Viborg Domprovsti Forberedende Budgetsamråd 2013

1. Velkomst og sang, v Jens Erik Larsen 2. Provstiudvalgets målsætning og strategi, v. Jens Erik Larsen 3. Kirkeskatteprocent og ramme for budget 2014, v. Jens Erik Larsen 4. Offentlighed omkring regnskaber og budgetter, v. Thomas Frank 5. Provstiets økonomiske forvaltningsregler samt årshjulet, v. Thomas Frank 6. Anlæg, v. Thomas Frank A. Gennemførte anlæg 2012/2013 B. Anlæg i 2014 C. Provstiudvalgets tildelingsprincipper. D. Anlægsønsker – gennemgang af ønsker. E. Rådgivningsaftaler, indgåelse heraf. F. Indhentning af tilbud. 7. Vedligeholdelses- og synsudsatte arbejder. Styring af økonomien hertil, v. Thomas Frank 8. IT-anskaffelser - anbefaling fra provstiudvalget, v. Thomas Frank 9. Sagsbehandling og kommunikation mellem provsti og menighedsråd i øvrigt, v. Thomas Frank timersløb 2013 samt provstiets samarbejdsprojekt, v. Line Kjeldsen 11. Tværgående initiativer: Ungdomspræst og Skole-Kirke samarbejde, v. Thomas Frank 12. Personalekonsulent, v. NY personalekonsulent 13. Ønsker til provstiudvalget og provstiet, v. Jens Erik Larsen og Thomas Frank. 14. Valg til provstiudvalg, v. Thomas Frank 15. Eventuelt.

1 Påskeblomst! hvad vil du her? Bondeblomst fra landsbyhave uden duft og pragt og skær! hvem er du velkommen gave? Hvem mon, tænker du, har lyst dig at trykke ømt til bryst? Mener du, en fugl tør vove sang om dig i Danmarks skove? 2 Ej i liflig sommerluft spired du på blomsterstade, ej så fik du rosens duft, ikke liljens sølverblade; under vinterstorm og regn sprang du frem i golde egn, ved dit syn kun den sig fryder, som har kær, hvad du betyder. 3 Påskeblomst! men er det sandt: Har vi noget at betyde? Er vor prædiken ej tant? Kan de døde graven bryde? Stod han op, som ordet går? Mon hans ord igen opstår? Springer klart af gule lagen livet frem med påskedagen? 4 Kan de døde ej opstå, intet har vi at betyde, visne må vi brat i vrå, ingen have skal vi pryde; glemmes skal vi under muld, vil ej vokset underfuld smelte, støbes i det dunkle og som lys på graven funkle. 5 Påskeblomst! en dråbe stærk drak jeg af dit gule bæger, og som ved et underværk den mig hæver, vederkvæger: Hanegal og morgensang, synes mig, af den udsprang; vågnende jeg ser de døde i en påske-morgenrøde. 6 Ja, jeg ved, du siger sandt: Frelseren stod op af døde! Det er hver langfredags pant på en påske-morgenrøde: Hvad er segl og sværd og skjold mod den Herre kæk og bold? Avner kun, når han vil ånde, han, som svor os bod for vånde.

2. Provstiudvalgets målsætning og strategi Målsætning: ”At medvirke til, at de menneskelige og økonomiske resurser i provstiet anvendes til glæde for menigheden, menighedsråd og ansatte”

Strategi 2013 "Opstartsår" - lære arbejdet og hinanden at kende 2014 "Målsætnings år" - drøfte egne prioriteter og implementere dem 2015 "Evalueringsår" - vurdere og evt. justere prioritering 2016 "Evalueringsår" - vurdere og evt. justere prioritering

Strategi forsat: 2 hovedprioriteter/satsningsområder næste 4 år for provstiudvalget: 1) styrkelse af konfirmandundervisning og 2) styrkelse af kirkemusik (musik ved gudstjenester)

 At yde god og kompetent service til alle menighedsråd i provstiet  At sikre ens service til alle menighedsråd  At udvise fornøden økonomisk ansvarlighed  At medvirke til større grad af samarbejde mellem sognene i provstiet

3. Kirkeskatteprocent og driftsramme for budget Kirkeskatteprocent 2014: 0,93% (forventet) Fremskrivning af driftsramme: 1% af driftsrammebevilling 2013 (justeret for fald/stigning af udgifter til renter til anlæg)

 Udskrivningsgrundlag ved medlemsandel på 88% 12,546 mia  Efter udligningstilskud og Landskirkeskat og ved kirkeskatteprocent på 0,93 giver det i alt 57,955 mio til rådighed.  Ved generel fremskrivning af kirkekasser med 1% fra 2013 – 2014 vil behovet være 55,89 mio  Til rådighed for anlæg ca 3,3 mio

