Harmonisering af lokaleanvisning og booking Seminar den 29. januar 2007
Program 9.00 – 9.30 Introduktion. Præsentation Historiske baggrund, udfordringer, opgaven og spørgsmål / v Annette 9.30 – Klarhed over opgaven. Hvad skal dagen ende ud med? / v Johanne og Tine – Interessent analyse. ” De vigtigste”. / v Johanne og Tine Den videre proces. Plan – organisation – høring og tids - og handleplan – Frokost
Introduktion og historisk baggrund Hvad er igangsat: Afdækning af hvordan opgaven løses i dag Kortlægning af lokaler i Gribskov Uddannelse af medarbejdere i Kultur og fritid – flere til at booke og til at forstå IT-systemet Valg af IT-system: KMD`s Inter book. Booke via internette
Udfordringer og opgaver Projektorganisation: Styregruppe – hvem ? Projektgrupper – hvilke og hvem skal være med? Milepæle Tids - og handleplan ( uddybet senere)
Udfordring og opgaver Udarbejdelse af retningslinjer: Prioritering af brugergrupper Afklaring af skolernes lokaler – hvem har råderet hvornår ? I hvilket system bookes der i. Skoleintranet indtil kl – derefter i Interbook ? Eller hvordan ? Selvejende Haller – hvordan og hvem Hvem booker ( procedure) ? Aflevering af lokalerne i den stand det er modtaget – nøgleordning ???
Udfordringer og opgaver Udarbejdelse af procedure: Skal det gøres centralt (kultur og fritid) eller decentralt? eller en kombination ? Forskel mellem: Idrætsforeninger – selvejende haller / kommunal haller Aftenskolen – lokaletilskudsmuligheder ? Kulturelle foreninger Andre fx regionale foreninger, kommercielle ( gebyr) ?
Udfordringer og opgaver Bookingsystem: Undervisning – hvem og hvordan? Information om nye retningslinjer og procedure – hvem gør det ? hvordan ? og hvem udsendes det til?
Udfordringer og opgaver Tids - og handleplan skal indeholde: Udarbejdelse af retningslinjer – hvornår? Procedure – hvornår ? Høring – hvem ? hvornår ? og hvad ? Politisk godkendelse - ku, IU, BU, ØU og Byråd – hvornår og hvordan – temamøde ?
Udfordringer og opgaver Hvordan kommer vi i gang ?