Koncern HR, Organisation og Ledelse At lede og facilitere møder med mere effekt Workshop 8 Ledelseskonferencen 9. juni 2010

2 ▪ Formål med workshop Introducere en enkel ramme, du kan benytte hver gang du leder møder Tilbyde nogle ankle og brugbare principper for effektiv ledelse af møder

3 ▪ Agenda Introduktion – formål med workshop Enkle principper for ledelse af møder Gruppearbejde og øvelser til overførelse i praksis

4 ▪ Teorien om differentiering og integration Systemer og organisationer udvikler sig, når de lykkedes med at erkende og integrere forskelle

5 ▪ Definitioner Differentiere: At skelne, klassificere, definere, separere At isolere, ekskludere og afvise det, som er anderledes Integrere At gøre til én, harmonisere, blande så det medfører enighed At centralisere, orkestrere så det medfører kontrol Systemer transformeres, når de differentierer uden at ekskludere, og når de integrerer uden at enighed er en forudsætning

6 ▪ 10 principper for at lede og facilitere møder med mere effekt At lede møder Få hele systemet i rummet Kontroller hvad du kan, og giv slip på det du ikke kan kontrollere Udforsk ”hele elefanten” Lad deltagerne være ansvarlige Find fælles grundlag Mestre kunsten at subgruppere At lede dig selv Bliv ven med din angst (utålmodighed) Væn dig til projektioner Vær en tillidsfuld autoritet Lær at sige nej (for at ja skal give mening) ”Don’t just do something – Stand there!” Ten principles for Leading Meetings that Matter Marvin Weisbord and Sandra Janoff

7 ▪ Få hele systemet i rummet Definér hvad det hele system er ift. mødets formål: A – Autoritet til at handle R – Ressourcer (som f.eks. kontakter, tid, penge) E – Ekspertise på de områder der behandles I – Information om emnet som ingen andre har N – Nødvendig at involvere Match tid og rum realistisk til formålet Giv deltagerne tid til at udtrykke sig Tænk Differentiering / Integration (D/I) i planen 3x3 regel (3 funktioner x 3 org.niveauer) - hvis det ikke er muligt at få alle med! Princip 1: Få hele systemet i rummet

8 ▪ Udøv maksimal kontrol før mødet -Kend din rolle -Klarlæg formål -Sikre at deltagerne er relevante for mødet -Brug subgrupper til at differentiere og integrere synspunkter -Planlæg at hver gruppe rapporterer -Tillad tilstrækkelig tid til opgaven Princip 2: Kontrollér hvad du kan Deltagere Mål Tid

9 ▪ Roadmap for facilitering FOKUS: Strukturændring (ikke adfærdsændring) ROLLE: Filosofisk – ikke teknisk SYSTEMTRANSFORMATION: Differentiering og integration 4 versioner af differentiering/integration: 1.Organisation 2.Gruppe 3.Undergruppe 4.Selv

10 ▪ Selv-ledelse i grupper Processtyrer: Sikrer at alle, som ønsker at tale, bliver hørt Referent:Nedskriver/fastholder talerens ord Fremlægger:Fremfører gruppens arbejde/rapporterer Tidsholder: Holder øje med den tid, der er til rådighed

11 ▪ Opgave (30 min. i grupper) 1)Med udgangspunkt i trekanten: forklar hvad dine erfaringer er mht. de 3 faktorer og hvordan de var i spil på hhv. det gode møde og det dårlige møde 2)Lav en best practice liste relateret til de 3 elementer? Præsentér listen i plenum Deltagere Mål Tid

12 ▪ Betingelser for succes Alle idéer er gyldige Lytte Al information er tilgængelig og offentlig Kontrollér tidsrammen Giv plads til alle synspunkter Hold opgaven i fokus og i centrum Hav det sjovt!

13 ▪ Møde ledelsesevner 1.Find en associeret til en person som tager en risiko 2.Hjælp personer med at identificere subgrupper og skab dialog mellem dem selv 3.Lav runder for at personer kan differentiere sig for dem selv 4.Konsultér gruppen, når den er kørt fast om hvad der skal gøres (der er altid én der ved!) 5.Invitér personer til at tale i mindre grupper og rapportere hvad der blev sagt til hinanden 6.Stop møder (Nuclear option) – ”Vi behøver ikke blive ved” – ”Jeg vil ikke spilde jeres tid”

14 ▪ Øvelse Op og stå – luk øjnene Visualisér en gruppe I har faciliteret en proces for/med. Forestil jer at det er i slutning af en drøftelse. I skal nu alle sige (når vi siger 3): har I mere at tilføje? Ræk hånden op, når du kan mærke, at nu vil du tage ordet igen og komme videre