Ringsted Bibliotek & Borgerservice fra 2014 - 2018 Ringsted Kommune - Midt i Mulighederne Tilblivelsen af en ny enhed … eller Fusion af Bibliotek & Borgerservice … Flytning af Borgerservice på Biblioteket.

Kort om Ringsted Kommune Indbyggere: 34.300 (Heraf 25.000 i Ringsted By + Benløse) Ansatte i kommunen: 3.300 Ej sammenlagt ved Kommunal- reformen i 2007. Største arbejdsplads: Danish Crown Slagteriet Mest kendte attraktion: Sankt Bendts Kirke fra 1170

Ringsted Borgerservice i gammel organisation -> 2013, Nørregade 100 Meget bred vifte af opgaver samlet under 1 tag (ca. 40 medarbejdere): Kassen Kontanthjælp Akutbolig Kontrolgruppe Boligindkudslån Kørekort Boligstøtte (Medbetjening) Daginstitution (Nem-ID) Dagpenge Omstilling Ejendomsskat Opkrævning EU/EØS Sygesikring Pas Familieydelser Pension Folkeregister Skatteservice Helbredstillæg Sygesikring Vielser

Så rammer UDK-bomben i 2012-2013 Udskillelse af opgaver til UdbetalingDanmark (ca. 9 medarbejdere): Kassen Kontanthjælp Akutbolig Kontrolgruppe Boligindkudslån Kørekort (Medbetjening) Daginstitution (Nem-ID) Dagpenge Omstilling Ejendomsskat Opkrævning Pas Folkeregister Skatteservice Helbredstillæg Sygesikring Vielser

Budgetforlig 2014: - Ny organisation i fagcentre Opgaver flyttes/placeres i andre centre: Kassen Boligindkudslån Kørekort (Medbetjening) (Nem-ID) Pas Pension Folkeregister Skatteservice Helbredstillæg Sygesikring Vielser

Ringsted Bibliotek -> 2014 Beliggende Tværallé 1-3 siden 1985. Kun bibliotek i bygningen Ca. 25 medarbejdere (bibliotekarer, biblioteksassistenter, servicemedarbejdere, sekretariat, ledelse og bogopsættere). Ét bibliotek for hele kommunen Nogle af de mange aktiviteter: Bogbus Ringsted Arrest Skolebiblioteker/samarbejde Arrangementer og begivenheder

Baggrund for beslutning om at flytte opgaver til Biblioteket som en del af nyt Erhvervs- Fritids og Kommunikationscenter Politisk mærkesag: Bedre forhold for pendlerne! (åbningstider) ”Nu har Biblioteket jo færre fysiske udlån – så må de kunne huse Borgerservice” ”Når vi flytter Borgerservice-henvendelser, øger vi tilstrømningen af brugere til Bibliotekets tilbud.” Borgerservicechef bliver ny Digitaliseringschef i kommunen. Bibliotekschef går på pension. Ergo: Ny chef for ny enhed Bibliotek & Borgerservice pr. 01-03-14.

Ved sammenflytningen i 2014 blev mange velmenende sejl sat … 1 Fælles hus 1 Fælles indgang Fælles borgervenlige åbningstider (Kl. 10-18 + lørdag 10-14) ”Boxen” 3 ekspeditionspladser (2 x pas/kk + 1 ”social”) Borgerservice Informationsskranke Borgerservice medbetjeningsområde Venteområde i Biblioteket/”Storsalen”. Fokus var på ”vidensdeling”, og ”tilegne sig nye opgaver”, Således ville borgeren opnå en bedre helhedsorienteret service!

Men den barske virkelighed blev: En række negative konsekvenser: Erfarne medarbejdere vælger at gå på pension - de kunne ikke lide forandringerne, de nye opgaver, rammerne og/eller arbejdstiderne. Øget sygefravær (medarbejdere og ledere) Negativ brugeroplevelser for Borgerservice- såvel som Biblioteksbrugere. Øget støj Borgerservicebrugere ”følte sig udstillet”. Mange kræfter forbrugt på ”samarbejdskultur” frem for ”kultur for borgerne”

Konsekvenser gennem 2015-2016 Tvungen ny ombygning Borgerservice-brugere VÆK fra Storsalen (etableres et venteareal til højre for indgangen) Tillægsbevillinger til drift (personale, vikarer). Sag til ØU om nedsat og differentieret åbningstid – vedtaget. Nuværende åbningstider: Mandag og torsdag: 11.00 – 18.00 Tirsdag og onsdag: Bibliotek 10.00 – 17.00 Borgerservice 11.00 – 15.00 Fredag: 11.00 – 15.00 Lørdag: 11.00 – 14.00

2017 -> nu: Midlertidige bevillinger gøres permanente Borgerservice består nu af 10 medarbejdere + 1 leder. Fokus på rammerne: - Ombygning indadtil, så medarbejderne sidder sammen. - Boxen + vagtplan tilpasses, så hvert ekspeditionsbord kan klare ALLE typer borgerhenvendelser. Tidsbestilling til Borgerservice: Sikrer jævnt borgerflow = mindre stress/press Mindre/næsten ingen ventetid for borgerne = bedre service. Borger møder en medarbejder, der kan ekspedere det pågældende emne.

Vi har samtidig etableret en FÆLLES information for Bibliotek & Borgerservice Opgaver fra Bib og BS, der effektivt løses i første møde med borger = hurtigere service for borgeren = borgerne behøver ikke at orientere sig i samme grad. OG: = færre vagter for Borgerservicemedarbejderne = Mere tid til sagsbehandling og fællesskab Vores liste over opgaver, som vi har placeret sammen i Fælles Information, kan fås ved at skrive til sorf@ringsted.dk. Vi etablerede en undervisning – hvor vi gennem 10 små moduler introducerede hinanden til systemer, arbejdsgange og rutiner. De første 2½ måned dobbeltbemandede vi Informationen til sidemandsoplæring.

Tak for ordet – kontakt os gerne for at høre mere om vores rejse Tid til vores subjektive råd og anbefalinger – og spørgsmål? Souschef for Borgerservice Søren Forsmann Mobil: 24 63 20 13 sorf@ringsted.dk