedst tænkelige hjem for de kommende beboere? Et eksempel på hvordan vi i praksis arbejder med at realisere vores vision med designtænkning som redskab.

OPP – hvorfor? Borgerne er ikke ens, så vi skal have differentierede tilbud Bygningen skal understøtte det liv, der skal leves på plejecentret (og ikke omvendt!). Det skal tænkes i sammenhæng – derfor et 360 o OPP; Anlæg, bygningsdrift, administration af boliger og levering af pleje- og omsorg Differentierede tilbud: Vi har 12 kommunalt drevet plejecentre i kommunen (+ 2 på driftsoverenskomst med OK fonden og Danske Diakonhjem) – det er rigtig gode plejecentre, men hvordan får vi skabt forskellighed i tilbuddene? Ved at udnytte, at private virksomheder kan noget andet, end vi selv kan. 360 o OPP: Hvad sker der, hvis vi giver de private frie hænder til at bygge og drive plejecentret, som de nu synes bedst (inden for samme kvalitetsstandarder og lovgivning som de kommunale plejecentre) – det er vi nysgerrige efter at vide.

OPP – hvorfor? Mere liv på plejecenteret gennem øget integration med lokalmiljøet Øget brug af velfærdsteknologi Udviklingssamarbejde (ikke udlicitering) Mere liv: Som privat leverandør kan man integrere lokalmiljøet mere, da man kan udnytte at sælge ydelser fx mad i café og wellness Øget brug af velfærdsteknologi: Det er svært at integrere velfærdsteknologi i anlægsrammen, men private har mulighed for selv at finansiere velfærdsteknologi (der har positiv indvirkning på driftsbudgettet) Udviklingssamarbejde: Bevidst at vi ikke har lavet en udlicitering, da vi netop vil have et partnerskab. Kolding Kommune får nu en samarbejdspartner, som vi kan lære en masse af, og som kan lære en masse fra os – vi har helt sikkert forskellige styrker – en vej åbner sig til ny viden og nye erfaringer. Vi har valgt at etablere et udviklingspartnerskab mellem OPP selskabet og Kolding Kommune for at sikre, at vi får delt og udviklet ny viden sammen. Et udviklingspartnerskab som skal være åbent mod samfundet og de private virksomheder.

Udbudsform? Funktionsudbud Fravalg Tilvalg Traditionelt udbudsmateriale. ”Kendte ydelser” Udbudsgruppe Minutiøse beskrivelser af krav og standarder Få alt med Kontrol Indfange gode oplevelser og stemninger. ” Nye måder” Hverdagens eksperter Fokus på behov og den gode fortælling Få det vigtigste med Tillid Vi blev enige om, at det kræver en anden måde at efterspørge på, hvis vi skal realisere vores formål med at lave et OPP – derfor disse til- og fravalg. Hverdagens eksperter: Brugerinvolvering – mange forskellige typer af brugere/borgere.

Brugerinddragelse Hvad synes beboerne, de pårørende, medarbejderne, de kommende beboere, de frivillige der kommer på plejecentret, lokalsamfundet, politikerne m.fl. der skal til for, at vi kan lave det bedste plejecenter?

Brugerinddragelse I 3 dage gik en gruppe af førnævnte på opdagelse på 2 plejecentre Der blev afholdt ideworkshops med en endnu bredere deltagerkreds Idéerne blev prioriteret og omsat til brug i udbudsmaterialet Opdagelsesgruppen: Tog billeder, observerede beboere og medarbejdere, snakkede med dem, deltog i aktiviteterne og nogle overnattede på plejecentret for at få hele døgnets rytme med. Interviewede også folk fra lokalområdet.

Resultatet blev 12 hverdagsfortællinger om det gode ældreliv på plejecenter. Hverdagsfortællinger der sætter fokus på det der normalt er svært at få italesat, specielt i et udbud, som fx stemningen, livsfilosofien og sammenhold. Fortællingerne gjorde det også muligt at vise, hvordan bygningerne kan understøtte livet på plejecentret, men uden at det blev til minutiøse beskrivelser af, hvor højt vindueskarmen skal sidde og hvor mange greb der skal være på toilettet.

