KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE Informationsmøde Udbud af håndværkerydelser til løbende drift og vedligeholdelse - Fagentrepriser 1

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 2 Dagens program Introduktion til udbuddet Implementering og kontraktstyring Fair forhold i København Gennemgang af tilbudsprocessen

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 3 Introduktion til udbuddet Hvem er vi? Baggrund – Københavns Kommune bruger ca. 370 mio. kr. om året på vedligeholdelse af bygningsmassen Behov for intern og ekstern styring Behov for gennemsigtighed ift. hvad og hvor der bliver indkøbt Der er planlagt to udbud: 1.Fagentrepriser 2.Hovedentreprise

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 4 Fagentrepriser Opdeling i 6 fagområder: El-installation Glarmester Maler Murer Tømrer Vvs- og blikkenslager Opdeling i 5 distrikter

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 5 Fagentrepriser Behov for 3 leverandører pr. fagområde, pr. distrikt Opdeling i opgaver under kr. og opgaver over kr. Opgaver under kr. Kaskademodel med 1., 2. og 3. Leverandør Opgaver over kr. Miniudbud over kr. (de samme 3 Leverandører)

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 6 Implementering og kontraktstyring Efter udbuddet, skal aftale implementeres og der skal være kontraktsyring på opgaven Ansvarsfordeling: Leon Jarno Askov – ansvarlig for udbudsprocessen Michele M. Fejø – kontraktsansvarlig

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 7 Implementering og kontraktstyring Der udarbejdes et samarbejdspapir, sammen med leverandøren. Leverandør og Københavns Ejendomme skal blive enige om præmisserne for samarbejdet og vi skal forpligte os til det vi aftaler. Samarbejdspapiret indeholder også, procedurerne for hvem der gør hvad og hvornår. Vi skal bruge samarbejdspapir til at understøtte vores aftaler og definere ansvaret.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 8 Teknisk gennemgang og kontraktstyring Teknisk gennemgang Det er teknikerne som står for den faglige og tekniske gennemgang, fordi det er dem der har viden. Kontraktstyring Foregår central og handler om de kontraktlige forpligtelser. Pris kontrol Sammenligning med V&S prishåndbog (den gule)

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 9 Controlling og kontraktstyring Struktureret faktura kontrol, kræver at: Fakturaerne er veldokumenteret Opgaven er velbeskrevet Analyse og samling af information skal danne grundlag for produktive opfølgningsmøder

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 10 Implementering og kontraktstyring Det kræver en god kunde for at få en god leverandør – og omvendt. Vi skal skabe et tillidsfuld samarbejde, hvor vi taler sammen og løser udfordringer i fællesskab. Vi skal aftale en procedure for klager, og for hvordan klagerne håndteres. Vi holder opfølgningsmøder, hvor vi drøfter de fælles udfordringer der måtte være og finder en løsning som vi begge er tilfredse med.

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 11 Fair forhold i København Fair forhold og lige konkurrence i København Hvad gør Københavns Kommune for at sikre lige konkurrence? Hvad kan du som leverandør gøre? Sådan kan du være sikker på, at dine egne og dine underleverandørers medarbejdere arbejder under fair forhold

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 12 Proces for tilbudsafgivelse Dokumenter der skal fremsendes (via Mercell.dk): Bilag 5 (underleverandører) Bilag D (fælles befuldmægtiget) Bilag E (gæld til det offentlige) Bilag F (erhvervsansvarsforsikring) Bilag G (egenkapital) Bilag H (referenceliste) Bilag K (andres ressourcer) Bilag L (tilbudsskema) HUSK! Underskrift de steder der bedes herom

KØBENHAVNS KOMMUNE ØKONOMIFORVALTNINGEN / KONCERNSERVICE 13 Proces for tilbudsafgivelse Dokumenterne skal kun fremsendes én gang pr. tilbudsgiver Dette gøres ved at byde på delaftale 1 i Mercell Bilag L anvendes til at angive hvilke delaftaler der bydes på (fagområder/distrikter)