Lederforum Dagsorden: Ledelsestilsyn Torsdag den 23. oktober 2008 Generel orientering Ledernes arbejdsvilkår Trivselsundersøgelse Sygefravær I 3. kvartal MUS og LUS-samtaler Elektroniske lønsedler

v/Anders Gerner, Kommunernes Revision Ledelsestilsyn v/Anders Gerner, Kommunernes Revision

PAUSE i 10 min.

Generel orientering v/Benny Balsgaard

Tilbagemelding på ledernes arbejdsvilkår v/Benny Balsgaard

Tilbagemelding fra Lederforum 24. april 2008 vedr Tilbagemelding fra Lederforum 24. april 2008 vedr. ledernes eget arbejdsmiljø

Tilbagemeldingerne fra gruppearbejdet på Lederforum 24 Tilbagemeldingerne fra gruppearbejdet på Lederforum 24. april grupperet i 3 temaer: 1. Tid og prioritering 2. Ledelse 3. Andre tilkendegivelser/efterlysninger

1. Tid og prioritering Bedre økonomisk langsigtet planlægning 2-årige aftaler, hurtigere stillingtagen til evt. lukning af institutioner Tid til kerneydelsen Bedre administrativ planlægning Koordinering og begrænsning af krav og skemaer Reducer spørgeskemaerne og begræns krav om skriftlige tilbagemeldinger Forenkling af ”dialogen” – aftalesystemet Færre forstyrrelser i form af skemaer, indberetninger, stormøder Udsend materialer, som SKAL besvares, i god tid Lad administrationen ordne papirarbejdet

2. Ledelse Troværdighed: gensidig respekt for indgåede aftaler Synlighed og struktur i forhold til mål og krav i koncernudviklingen Sammenhæng mellem vision og virkelighed Tid til dialog med direktion og ledelse Tid til ledelse Tid til strategitænkning, større indsigt i organisationens udvikling Afsætte midler til lederudvikling Prioritere lederudviklingssamtaler/MUS-samtaler for lederne Konstant fokus på lederudvikling Etablering af mentorordning eller netværksgrupper – evt. på tværs af fagområder Uddannelse af souschefer – mellemeldere? Afklare sin egen lederrolle og forholde sig til den Blive bedre til selv at prioritere og uddelegere Hvad kan jeg bruge min fagchef til?

3. Andre tilkendegivelser/ efterlysninger Kollegial anerkendelse og blive bedre til at lære af hinanden At skabe gode rammer for medarb. og turde inddrage dem og deres kreative forslag Inddragelse i udvikling af evalueringsværktøjer (indhold/form/hyppighed) Seniorpolitik Samlet administration IT der virker Bedre mail-kultur Bruge lederforum bedre Fund-raising (forankret i EPO)

TRIVSELSUNDERSØGELSE September 2008

SVARPROCENT 70 (65) 10 aft.omr. får ikke rapport pga lav svarprocent 4 aft.omr. får ikke rapport pga under 5 ansatte 52 frugtkurve (55)

SVARPROCENTER I Veje og forsyning 85% (73%) Stabene 83% (82%) Sundhed og handicap 73% (79%) Social- og arbejdsmarked 72% (63%) Plan- og kultur 72% (68%)

SVARPROCENTER II Undervisning 71% (57%) Rådgivning børn 67% (58%) Dagtilbud børn 50% (60%) Pleje og omsorg 50% (62%)

Hvad er undersøgelsen Måling på medarbejdernes opfattelse af trivsel Værktøj til dialog om Hvad er trivsel Hvad er et sjovt og meningsfuldt arbejde Hvordan udvikles trivslen på arbejdspladsen

Hvad skal undersøgelsen bruges til Dialog mellem leder og medarbejdere om: - Hvordan udvikles i fællesskab en god arbejdsplads - Prioritering af indsatsområdet Husk: Prøv ikke at ændre på noget, der ikke kan laves om og lad være med at acceptere forhold, som burde forbedres Dialog/erfaringsudveksling mellem lederne internt - Det formelle (ledermøder) og uformelle niveau

Faaborg-Midtfyn kommune som helhed 69,88% (64,64)

Samarbejdet med kolleger Gennemsnit: 0,60 (0,63) Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

Oplevelse af fælles kultur og værdier Gennemsnit: 0,70 (0,83) Kommentarer: Forventningerne til at kende til fælles kultur og værdier overstiger det oplevede.

