Mødeledelse og deltagelse Nyremedicinsk Afdeling Y

Mødeledelse og deltagelse Hvad skal der til for at et møde opleves meningsfuldt? Hvilken forberedelse skal der til? Hvordan skal mødet ledes? Hvilken indflydelse har mødedeltagerne på det gode møde?

Den velforberedte mødeleder Mødelederen: Afklarer om mødet er nødvendigt. Læser referat igennem fra sidst og forholde sig til det. Tydeliggør mødemål fx: At skabe fælles forståelse og løsninger, at skabe ideer, at skabe viden, at skabe energi, at skabe overblik, at skabe beslutninger, at skabe relationer.

Den velforberedte mødeleder Forbereder mødets indhold og metode Forberedelse af indholdet og metode til hvordan deltagerne inddrages fx med gode spørgsmål, som er korte, præcise, åbne, lette at forstå, vigtige for deltagerne, gerne provokerende, helst positivt fremadrettede. (Inddragelse skaber fælles forståelse) Udbyder evt. materiale til deltagerne – enkelt, kort og motiverende

Den velforberedte mødeleder fortsat Afklarer mødetype Informationsmøder at formidle viden

Den velforberedte mødeleder fortsat Afklarer mødetype Dialogmøde Orientering, videndeling, drøftelse og evt. beslutning – at sætte en dialog og refleksion i gang fx ved brug af mindmap, refleksionskort

Den velforberedte mødeleder fortsat Afklarer mødetype Problemløsende møder At få diskuteret en aktuel problemstilling, holde sig til sagen og nå frem til en konklusion

Den velforberedte mødeleder fortsat Afklarer hvem der skal deltage Inviterer de personer der skal involveres og/eller bidrage til at nå formålet med mødet Antallet af mødedeltagere afhænger af formål og mødetype

Den velforberedte mødeleder fortsat Tager stilling til rammer for mødet : Hvornår på dagen kan mødet afholdes? Hvor lang tid skal der bruges? Hvor skal mødet afholdes? Skal der være servering? Hvilke IT redskaber skal der anvendes?

Den velforberedte mødeleder fortsat Mødeindkaldelse – dagsorden Skriftlig dagsorden udsendes elektronisk evt. med bilag senest 5 hverdage hverdag før mødet eller efter aftale i kommissorium for mødet. Bruger evt. skabelon – ’Dagsorden’ i SkrivFyn - kender I den? Lav en dagsorden der kan involvere deltagerne – HUSK mødemål

Dagsorden Deltagere: Peter Hansen, Solveig Christiansen, Helle Poulsen, Anna Jensen Sted og tid: Kløvervænget 6, 11. sal den kl Mødeleder/facilitator: Ellen Thrane Referent: Anna Jensen Dagsorden: Godkendelse af referat fra sidst Godkendelse af dagsorden Emne: Afholdelse af møder Mødemål: Få afdækket hvilken skabelon der fremmer en god mødeindkaldelse Reference: Ravn, Ib (2011): Facilitering – ledelse af møder der skaber værdier og mening, Hans Reitzels Forlag Evt. Næste skridt

Mødeleders/facilitators rolle Overholder mødetiderne – gør I det ved jer? Tager formeldt hul på mødet – byder velkommen Ridser mødets formål op Opsummerer dagsorden som start på mødet, samt emner til evt. Er dagordnen for lang prioriteres det vigtigste først. Er dagordnen ’tynd’ kan den uddybes før mødet, så alle kender indholdet Vælger ordstyrer ved behov (ved mere end 6-8-deltager) Vælger en referent, der kan lide at referere Faciliteter mødets indhold: Giver korte oplæg, aktiverer deltagerne, udforsker og undersøger Opsummerer, analyserer og systematiserer data fra mødets indhold Afgrænser, konkluderer og beslutter

Er der brug for en ordstyrer? Ved 6-8- deltagere kan der være behov for en ordstyrer. Mødelederen vælger en blandt deltagerne Ordstyrerens rolle: Beder deltagerne om at markerer, når et emne fremlægges til diskussion og debat, evt. skrive rækkefølge ned Lukker for debatten når emnet er uddybet, og giver ordet til mødeleder/facilitator.

Deltagernes rolle på mødet: Markér for at få taletid – gør du det? Vent til ordstyreren giver tegn til en Stop debatten, når der er lukket for diskussionen

Referent og referattype Tager stilling til hvilken type referat der ønskes: –Beslutningsreferat –Genfortællingsreferat Der tages på forhånd stilling til (evt. i kommissorium): Hvem skal have referat? Hvornår skal det udkomme? Hvor skal referatet opbevares/arkiveres evt. på afdelingens Intranetafdelingens Intranet Bruger fx skabelon – ’Referat’ i Skriv Fyn – kender I den?

Den velforberedte mødedeltager Møder velforberedt op – kende dagsorden og medbringer egen indstilling til mødet – er det god tone hos jer? Møder op med en åben og positiv indstilling til mødets formål og indhold Møder til tiden – gør du det? Bidrager positivt i diskussioner og debat Følger rammer for mødestrukturen Udnytter tiden hensigtsmæssig – oplever du det?

Afslutning på mødet Evaluering – er mødets formål indfriet, hvad er næste skridt?

God fornøjelse med dit næste møde Hvor mon du sidder?