Fyraftensmøde om professionel rekruttering Tidsplan for den samlede proces Opmærksomhedspunkter ved oprettelse af stillingen i Emply Screeningsspørgsmål og fortrinsret for handicappede Hvad ser kandidaterne i Emply? Kandidaternes status i Emply: Hvorfor er det vigtigt at ændre status? Ansættelsesinterviewet Forberedelsen Lovlige/ulovlige og egnede/ikke egnede kriterier for udvælgelsen af kandidater Hvad må man IKKE spørge om? Testning af kandidater (lederstillinger) Indhentelse af referencer Indhentelse af straffeattester Forvaltningslovens krav til begrundelser for afslag Afslutning af projektet i Emply og oprettelse af lønoplæg

Tidsplan – opgaver før annoncering Hvad Hvornår Nedsættelse af ansættelsesudvalg Uge 1 Bookning af ansættelsesudvalget og lokaler til samtaler mv. Afklaring af jobindhold og krav til kandidaten Udarbejdelse af job- og personprofil Udarbejdelse af annoncetekst Valg af medier til annoncering Valg af annoncestørrelse og farver Oprettelse af stillingen i Emply Annoncen oprettes i Emply og sendes til Lundstrøm og Partnere Deadline for indlevering af annoncer Uge 1-2

Hvornår er deadline og indrykning?

Tidsplan – opgaver efter annoncering Hvad Hvornår Annoncering på hjemmesiden Ved oprettelsen Annoncering i digitale medier Ved modtagelsen Annoncering i trykte medier Jf. udgivelsesplan Oprette ansættelsesudvalget i Emply Ansættelsesudvalget vurderer kandidaterne Løbende Udløb af ansøgningsfristen Mindst 14 dage efter seneste annoncering Udarbejdelse af tidsplan for (første) samtale Inden møde i ansættelsesudvalget om udvælgelse Møde om udvælgelse til samtale 1-2 dage efter udløb af frist

Tidsplan – efter udvælgelsen (medarbejderstilling) Hvad Hvornår Indkaldelse af kandidater til samtale Samme dag Afslag til de kandidater, der IKKE indkaldes Gennemførelse af samtale 3-7 dage efter udløb af frist Besked om, hvem der arbejdes videre med Mundtligt afslag med begrundelse til dem, der ikke går videre Indhentelse af referencer Samme dag eller dagen efter Besked til kandidat om at pgl. ønskes ansat (hvis tilfredsstillende straffeattest) Indhentelse af straffeattest Lønforhandling og aftale Efterfølgende

Tidsplan – efter udvælgelsen (lederstilling) Hvad Hvornår Indkaldelse af kandidater til samtale Samme dag Afslag til de kandidater, der IKKE indkaldes Gennemførelse af samtale 3-7 dage efter udløb af frist Tidsplan for anden samtale Besked om, hvem der går videre til anden samtale Mundtligt afslag med begrundelse til dem, der ikke går videre Test udsendes af HR-Centret Gennemførelse af anden samtale 4-7 dage efter første Resten af processen som ved medarbejdere

Typisk indhold i job- og personprofil Informationer om den institution/afdeling, der søger: Organisatorisk placering Opgaver Antal medarbejdere Generelt om kommunen og politikker Informationer om stillingsindholdet Beskrivelse af den ledige stilling Opgaverne i jobbet Hvad forventes den nye leder/medarbejder at skulle beskæftige sig med på kort og langt sigt? Krav til kandidaterne Faglige kompetencer og erfaring Personlige kompetencer og adfærd Yderligere ønsker (men ikke krav) Informationer om tidsplanen for processen Informationer om ansættelsesudvalgets sammensætning Hvem man kan kontakte, hvis man ønsker yderligere oplysninger

Opsætningen i Emply Login: htk.emply.net (ikke www foran)

Ansættelsesinterviewet Afpas deltagerantallet til et rimeligt niveau for stillingen Brug ikke tiden på at ”sælge” arbejdspladsen. Kandidaten HAR jo søgt og kunne søge informationer på forhånd Lad én være interviewer Skab en god stemning Tag stilling til temaer på forhånd og forbered eventuelt et spørgebatteri på forhånd Øvrige i ansættelsesudvalget kan kort supplere med spørgsmål til sidst Tid til at kandidaten kan stille enkelte afklarende spørgsmål Én eller to samtaler? Ledere: To samtaler – opgave ved første og test ved anden Medarbejdere: Én samtale – evt. opgave

