Årsrapport 2009 Opstartsmøde 2. og 3. februar 2010 Thomas Kyed, thk@kum.dk Kirstine Notlevsen, kno@kum.dk

Disposition Finansministeriets udgivelse ”Enkel administration i staten” Årsrapport 2009 – overordnede betragtninger Årsrapport 2009 – kapitel for kapitel Hjælp til arbejdet – værktøjer og vejledning Tidsplan og proces i øvrigt Ansvar

Finansministeriets publikation ”Enkel administration i staten” fra januar 2010 Ændringer i årsrapporten for 2009. Kravene i vejledningen lettes og målrettes. Ændringer på vej for 2010. ”Lightudgave” af årsrapporten for små institutioner. Udgivelsen af årsrapportvejledningen for 2010 fremrykkes for at lette institutionernes planlægning. Der skal ikke længere opstilles ”klare mål for brugerrettede opgaver”. Derfor stiller vi heller ikke krav om, at der afrapporteres på ”klare mål” i årsrapporten for 2009.

Den nye vejledning Årsrapporten består igen af en beretning, en målrapportering, et regnskab og noter og bilag. Markante ændringer og forenklinger i beretningen og målrapporteringen i forhold til 2008-vejledningen I vores gennemgang kommer vi nærmere ind på de konkrete ændringer i de enkelte afsnit

Årsrapporten kapitel for kapitel (Beretningen I) Præsentation af virksomheden: Husk oversigt over hvilke hovedkonti der afrapporteres på Årets faglige resultater: Ingen ressourcefordeling Kort faglig beretning om det overordnede faglige resultat Ikke nødvendigt med kobling til resultatkontrakt/målrapportering

Årsrapporten kapitel for kapitel (Beretningen II) Årets økonomiske resultat: Fire figurer med oplysninger om resultatopgørelse/balance mm. udgår Ny tabel med hoved- og nøgletal. Kan trækkes i SKS og er så vidt muligt automatiseret i årstabellerne. Bilag med nøgletal udgår Opgaver og ressourcer: Skematisk oversigt Tabel med ressourcefordeling på opgaveniveau. GLA indgår. Som finanslovens tabel 5 og 6 Uddybende oplysninger Anvendes til eventuelle uddybende oplysninger herunder aktivitetsoplysninger, der for nogle institutioners vedkommende indkaldes af Departementet Redegørelse for reservation For hver hovedkonto redegøres for reserveret bevilling (kan hentes direkte fra bevillingsafregning). Alle beløb over 1,0 mio. kr. skal kommenteres

Årsrapporten kapitel for kapitel (Beretningen III) Administrerede udgifter og indtægter Tabel med opgørelse over administrerede udgifter og indtægter. Betydelige forskelle mellem bevilling og regnskab omtales. Egentlige regnskabsmæssige forklaringer skal indgå i regnskabet. Forventninger til kommende år Kort sammenfatning af forventningerne til det kommende år

Årsrapporten kapitel for kapitel (Målrapportering) Målrapporteringen er delt i 2 overordnede dele: Del 1: Skematisk oversigt Helt klassisk målopfyldelsesskema. Skal følges af en kort vurdering af målopfyldelsen Del 2: Uddybende analyser og vurderinger Udvalgte mål/resultatkrav vurderes og analyseres. Typisk ikke-opfyldte mål. Aftal gerne med fagenhederne, hvilke mål der skal analyseres.

Årsrapporten kapitel for kapitel (Regnskab I) Kildeangivelse for anvendt data. Vær opmærksom på, at data fra SB skal anvendes til egenkapitalforklaring og resultatdisponering Anvendt regnskabspraksis: Læs og brug afsnittet i ØS’ vejledning. For de fleste institutioner vil det være nok at henvise til, at årsrapporten er opstillet efter ØS’ regnskabsprincipper. Afvigelser skal forklares. Resultatopgørelse: Som i 2007 og 2008. Tabelformat i ØS’ vejledning er lidt anderledes end i kravspecifikationen. KUM’s vejledning følger sidstnævnte, der følger opstillingen i SKS. Resultatdisponering: 2008-tal trækkes fra egenkapitalforklaringen (Tal fra SB og ikke SKS) Balancen: Samme problematik som i resultatopgørelsen. Ellers ingen ændringer i forhold til 2007 og 2008.

Årsrapporten kapitel for kapitel (Regnskab II) Egenkapitalforklaring: Bevillingsafregning (SB) og ikke tal fra SKS skal anvendes. Tabelformat fra SKS er svært at anvende, når tal fra SB skal benyttes. Det anbefales at benytte tabelformatet fra årstabellerne Opfølgning på likviditetsordning hen over året: Opfølgning på låneramme: Er lånerammen overtrådt pr. 31. december 2009 skal dette forklares. Ny tabel Opfølgning på øvrige likviditetsregler: Ved overtrædelse af øvrige likviditetsregler skal en forklaring afgives. Opfølgning på lønsumsloft: Nyt tabelformat, nu med akkumuleret lønopsparing fra tidligere år.

Årsrapporten kapitel for kapitel (Regnskab III) Bevillingsregnskabet: Er stort set automatiseret i årstabellerne. Kun budgettal skal indtastes. Husk at skrive en kort analyse af bevillingsregnskabet Noter til regnskabet: Obligatorisk: Note til materielle og immaterielle anlægsaktiver. Note med personaleoplysninger udgår. Personaleoplysninger fremgår nu af hovedtalstabellen i beretningen

Årsrapporten kapitel for kapitel Påtegningen: Mulighed for forbehold – SKAL aftales med departementet Bilag: Obligatoriske bilag, værktøj findes i årstabellerne Særskilt indkaldte bilag

Hjælp til arbejdet I Vejledning: ØS’ vejledning af 18. december 2009 Kulturministeriets normeringsnotat

Hjælp til arbejdet II Værktøj: Årstabeller (frivilligt) SKS kontoskemaer og andet rapportværktøj Bevillingsafregningen Kulturministeriets årsrapportskabelon www.kum.dk/vidennet www.oes.dk/sw239.asp (årsrapporten)

Tidsplanen Januar (+ primo februar) 2010: Vejledningsmateriale klar + kick-off møder Januar – 12. marts 2010: Institutionerne udarbejder samlet årsrapportudkast 12. marts 2010: Sidste frist for aflevering af samlet årsrapportudkast m. beretning, målrapportering, regnskab og bilag 12. marts – 6. april 2010: Departementet gennemgår og giver tilbagemeldinger på de indsendte årsrapporter 7. april 2010: Endelig aflevering 26. marts – 5. april 2010: Påskeperiode (almindelige hverdage 29. – 31. marts) 15. april 2010: Departementet afleverer årsrapporterne

Ansvar I - departementet Overordnet procesansvarlig, teknik (årstabeller) og proces vedr. regnskabet, samt stedet for mærkelige spørgsmål: Thomas Kyed (Ressourcer) Ansvarlig for det overordnede faglige indhold (bl.a. om målrapportering, resultatkontrakter og rammeaftaler) Kirstine Notlevsen (Ressourcer) Ansvarlig for det specifikke faglige indhold: Jeres normale sagsbehandler (eller ABM-teamet, hvis man er ABM-institution) Ansvarlig for det specifikke økonomiindhold: Jeres kontaktperson i finanslovsteamet

Ansvar II - institutionen Årsrapporten er et ledelsesansvar God ide at udpege en anker-/kontaktperson for alle spørgsmål vedr. årsrapporten