Ledelsen Gennemsnit: 0,63 (0,81) Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse

Fysiske forhold Gennemsnit: 0,49 (0,50) Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

Arbejdet generelt Gennemsnit: (0,45) (0,53) Kommentarer: Selvom gennemsnittet er mindre end 0,7 er der elementer i blokken der bør give anledning til drøftelse.

Samlet vurdering Generelt er trivslen rigtig god Dog er der en række områder, der bør give anledning til drøftelse

Fælles udfordringer Give hinanden feed-back Feed-back fra ledelsen Konflikthåndtering Ledelsens evne til at skære igennem Tydeliggøre meningen med forandringer Fællesskabsfølelse Informationsniveuaet

Det videre forløb Planlægge og afholde personalemøder - inddrage medarb.repr./involver næstfmd. - dialog - sparre med kolleger fagchef HR - tilbagemelding til HR senest 31.-01.-09

Husk værdierne Vi tager lederskabet på os! Dialog er en forudsætning for at vi lykkes! Det skal være sjovt og meningsfuldt at gå på arbejde! Vi forenkler det komplicerede!

NÆSTE TRIVSELSUNDERSØGELSE Efterår 2009

Koncernindsats sundhed og sygefravær Status: Sygefravær 1. kvartal 2007 7,7 % Sygefravær 1. kvartal 2008 7,1 % Sygefravær 2. kvartal 2007 5,8 % Sygefravær 2. kvartal 2008 5,9 % Sygefravær 3. kvartal 2007 5,8 % Sygefravær 3. kvartal 2008 6,5 %

Koncernindsats sundhed og sygefravær Status: Sygefravær hele 2007 6,9 % Mål 2008 6,6 % Sygefravær 1. – 3. kvartal 2007 6,43 % Sygefravær 1. – 3. kvartal 2008 6,50 %

Koncernindsats sundhed og sygefravær Tilbagemeldinger fra de 4 årlige MED-møder vedr. sygefravær skal ske via intranettet HR-staben efterlyser referater

Personalegoder Næste nr. af ”Indblik” har temaet personalegoder udkommer i uge 44. Markedsføring: Plakater og go-card sendes til alle aftaleholdere ultimo uge 44. Hvis der ønskes flere plakater, henvendelse til Pia Schmidt psl@faaborgmidtfyn.dk Folder med fleksible lønpakker samt password til elektronisk bestillingssystem udsendes til alle medarbejdere i uge 46 Personalemesse 26. november 2008 kl. 13.00 -20.00 Sted: Midtfyns Fritidscenter, Søvej 34, Ringe

Valg af personalegoder Valg af personalegoder sker én gang årligt i november måned. For 2009 sker valget i perioden fra den 15. november 2008 til og med den 5. december 2008. Valget er bindende og gælder for perioden 1. februar 2009 til 31. januar 2010. (PC-ordning er dog 3 årig)

Hvem kan vælge en fleksibel lønpakke? Alle fastansatte medarbejdere som sidder i uopsagt stilling hos Faaborg- Midtfyn Kommune og hvor HR-Staben forestår lønadministrationen, kan vælge en fleksibel lønpakke. Vær dog opmærksom på, at der kun kan vælges skattebegunstigede goder, for den del af lønnen, der ligger ud over grundlønnen og som er lokalt aftalt. Det betyder, at medarbejderen skal modtage lokalt aftalt tillæg i form af funktionsløn eller kvalifikationsløn.