Ansættelsessamtalen – udvælgelseskriterier Udgangspunktet: Kommunen skal altid ansætte den bedst egnede til jobbet Kriterier for udvælgelsen skal være Lovlige og Egnede til formålet Hvad er lovlige kriterier? Kriterier, som ikke er ulovlige jf. fx Grundloven og Ligebehandlingsloven Uddannelseskrav, hvis der er hjemmel til dette Hvad er egnede kriterier? Erfaring med bestemte typer af opgaver Erfaring med bestemte brugergrupper Viden om bestemte faglige metoder Kompetence til at kunne anvende bestemte it-systemer

Udvælgelseskriterier Hvad er ulovlige kriterier ved udvælgelsen? Ved udvælgelsen af en kandidat må du aldrig lægge vægt på kriterier som Alder Handicap Hudfarve Køn – spørg ikke kvinder om graviditet og børn, da dette kan opfattes som diskriminerende Race Religion eller tro Politisk holdning Seksuel orientering Etnisk oprindelse Overtrædelse kan koste en godtgørelse på 25.000 kr. Må ej heller favorisere nogen man kender frem for nogen, man ikke kender alene af denne grund Lov om forskelsbehandling på arbejdsmarkedet Lov om ligestilling og ligebehandling

Hvad må du spørge om i forhold til helbred? Til specifikke sygdomme, hvis det er relevant for udførelsen af jobbet Om kandidaten har en kronisk sygdom, som har væsentlig betydning for vedkommendes arbejdsdygtighed Et spørgsmål kunne være: ”Du er i forhold til Helbredsoplysningsloven forpligtet til, at fortælle os, om du er bekendt med at lide af en sygdom eller har symptomer på en sygdom, som vil have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det arbejde, du har søgt. Er der noget du vil fortælle os i den anledning?” Noter svaret ned Du må ikke spørge kandidaten om antallet af sygedage hos tidligere arbejdsgiver eller generelt til sygdom hos kandidaten Specifikt til sygdomme, hvis det er relevant for udførelsen af jobbet, fx gerne spørge en hjemmehjælper om vedkommende har dårligt knæ. Det samme spørgsmål må ikke stilles til en ansøger til en kontorstilling, da det ikke er relevant for udførelsen af stillingen Kandidaten har pligt til at oplyse dette. Undlader kandidaten at oplyse dette vil sygdomsfravær af den grund ikke betragtes som lovligt fravær.

Testning af lederkandidater Et bidrag til at kvalificere udvælgelsesprocessen KP Personprofil Måler på personlighedstræk inden for 4 hovedområder Dynamik (gennemslagskraft og tydelighed ift. andre) Resultatopnåelse (Fokus på opnåelse af mål) Sociale relationer (Social forståelse og relationsdannelse) Tænkestil (Tilgang til, og løsning af, problemer) Normativ Giver ansættelsesudvalget input til hvilke områder der skal udforskes, bidrager til at af- eller bekræfte hypoteser om kandidaten

Testning af lederkandidater Testning indarbejdes i tidsplan Udarbejdelse af personprofil Efter 1. samtale udvælgelse af kandidater til 2. samtale Testlink udsendes Resultat analyseres Tilbagemeldingssamtale med kandidat Tilbagemelding til ansættelsesudvalg 2. samtale

Indhentelse af reference Hovedregel: Tag altid reference inden tilsagn om ansættelse Reference bruges som et supplement til ansættelsessamtalen Kandidaten skal altid give samtykke til, at der indhentes reference Notatpligt (FVL § 19) ved indhentelse af reference, hvis referenceindhentelsen er til ugunst for kandidaten. Husk at kandidaten skal partshøres om dette. Herefter kan der tages endelig stilling til besættelse Det er en fortrolig oplysning, at en kandidat har søgt en stilling (FVL § 27 om tavshedspligt) Hovedregel – Tag altid reference inden ansættelse Reference bruges som et supplement til ansættelsessamtalen Kandidaten skal være bekendt med og acceptere, at der indhentes reference Som udgangspunkt indhentes reference fra kandidatens forrige leder Der er notatpligt (FVL § 19) ved indhentelse af reference (hovedpunkter fra samtalen skal noteres ned) Hvis referencen giver anledning til oplysninger af belastende karakter, da forelægges notatet for kandidaten inden endelig beslutning om ansættelse foretages. Ansættelsessamtaler er fortrolige (FVL § 27 om tavshedspligt). Du må ikke tale med andre ledere om kandidater med mindre lederen kan være referenceperson for kandidaten Reference kan ikke indhentes før samtalen Indhentelse sker telefonisk Ikke lovligt at indhente oplysninger fra andre forvaltninger eller dele af en forvaltning uden kandidaten giver samtykke (FVL § 29 om ansøgningssager). Der kan være særlige grunde til at gøre det alligevel, fx begrundet mistanke om strafbare forhold. Spørg altid HR-Centret før dette effektueres. Tidligere afskediget ansatte kan sagtens få arbejde igen i HTK. Vi må ikke fravælge blot fordi vedkommende tidligere er blevet afskediget et andet sted