Hvad fik vi ud af brugerinddragelse og et funktionsudbud? Vi gav stor frihed til, at de private kan bruge deres kompetencer til at vise, hvordan de synes, det nye plejecenter skal være Udbuddet kom til at handle om det liv, der skal leves frem for om bygningen , som blot skal understøtte livet Tilbudsgiverne formidlede tilbage i hverdagsfortællinger, og gjorde det meget levende, hvad de kan tilbyde En stor gruppe af borgere, medarbejdere og beboere føler stort ejerskab og stolthed ved at have været med til at skabe et nyt plejecenter Frihed til de private: Vil vi have nytænkning og innovation fra de private, så må vi også begrænse vores krav og give plads til deres gode idéer og give dem frihed til at give bud på den løsning, de mener svarer bedst på vores behov. De involveredes ejerskab: Medarbejdere og beboere fra det plejecenter der skal flytte fortalte efter processen, at nu var de slet ikke så utrygge mere, fordi de selv havde været med til at formulere, hvad der var vigtigt for det nye sted. Citat medarbejder: Jeg synes, at det skabte fælles sammenhold, fælles tanker og stolthed ved alle de mange anderkendelser der kom. Det skabte et billede af fremtiden, som noget lyst.

Hvad får vi ud af at lave et OPP? Eksempler: Det bliver billigere for beboerne, og de får mulighed for tilkøbsydelser Velfærdsteknologi der hjælper beboerne og medarbejderne – OPP konsortiet har investeret ud over anlægsrammen DGNB certificering – det første almene boligbyggeri der lever op til miljøcertificeringen Kolding Kommune overtager efter kontraktens udløb en bygning, der er vedligeholdt på højere niveau, end vi selv kan gøre det Kolding Kommune får en nordisk samarbejdspartner Det private konsortium kan ikke drive plejecentret billigere end kommunen, men til samme pris.

Kolding får Danmarks første sport og spa plejekoncept og Danmarks flotteste plejehjem

Andre eksempler på OPS i Kolding Intelligent efterspørgsel af nye typer baderum på plejecentre Interaktiv planlægning i hjemmeplejen Udvikling af interaktive skolemøbler Udvikling af nyt koncept for møder – i de fysiske rammer og i processen

Hvilke udfordringer møder vi? Det er ressourcekrævende Meget tid til dialog Mange ressourcer på markedsmodning og på at få de private gjort interesseret Der sker ikke en naturlig kobling mellem forskellige aktører i markedet (konsortiedannelse) – kommunen bliver katalysator, men skal vi være det? Der er stor usikkerhed om, hvordan udbudsreglerne kan håndteres Hvordan har vi dialog, når der er konkurrenter til stede i samme rum Hvordan sikrer vi åbenhed og lige adgang til viden for alle Hvor meget må vi være i dialog, hvis der efterfølgende kommer et udbud Usikkerhed om udbudsreglerne: Gælder både O og P. Måske er det mere usikkerheden end reelle barrierer, der er en hindring. Det er en ny måde at gøre det på, og det skal vi alle sammen lige vende os til. Der er udarbejdet skabeloner for OPI-samarbejder, vi skal bare i gang med at bruge dem, og vi skal turde udfordre nye måder at efterspørge og samarbejde på.

Hvilke udfordringer møder vi? Konsortiedannelse virker besværligt for de private virksomheder De private virksomheder vil gerne sælge kendte løsninger, mens vi inviterer til udviklingssamarbejde (vi skal ikke snakke med sælgerne. Vi skal snakke med udviklere) Det kræver risikovillighed fra alle parter – ingen kan vide på forhånd, om det bliver en succes De private vil sælge kendte løsninger: Måske fordi vi mangler et match i viden – P tror de har den rette løsning, men O kan ikke få det til at fungere ordentligt i praksis – derfor Living Design Labs, meget mere test ude i praksis og samarbejde ift. at få den samme forståelse af behov/problemstillinger. Risikovillighed: P er glade for friheden til at byde ind, når vi, som O, bliver på behovssiden, men de vil også gerne have konkrete krav for at optimere muligheden for at ramme rigtigt, da de jo er i en konkurrencesituation. P skal turde satse mere, og O skal blive bedre til at vise/beskrive behovene/problemstillingerne - ellers får vi ikke nytænkning og innovation.