Personalemesse Faaborg-Midtfyn Kommune inviterer alle medarbejdere og familie til personalegodemesse, hvor man kan komme og høre nærmere om, hvordan Faaborg-Midtfyn Kommune som arbejdsgiver kan tilbyde lave priser/skattefordele på en række produkter:  Bredbånd og bredbåndstelefoni  Hjemme-PC ordning  Aviser  Rygestopprodukter  Sundhedsordninger (massage, kiropraktik, fysioterapi, zoneterapi)  Coaching  GPS De forskellige leverandører vil have en stand, hvor de informerer om produkterne. Der vil være praktisk information om tilmelding, betaling via løntræk, skattefordele og meget andet. Personalemesse: ca. 35 stande med mulighed for at spørge ind til produkterne. Mulighed for at drikke en kop kaffe og overveje sit valg. Der vil være mulighed for at tilmelde sig ordningerne hos HR-konsulenterne som vil bistå på messen.

Forventninger og krav til MUS MedarbejderUdviklingsSamtale GRuppeUdviklingsSamtale LederUdviklingsSamtale TeamUdviklingsSamtale Hvorfor ? Hvem ? Hvad ? Hvornår ? Hvordan ?

Forventninger og krav til MUS Det handler om overenskomstfornyelse og trepartsaftalen. OE 08 : Aftale om kompetenceudvikling § 5 stk. 3 Alle medarbejdere skal have en årlig medarbejderudviklingssamtale ! Trepartsaftalen : Protokollat vedrørende udmøntning af treparts- midler til kompetenceudvikling pkt. 9 Medarbejderudviklingssamtaler/udviklingsplaner er det naturlige udgangspunkt for ansøgninger om midler.

Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 1 Udviklingsmål Løbende udvikling af kommunale medarbejderes, herunder lederes, kompetencer og kvalifikationer er en forudsætning for en effektiv opgavevaretagelse med høj kvalitet og en forsat udvikling af arbejdspladsen Parterne finder det afgørende, at medarbejderne på den enkelte arbejdsplads får mulighed for kompetenceudvikling både gennem det daglige arbejde og gennem efter- og videreuddannelse. Etablering af fælles læringsmiljøer og veltilrettelagte, dynamiske kompetenceprocesser er midler hertil og er et fælles anliggende for ledelse og medarbejdere.

Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 3 Formål Formålet med aftalen er at forpligte ledelse og medarbejdere til at prioritere en øget kompetenceudvikling. Både ledelse og medarbejdere må tage et ansvar for at sikre en styrket kompetenceudvikling, der sikrer såvel arbejdspladsens behov som medarbejderens individuelle og faglige udvikling. § 4 Hovedudvalget Der afholdes en årlig drøftelse i det øverste MED-udvalg om kommunens politik på kompetenceudviklingsområdet. Det øverste MED-udvalg skal regelmæssigt evaluere anvendelsen af MUS samtaler i kommunen jf. § 5 stk. 3

Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 5 Udviklingsmål Stk. 1 På den enkelte arbejdsplads foretages forankret og systematisk kompetenceudvikling af alle medarbejdere Stk. 2 Dette indebærer bl.a., at der på arbejdspladsen – i dialog mellem medarbejder og ledelse – opstilles udviklingsmål for den enkelte medarbejder eller for grupper af medarbejdere. Stk. 3 Alle medarbejdere skal have en årlig medarbejderudviklingssamtale

Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 Medarbejderudviklingssamtalerne er som udgangspunkt individuelle. Samtalerne skal kortlægge medarbejdernes udviklingsbehov, planlægning af kompetenceudviklingsaktiviteter og opfølgning på gennemført kompetenceudvikling. Det er en gensidig forpligtelse, at medarbejderudviklingssamtalerne og planlagte kompetenceudviklingsaktiviteter gennemføres. Ledelsen skal sikre rammer og betingelser for kompetenceudviklingen og medarbejderen skal arbejde på at nå de beskrevne udviklingsmål og gennemførte planlagte udviklingsaktiviteter

Forventninger og krav til MUS Aftale om kompetenceudvikling 2008 § 6 SU/MED-udvalgets rolle SU/MED-udvalget skal med afsæt i arbejdspladsens mål og behov for kompetenceudvikling drøfte de overordnede mål for kompetenceudviklingsindsatsen på arbejdspladsen, drøfte sammenhængen mellem arbejdspladsens mål/strategier og kompetenceudvikling, drøfte hvordan arbejdet med kompetenceudvikling evalueres.

