Case: Roskilde og Køge Sygehuse

-Tavlemøder i Roskilde-Køge og sammenhæng til strategi ved vicedirektør Susanne Friis -Nedbrydning af KPI’er og forbedringsmodellen ved Anders Drejer Lønbæk, PFI chef. Agenda

NEDBRYDNING AF KPI’ER

AIM: Hvad er det strategiske fokuspunkt Aktion: Hvilke indsatser (håndtag) har vi at arbejde med for at opnå ændringer Prediktion: Hvilken forventning har vi til at de nødvendige håndtag påvirker målingerne af vores strategiske fokuspunkt Nedbrydning af målsætninger

Strategiers succes afhænger af: -Ledelsesfokus -Kommunikation -Fraiming -Nedbrydning Strategier nedbrydes til målsætninger på sygehus, afdeling og afsnitsniveau. -Målsætningerne følges løbende -Når målet opnås sættes nye ambitiøse, men realistiske mål Den optimale sammenhæng

Prioritering og nedbrydning er ligegyldigt… ….hvis ikke man samtidig sikrer løbende opfølgning. Succes faktorer:

Lokale Centrale AutomatiskeHåndholdte Bevægelser i KPI’er ift. modenhed Resultatmål Procesmål

KPI: Key Performance indikator: Nøglemålsætning Resultatmål: Den indikator der ændrer sig hvis du implementerer ændringer i processerne. Hvordan du kan måle, at en forandring er en forbedring. Den faktor der ændrer sig, såfremt at ændringer implementeres med succes. Procesmål: Måling af hvorvidt vi har ændret adfærd Balancerede målinger: Målinger som vi holder øje med, så fokus på et resultatmål ikke skyldes uhensigtsmæssig adfærd. Ordbog

Det er ikke så let at vælge de gode indikatorer De skal være relevante og nærværende De der står omkring tavlen skal føle noget for det der måles De skal være forståelige Definitionerne skal være klare Visualiseringen skal være enkel at forstå Det skal være klart om man er i rød eller grøn Man skal vide hvornår der er behov for at reagere Man kan nemt komme til at vælge en indikator, hvor det ikke er helt enkelt at se om den er i grøn eller rød De skal have en målsætning En måling uden et mål kan der ikke reageres på De skal være til at påvirke De der står omkring tavlen skal kunne lave forbedringer der reelt flytter på indikatorerne De skal give mening i den frekvens som de skal bruges i, og helst ugentlig Der kræver ofte lidt overvejelser at få det til at virke godt uge for uge 11

Indikatorerne skal desuden drive den rigtige adfærd Hvad prøver vi at opnå og hvordan hænger det sammen med sygehusets overordnede mål? Hvornår skal der reageres? Hvem kan påvirke indikatoren? Hvilke reaktioner forventer vi når indikatoren er i rød? Umiddelbare aktioner Forbedringer Hvad er det så jeg som leder bør gøre når indikatoren er i rød? 12

-Analyser har et længere formål og er typisk mere ressourcekrævende at gennemføre. -Eksempel: Analyse af antallet af patienter over døgnet. Tallet giver mening i forhold til at ændre på bemandingen over døgnet. -Hvorfor giver tallet ikke mening at følge per uge? -KPI’er skal være nærværende og give mening i den rette frekvens. -Eksempel: Ventetid fra ankomst til triage. Målet er påvirkeligt af flere elementer, herunder ankomstprofilen den givne uge, men også af interne arbejdsprocesser mv. Analyser og KPI’er

Måling af antallet af hjertestopkald Måling af antallet af tryksårsscreeninger Måling af antallet af patienter Måling af antallet af patienter vi aflyser Drøft ved bordene under hvilke forudsætninger overstående målinger er relevante som KPI’er på en tavle og på hvilket tavleniveau. Eksempler på målinger:

AIM: At øge udnyttelsen af operationsgangen. Aktioner: Klinisk afdeling 7/7 inden klokken 7.45 Prioritering dagen før Anæstesi afdeling: Skiftetid Operation i gang til tiden Opvågning: Klar til at overtage patienten KPI’er og komplekse processer

Kræver ingen indsamling Kræver klare definitioner Kræver skarp registreringspraksis Kræver agile udviklingsmuligheder Kræver hurtig respons fra datakyndige Automatiske målinger

Eksempel: målstyringsgraf, smerteklinik Kilde: PAS-system

Eksempel: målstyringsgraf, radiologi Kilde: Radiologi-system

Eksempel: målstyringsgraf, anæstesi Definition af udnyttelsesgrad: Andel anæstesitid inden for åbningstiden Kilde: Metavision

Eksempel: Årsagsanalyse, kirurgi Definition: Rekvisitioner hvor behandlingskategori = "BESØG" og rekvisitionsstatus = "AF", hvor KOEKIA har behandlingsansvar. Kilde: PAS-system

Eksempel: Akkumuleret aktivitet Kilde: PAS-system

Nærværende Fleksible kriterier – hurtige justeringer. Dårlige resultatmål – fantastiske procesmål. Manuelle målinger

Audit målopfyldelse

KPI kataloget er vedlagt i mapperne Eksempler på de enkelte grafer kan rekvireres ved henvendelse til PFI KPI katalog