Drejebog for kick-off workshop for styregruppen September 2018 Drejebog for kick-off workshop for styregruppen DK Digitaliseringsstyrelsen forside

Indhold Emne Side Formål med workshoppen 3* Forslag til program 4 Projektlederens rolle og ansvar før-under-efter 5 Forslag til drejebog 6 Præsentationsmateriale til kick-off workshop 9 * Links er klikbare i diasvisning Drejebogen består af 2 dele Første del er facilitators drejebog til at gennemføre kick-off møde – slide 3-8 Anden del er forslag til præsentationsslides, som facilitator kan vælge at anvende til mødet – slide 9-24 Statens it-projektmodel, Digitaliseringsstyrelsen version 1.0

Formål FORMÅL MED KICK-OFF WORKSHOPPEN At skabe et godt afsæt for det videre arbejde i styregruppen At gennemgå og drøfte styregruppeaftalens indhold At skabe enighed om succeskriterier for projektet At drøfte styregruppens prioritering af projektets styringsparametre At afklare roller og ansvar i styregruppen – og styregruppemedlemmernes særlige fokus i projektet At skabe enighed om væsentlige elementer i samarbejdsaftalen om styring af projektet HVAD STÅR VI MED EFTER KICK-OFF MØDET? Et udkast til en styregruppe aftale, hvor der er: Skabt enighed om 2-4 fælles succeskriterier for projektet Lavet en prioritering ift. projektets styringsparametre Lavet en forventningsafstemning til roller og ansvar ved at gennemgå og drøfte, hvad hver rolle vil lægge særligt vægt på ift. deres individuelle ansvar Afklaret forventninger til de operationelle forhold DELTAGERE Kick-off afholdes, når alle medlemmer af styregruppen er identificeret og styregruppeaftalen skal underskrives, som et vigtigt element i det indledende arbejde. Styregruppen består af: Styregruppeformand Gevinstejer(e) Seniorleverandør(er) Ledelsesniveau

Forslag til program Kick-off workshop for styregruppen TID PROGRAMPUNKT 10 min Velkomst og formål med i dag Præsentation af styregruppens medlemmer Præsentation af styregruppeaftalen – formål og indhold 20 min Succeskriterier for projektet 15 min Prioritering af projektets styringsparametre Pause Praktiske konsekvenser af prioriteringen Principper for styregruppens arbejde 30 min Afklaring af roller og ansvar i styregruppen Samarbejdsaftale – de operationelle forhold i projektet Opsamling og afrunding TIPS OG TRICKS Bliv enig om program for kick-off workshoppen med styregruppeformanden og tilpas programmet til den tid, som der er til rådighed. Sørg for at indlægge pauser med passende mellemrum, fx ca. hver time. Afklar program, materiale og rollefordeling på workshoppen med styregruppeformanden. Ovenstående forslag til program er 2 timer og 45 minutter i alt

Projektlederens rolle og ansvar før-under-efter Kick-off workshop for styregruppen ANSVAR FOR AT… ANSVAR FOR AT… ANSVAR FOR AT… Gennemgå program og indhold med styregruppeformanden og aftale rollefordeling på workshoppen Planlægge workshoppen og udarbejde drejebog Tilpasse materialet med præsentationen af styregruppeaftalen til projektets behov Udsende indkaldelse og materiale (skabelon til styregruppeaftale samt vejledningen Projektorganisationens roller og ansvar) Tale roller og ansvar igennem med de enkelte styregruppemedlemmer og bede dem reflektere over, hvad de særligt vil lægge vægt på ift. deres individuelle ansvar (jf. bilag 1) Sørge for alle de praktiske detaljer er håndteret inkl. booking af mødelokale, forplejning, print af materiale Baseret på aftale med styregruppeformanden om rollefordeling på workshoppen, eventuelt gennemgå styregruppeaftalen og facilitere drøftelserne – gerne med udgangspunkt i Præsentationsmateriale til kick-off workshop for styregruppen Dokumentere styregruppens input og beslutninger Udarbejde udkast til styregruppeaftalen baseret på input fra workshoppen Sende materiale til kommentering Udarbejde endeligt udkast, som kan underskrives på det kommende styregruppemøde Kommer der nye styregruppemedlemmer til i projektets levetid skal styregruppeaftalen opdateres og underskrives på ny For projekter, som skal risikovurderes, skal styregruppeaftalen senest foreligge ved risikovurderingen.

