6.3.2014 Informationsmøde: Udbud af produkter til brug ifm. personlig hygiejne og desinfektion.

Præsentationer af emnet: "6.3.2014 Informationsmøde: Udbud af produkter til brug ifm. personlig hygiejne og desinfektion."— Præsentationens transcript:

1 Informationsmøde: Udbud af produkter til brug ifm. personlig hygiejne og desinfektion

2 Velkomst og praktiske detaljer
Der laves en gennemgang af de vigtigste punkter i udbudsmaterialet. Efterfølgende vil der være mulighed for at stille spørgsmål Udbudets gennemførelse Indkøbsafdelingen i Region Syddanmark Ditte Nicolajsen, Indkøbsområdeansvarlige Brugergruppe Repræsentanter fra de 4 sygehusenheder (hygiejne, operation, indkøb mm) Kontaktoplysninger

3 Udbudsbetingelser - Der er tale om udbud for Region Syddanmark
Pkt. 1.2: Ordregiver - Der er tale om udbud for Region Syddanmark Pkt. 1.3: Kontakt Al kommunikation ml. udbyder og tilbudsgiver skal foregå med kontaktperson og være skriftligt på dansk; brug meget gerne Pkt. 1.7: Tidsplan Hold øje med de forskellige frister; hhv. spørgefrist 24/3 og tilbudsfrist 8/4 – kl

4 Udbudsbetingelser Pkt. 1.9: Spørgsmål
Tilbudsgiver opfordres til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet og kravene til den udbudte opgave. Af hensyn til brugergruppemedlemmerne samles spørgsmålene så vidt muligt sammen i puljer. Alle spørgsmål lægges på hjemmesiden i anonymiseret form. Husk spørgefrist den Hold øje med hjemmesiden (regionsyddanmark.dk/leverandorportal) for evt. nye oplysninger samt Spørgsmål & Svar

5 Udbudsbetingelser Pkt. 1.10: Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Følgende dokumenter skal medfølge tilbuddet: Oplysninger om virksomhedens selskabsform Erklæring om tro og love om forfalden ubetalt gæld til det offentlige Referenceliste Evt. erklæring om at tilbudsgiver baserer sig på anden virksomheds tekniske kapacitet Pkt. 1.11: Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal være på dansk. Følg meget gerne Disposition for tilbud, inkl. de vedlagte Udbudsbilag og Kontraktbilag

6 Udbudsbetingelser Pkt. 1.12: Aflevering af tilbud
Tjek det korrekte antal eksemplarer og krav til mærkning af tilbud Pkt. 1.13: Vareprøver 3 eksemplarer af hvert af de tilbudte produkter. Afleveres i regionshuset. Pkt. 1.18: Forbehold og alternative tilbud Udbyder kan være forpligtet til at udelukke tilbudsgivere, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Der kan ikke tages forbehold overfor kontraktens bestemmelser og overfor mindstekrav, som er tydeligt markeret i Kontraktbilag 1.

7 Udbudsbetingelser Pkt. 1.19: Kontraktform
Offentlig kontrakt. Uopsigelig for begge parter i 3 år. Pkt. 1.20: Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud (Økonomi, Brugsegenskaber, Miljø). Pkt. 1.21: Orientering om resultatet Udbyder orienterer samtidig alle tilbudsgivere om resultatet, og kontrakt underskrives først efter udløb af standstill perioden

8 Tilbud skal indeholde Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger
Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. Kontraktbilag 1 Kravspecifikation (herunder 1A receptoplysninger og 1B fortrolighedserklæring) Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 3 Særlige rabatter og tillæg Evtuelt Kontraktbilag 7 Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse (ved tilbud fra konsortium) Kontraktbilag 8 Indeståelseserklæring (Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet)

9 Tilbud skal indeholde Såfremt tilbudsgiver vælger ikke at anvende ovenstående bilag, er tilbudsgiver selv ansvarlig for, at tilbuddet indeholder de nødvendige oplysninger, dokumentation mv. Udbudsbilag 1-3 og kontraktbilag 1-3 ligger på udbyders hjemmeside i word/excel-format til direkte udfyldning

10 Kontrakten Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser eller mindstekrav Udbyder opfordrer alle tilbudsgivere til nøje at gennemlæse kontrakten og stille spørgsmål til udbyder, såfremt der er behov for at få afklaret nogle af kontraktens vilkår

11 Kontraktbilag 1: Kravspecifikation
Består af mindstekrav og konkurrenceparametre: Mindstekrav Krav, som skal opfyldes for at deltage i konkurrencen, betegnes som mindstekrav. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet, for så vidt angår det/de pågældende produkter der er omfattet af mindstekravet, ikke-konditionsmæssigt, og udbyder er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Konkurrenceparametre Et konkurrenceparameter skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et konkurrenceparameter kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse vil indgå i tilbudsevalueringen.

12 Kontraktbilag 1: Kravspecifikation
Mindstekrav: accepteres ja/nej Konkurrenceparametre enten: Redegøres for i Kravspecifikationen Vurderes på baggrund af oplysninger afgivet på recept Vurderes på baggrund af oplysninger afgivet i Tilbudslisten Vurderes ud fra vareprøve/afprøvning Fremgår af Kravspecifikationen

13 Kontraktbilag 2: Tilbudsliste
Der udbydes 11 delaftale I henhold til Udbudsbetingelsernes punkt skal der afgives tilbud på minimum 90% af varelinjerne målt i antal positioner. Alle lyseblå felter, pånær ”bemærkninger” bedes udfyldt

14 Kontraktbilag 3: Særlige rabatter og tillæg
Her angives Rabat på øvrigt sortiment Rabat ved tildeling af flere aftaler Tillæg ved levering til øvrige institutioner Rabat på øvrigt sortiment til øvrige institutioner

15 En enkelt fejl kan betyde, at vi er tvunget til at udelukke tilbudet.
- HUSK kvalitetskontrol.

16 Eksempler på fatale fejl
Levering af tilbud ved fragtmand, som mener kl. 15 er i orden, selvom der står levering inden kl. 14. Manglende underskrifter, afkrydsning og besvarelse af alle mindstekrav. Manglende indlæsning af data på USB, CD-rom Følgebrev med henvisning til almindelige forretningsbetingelser ”ved ordre under 500 kr. tillægges der et ekspeditionsgebyr på 50 kr.” = forbehold = ukonditionsmæssig!!! Virksomhedsopkøb/fusion – det er den, som afgiver tilbuddet, som der indgås aftale med, og kontrakten følger ikke med over i det nye selskab.

17 Spørgsmål Så vidt muligt besvares spørgsmål mundtligt på mødet: alternativt besvares spørgsmålene efterfølgende skriftligt Alle spørgsmål vil blive tilføjet de øvrigt indkomne skriftlige spørgsmål, og alle Spørgsmål & Svar vil efterfølgende blive lagt på udbyders hjemmeside i anonymiseret form

18