Hvad forventer vi af fremtidens OPS? Det offentlige og private bruger hinandens viden og inviterer hinanden ind i hver deres praksis Vi samarbejder på tværs af skel, og udnytter den viden, der er på uddannelsesinstitutionerne Vi udvikler løsninger sammen med borgerne, og tester dem hurtigt af Vi inviterer dem ind i Living Design Labs, men de skal også invitere os ind i deres udviklingsafdelinger.

Hvad forventer vi af fremtidens OPS? Vi skaber nye produkter og services som gør, at vi kan klare fremtidens udfordringer i det offentlige og generere vækst i det private Succesfuld OPS skal tænkes sammen med anvendelse af de rette metoder – I Kolding tror vi på, at det er designprocesser, der kan skabe succes

Rådet for Offentligt-Privat Samarbejde (ROPS) Rådet har til opgave at tilvejebringe ny viden på området for offentlig-privat samarbejde. Det skal sikres ved at udarbejde analyser, vejledninger mv.

Rådets opgaver Rådet skal: Analysere effekterne af konkurrenceudsættelse og andre former for offentlig-privat samarbejde Undersøge mulighederne for at nedbringe myndighedernes og virksomhedernes transaktionsomkostninger Afdække drivkræfter og barrierer for offentlig-privat samarbejde på de forskellige markeder Belyse mulighederne for og erfaringerne med nye og innovationsfremmende former for offentlig-privat samarbejde Rådet skal: Analysere effekterne af konkurrenceudsættelse og andre former for offentlig-privat samarbejde i forhold til udvalgte parametre (fx effektivitet, kvalitet og innovation) på baggrund af nationale erfaringer. Undersøge mulighederne for at nedbringe myndighedernes og virksomhedernes transaktionsomkostninger samt understøtte et større fokus på totalomkostninger, når der skabes konkurrence om offentlige opgaver. Afdække drivkræfter og barrierer for offentlig-privat samarbejde på de forskellige markeder via dialog med statslige myndigheder, kommuner, regioner og virksomheder. Belyse mulighederne for og erfaringerne med nye og innovationsfremmende former for offentlig-privat samarbejde, fx funktionsudbud og prækommercielle indkøb

Rådets opgaver (fortsat) Rådet skal: Informere og vejlede offentlige myndigheder og virksomheder om resultaterne af rådets arbejde Formidle resultaterne af rådets arbejde bredt Rådet skal: Informere og vejlede offentlige myndigheder og virksomheder om resultaterne af rådets arbejde for at sikre, at den nye viden på området hurtigt finder anvendelse i praksis, fx gennem udgivelse af konkrete vejledninger og anbefalinger til nye initiativer. Formidle resultaterne af rådets arbejde bredt for at skabe opmærksomhed og debat om erfaringerne med offentlig-privat samarbejde med henblik på at forbedre den danske udbudskultur

ROPS - Markedsmodningsfonden Pt. arbejder vi i ROPS med innovationsfremmende indkøb – vi kender et behov og skal finde et produkt De initiativer der hidtil er blevet sat i værk af fx Opllab og Fornyelsesfonden/Markedsmodningsfonden har hidtil primært haft fokus på innovationsprojekter Pt arbejder vi i rådet med innovationsfremmende indkøb, hvor definitionen er, at ordregiveren allerede er langt i sit behov og efterspørger et (måske ukendt) produkt, som kan dække behovet. Her kan man anvende dialogbaserede udbudsformer, udbud med funktionskrav og lign.