Dias 1 Kommunikation ”Vi valgte ikke open source, men sådan blev det bare…” – fordele, ulemper og lidt om leverandørafhængighed ”Open source-software i det offentlige” 19. marts 2009 Jens Barslund Mikkelsen Leder af Webgruppen, Chefkonsulent

Dias 2 Disposition •Lidt baggrund om projektet, der endte med at vælge open source: Webmoderniseringsprojektet på Københavns Universitet (KU) •Valget af et open source web CMS og anskaffelsesprocessen •Høje ambitioner nu det blev open source… …og realiteterne, hvor ambitionerne ikke blev indfriede •Erfaringerne •Et open source-produkt uden et open source miljø •SLA med en open source leverandør Lidt om mig selv •Projektleder på Københavns Universitets webmoderniseringsprojekt fra i den centrale kommunikationsafdeling •Webgruppeleder fra 2008 til nu samme sted •Ikke placeret i it-afdelingen Kommunikation

Dias 3 Kommunikationsafdelingen Lidt baggrund: Formål med webmoderniseringsprojektet på Københavns Universitet 1.Effektivisering af driften af websteder •Frigøre tid fra webredaktørers arbejde med layout, system osv. til egentlig ”produktion” (ca. 20% af den anvendte tid) •med mere end medarbejdere involveret i vedligeholdelse af websider var der tale om ganske mange timer •Mindske driftsudgift fra spredte webservere •Mere end 300 webservere samlet i ét miljø, men uklart om den effektivisering er blevet realiseret •Sikre webindhold (integritet, tilgængelighed) •Genbrug af stamoplysninger fra administrative systemer på web 2.Kvalitetsforbedring af fremtræden på web •Ensartet layout og struktur skal gøre det nemmere at navigere •Fælles overholdelse af tekniske standarder

Dias 4 Kommunikationsafdelingen Lidt baggrund: Leverancer fra webmoderniseringsprojektet 1.Indhold og navigationsstruktur •Mindstekrav til indhold og navigationsstruktur på forskellige typer af websteder Formål: Sikre at relevant indhold findes på websteder og gøre det nemmere for brugere at bevæge sig på tværs af ku.dk-domænet 2.Design •Modernisering af universitetets webdesignwebdesign Formål: Sikre ensartet visuel branding af universitetet og et tidssvarende udtryk på web 3.Teknik •Indkøb og tilpasning af CMS •Sammenkobling af CMS og administrative IT-systemer Formål: Sikre fælles værktøj, som mindsker drifts- og supportbehov i organisationen som helhed. 4.Organisation •Klarere opgave- og ansvarsfordeling: Hvem skal gøre hvad? Og hvem skal have hvilke informationer på deres websted? Formål: Sikre en koordineret og aktiv indsats på web i hele organisationen •Udvikle uddannelsesforløb for webredaktører i samarbejde med PUMA Formål: Løfte kompetenceniveauet og etablere en fælles forståelse for opgaven med at vedligeholde web

Dias 5 Systemvalg • Udarbejdelse af kravspecifikation • Funktionelle krav indsamlet fra brugerne (webredaktører og brugere) • Non-funktionelle krav fra IT-afdeling m.fl. • Markedsanalyse • Udgangspunkt i CMS’er anvendt på andre danske universiteter (håb om synergi) og diverse internationale markedsanalyser (særligt CMS Watch) • 4 systemer udvalgt til nærmere analyse • Systemvalg ud fra udvalgte kriterier • Skalering til fuldt udbygget behov (=antal sider, websteder, brugere og redaktører) • Simpelt for redaktører at udføre standardoperationer (=få klik og hurtig respons) • KU skulle selv kunne bygge systemet  Vi valgte Obvius CMS Læg mærke til at open source ikke var et kriterium! Kommunikation

Dias 6 Anskaffelsesprocessen •Håndtering som almindelig fastprisaftale •Leverance var en samlet mængde funktionalitet med krav til performance og drift •Det eksisterende open source-produkt opfyldte delvist krav •Derudover særlig tilpasning til KUs krav •Udarbejdelse af leveringsaftale efter K01-paradigmet •eneste udfordring var licens-bilaget…og det var en meget lille udfordring •Kode til særlig tilpasning også omfattet af open source-licens Kommunikation

Dias 7 Høje ambitioner nu det blev open source… •KU skulle aktivt indgå i udviklermiljøet omkring Obvius •KU skulle samarbejde med andre universiteter for at integrere Obvius med fælles administrative værktøjer •KUs egne tilpasninger skulle frigives på open source-licens Kommunikation …og realiteterne, hvor ambitionerne ikke blev indfriede • KU kunne ikke afsætte udviklerressourcer til at udvikle på Obvius-kernen • Udvikling blev købt hos Magenta på timebasis • 2 andre universiteter benyttede Obvius, men var ikke interesserede i samarbejdet • KU har lavet egne skabeloner og integrationer til andre systemer, men der er aldrig etableret et open source-miljø, som kunne få gavn af disse tilpasninger

Dias 8 Erfaringerne med Obvius som open source CMS •Vi er glade for vores CMS, som vi i den grad har præget og tilpasset til vores organisation •Fordelene ved open source kræver et open source-miljø •sat på spidsen har vi ikke fået noget ekstra ved at anskaffe et OS-produkt •Leverandørafhængighed findes også i open source-verdenen •Driftsaftaler for open source-produkter kan skrues sammen som for kommercielle produkter •Svartidsgaranti •Supportaftale •Obvius som et open source-produkt i det øvrige systemlandskab på KU •Behandles som alle andre leverandører Kommunikation

Dias 9 Spørgsmål og kommentarer ? Kontakt •Jens Barslund Mikkelsen Københavns Universitet Kommunikationsafdelingen Nørregade 10 DK-1017 København K Telefon Kommunikation