Forslag til drejebog Kick-off workshop for styregruppen Side 1/3 TID PROGRAMPUNKT FORMÅL MED PROGRAMPUNKT FACILITERING 10 min Velkomst og formål med i dag At skabe klarhed om formål med kick-off, og hvad der skal komme ud af workshoppen Velkomst ved styregruppeformanden Præsentation af formål med kick-off workshop for styregruppen Præsentation af program Præsentation af styregruppens medlemmer At skabe en fælles forståelse for hvem, der besidder styregruppens forskellige roller Bordet rundt: Navn, titel og rolle i projektet Forventninger til samarbejdet i styregruppen (Evt. tidligere erfaring med styregruppearbejde) Præsentation af styregruppeaftalen – formål og indhold At skabe klarhed omkring formål med styregruppeaftalen som et obligatorisk dokument og aftalens indhold Præsentation af formål med styregruppeaftalen Præsentation af indhold i styregruppeaftalen – gennemgang af skabelon til styregruppeaftalen og bilag for at få et overblik. De enkelte drøftelse tages efterfølgende under de kommende punkter i programmet 20 min Succeskriterier for projektet At skabe enighed om 2-4 fælles succeskriterier for projektet Hvorfor er det vigtigt, at styregruppen er enige om 2-4 fælles succeskriterier? Fælles drøftelse: Når projektet lukkes ved afslutningen af gennemførelsesfasen, anser vi projektet for at være en succes, når følgende succeskriterier er opfyldt…. Bed styregruppemedlemmerne om at reflektere individuelt i 2 min. Fælles drøftelse Input noteres på papkort eller flip Prioritering af succeskriterier og udvælgelse af 2-4 succeskriterier, der vil indgå i styregruppeaftalen Er de formuleret korrekt? Behov for præcisering eller omformulering? Accept af alle styregruppens medlemmer

Forslag til drejebog Kick-off workshop for styregruppen Side 2/3 TID PROGRAMPUNKT FORMÅL MED PROGRAMPUNKT FACILITERING 15 min Prioritering af projektets styringsparametre At skabe enighed omkring styregruppens prioritering af projektets styringsparametre, hvis projektet kommer under pres eller ramme-betingelserne ændrer sig. Rammesætning: Næsten uden undtagelse ændrer alle projekter sig, når de er under pres eller rammebetingelserne. Derfor er det vigtigt at have en snak i styregruppen, inden dette sker – og blive enig om, hvordan styregruppen ønsker at prioritere projektets styringsparametre. Fælles drøftelse: Rangering af de fem styringsparametre: gevinster, risici, tid, samlet økonomi (økonomi og ressourcer) og omfang/scope. En tur rundt om bordet – hvad vil den enkelte styregruppemedlem prioritere og hvorfor? Endelig prioritering af styringsparametre Opsamling i forhold til enighed om, hvad der vil indgå i styregruppeaftalen 10 min Pause 20 min Praktiske konsekvenser af prioriteringen Øvelse, som sikrer drøftelse af de praktiske implikationer af prioriteringen Rammesætning: Ud over at foretage ovenstående prioritering, er det vigtigt at drøfte, hvordan situationen skal håndteres rent praktisk, når projektet bliver udfordret. Øvelse: Hvert styregruppemedlem reflekterer over sætningerne (se præsentationsslide med titlen: ”Hvad gør vi som styregruppe, når projektet bliver udfordret”) og fuldfører dem hver for sig. Tilføj eller ret i spørgsmålene efter behov – fx hvis der er særlige forhold, som ofte er problematisk i organisationen. Fælles drøftelse og beslutning om, hvordan styregruppen ønsker situationen håndteret i praksis. Beslutning: For hvert spørgsmål drøftes, hvem skal involveres? Hvilken proces skal gå forud for beslutningen? Hvilket beslutningsgrundlag skal foreligge? Hvem er den endelige beslutningstager? Principper for styregruppens arbejde At afstemme forventninger til ledelse og styring i projektet Rammesætning: Det er god praksis at aftale principper for styregruppens arbejde. For projekter, der følger statens it-projektmodel forventes det, at styregruppen lever op til en række ledelsesmæssige og styringsmæssige principper for styregruppens arbejde Gennemgang af ledelses- og styringsprincipper Fælles drøftelse: Nogle refleksioner? Noget som styregruppen særligt hæfter sig ved? Tidligere erfaringer, som styregruppens medlemmer gerne vil spille på banen. Nogle principper, som der mangler?

