Fra ejendomskontor til servicecenter Bedre service til færre penge – hvordan gør vi det? Beboerrepræsentantskabsmødet 2017

Fremtidens beboerservice Boligorganisationen beslutter hvordan servicen skal leveres Afdelingerne beslutter det lokale serviceniveau Vi viser et par cases Vi skal diskutere hvad vil beboerne efterspørge i fremtiden? hvordan leverer vi service til en god pris?

Hvad tror vi er god service for beboeren? Det døgnåbne servicecenter En effektiv og imødekommende betjening Et kendt ansigt ”En hjælpende hånd” til fx praktiske og sociale opgaver

Hvad er afdelingsbestyrelsens behov? Nemt at komme i kontakt med servicecenteret God kontakt til driftslederen En effektiv og imødekommende betjening Mulighed for differentieret service mellem afdelinger i samme servicecenter

Kerneopgaver for fremtidens servicecenter Kerneopgaverne vil fortsat være: Drift og vedligehold af bygninger Drift og vedligehold af udearealer Serviceopgaver i boligerne Beboerhenvendelser Samarbejde med bestyrelser Indkøb Pasning af maskiner Skal en ny kerneopgave være hjælp og rådgivning til beboeren?

Kompetencer Hvad stiller opgaverne af krav til kompetencer i et servicecenter? Ledelse Administrativ hjælp Servicemedarbejdere med forskellige færdigheder (fx håndværkerfærdigheder) Synsansvarlig Indkøbsansvarlig Boligsocial vicevært De nuværende små ejendomskontorer kan ikke rumme ovenstående – der er for få medarbejdere

Størrelse på et servicecenter Svaret kunne være større serviceenheder, som betjener minimum 600 boliger – eller flere? Hvordan harmonerer det med beboernes ønske om et kendt ansigt og tilgængelighed? Beboeren kan kontakte servicecenteret via mail, app, sms eller telefon Oplevelsen af service – din servicemedarbejder kommer til dig Afstanden til servicecenteret bliver mindre vigtig.

Medarbejderne Hvad er vigtigt for medarbejderne? Levere god og effektiv service At være kendt af beboerne God ledelse Mulighed for specialisering og efteruddannelse Gode kollegaer Kunne holde ferie og vide at opgaverne bliver passet Et godt fysisk arbejdsmiljø Fremtidens servicecenter skal kunne understøtte medarbejderne

De fysiske rammer Nogle kontorer er ikke tidssvarende. Forandringer giver mulighed for at tænke nye funktioner Mulighed for at bruge lokaler og PC 24/7? Fælles kontor og mødefaciliteter med beboervalgte? En PC-arbejdsstation for beboerne?

Pas på huslejen Hvordan harmonerer et servicecenter med, at passe på huslejen? Vores omverden ændrer sig, og funktioner bliver automatiseret Hækklipning, græsslåning og meget mere bliver automatiseret Opgaver, der er mindre beboernære, kan måske indkøbes bedre og billigere Vi sparer på maskinpark og lokaler Vi sparer på vikar Indkøb Kan nogle beboere klare mere selv?

Muligheder for at samle 1 Fiktiv case I Boligområde med 8 afdelinger og 3 ejendomskontorer. Afdelingerne er opført i samme tidsperiode og ligger i en radius af 1 km. En afdeling har ingen bestyrelse. En afdeling er meget lille Bemanding: 3 driftsledere, 3 driftslederassistenter og 6 servicemedarbejdere Muligheder Afdelingerne sammenlægges til 4, der etableres et ejendomskontor og fælles maskinpark og værktøj Bemanding: 1 driftsleder, 1 driftslederassistent 1 sekretær og 8 servicemedarbejdere

Resultat Kvalitet og effektivitet Besparelser - Et fælles årshjul med driftsplan for service og de grønne områder - Spidskompetencer på legepladser, varmecentraler, beboerservice (VVS og tømrer), affaldssystemer, skimmelsager, syn, beboersager (råderet), kloarker og grønt arbejde Besparelser 4 x grundadministrationsbidrag Løn, herunder udgifter til afløsning Husleje – 2 ejendomskontorer omdannes til erhverv eller boliger. Bestyrelseslokaler nedlægges Reducerede håndværkerudgifter Udgifter - 1 servicecenter – eksisterende ejendomskontor udvides

Muligheder for at samle 2 Ikke helt så fiktiv case: II Boligselskab med 3.000 lejemål fordelt på 20 afdelinger og 11 ejendomskontorer. Afdelingerne der er opført i forskellige perioder og har forskellige vedligeholdelsesstand ligger indenfor en radius på 2 km med max afstand på 4 km. Bemanding: 3 ejendomsledere, 13 driftsledere/ejendomsmestre, 19 servicemedarbejdere + det løse. Muligheder Der etableres et samlet drift- og servicecenter som tilrettelægger og forestår beboerservice & afdelingsdrift. Personale og maskinpark anvendes på tværs af afdelingerne.

Resultat Kvalitet og effektivitet Besparelser Samlet overblik over opgaverne med mulighed for behovsbestemt allokering/disponering af personale. Ensartet kvalitet i opgaveløsningen. Besparelser Fra 11 ejendomskontorer til ét service- og driftscenter; Tidligere ejendomskontorer omdannes til erhverv eller boliger. Mere rationel udnyttelse af mandskab og maskiner. Udgifter Etablering af service- og driftscenter ombygning af eksisterende ejendomskontorer

Hvad er god service i fremtiden? Hvad vil beboerne efterspørge i fremtiden? Hvordan leverer vi god service til en fornuftig pris?

Proces i SAB 1. markvandring efteråret 2016 – ministeriets besparelseskrav præsenteret 2. budgetlægning foråret 2017 – umiddelbare besparelsesmuligheder indarbejdet. Dialog med bestyrelser om budget. 3. SAB købt 360 grader til alle afdelinger samt område analyser Fordi meget af potentialet ligger i mere lokalt samarbejde.

Fællesdialog 4. Afdelingsanalyse præsenteres for afdelingen af driftschefen - dialog og mulige tiltag 5 Områdedialogmøder – afdelingsbestyrelser – hvor er samarbejds- og besparelsesmulighederne Husum Vanløse Amager