Forpligtende aftaler - og loyalitetsaftaler

Præsentationer af emnet: "Forpligtende aftaler - og loyalitetsaftaler"— Præsentationens transcript:

1 Forpligtende aftaler - og loyalitetsaftaler
Ved Gerly Rimmer, indkøbschef, VIA University College 15. december 2017

2 Overvejelser og forberedelse ved tilslutning til forpligtende aftaler
Indkøbsafdelingen undersøger aftalemuligheder hos SKI og Statens Indkøb. Går i dialog med de medarbejdere, som har interesse i området (brugerindflydelse). Forklarer, hvorfor vi skal tilslutte os de forpligtende aftaler. 15. december 2017

3 Opfølgning Indkøbsafdelingen informerer ud i organisationen, når en aftale er indgået. Afholder opstartsmøder med leverandøren. Afholder info-møder med relevante medarbejdere/afdelinger. Udarbejder analyser af, om aftalerne bliver overholdt - hvis ikke, bliver chefen for afdelingen kontaktet. 15. december 2017

4 Gevinster/besparelser ved forpligtende aftaler
Sparer resurser, ved ikke selv at gå i udbud. Minimalt resurseforbrug til implementering af aftalen. Store administrative lettelser, da der typisk kun er en leverandør at henvende sig til. 15. december 2017

5 Udfordringerne Medarbejderne føler sig begrænset:
Vi kan ikke købe de produkter, vi plejer. Medarbejderne føler sig begrænset: Ja - men har du økonomi til selv at gå i EU -udbud? Og tror du på ,du kan få det billigere? Leverandører vil gerne sælge sortimentet uden for aftalerne: Leverandører forsøger at sælge alt andet, end de udbudte produkter på aftalen (det vender jeg tilbage til). Vi kan købe det billigere ved andre leverandører! 15. december 2017

6 SKI-aftalerne SKI tilgodeser mange af de indkøbsbehov, som de selvejende institutioner har. Aftalerne er blevet bredere, så vi har mere at vælge imellem. Priserne er rigtig gode, når der vurderes på hele sortimentet - og ikke på enkelte produkter. 15. december 2017

7 SKI-aftalerne - og især de forpligtende aftaler.
Uanset om det er en lille eller stor institution, s er der både penge og resurser at spare ved at benytte – SKI-aftalerne - og især de forpligtende aftaler. 15. december 2017

8 Loyalitetsaftale VIA forpligter aftale-leverandørerne på at agere loyalitet i forhold til VIA aftale-forpligtelse. Møbelindkøb som eksempel 15. december 2017

9 Indkøb af møbler på en aftale
Indkøb af udbudte produkter kan være meget svært, da der ikke er forpligtigende aftaler på alle områder. Hos VIA er der 4 interessenter: Leverandøren (ønsker at sælge alt!) Medarbejderne (ønsker nogle gange møbler uden for aftalen) Indkøbsafdelingen (ønsker høj compliance) SKI (ønsker, at institutionerne er aftale-belagte) 15. december 2017

10 Hvilke muligheder har vi
SKI Indkøb af kontormøbler – Scan Office SKI – Indkøb af kontormøbler (delaftale 1) Duba B8 A/S K4 Office Scan Office A/S 15. december 2017

11 Hvilke muligheder har vi
SKI – Indkøb af Kantine og loungemøbler (delaftale 2) Duba B8 A/S Scan Office A/S Holmris Designbrokers A/S 15. december 2017

12 Hvilke muligheder har vi
SKI – Indkøb af Undervisningsmøbler (delaftale 5) Lekolar Leika A/S Højer Møbler A/S UNIQA A/S 15. december 2017

13 Mange leverandører udtaler:
Vi kan levere alle møbler. … men … kan leverandøren levere de ønskede møbler, som har været i udbud, og har de et SKI-varenummer? Vi er på en SKI- aftale. 15. december 2017

14 Loyalitetsaftalen Derfor har vi besluttet at indgå loyalitetsaftaler med vore leverandører:
VIA ønsker at købe produkter, som har været i udbud. Med en loyalitetsaftale skal der bruges mindre tid på at undersøge, om leverandørerne tilbyder de udbudte produkter på aftalen. Næste slide er en kopi af en loyalitetsaftale, VIA har indgået med Scan Office. 15. december 2017

15 Loyalitetsaftale vedr. kontormøbler på SKI 50.30
Da VIA University College (VIA) ønsker at være loyal over for vore indkøbsaftaler, forventer vi også at vore leverandører er loyale over for VIA. VIA ønsker kun at købe produkter, som har været udbudt i forbindelse med rammeaftaler, indgået af SKI, Statens indkøb, eller ved eget udbud. I forbindelse med rammeaftale ønsker VIA at benytte de produkter med godkendte varenumre, som er eller kommer på aftalen, indtil rammeaftalen udløber den 31. august 2020. Supplerende produkter. Hvis ingen af produkterne på aftalen, kan opfylde de ønskede behov, kan VIA benytte SKI aftale som omfatter et bredere sortiment på fx større mødemode mv. 15. december 2017

16 ____________________ ___________ _______________________
(Leverandør) accepterer hermed kun at tilbyde VIAs enheder produkter som er på aftale Tilbydes andre produkter, skal disse altid godkendes af VIA Indkøb, inden tilbud og ordre tilsendes VIAs enheder. Hvis der leveres produkter, som ikke er på aftalen eller godkendt af VIA Indkøb, forbeholder VIA sig ret til at annullere ordren senest tre måneder efter levering og eller fakturadato. (Leverandør) skal uden omkostninger for VIA afhente det leverede og sende en kreditnota på det eventuelt fakturerede beløb. Ved overtrædelse af aftalen forbeholder VIA sig ret til at udtræde af aftale uden omkostninger, og der kan ikke anlægges sag mod VIA. Med venlig hilsen ____________________ ___________ _______________________ VIA University College dato Gerly Rimmer Leverandør Indkøbschef 15. december 2017

17 Spørgsmål ? 15. december 2017