Forslag til drejebog Kick-off workshop for styregruppen Side 2/3 TID PROGRAMPUNKT FORMÅL MED PROGRAMPUNKT FACILITERING 30 min Afklaring af roller og ansvar i styregruppen At afklare roller og ansvar i projektet gennem en drøftelse af, hvad de enkelte medlemmer særligt vil lægge vægt på i deres individuelle ansvar Rammesætning: Statens it-projektmodel fastlægger klare ansvarsområder for de enkelte rolle i projektets forskellige faser. Disse fremgår af Projektorganisationens roller & ansvar. Det er vigtigt for styregruppen at være bevidst om både eget og de vigtigste øvrige projektrollers ansvar og opgaver igennem projektets levetid. Gennemgang af roller og løbende drøftelse af, hvad medlemmerne hver især vil lægge særlig vægt på i forhold til vores individuelle ansvar for at sikre projektets succes. Præsentation af rollens primære ansvar Hvad vil du som X særligt lægge vægt på i forhold til de enkelte ansvarsområder? Refleksioner og input fra de andre styregruppemedlemmer? Næste skridt: Projektlederen udarbejder et udkast til bilag 1, baseret på de foregående drøftelser,, som sendes til kommentering sammen med udkast til styregruppeaftalen 20 min Samarbejdsaftale – de operationelle forhold i projektet At blive enige om en konkret samarbejdsaftale, der omhandler alle operationelle aspekter af styregruppearbejdet Rammesætning: En fælles forventningsafstemning omkring styring af styregruppearbejdet skaber et bedre udgangspunkt for det videre samarbejde. Det er god praksis i statens it-projektmodel, at disse aftaler dokumenteres som et bilag til styregruppeaftalen. Overordnet gennemgang af standard samarbejdsaftale om styring af projektet. Fælles drøftelse: Forventninger til de enkelte punkter og aftaler omkring de enkelte punkter Noget væsentligt, der mangler? Opsamling: Konklusioner ift., hvad der vil indgå i samarbejdsaftalen. Næste skridt: Projektlederen udarbejder et udkast til bilag 2, baseret på de foregående drøftelser, som sendes til kommentering sammen med udkast til styregruppeaftalen 10 min Opsamling og afrunding At samle op på workshoppens konklusioner og fastlægge næste skridt i processen Opsamling: Hvad har vi været rundt om i dag? Konklusion af de enkelte programpunkter Næste skridt i processen: (1) udkast til endelig styregruppeaftale udarbejdes af projektlederen og sendes til styregruppen (inden for en uge); (2) tilpasning af bilag 1 (udmøntning af individuelle ansvar) på baggrund af kommentarer og udarbejdelse af endeligt udkast til styregruppeaftale, som rundsendes; (3) gennemgang af styregruppeaftalen på næste møde; (4) det forventes, at aftalen underskrives på næste styregruppemøde. Yderligere refleksioner, spørgsmål eller kommentarer? Afsluttende bemærkning ved styregruppeformanden Tak for i dag

Præsentationsmateriale til kick-off workshop September 2018 Præsentationsmateriale til kick-off workshop

Program for i dag Velkommen og formål med i dag Præsentation af styregruppens medlemmer Præsentation af styregruppeaftalen – formål og indhold Succeskriterier for projektet Prioritering af projektets styringsparametre Principper for styregruppens arbejde Afklaring af roller og ansvar i styregruppen Samarbejdsaftalen – de operationelle forhold i projektet Opsamling