Indhentelse af reference Oplysninger fra andre dele af en forvaltning eller andre forvaltninger må ikke indhentes uden samtykke (FVL § 29 om ansøgningssager) NB: Vi blacklister ikke tidligere ansatte, der er afskedigede. Det ville være ulovligt og urimeligt

Videregivelse af oplysninger Hvad må man som referenceperson fortælle til den, der indhenter referencer? Besvare faktuelle spørgsmål om forhold, der IKKE er fortrolige (private forhold) Besvare spørgsmål om arbejdsmæssige forhold Som udgangspunkt må fortrolige oplysninger ikke videregives, dvs. oplysninger om Rent private forhold og andre fortrolige oplysninger Undtagelse: Når hensynet til 3. person vejer tungere end hensynet til personen selv. Gælder fx i forhold til anklager om kriminelle forhold, hvor der er risiko for gentagelse (fx pædofili)

Straffeattester Straffeattester er i visse stillinger en betingelse for ansættelsen Tilfredsstillende straffeattest Privat straffeattest (hjemmeplejen) Afhentes på politistationen af kandidaten. Indeholder kun domme, bøder og tiltalefrafald i forhold til straffeloven og narkotikaloven – gemmes 2 - 5 år på straffeattesten Offentlig straffeattest ”Udvidet” (skoler, daginstitutioner, dagpleje, dag- og botilbud for voksne) Kræver samtykke fra kandidaten. Indeholder domme, bøder og sager, der har ført til tiltale for overtrædelser af straffeloven, samt andre love, hvor der er givet frihedsstraf eller frakendelser, fx mistet kørekort. Gemmes i mindst 10 år fra endelig afgørelse Hvis ingen bemærkninger da ansættelse. På lønoplæg påføres, at der er indhentet tilfredsstillende straffeattest. Hvis der er bemærkninger, da forelægges dette for kandidaten. Her vil det være en samlet vurdering, om kandidaten er kvalificeret til at blive ansat. Det må ikke kun være straffeattesten, som der lægges vægt på ved afslag (”Skøn under regel”).

Straffeattester Børneattest (alle der arbejder med og omkring børn under 15 år) Kræver samtykke fra kandidaten. Overtrædelser af Straffelovens regler om seksuel krænkelse af børn under 15 år Informere kandidaten om at endelig beslutning om ansættelse først kan ske ved modtagelse af tilfredsstillende straffeattest Straffeattest gennemlæses Straffeattest er ”ren” Straffeattest er ikke ”ren”. Straffeattesten forelægges kandidaten. Her vil det være en samlet vurdering, om kandidaten er kvalificeret til at blive ansat. Det må ikke kun være straffeattesten, der lægges vægt på ved afslag - ”Skøn under regel”.

Forvaltningslovens krav til afslag En ansøger, der får et mundtligt afslag, kan bede om at få det skriftligt Et afslag, der meddeles skriftligt (og mundtligt) skal ledsages af en begrundelse (FVL § 22) Ansøgere skal have individuelle begrundelser Opfyldes ved at henvise til de hovedelementer (lovlige kriterier), der har været lagt vægt på ved udvælgelsen af den, der ansættes/de, der indkaldes Eksempler: Graden af erfaring fra lignende stilling Tidligere erfaring med at arbejde indenfor xx Erfaring med arbejdet i en kommunal økonomifunktion Kendskab til bestemte arbejdsmetoder Helhedsindtrykket af kandidaten på baggrund af ansøgningen Begrundelsen skal være den reelle og forklarende for den enkelte, så kandidaten kan forstå, hvorfor vedkommende ikke er valgt

Hvad må man IKKE skrive ”Hvis du ikke hører fra os inden den xx …” ”Stillingen er besat til anden side” ”Vi har nu indkaldt til og afholdt samtaler. Du er desværre ikke én af de udvalgte.” ”Ved udvælgelsen har vi lagt vægt på erfaring med socialt arbejde/arbejde i daginstitution”

Afslutning af projektet i Emply og oprettelse af lønoplæg I ansættelsessamtalen bør lønforventningerne afstemmes med kandidaten. Lønoplæg udarbejdes i SD og sendes til faglig organisation elektronisk godkendelse. Husk at overføre kandidatens ansøgning fra Emply til personalesag via SD. Afslut E-rekruttering (Emply). 2 kurser i Emply 29. april kl. 12.30-15.00 9. maj kl. 9.00-11.30

Husk at du kan bruge HR-portalen uden at være logget på HTK’s net – www.hrportal.htk.dk

Tak for i dag! Hvis du har forslag til andre temaer til fyraftensmøder, så send en mail til HanneBo@htk.dk