Københavns Kommune – Koncernservice Vurdering af uafklarede forhold vedrørende fastlæggelse af baseline Den 1. juni 2007 AUDIT / Offentlig Sektor

Indhold Indledning Gennemgang af uafklarede forhold Opsummering Udgangspunkt Arbejdsmetode og proces Afgrænsning af opgave Gennemgang af uafklarede forhold Ønsket regulering KPMG's vurdering Forklaring og grundlag for vurdering Opsummering Oplistning af forhold som stadig udestår (især organisatoriske og aftalemæssige) Videre forløb

Politisk udgangspunkt BR besluttede den 12. oktober 2006 bl.a. At udvalgenes midler, der er forbundet med at løse de opgaver, der pr. 1. april 2007 skal løses af Koncern-service, bindes til køb af ydelser i Koncernservice i en periode på minimum 2 år. Det konkrete tidspunkt for ophævelsen af bindingsperioden besluttes af Økonomi-udvalget. Senest 1. april 2009 fremlægges en sag for Økonomiudvalget, der indeholder et forslag om tidspunktet for ophævelsen af bindingsperioden

Udgangspunkt for beregningen af baseline KPMG har forstået, at det er vedtaget, at baseline skal opgøres som ”normaliserede 2006 regnskabstal”. Det kan altid diskuteres, om dette er den bedste måde at opgøre bevillingsbinding på, men KPMG har lagt til grund at nævnte metode er aftalt anvendt. KPMG har i sin vurdering lagt vægt på, at bevillingsbindingen i så høj grad som muligt afspejler faktisk afholdte udgifter i 2006 reguleret for: Engangsomkostninger af ikke tilbagevendende karakter Implementerede besparelser, jf. ”princip Q”

Udgangspunktet for KPMG’s bistand (1) Der har været en lang proces vedrørende beregning af, hvor meget forvaltningerne skal binde til køb af ydelser i koncernservice – baseline. Seneste bud herpå findes i rapporten fra Accenture: ”Validering af baseline for Koncernservice i Københavns Kommune” (Accenture den 30. marts 2007)

Udgangspunktet for KPMG’s bistand (2) Koncernservice og forvaltningerne har ikke været enige i den beregning af baseline der er foretaget, og har derfor fremført en række ønsker om ændringer. Disse ønsker er beskrevet som uafklarede forhold i Accenture Rapporten side 73-81. Det er disse uafklarede forhold, der har været udgangspunktet for KPMG bistand.

Arbejdsmetode og proces (1) Materiale- gennemgang Møder med hver forvaltning Efterfølgende dialog med de enkelte forvalt- ninger og KS, her- under indhentning af supplerende oplysninger og besvarelse af uddybende spørgsmål mv. Vurdering af de uafklarede forhold og udarbejdelse af konklusion Afrapportering den 1. juni 2007

Arbejdsmetode og proces (2) Materialegennemgang (modtaget inden møder): Accenture rapporten m bilag, specielt side 73-81 KFF: fra Albert Lykking – ”Bevillingsbinding i Koncernservice” ØKF: fra Stig Lundbech – mails fra 18. og 19 april SOF: fra Claus Vestergaard – ”Uafklarede forhold” BUF: fra Lars Øbing – ”Koncernservice – opmærksomheds-punkter” BUF: fra Lars Øbing – ”BUF og Accenture rapport…”

Arbejdsmetode og proces (3) Møder med alle forvaltninger samt Koncernservice mhp. uddybning af de uafklarede forhold samt aftaler om evt. supplerende oplysninger: Koncernservice: Deltagere fra KS: Christian Braad og Esther Mørup samt separat møde med John Hansen SOF/BIF: Deltagere forvaltningerne: Diana Fritz (BIF), Poul Erik Jørgensen (BIF), Mette Egelund (BIF), Claus Vestergaard (SOF), Kit Rosen (SOF), Jørgen Bech (SOF), Kathrine Thorball (SOF) SUF: Deltagere fra forvaltningen: Torben Hedegaard Jensen, Lars Mathisen KFF: Deltagere fra forvaltningen: Olga Brüniche-Olsen, Albert Lykking og Louis Schirmer TMF: Deltagere fra forvaltningen: Sanne Carlsen og Jan Heimchelmann BUF: Deltagere fra forvaltningen: Karl-Erik Andersen og Villy Broe ØKF: Deltager fra forvaltningen: Stig Lundbech

Arbejdsmetode og proces (4) Da vores opgave har været at agere som en form for ”opmand” har vores dialog med KS og forvaltningerne haft karakter af en ”høring” af begge siders synspunkter. Dvs. at vi har drøftet såvel forvaltningernes egne uafklarede forhold som Koncernservices uafklarede forhold med forvaltningerne. Tilsvarende har vi med Koncernservice drøftet såvel Koncernservices uafklarede forhold som forvaltningernes uafklarede forhold. Endvidere har vores konklusioner ikke været underlagt kommentering fra parterne – som det er tilfældet i fx syns- og skønssager. Dette har den fordel, at vores arbejde har høj grad af uafhængig karakter, men samtidig den ulempe, at der kan være faktuelle forhold som ikke er blevet fanget inden vores afrapportering.