Formål med kick-off workshop for styregruppen Skabe et godt afsæt for det videre arbejde i styregruppen Gennemgå og drøfte styregruppeaftalens indhold Skabe enighed om succeskriterier for projektet Drøfte styregruppens prioritering af projektets styringsparametre Afklare roller og ansvar i styregruppen – og styregruppemedlemmernes særlige fokus i projektet Skabe enighed om væsentlige elementer i samarbejdsaftalen om styring af projektet

Præsentation af styregruppens medlemmer [Indsæt navn, titel, organisation/enhed] (Styregruppeformand) [Indsæt navn, titel, organisation/enhed] (Gevinstejer) [Indsæt navn, titel, organisation/enhed] (Seniorleverandør) [Tilføj yderligere] Kort om jer selv og jeres forventninger til det kommende samarbejde...

Formål med styregruppeaftalen ”Projektets styregruppeaftale er obligatorisk, og formålet med aftalen er at sikre, at styregruppen er hensigtsmæssigt sammensat samt, at der sker en forventningsafstemning styregruppemedlemmerne imellem.”

Styregruppeaftalens indhold Projektets succeskriterier Styregruppens prioritering af projektets styringsparametre Principper for styregruppens arbejde Styregruppens underskrifter Bilag 1: Styregruppemedlemmernes særlige fokus i projektet Bilag 2: Samarbejdsaftale om styring af projektet Styregruppeaftale for ”projekt” Styregruppeaftale for ”projekt”

Projektets succeskriterier Det er vigtigt, at I som styregruppe er enige om, hvad I forventer af projektet, for at I vil anse det for at være en succes. For de fleste projekter vil 2-4 succeskriterier være passende. Det er vigtigt for projektet, at der ikke er for mange forskellige succeskriterier, da det ikke skaber den nødvendige fokus for projektet. Når projektet lukkes ved afslutningen af gennemførelsesfasen, anser vi projektet for at være en succes, når følgende succeskriterier er opfyldt…. Hvad er vores succeskriterier for projektet?

Styregruppens prioritering af projektets styringsparametre Optimal realisering af de ønskede gevinster, bør lægges til grund for al prioritering i projektet. I styregruppen er det vigtigt at have en drøftelse af, hvilke styringsparametre, det er vigtigst at lægge vægt på, hvis projektet kommer under pres eller rammebetingelserne ændrer sig. Vi vil sammen drive projektet frem mod succes. Vi vil lede projektet med fokus på at optimere projektets gevinstrealisering. Vi rangerer parametrene…

Hvad gør vi som styregruppe, når projektet bliver udfordret? Med henblik på at lette samarbejde i styregruppen og mellem styregruppen og projektlederen, drøftes den praktiske implementering af de valg, som styregruppen har truffet omkring styringsparametrene Når der i projektets levetid opstår problemstillinger, ønsker vi som styregruppe (fuldfør nedenstående sætninger): Hvis projektet ikke kan overholde deadline eller budget, vil vi……. Hvis der er ønske om, at scope reduceres eller udvides, ønsker vi følgende involveret, før vi træffer beslutning…… Hvis vi skal træffe beslutninger vedrørende at overholde tidsplan, overskride budget eller reducere scope, ønsker vi følgende beslutningsgrundlag…… Hvis det viser sig, at gevinster ikke kan blive så store som estimeret, vil vi……… Hvis vi ikke har mulighed for at nå til enighed i styregruppen, vil vi…….

