En fælles platform til integreret styring af ressourcer, projekter og budgetter hos DIN Forsyning Projektchef Henrik Blicher fortæller om hvordan en uigennemsigtig og autonom kultur er blevet transformeret ved hjælp af en ny og langt mere professionel styringsplatform. Marstrand Planning Intelligens MPI fungerer i dag som et fælles og effektivt dialogværktøj mellem ledelse og medarbejdere, med mere arbejdsglæde og bedre resultater til følge. DIN Forsyning har anvendt MPI fra Marstrand Innovation siden august 2017

DIN Forsyning Et stort opland… I DIN forsyning arbejder 220 kolleger med produktion af drikkevand og fjernvarme samt håndtering af spildevand og genbrug. Vores 165.000 forbrugere leder årligt 29. mio. m3 spildevand ud til vores 18 renseanlæg. Vores ni vandværker med 62 boringer leverer rent drikkevand til ca. 115.000 forbrugere. Vi distribuerer fjernvarme til 25.000 kunder. Varmen produceres af DONG kraftværk, affaldsforbrændingen Energnist og 11 lokale varmeværker. Vores fem genbrugspladser og 27 miljø- og supermiljøstationer modtager hvert år ca. 29.000 tons affald. Desuden indsamles ca. 13.000 tons dagrenovation fra kunderne i Varde Kommune.

DIN Forsyning Lidt op projektstyringsopgaven… I DIN forsyning projektafdeling er der samlet set 39 medarbejdere, herunder 21 projekt ingeniører. Vi har i 2018 et investeringsbudget på ca. 355 millioner kroner brugt på bl.a. kloakseparering, ombygning af renseanlæg, etablering af nye kildefelter, nye rentvandstanke og pumpestationer. DIN forsyning gennemfører 50 – 100 antal projekter årligt hvoraf varigheden spænder fra 1 måned til flere år. Vores anlægsopgaver projekteres i høj grad selv m. deltagelse rådgivere, og har altid en PL og PE tilknyttet anlægsprojekterne. Vi entrere udelukkende med entreprenører til vores anlægsprojekter, men håndterer selv driften af ledninger og anlæg.

Vores udfordringer I relation til projektstyringsopgaven… Vi havde ingen overblik over igangsatte projekter (portefølje) Vi havde ingen overblik over kapacitet ift. projekter. (ressourcestyring) Vi kunne ikke se hvem der var tilknyttet projekter, hvem der var PL, PE og (ressourcestyring, projektstyring/ governance) Vi manglede anvendelse af værktøjer og forståelse af vores projektmodel. Vi havde mange forskellige ideer fra engagerede medarbejder – hvordan skulle vi prioritere? (ressourcestyring / projektmodel) Vi havde behov for bedre budgetplanlægning og opfølgning. (projektstyring / ressourcestyring.) Sammenlægning af 2 virksomheder og kulturer.

Hvad gjorde vi ? For at komme tættere på vores vision: ”Vi vil skabe størst mulig værdi for vores kunder” Et nyt projekt og ressource-styringsværktøj Forankre det så organisationen brugte det (Must) Gør det simpelt og anvendeligt

Valg af værktøj ? Hvad var vigtigt for vores fremtidige værktøj Værktøjet skulle rumme alle vores discipliner: projekter, porteføljer, ressourcer og økonomi samt passe til vores projektmodel. Værktøjet skulle være særligt stærkt på ressourcesiden så vi kunne få et retvisende billede af vores situation Det skulle være nemt og bruge og vi skulle selv kunne arbejde med opsætningen. Værktøjet skulle kunne tilpasses/sættes op så det passede til DIN forsyning og til den enkelte bruger. Det skulle gøre os fremadrettet så vi kunne arbejde med scenarier og se konsekvenser primært på budgetsiden. Derfor skulle det spille sammen med vores ERP system (AX) Slutteligt skulle værktøjet være fremtidssikret så vi kunne begynde småt og vokse med det. Vi havde flere værktøjer i spil men valget faldt på MPI fra Marstrand

Vores projektmodel Hvad var vigtigt for vores fremtidige værktøj

Eksempler på anvendelse Det dobbelte Gantt kort

Eksempler på anvendelse Det dobbelte Gantt kort FLEKSIBEL TID Fra strategi til gennemførelse Flaskehalse Fra lang til kort horisont OPGAVERNE og deres ressourcer Projekter Jobs Produktion Services DYNAMISK SYNKRONISERING Tidslinje og opløsning Filtre begge veje Automatiske funktioner RESSOURCERNE og deres opgaver Mennesker Roller/budget Udstyr, Materialer Penge GUIDANCE BEREGNINGER Konsekvenser Budget Processer Scenarier. BI

Eksempler på anvendelse Porteføljeoversigten

Eksempler på anvendelse Belægningsoversigten

Eksempler på anvendelse Projektstatusrapporten 1

Eksempler på anvendelse Projektstatusrapporten 2

Eksempler på anvendelse Projektstatusrapporten 3

Resultaterne… Har vi opnået hvad vi ville? Vi har fået et værktøj som: vores medarbejdere nu bruger centralt i dagligdagen kan give os et retvisende billede af vores situation omkring, tid, ressourcer og økonomi er et godt dialogværktøj med vores medarbejdere bl.a. omkring hvem der har travlt og hvad vi kan gøre ved det har givet åbenhed omkring opgaver og belastninger har gjort det nemmere for vores ledere og projektledere som vores superbrugere selv kan arbejde videre med som kan udvikles efter vores ønsker gennem gode brugergruppemøder som vi kan bruge mange år frem Vi er kommet godt i gang, men er bestemt ikke færdige endnu…