4. Offentlighed omkring regnskaber og budgetter Cirkulære om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. Godkendelse og offentliggørelse af kirkekassernes regnskab § 7. Menighedsrådet behandler regnskabet senest den 1. april og optager beslutning herom i protokollen. Regnskabet indlæses i Økonomiportalen senest den 1. april. Stk. 2. Provstirevisor foretager revisionen i overensstemmelse med revisionsinstruksen (bilag 1) i Cirkulære for kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision m.v. senest den 15. september. Stk. 3. Menighedsrådet behandler revisionsprotokollen på et menighedsrådsmøde og forsyner regnskabet med rådets eventuelle bemærkninger senest den 15. oktober, jf. § 13, stk. 4 i Lov om Menighedsråd. Provstiudvalget kan dispensere for denne frist. Stk. 4. Provstiudvalget godkender det reviderede regnskab senest den 15. november under hensyntagen til revisionsprotokollen og eventuelle påtegning samt menighedsrådets eventuelle bemærkninger hertil. Menighedsrådet skal herefter behandle provstiudvalgets bemærkninger på et rådsmøde og optage bemærkninger herom i menighedsrådets protokol. Stk. 5. Såfremt provstiudvalget har andre bemærkninger til regnskabet end de af revisionen anførte, kan provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne bemærkninger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter fortsat ikke finder at kunne godkende regnskabet, kan provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den manglende godkendelse samt eventuelt foretage indstilling om anden revisionsbistand. Stk. 6. Provstiudvalget offentliggør regnskabet fra Økonomiportalen senest den 15. december ved, at regnskab, eksklusiv revisionens protokol, overføres til sogn.dk

Økonomistyring!  Menighedsrådet og Kasserer skal ”altid” vide, hvordan driften ser ud! ”Kvartalsrapporter”  Omhyggelighed med efterlevelse af regnskabsinstruks – NY INSTRUKS FOR 2013  Opmærksomhed på vedtægt for kasserer og regnskabsfører  Tilfælde i 2011, hvor kirkekasser:  a) har brugt alle deres ”frie midler” så der ingen kassebeholdning er tilbage” 10% af driftsramme  b) ikke har haft penge til at betale udgifter, fordi man ikke har været opmærksom på begrænsede ”frie midler”  Forebyggelse!  Kultur, hvor man altid spørger ”Er der penge til det?”  Udelegering af opmærksomhed hos de ansatte ”hvordan står det til, med økonomien i mit arbejdsområdes budget/konto? VORES FORVALTNING AF DE ØKONOMISKE RESURSER ER EN FORVALTNING AF MEDLEMMERNES TILLID TIL OS

5. Provstiets økonomiske forvaltningsregler samt årshjulet

6. Anlæg A. Gennemførte anlæg 2012/13. B. Anlæg i C. Provstiudvalgets tildelingsprincipper. D. Anlægsønsker – gennemgang af ønsker og nye. E. Rådgivningsaftaler, indgåelse heraf. F. Indhentning af tilbud.

A+B. Anlæg  Gennemførte anlæg  Fly kirke  Løgstrup sognegård  Asmild dige – 5%  Badeværelse Daugbjerg  Lydisolering Vinkel  Graverfaciliteter Sparkær  Tapdrup Kirke Sokkel  Anlæg i  Fly kirkes tag utæthed, vedligeholdelse – 5%  Sdr. Rind graverhus (mindre arbejde) - 5%  Sjørslev præstegård – lån og egne midler  Mønsted graverhus lån og egne midler  Anlæg i 2014 Provstiudvalgets prioritering dags dato:  Haldege Graverfaciliteter og Konfirmandstue/sognegård

C. Kriterier for prioritering af anlægsønsker i Viborg Domprovsti Kriterier for prioritering af anlægsønsker i Viborg Domprovsti 1. Uopsættelig: eks. tagskade, råd og svamp m.m. 2. Behov for kirkelivet: eks. gudstjenester, undervisning m.m. 3. Behov for personalet: eks. personalefaciliteter, herunder lovgivningens krav 4. Besparelser på fremtidig drift: eks. personaleudgifter og energiforbrug og transporttid 5. Projektets kvalitet: eks. gennemarbejdet og klar til gennemførelse 6. Anlægsønskets alder, hvor lang tid har sognet ønsket anlægget 7. Anlæggets beløb i forhold til provstiets midler til anlæg 8. Den langsigtede økonomi i provstiet: eks. vil gældsbyrden også kunne løftes fremtidigt 9. Andet Godkendt på PU-møde den

D. Gennemgang af ønsker og nye.

E+F. Rådgivningsaftaler og indhentning af tilbud

7. Vedligeholdelses-og synsudsatte arbejder  Udgifter her til skal jf. provstiets forvaltningsprincipper afholdes over og prioriteres i driften: Dog kalkning indvendig, maling af bænkerader omlægning/reparation af kirkediger o.lign. regnes som restaurering når udgifterne her til er over kr  Vær opmærksom på arbejderne, prioriter dem!  Der skal holdes provstesyn flere steder i år, datoer er ved at blive aftalt!