Principper for styregruppens arbejde Ledelse Styring Vi tager hver især aktivt ejerskab for, at projektet lykkes og arbejder for, at projektet bliver en succes og gevinster opnås. Vi sikrer, at der er fokus på gevinstrealisering, når der træffes beslutninger i projektet. Vi forebygger og løser konflikter og fjerner barrierer, så projektet kan gennemføres så gnidningsfrit som muligt og uden forsinkelser. Vi træffer rettidige beslutninger på styregruppemøderne, eller når projektet har behov for det. Vi tager aktivt del i udarbejdelse og kvalitetssikring af styringsgrundlag og leverancer.   Vi er ansvarlige for og følger op på business case og gevinstrealisering. Vi arbejder for realistiske og veldefinerede krav til løsninger og kvalitet. Vi forpligter os til at sikre optimale ressourcer, kompetencer og organisering. Vi sikrer, at alle relevante interessenter bliver hørt og bakker op om projektet. Vi deltager aktivt i risikoanalyse og gennemførelse af reducerende handlinger. Vi håndterer risici, som er uden for projektledelsens råderum. Vi sikrer en sammenhængende og troværdig tidsplan. Vi sikrer retvisende styringsdokumenter og rettidig håndtering af fremdrift.

Styregruppens roller og ansvar I styregruppeaftalens bilag 1 skal I som styregruppemedlemmer beskrive, hvad I hver især vil lægge særlig vægt på i forhold til jeres individuelle ansvar for at sikre projektets succes. En udførlig beskrivelse af de enkelte styregruppe- medlemmers rolle, opgaver, ansvar og kompetencekrav findes i Projektorganisationens roller & ansvar på www.digst.dk Vi gennemgår de enkelte roller i styregruppen og drøfter, hvad I hver især ønsker at lægge særlig vægt på. Hvad vil vi hver især lægge særlig vægt på i forhold til vores individuelle ansvar for at sikre projektets succes…?

Styregruppeformandens ansvar Styregruppeformanden har ansvar for at: Sikre at projektet opfylder sit formål Sikre fokus og fremdrift i projektet Sikre relevant og rettidig inddragelse af interessenter Sikre relevant ejerskab for projektets gevinster Sikre ansvarlig styring af projektet En udførlig beskrivelse af de enkelte styregruppemedlemmers rolle, opgaver, ansvar og kompetencekrav findes i Projektorganisationens roller & ansvar på www.digst.dk

Gevinstejerens/seniorbrugerens ansvar Gevinstejeren har ansvar for at: Sikre, at projektet leverer den rigtige og komplette løsning til at realisere de ønskede gevinster Sikre kvaliteten af krav/ behovsbeskrivelser/ user stories Sikre prioritering af krav/ behovsbeskrivelser/ user stories mht. at optimere gevinstrealiseringen Sikre identifikation og beskrivelse af gevinster Påtage sig det overordnede ejerskab for gevinstrealiseringen Sikre den organisatoriske implementering En udførlig beskrivelse af de enkelte styregruppemedlemmers rolle, opgaver, ansvar og kompetencekrav findes i Projektorganisationens roller & ansvar på www.digst.dk

Seniorleverandørens ansvar Seniorleverandøren har ansvar for at: Sikre, at kravene til it-løsningen er tydelige Sikre, at forpligtelser ift. leverancer, kvalitet og tidsplan som aftalt i projektet overholdes Sikre realisme i design og udvikling af projektets produkter Sikre, at de nødvendige interne og eksterne leverandørressourcer (kompetencer) stilles til rådighed En udførlig beskrivelse af de enkelte styregruppemedlemmers rolle, opgaver, ansvar og kompetencekrav findes i Projektorganisationens roller & ansvar på www.digst.dk

Samarbejdsaftale om styring af projektet Samarbejdsaftalen beskriver de operationelle forhold for styregruppens arbejde. Samarbejdsaftalen indeholder aftaler omkring: Mødefrekvens-/plan og varighed Indkaldelse til styregruppemøder Standarddagsorden Dokumentation af styregruppemøder Afbud, stedfortrædere mv. Ændring af styregruppens sammensætning Krav til beslutninger uden for styregruppemøder Krav til formandsbeslutninger Selvevaluering af styregruppearbejdet Andre områder, der skal tilføjes?

Næste skridt UDKAST TIL ENDELIG STYREGRUPPEAFTALE TILPASNING AF BILAG 1 (UDMØNSTNING AF INDIVIDUELT ANSVAR) GENNEMGANG PÅ NÆSTE MØDE UNDERSKRIFT (PÅ NÆSTE MØDE)

Tak for i dag