Hvad skal MUS’en indeholde ? Udgangspunkt i Aftalen. Hvilke mål skal nås, og hvad kræver det af den enkelte medarbejder ? Har medarbejderen de fornødne kompetencer ? Hvilke udviklingstiltag er nødvendige ? Kurser eller sidemandsoplæring ? NB! Treparts minus sidemandsoplæring ! Kompetenceafklaring ? Hvad er succeskriteriet for, at medarbejderen er kvalificeret ? = individuel udviklingsplan.

Hvad skal MUS’en indeholde ? Sygefravær: Hvor stort har medarbejderens sygefravær været? Hvad skyldes det ( evt. man kan ikke afkræve medarbejderen en diagnose; men det er rele- vant at spørge, om sygefraværet har været arbejdsbetinget) Hvad kan arbejdspladsen evt. gøre for at mini- mere medarbejderens fravær ? Hvad kan medarbejderen evt. selv gøre ?

Hvad skal MUS’en indeholde ? Trivsel: Hvordan trives medarbejderen ? Den faglige trivsel ? Den kollegiale trivsel ? Samarbejdet /dialogen med leder ? Lever leder op til ledelsesværdier ? Lever medarbejder op til personaleværdier ?

Hvad skal MUS’en indeholde ? APV : Er der fysiske arbejdsmiljøproblemer ? Behov for hjælpemidler ? skærmbriller m.v. Indeklima Arbejdspladsens indretning

Hvad skal MUS’en indeholde ? Løn: Har medarbejderen kommentarer til nuværende aflønning ? Vil lederen allerede nu stille evt. mulige forbedringer i sigte – evt. sammenholdt med et konkret resultat ? NB ! Det er IKKE en lønforhandling, men alene en oplysende drøftelse. Har som udgangspunkt INGEN retsvirkning !

Hvad skal MUS’en indeholde ? Senior: Når medarbejder er fyldt 52 år, anbefales det, at man tilbyder at inddrage seniorperspektivet i samtalen HVIS Medarbejderen ønsker det.

Hvad skal MUS’en indeholde ? Hvordan ser en MUS ud ? Den enkle på tomandshånd: MEDARBEJDER UDVIKLINGS SAMTALE Én leder og en gruppe medarbejdere: GRUPPE UDVIKLINGS SAMTALE TEAM UDVIKLINGS SAMTALE Leder til Leder : LEDER UDVIKLINGS SAMTALE

Hvad skal MUS’en indeholde ? Kan man trække en MUS i automaten ? JA

Sandwich 20 min.

Elektroniske lønsedler v/Aino Faldborg

Aktuel kampagne for e-Boks

De gode grunde Spare portoudgifter (200.000 - 400.000 kr./år) Støtte visionen om Faaborg-Midtfyn Kommune som en digital kommune – lad os være, hvad vi siger, at vi gerne vil være Skabe øget viden om digitalisering blandt medarbejderne ved at de skal bruge e-Boks Derfor har direktionen besluttet, at lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune kun kommer elektronisk fra udgangen af december 2008. Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Elektroniske lønsedler er fremtiden I kildeskatteloven hedder det: at lønsedler enten kan være på papir eller andet læsbart medie at digitale lønsedler kan anvendes fra 1. september 2005 I dag har mere end en trediedel af alle kommuner indført elektroniske lønsedler Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Hvad vil der ske – og hvornår? Oktober Notits i Indblik November Plakater og foldere om elektroniske lønsedler Information ud med lønsedlerne Informationsstander på personalemessen den 26. nov. December Cafemøder med hjælp til at tilmelde sig e-Boks Artikel i Indblik Resten overføres automatisk til e-boks (22. december)

