Formål – i dag Lidt dybere kendskab til lean Tankesættet Værktøjerne Hvad betyder det for mig? Den videre plan

De 5 LEAN-principper Fokusér på hvad der skaber værdi for ”kunderne” Fjern kilderne til spild – dvs. de aktiviteter, der ikke skaber værdi for ”kunderne” 3. Skab et flow, så processen flyder med færrest mulige stop og uden ansvarsskift. Den enkelte skal have større ansvar. Gør processen trækstyret – kunden bestemmer hvad der skal produceres og hvornår. Sørg for at hele organisationen – altså alle medarbejdere er gearet til at gennemføre forandringer – målet er ikke få fejl men nul fejl Skanderborg Kommune

Lean huset

Kundeværdi Et komplekst begreb i den offentlige sektor Lean tager afsæt i kundens behov Af klar formålet med opgaveløsningen : Hvorfor producerer vi denne ydelse/service? Hvilke kunder betjener vi? Hvem er den vigtigste af vores kunder? Hvilke behov har kunderne – dvs. hvad skaber værdi for den enkelte kunde? Værdi for kunden er: Værdi relateret til slutproduktet: Indhold Kvalitet Omkostninger ved produktet Værdi relateret til processen: Tid medgået Service/kommunikation/op-levelse undervejs i processen Regn baglæns fra formål/kundeværdi – find de værdiskabende/ikke værdiskabende aktiviteter i processen set i forhold til formålet

Illustration af hvordan vi effektiviserer med LEAN En opgaves forløb i eksisterende proces Processtart Proces slut Værdi Spild Forløb efter reduktion af spild Samme værditilvækst men mindre spild Processtart Proces slut Værdi Spild Skanderborg Kommune

Analysemetoder – Value stream mapping (kortlægning af værdistrømme) En visualisering af en arbejdsgang Skanderborg Kommune

Analyse metoder Go to gemba - Kig på hvad der faktisk sker i dagligdagen

Spild i processer – hvad skal man kigge efter? I administration og service og i en daginstitution? En ramme for forbedringer – i dag skal vi kortlægge – men det er meget godt for jer at have en ramme at tænke i forbedringer med. Når I går herfra i dag og indtil vi mødes igen – kan i tænke over forbedringer med udgangspunkt i rammen. Populært sagt er det sagerne og ikke medarbejderne, der skal have travlt. Et jævnt flow er kendetegnet ved, at sagerne ikke ligger stille, uden at der bliver arbejdet på dem. For at skabe jævnt flow er det tit nødvendigt at justere ressourceallokeringen til de forskellige procestrin, så vi kan sikre, at alle, der medvirker i værdistrømmen, kan arbejde i samme takt. Det nytter fx ikke noget, at man i et procestrin 5.1. Erfaringer med Lean i offentlig administration 8 5.1. Offentlig Ledelse 5/Oktober 2006 © Børsen Forum A/S, Børsen Ledelseshåndbøger er effektive og kan ekspedere mange opgaver, hvis de blot hober sig op i næste procestrin, som måske er underbemandet, eller hvor der ikke er flow. 7. april 2017 Skanderborg Kommune 8 8

(Bruger lean-huset som metoderamme) Når vi sammen har fundet spildet – leder vi efter årsagerne og finder løsninger i fællesskab. (Bruger lean-huset som metoderamme)

Kaffefilmen Noter undervejs eksempler på spild eller ikke værdiskabende aktiviteter Opsamling Vigtig pointe – hvad var borgerens ønske? Vi producerer blot – uden at vide om det er hvad kunden ønsker. 7. april 2017

Er der noget I ville gøre anderledes? Bedste praksis Appetitvækker” Kaffefilmen Hvad sker der i filmen? Er der noget I ville gøre anderledes? Bedste praksis Hvilke processer er der i kaffefilmen? Enighed om hvad der sker Skabe og skærpe opmærksomheden Vigtig pointe: hvad var borgerens behov egentlig?

