Projekt Skemalægning og Lokalebooking SOL SOL fakta 26. marts 2019

Evaluering af SOL Pilot 1 Semesterplanlægning (decentral manuel proces) 2 Skemabestilling (webgrænseflade til indtastning) 3 Skemalægning (Syllabus kernesystemet) 4 Skemaudkast publiceres (Publish & Outlook) 5 Skemareview (mail-kommunikation) 6 Endeligt skema (Publish & Outlook) 7 Ad hoc lokalebooking (Resource Booker) Pilot gennemført med etablering af systemer i drift og skemalægning i Rendsburggade Evaluering: Dårlig forbindelse mellem semesterplanlægningsproces og skemaprocesser Roller fungerede ikke – semesterkoordinatorers rolle overset, indholdstomme indtastningsopgaver, tunge kommunikationsveje Manglende overblik over moduler, kurser, samlæsning, skemaer Skemavisning med manglende overblik og transparens for decentrale roller Systemer ikke tilstrækkeligt stabile 2. evalueringsrunde i marts/april med studerende, VIP og TAP

Ny pilot – skemalægning af efterårssemester 2019/2020 PilotE19 Kommunikation har valgt at fortsætte Psykologi indtræder i forb m flytning til Nordkraft Plan og Create har valgt at træde ud Formål med PilotE19: Etablering af processer, roller og løsninger, der bringer SOL i Rendsburggade i sikker drift Fokus for PilotE19: Eksisterende decentral semesterplanlægningsproces som basis for skemabestilling Eksisterende decentrale roller Etablering af best practice SOL-forretningsprocesser (navngivning af aktiviteter, angivelse af aktiviteters rækkefølge, samlæsnings-håndtering, valgfag, …) Små og gennemtestede systemændringer Ny skemavisningsløsning med overblik og transparens

Konsolideringsfase – når PilotE19 er sikkert på vej Fasens Formål Konsolidere processer og løsninger til en situation, hvor projektets formål og succeskriterier kan realiseres ved yderligere udrulning Indsatsområder Kommentar Ny datakilde for lokaledata incl info til brug for skemalægning er nødvendig Behov for løsning til løbende vedligehold af data om AAU-lokaler Integrationsløsning der leverer grunddata om uddannelser, semestre og moduler til SOL Er under udvikling Processer for semesterplanlægning skal være fastlagt og afprøvede Væsentlig opgave i Pilot E19 Processer sikrer faglige og didaktiske krav i semesterplan Løsninger sikrer overblik over skemaer for koordinatorer, sekretærer og andre med decentralt ansvar Ny løsning etableres i Pilot E19 Studerende skal have nem adgang til personligt, opdateret skema Integration til STADS-data under etablering Lokalebooking-processer etableret og implementeret i løsning, som sikrer overholdelse af lokalebooking-politikker Årshjul på tværs af processer fastlagt (semesterplanlægning, ressourcestyring, skemalægning, kvalitetssikring,….) Arbejdsgruppe nedsat. Høring på vej.