8. IT-anskaffelser Til Menighedsråd i Viborg Domprovsti Anbefaling vedrørende indkøb og udskiftning af stationære og bærbare PC’ere samt mobiltelefoner til sognepræster. IT-kontoret betaler for en stationær PC per pastorat, som udskiftes hvert 3. år og kan benyttes til alle nødvendige funktioner, herunder kirkebogsføring. Udgiften til øvrige PC’ere samt mobiltelefoner skal afholdes af kirkekassen. De øvrige PC’ere behøver ikke at være kirkenets PC’ere fra IT-kontoret, for så vidt de ikke skal benyttes til kirkebogsføring. Men de stationære PC’ere fra IT-kontoret leveres til en rimelig pris og med et fortløbende abonnement på de nødvendige programmer samt en direkte adgang til Kirkenettet. Med henblik på at skabe overblik og hjælpe menighedsrådene med prioritering af indkøb m.v. har provstiudvalget udarbejdet nedenstående anbefalinger for indkøb og udskiftning af IT-udstyr til sognepræsterne. Dette er også for at undgå, at der unødigt indkøbes IT-udstyr, herunder bærbare PC’ere og mobiltelefoner samt at udstyret udskiftes for hyppigt. Anbefaling indkøb af bærbar PC Hvis sognepræsten har stationær PC fra IT-kontoret stillet til rådighed og samtidig af menighedsrådet tildeles en bærbar PC, eksempelvis til brug i forbindelse med undervisning, så indkøbes der en bærbar PC med programmer, der er billigere end dagsprisen for en bærbar PC fra IT-kontoret med OfficePakken. Såfremt det ikke er muligt at finde en billigere PC, kan IT- kontorets model vælges. Hvis sognepræsten ikke har stationær PC fra IT-kontoret stillet til rådighed kan menighedsrådet med fordel lave en IT-løsning, hvor sognepræsten tildeles en bærbar PC fra IT-kontoret med mobilt bredbånd. Hvis sognepræsten har en stationær PC stillet til rådighed, som ikke er betalt af IT-kontoret, kan menighedsrådet i samråd med præsten overveje, at der i forbindelse med udskiftning af den stationære PC, i steder indkøbes en bærbar PC fra IT-kontoret med mobilt bredbånd. Programlicens fra stationær PC overføres til den bærbar PC. Anbefaling om indkøb af mobiltelefon Hvis sognepræsten får tildelt en SmartPhone af menighedsrådet laves der aftale med TDC-erhverv. Kirkeministeriet har lavet en aftale med TDC-erhverv, som giver en mindre fast ydelse månedligt for data-forbrug. Der indkøbes en prisbillig SmartPhone og ikke den dyreste. Hvis sognepræsten får tildelt en almindelig mobiltelefon af menighedsrådet laves der aftale med TDC-erhverv, med hvem Kirkeministeriet har lavet en aftale. Anbefaling om udskiftningsterminer for bærbar PC og mobiltelefoner Bærbar PC og mobiltelefon bør ikke udskiftes oftere end hvert 3. år. Det er tillige den termin, som er gældende for de PC’ere, der leveres gennem IT-kontoret. Sognepræst, kasserer og regnskabsfører er løbende opmærksom på forbrug af mobiltelefon jf. regninger fra TDC! Har menighedsrådet yderligere spørgsmål vedrørende indkøb, priser og udskiftning af IT-udstyr er man velkommen til at kontakte provstikontoret

9. Sagsbehandling og kommunikation mellem provsti og menighedsråd  Al elektronisk korrespondance & Menighedsrådets officielle postkasse  PU-møder månedligt, se hjemmeside:  Sager der ønskes behandlet modtages senest 10 før PU møde  For spørgsmål, så Ring Til Os:

Timers løb

11. Tværgående initiativer  Ungdomspræst  Skole-Kirke  Viborg Natkirke  24-timers løb  Fokus:  samarbejde omkring kordegne  Samarbejde omkring aktiviteter

12. Personalekonsulent

13. Ønsker til provstiudvalget og provstiet

14. Valg til provstiudvalg  Nuværende periode –  (forlænget funktionsperiode opr )  Der skal jf. reglerne afholdes opstillings- og orienteringsmøde - det vil tilgå.

15. Eventuelt