Lean værktøjer – Kaizentavle og forbedringsmøder Kaizen på dansk : Løbende forbedringer Kaizen er hjertet i lean Som innovationsbegreb kan Kaizen kaldes inkremental innovation. Altså innovation som består af små, kontinuerte forbedringer. En slags sund fornuft sat i system, vil nogle sige. I workshoppen omkring lean og arbejdsgange vil vi arbejde meget mere med disse værktøjer Det er vores mål at deltagerne kan Skanderborg Kommune

Formålet med en kaizen tavle Synliggøre idéer og evt. mål for alle sikre at der bliver fulgt op på problemstillinger holde fokus, da der er loft på antal af forbedringsprojekter  skabe bedre løsninger på problemer/udfordringer implementere nye tiltag hurtigt, da alle støtter op om løsninger skabe fællesskab i forhold til at få hverdagen til at fungere Skanderborg Kommune

Tavlemøder – hvordan? Afholdes på et fast tidspunkt – ugentligt Mødet er kort - maksimalt 15 min. Der udvælges en tavlefører – gerne på skift Alle er stående omkring tavlen Skanderborg Kommune

Roller på et tavlemøde Tavlefører - Driver møderne frem - Sørger for aftaler og konklusioner - opdaterer tavlen under mødet - anerkender og sørger for at alle kommer på banen Leder - Starter evt. som tavlefører - Hjælper med beslutningskompetence - Tager spørgsmål med videre i systemet Medarbejdere - deltager aktivt på møderne - bidrager med ideer - tager implementeringsopgaver Skanderborg Kommune

Hvad er 5S? 5S er en systematisk tilgang til oprydning og det at holde orden efterfølgende Vi rydder op, smider ud, beholder kun de nødvendige, markerer tingenes faste pladser så vi altid kan finde dem igen og følger op på at vi bruger vores system. Fungerer det ikke, så retter vi det til. Ad 1) Vi står i rundkreds – man træder skridt frem når man vil tale – der er ingen rækkefølge. Metoden kan indikere hvem der ”tør” – hvem der går forrest – ikke er bange for at sige noget. Ad 2) Vores uddannelse, baggrund, rolle Ad 3) Lidt om lean generelt, hvorfor tror vi det kan virke for en daginstitution. Vi går dybere med spild og kerneydelse. Vi drøfter kerneydelse i plenum. Vi gennemgår spildtyper i plenum, herefter skriver 2 og 2 eller enkeltvis på gule sedler, spild i egen organisation. Vi sætter sedlerne på tavlen. Alle går til tavlen – vi taler om sedlerne (spildet) og brainstormer på løsningsforslag. Eksemplet illustrerer samtidigt hvor nemt et kaizen møde kan forløbe. Det taler vi lidt om bagefter. Vi gennemgår 5S og laver oplæg til praktisk øvelse efter frokost. Ad 8) Vi roder 1-2 rum til og rydder op og organiserer efter 5S principper. Det skal være noget man kan relatere til et rum i institutionen. Ad 9) Opgøre tid der skal bruges mod forventet effekt – evt. målinger på spild for at kunne dokumentere effekt efterfølgende. Sætte os nogle mål. Ad 10) Hvis der fx er en institution der kun er repræsenteret ved 1 person kan denne drage nytte af at have hjælp af en anden når hun skal hjem og 5S’e et rum. Eller måske kan der drages erfaring ved at deltage i en anden institution i et andet rum end derhjemme. Alternativt kan det være Tina & Karina er ude og starte op i en institution og man deltager der? Skanderborg Kommune

De 5S´er: Femte S: Stå fast Hold fast på de regler i har vedtaget. Sørg for at alle bruger systemet. Ret systemet hvis det ikke virker. Fjerde S: Standardisér / Skær ud i pap Sikre at den metode vi har fundet frem til er den mest effektiv også er den der bliver brugt. Tredje S: Skrub og skur Gør rent og find ud af hvordan vi bedst holder rent og orden fremover Andet S: Sæt i orden Tildel hver ting sin egen faste plads – markér evt. pladsen så det altid er nemt at stille på plads efter brug Første S: Sortér Gennemgå alle ting i rum: bruges det / bruges det ikke. Tag stilling til om der er behov for at gemme. Skanderborg Kommune

Eks: Kontor til dokumentations-arbejde Skanderborg Kommune

Hvad betyder det at være medarbejder i en lean kultur? Respektere og overholde standarder Bidrage aktivt til at lave forbedringer En mulighed for at tale om og reflektere over praksis Mere struktur og systematik Bruge værktøjskassen

Det videre forløb Udvælgelse af arbejdsgange og 5 S områder Nedsættelse af ”lean-team” Fastsættelse af mål Kickoff den 10. marts Observation af arbejdsgange Workshop 1 Kortlægning Workshop 2 Vision og design Lean team og konsulenter Kortlægning af nuværende praksis – brown paper Lean team og konsulenter Design af ny arbejdsgang

Det videre forløb (fortsat) Implementering af ny arbejdsgang og tavlemøder 5 S workshop 5 S udførelse Ledelse Lean team og Konsulenter Lean team og Konsulenter 5 S implementering Ledelse

Organisering og roller Katalysators rolle 4-5 deltagere i (lean team)