Arbejdsmetode og proces (5) KPMG’s vurderingskriterier er drøfter med forvaltningerne og koncern-service. I denne fase er der fremkommet yderligere materiale fra forvaltningerne, der ligeledes har indgået i vores endelige vurdering. Det har ud over telefonsamtaler blandt andet omfattet. Koncernservice: Mail fra Christian Braad (21.5) og mails fra Andreas Hare (9.5)og Mails fra Oscar Kovacs (21.5) ØKF: Mails fra Stig Lundbech (20.5 og 21.5) SUF: Mails fra Torben Hedegaard (22.5 og 25.5) samt mail med notat fra Andreas Jegstrup (31.5) SOF: Mail fra Claus Westergaard med supplerende materiale (7.5) BIF: Mail fra Diana Fritz med supplerende materiale (7.5) KFF: Mails fra Louis Schirmer med supplerende materiale (24.5 og 31.5) BUF: Mail fra Karl-Erik Andernsen (23.5) TMF: Mail fra Jan Heichelmann (30.5) og opfølgende Accenturerapport af 16.5 i mail fra Sanne Karlsen

Arbejdsmetode og proces (6) KPMG’s rolle i forhold til vurdering af de uafklarede forhold og udarbejdelse af anbefalinger i forhold til løsning heraf har været (jf. aftalebrev): at fungere som ”opmand” i relation til de uafklarede forhold, dvs. at anvise konkrete beløbskorrektioner, der bør accepteres eller afvises til bevillingsbindingen, samt at begrunde hvorfor

Arbejdsmetode og proces (7) KPMG’s forslag til beløbskorrektioner og begrundelser gennemgås ved denne afrapportering: Vores detaljerede afrapportering fremgår af separat detaljeret bilag 1

Afgrænsning af opgaven KPMG’s bistand har omfattet en gennemgang: af eksplicit uafklarede forhold, jf. Accenture rapport s. 73-81 samt supplerende materiale fra forvaltningerne, herunder alene uafklarede forhold med beløbsangivelser KPMG indestår ikke for, at opgørelsesmetoden for bevillingsbindingen sikrer Koncernservice tilstrækkeligt indtægtsgrundlag Denne afrapportering er alene til intern brug i Københavns Kommune (hvis 3. mand var involveret skulle der været udarbejdet erklæring).

Gennemgang af uafklarede forhold (økonomi) Eneste uafklarede forhold er KS’ ønske om at der bindes 0,5 mio.kr. til eksterne rådgivere og konsulenter. Forvaltningerne har indmeldt i alt 0 kr., jf. Accenture-rapport tabel 39. Vi har drøftet forholdet med forvaltningerne og disse har generelt bekræftet at forbrug på 0 kr. er korrekt. KPMG’s konklusion er derfor, at der ikke er grundlag for at korrigere indmeldte udgifter. Reguleringen afvises derfor.

Gennemgang af uafklarede forhold (IT) KPMG’s overordnede konklusion er som følger: Grundlaget for ovenstående er bilag 1

Forklaring og grundlag for vurdering Koncernservice ønsker ændringer i forhold til de indmeldte udgifter vedrørende: servere, -1,0 mio.kr. computere, 3,6 mio.kr. appl. software, 24,4 mio,kr. operativ system, 0,9 mio.kr. KPMG vurdering: KS ønsket korrektion er baseret på forudsætninger om gennemsnitlig levetid, gennemsnitlig anskaffelsespris og antal enheder. Efter KPMG’s opfattelse er der en høj grad af skønselement involveret, som øger risikoen for at de opgjorte reguleringer ikke er udtryk for afholdte udgifter i 2006. Endvidere er der ved opgørelse af den langt største regulering (applikationsw. 24,4 mio.kr) efter KPMG’s opfattelse anvendt forkerte forudsætninger på Microsoft licens priser, jf. omtale i bilag 1 spec. 8 bem. 1. Konklusion: Baseline fastlægges ud fra forvaltningernes indmeldinger, dvs. KS’ ønsker om ændrin- ger i forhold til baseline afvises. Imidlertid bør der foretages ”inventering” af Microsoftlicenser inden overtagelse. Erfaringsmæssigt medføre dette opgørelse af en underlicensiering – finansiering heraf bør ske hos forvaltningerne.

