Kortlægning af arbejdsgange

Hvorfor kortlægge arbejdsgange Kortlægning af arbejdsgange er en visuel måde at beskrive og kommunikere nuværende eller ønskede arbejdsgange Udgangspunkt for at opstille forbedringsområder Forbedringer af arbejdsgange kræver forandringer Forandringer kræver dokumentation af nuværende situation Uddanne medarbejdere i at tænke i tværgående processer/arbejdsgange og derigennem forbedre samarbejde, tidsforbrug og kvalitet Identificere arbejdsgange som giver kunde/borger værdi Identificere unødvendige aktiviteter og fejl Motivere medarbejdere til at bidrage til udvikling af arbejdsgange og tage ansvar for gennemførelse af ændringer ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Hvordan kortlægges arbejdsgange Organisationens helt overordnede arbejdsgange/processer kan nedbrydes til hovedprocesser, delprocesser og konkrete aktiviteter Hovedproces Proces Delproces Aktivitet ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Arbejdsgange kan suppleres med beskrivelser Tilskudsstyring i Miljøstyrelsen Den Grønne Fond Vandfonden DANCED Modtag ansøgning Afgør sag Udbetaling Afslutning af sag Hovedproces Proces Delproces Beskrivelse af hovedproces: Tilskudsstyring ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Primære diagrammeringssymboler Beslutning Aktivitet/sagsbehandling Proces/arbejdsgang ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Eksempel på flow diagram Afslag Check ordre Check kreditgrænse Opret ordre Accept Dan faktura ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Flowdiagram med svømmebaner Arbejdsgange kan med fordel diagrammeres med tydelig angivelse af skift mellem ansvarsområder Borger Afd. A Afd. B Afd. C 1 8 7 6 5 4 3 2 9 ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Nedbrydning alene til ”forbedringsniveauer” 1 8 7 6 5 4 3 2 9 4 & 5 1& 2 6 - 9 Før Efter ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Metodeforløb til arbejdsgangskortlægning Fastlæg vision/formål med kortlægning af arbejdsgange Fastlæg afgrænsning af arbejdsgange og fokusområder Fokusområder kan være omkring kvalitet, tid, omkostninger Kortlæg hovedproces Udvælg og nedbryd proces/arbejdsgange Evt. beskrivelse af proces, input, output, leverandør, kunde, ressourcer, mål mv. Identificér aktiviteter og modellér flow diagram Vurdér arbejdsgang Kvantificér aktiviteter i forhold til fokusområde (eventuel dataindsamling) Angiv problem- og forbedringsområder Eventuel verificering gennem nedbrydning og dataindsamling Vurdering af forbedringspotentiale Vurdering af forandringsmulighed/-indsats Dokumentation af valgte arbejdsgange og indsatsområder til udvikling ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Gruppeøvelse: Fra proces til aktivitetsniveau Kortlægning af egen arbejdsgang Formål Kortlægning af arbejdsgang fra egen organisation Opgave Udvælg hovedarbejdsgang/-proces fra egen organisation Diagrammér udvalg hovedarbejdsgang (nedbryd til delprocesser) Nedbryd udvalgt delproces til aktivitetsflow med ”svømmebaner” (ansvarsskift) Hvis yderligere tid vurderes arbejdsgang i forhold til forbedringsmuligheder Fremlæg arbejdsgangdiagram for øvrige grupper i plenum Organisering Gruppearbejde institutionsvis Tid 1 time Resultat Arbejdsgang diagrammeres på flipover i henhold til gennemgået metode Resultatet gennemgås efterfølgende af i plenum ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Vurderingsparametre i forhold til fokusområder Arbejdsgangsforløb Ansvarsskift Kryds mellem mange afdelinger eller funktionelle områder Omfang af Kontrol-aktiviteter Omfang af tilbageløb og fejlrettelser Dobbeltarbejde, gentagelse, redundant arbejde Forløb indrettet efter specialtilfælde evt. angivelse af % fordeling Manglende parallelitet Flere forskellige ydelser frembringes af samme arbejdsgang Værdiskabende kontra ej- værdiskabende aktiviteter f.eks. kontrol, fejl Manuelle aktiviteter, automatiserede aktiviteter, IT-understøttelse ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Vurderingsparametre i forhold til fokusområder Tid og ressourcer Ansvarsskift Kryds mellem mange afdelinger eller funktionelle områder Ressourceforbrug evt. allokerede ressourcer i relation til mængde Arbejdstid (aktiv tid) Ventetid (passiv tid) Forholdet mellem aktiv og passiv tid evt. arbejdstid i forhold til gennemløbstid Medarbejdere varetager få snævre aktiviteter ensformigt arbejde, manglende procesforståelse, manglende fleksibilitet Afhængighed af enkelte nøglekompetencer for udførelse Manglende ejere af tværgående arbejdsgange og mål ingen ansvar for at forbedre og reagere ved fejl Manuel håndtering uden IT-understøttelse ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Eksempler på opgørelse af arbejdstid i minutter 1. 4 2. 12 3. 16 4. 3 5. 2 6. 14 7. 22 8. 3 9. 8 ---------------- 84 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Kunden Afd. A Afd. B Afd. C Arbejdsgang ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Erfaring med kortlægning af arbejdsgange Gennemførelse Kommunikér formål med kortlægning Ambition skal afbalanceres mellem effektivitet, standardisering og accept Uddan interne konsulenter til kortlægning af arbejdsgange Inddrag berørte medarbejdere Reelt forløb afdækkes (flere varianter afhængig af personer) Konsensus skabes og flere forbedringsmuligheder afdækkes Senere forandring accepteres nemmere Anvendelse af workshopformen Send dokumentation til verifikation hos ansvarlige ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Erfaring med kortlægning af arbejdsgange Gennemførelse, fortsat Begræns antallet af aktiviteter Anvend et ekstra lag i proceshierarkiet (selv om opdeling er ny) Arbejdsgange skal alene nedbrydes til et detaljering niveau, hvorom problemårsager kan identificeres og løsninger genereres For at sikre sig, at arbejdsgangskortlægning ikke udvikler sig til en frugtesløs beskrivelsesøvelse, bør problemanalysen styre kortlægningsarbejdet - forstået på den måde, at man gennemfører problemanalysen parallelt med og lidt fremskudt i forhold til diagrammeringen, således at fokusområder og detaljeringsniveau hele tiden bestemmes af problemanalysen. ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange

Erfaring med kortlægning af arbejdsgange Resultat Øget effektivitet Øget standardisering af arbejdsgange opnås Forståelse af af eget arbejdes konsekvens (ekstern og intern) for kunde Umiddelbare forbedringsmuligheder kan implementeres Grundlag for: Kortlægning af fremtidige arbejdsgange Definering af bredere jobs og samarbejde Re-organisering Benchmarking Kvalitetshåndbog og -procedure Målopstillelse og definering af målepunkter for kvalitet og effektivitet Indførelse af nye IT-systemer ©SCKK - KVIK læringsmiljø om arbejdsgange