Informationsmøder 1. december kl. 15-18 Cafémøde - Mellemgade, Faaborg 2. december kl. 15-18 Cafémøde – Broby 3. december kl. 15-18 Cafémøde – Ryslinge 4. december kl. 15-18 Cafémøde – Bygmestervej 5. december kl. 9–12 Cafémøde – Ringe Rådhus 8. december kl. 15-18 Cafémøde – Park og Vej, Faaborg 9. december kl. 15-18 Cafémøde – Årslev, Broskolen Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

I er afgørende for vores succes Det er vigtigt, at alle ledere hurtigt kommer på e-Boks, fordi: I skal være det gode eksempel I skal kunne hjælpe jeres medarbejdere, hvis de har spørgsmål om e-Boks I vil sikkert også gerne kunne se jeres lønsedler efter den 1. januar 2009 derfor skal I oprette jeres e-Boks hurtigst muligt

Vi er på vej – men……. I september var der 920 medarbejdere, der fik deres lønseddel elektronisk. Af dem er kun de 40 repræsenterede i lederforum!!! Det vil sige, at der er 71 af jer, der hurtigst muligt skal oprette jeres e-Boks. Vores politikere, som har vedtaget visionen om en digital kommune skal vi også have fat i. Der er kun 7 ud af de 29 medlemmer af kommunalbestyrelsen, der i dag er på e-Boks. MEN vores borgmester har lovet at tilmelde sig – og når han kan, så kan I også! Helst inden november, hvor kampagnen begynder.

Hvordan fungerer e-Boks? Med e-Boks får du en sikker elektronisk postboks, hvor du kan modtage og opbevare de dokumenter, du normalt modtager med posten. Du kan også bruge e-Boks til at gemme din dåbsattest, vielsesattest samt andre af dine vigtige og private papirer e-Boks er tilknyttet dit cpr-nummer og følger dig hele livet - uanset om du flytter eller skifter e-mail adresse Du behøver ikke huske nye adgangskoder for at få adgang til dine dokumenter. Brug Digital Signatur, pinkode eller din netbank til at logge på e-Boks Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Du kan selv vælge, hvilken post du vil modtage elektronisk Du vælger selv, hvilke virksomheder og offentlige myndigheder, du vil modtage post fra i e-Boks. Du kan modtage posten fra alle landets kommuner, næsten alle banker samt en lang række pensions-, forsikrings-, energi- og teleselskaber Virksomhederne kan ikke sende andet materiale eller reklame uopfordret til dig i e-Boks Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Hvordan ser min post ud i e-Boks? Alle dokumenter sendes elektronisk, som PDF-fil til din indbakke i e-Boks PDF-filerne er magen til de breve, du normalt ville have modtaget med posten Du kan let udskrive dem, hvis du har behov for det Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Hvordan opretter jeg min e-Boks? Gå på www.e-boks.dk

Tryk på opret e-Boks Tryk på opret e-Boks Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Vælg om du vil bruge din netbank, Digital Signatur eller Den Fælles Pinkode Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Find hjælp på intranettet under Fælles viden – e-Boks Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne. Find hjælp på intranettet under Fælles viden – e-Boks

Hvem står bag e-boks? e-Boks a/s er et selvstændigt aktieselskab, der blev etableret den 1. marts 2001 e-Boks ejes af KMD, PBS og Post Danmark Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Spørgsmål?

God fornøjelse Direktionen har besluttet, at der skal indføres elektroniske lønsedler i Faaborg-Midtfyn Kommune. En trediedel af alle kommuner har allerede indført digitale lønsedler og erfaringerne Viser, at ….. Vi sparer også håndtering af lønsedlerne.

Tilbagemelding på trivselsundersøgelsen v/Lone Løvbo & Per Jensen

Sygefravær i 3. kvartal v/Pia Schmidt Larsen

MUS- og LUS-samtaler v/Charlotte Hervit