Forklaring og grundlag for vurdering Koncernservice ønsker ændringer i forhold til de indmeldte udgifter vedrørende: datakommunikation, 7,8 mio.kr. fast telefoni, 7,6 mio.kr. mobiltelefoni, 7,5 mio.kr. KPMG vurdering: Det har vist sig at der er uoverensstemmelse mellem de indmeldte udgifter fra forvaltningerne og de regninger der er blevet betalt af Københavns Kommune (jf. Accenture rapporten) Da regningerne er fra en uafhængig 3. mand og forvaltningernes indmeldinger ikke har været genstand for en uvildig gennemgang er det KPMG’s vurdering at det bedste udgangspunkt for fastlæggelse af baseline vil ske på baggrund af regninger. Konklusion: Baseline fastlægges på baggrund af regningerne. Dvs. KS’s reguleringer accepteres.

Forklaring og grundlag for vurdering I visse tilfælde har vi ikke modtaget udbedt dokumentation, fx: omkostninger til serverrum (KS), 8,1 mio.kr. PC’er (BUF), -3,4 mio.kr. andre mindre KPMG vurdering: Hvis vi ikke har modtaget dokumentation for en angiven regulering er det vores opfattelse, at vi ikke er blevet forelagt grundlag for at kunne acceptere reguleringen. Konklusion: Baseline reguleres ikke i disse tilfælde.

Forklaring og grundlag for vurdering I visse tilfælde er der foretaget fornyet gennemgang med regulering af hele indmelding i Accenture-rapport til følge: ØKF TMF KPMG vurdering: KPMG har drøftet dette med nævnte forvaltninger. Vi har bl.a. forstået, at forvaltningerne ikke kunne specificere/finde grundlaget for beløb anført i Accenture-rapporten. Det er derfor vores opfattelse af de nye tal er baseret på et stærkere fundament end de tidligere. Vi har dog ikke foretaget revision eller review. Konklusion: Baseline reguleres i disse tilfælde i overensstemmelse med ny opgørelse. Dog ikke i tilfælde hvor dette konflikter med andre beregningsmetoder, jf. bilag 1.

Forklaring og grundlag for vurdering I en række tilfælde har forvaltningerne ønsket reguleringer baseret på at indmeldt tal indeholdt engangsudgifter, eller der er sket implementering af besparelser. KPMG vurdering: KPMG har søgt at forholde sig kritisk til om der er tale om engangsudgifter. KPMG har endvidere søgt at forholde sig kritisk til om der er tale om besparelser. Det har heri indgået, at der skal være sket implementering. En beslutning om en generel besparelse er således ikke tilstrækkelig. Konklusion: Der har været høj grad af skøn involveret fra KPMG og udfaldet afhænger af den konkrete situation, jf. nærmere beskrivelse i bilag 1

Forklaring og grundlag for vurdering I en række tilfælde er der områder der fortsat arbejdes på fra KS eller områder hvor der skal aftales nærmere mellem KS og forvaltning. KPMG vurdering: Tilslutningsafgifter, Transaktionsafgifter og fællessystemer har vi forstået, at der arbejdes på fra KS. Dette kan give anledning til reguleringer i forhold til det i Accenture-rapporten angivne beløb Konklusion: I disse tilfælde afvises alle ønskede reguleringer, idet vi forstår, at kommunens interne valideringsteam fremkommer med evt. korrigerede tal

Forklaring og grundlag for vurdering Her henvises til detaljerede forklaringer i bilag 1

Opsummering: Er målet nået? Når vi tager hinanden i ed er der fortsat nogle forhold, der stadig udestår, især organisa- toriske og aftalemæssige, jf. de næste sider Uafklarede forhold Baseline pr. 27.3.07 Baseline

Oplistning af forhold der stadig udestår Tilslutningsafgifter Transaktionsudgifter Fællessystemer Andre gennemgange Inventering af Microsoft licenser Opdeling af Telia telefonudgifter pr. forvaltning fra Telia Organisatoriske forhold Aftalemæssige forhold Jf. vores oplistning i bilag 2

Videre forløb KPMG’s opgave afsluttet efter afrapportering i dag KS og forvaltningerne bør adressere forhold i bilag 2 Vigtigt at fastlægge snitflader ”hvem gør hvad og hvornår” Vigtigt at fastlægge serviceniveau Uanset hvordan man havde valgt at opgøre forvaltningernes udgifter til koncernservice, bevillingsbindingen, ville der være skøn involveret, og forhandlingsløsninger nødvendige. Der findes således ikke nogen metode, der yder alle millimeterretfærdighed. Derfor anbefaler vi, at der foretages en nøje registrering af de enkelte forvaltningers forbrug af ydelser hos Koncernservice, og at der evt. åbnes mulighed for at foretage eventuelle justeringer af baseline, f.eks. efter det første års drift af Koncernservice.