Introduktion til kontrakter SANS_Kontrakter Lars Ingemann, IT-University of Copenhagen,

Introduktion til kontrakter Hvorfor er kontrakter relevant ift. kravspecifikation? Grundlæggende kontraktprincipper –Grundlæggende kontraktprincipper –Kontrakter om it-leverancer –To eksempler på tvister Statens standardkontrakter K33, K18, K01, K02, K03 –Historien: K33 og K18 –De ”nye” standardkontrakter: K01, K02 og K03 –K02: bilagsstruktur og tidsforløb –Bilagsstruktur for K01 og K03 Typiske situationer – hvad vil du gøre? Supplerende materiale

Aftalelov:Tilbud og accept forpligter parterne (rettigheder og pligter). Mundtlige og skriftlige aftaler lige gyldige. Kontrakt:Skriftlig aftale. Lettere at bevise hvad der er aftalt. 3. Kontrakter: Grundlæggende principper Købelov: Aftale om levering af en "ting" (formuegode) mod betaling. Misligholdelse: Aftalen overholdes ikke, fx: -Forsinkelse -Mangler ved det leverede (handelskøb: undersøgelsespligt) Tvister (man kan ikke blive enige): -Domstol -Voldgift -Mediation (mægling) Skabe win-win. Hurtigt og billigt. Ikke offentlig. En vinder (der har mistet penge) og en bitter taber. Dommen er offentlig. Lidt mere uformelt. Lidt dyrere. Bindende. Ikke offentlig. Handelskøb: Ved forsinkelse. Ved (for køberen) væsentlige mangler. Rettigheder ved misligholdelse (misligholdelsesbeføjelser): -Hæve købet (parterne giver ting og penge tilbage) -Udbedring af manglen -Afslag i pris -Erstatning hvis en part har lidt tab Praksis ved it-kontrakter også: -Bod (betale for forsinkelse / mangel) -Ændre aftalen Handelskøb: Sælger har afhjælpningsret indtil den aftalte leveringstid.

Omfattende kontrakter der regulerer (har regler for): -Behov og løsning (begge dele kan være krav) -Mangler -Underleverandører -Parternes forpligtelser -Rettigheder -Hvad skal ske hvornår -Afprøvning -Misligholdelsesbeføjelser -Ændringer af aftalen -Andre hændelser, fx strejke, konkurs -Forrang -Tvister -osv. 4. Kontrakter: IT-leverancer I forhold til det krævede - plus rimelige forventninger Analyse, driftsprøve, mv. Hvornår må man hæve? hvor stor bod? Kunden godkender løsningsbeskrivelsen, men det viser sig den ikke opfylder kravene? Fortolkningsrækkefølge ved domstole: -Ufravigelige regler i lovene -Specielle regler i kontrakten -Generelle regler i kontrakten -Sædvane og branchekutymer -Love på området -Tidligere domme Udbredte standard-kontrakter: K18, K33, K01, K02, PLS Købeloven siger fx at sædvane har forrang

5. Kontrakter: Eksempel 1 Et firma i oliebranchen fik leveret et ERP system som kunne regnskab, fakturering, mv. Det viste sig at systemet kun beregnede tønder olie med to decimaler, mens alle i oliebranchen regnede med tre decimaler. Kunden ville derfor hæve købet. Leverandøren henviste til at der intet stod om det i kravene og nægtede endda at rette manglen. Imidlertid havde leverandøren kaldt systemet en brancheløsning. Retten fandt at leverandøren kendte kundens forudsætning, hvorfor programmet var mangelfuldt. Men da kunden først havde gjort opmærksom på manglen 6 måneder efter leveringen, havde han forsømt sin undersøgelsespligt og kunne derfor ikke påberåbe sig manglen.

6. Kontrakter: Eksempel 2 En virksomhed havde købt et program, der over en længere periode ikke havde virket tilfredsstillende. Kunden hævede derfor handlen. Som reaktion sendte leverandøren en modificeret version som ikke blev anvendt af kunden, men ej heller returneret. Retten fandt ikke at køberen kunne hæve købet, da sælgeren havde en afhjælpningsret, som han ikke fik mulighed for at udnytte. Endvidere kunne det ikke afvises, at den modificerede version kunne have opfyldt kundens krav.

Oprindeligt foregik mange it-anskaffelser ved brug af statens standardkontrakter K33 og K18 K33 (1987): “Statens standardkontrakt for edb-totalleverancer – samtidig anskaffelse af maskinel, special- og standardudviklet programmel” –Tænkt til større leverancer i form af skræddersyede og nøglefærdige edb-systemer –Kunne ikke anvendes ved prototypeudvikling eller faseopdelte anskaffelser –Kunne ikke anvendes til separate anskaffelser af programmel eller maskinel K18 (1992): “Statens standardkontrakt for standardiserede edb- systemer” –Samme anvendelsesområde som K33, men er primært tænkt anvendt ved mindre anskaffelser 7. Kontrakter: Lidt historie - K33 og K18

Fordele: Kontrakterne var meget gennemarbejdede De regulerede en stor del af de relevante emner Reguleringen var detaljeret Kontrakterne var færdige standardkontrakter, og indholdet var kendt af de professionelle aktører på markedet (blev også brugt i den private sektor) Ulemper: Kontrakterne var tunge Kontrakterne var svære at læse for ikke-jurister Kontrakterne var byrdefulde over for leverandører Konfliktskabende Indeholdt ingen konfliktløsningsmodeller Indeholdt ingen ordentlig ændringshåndtering 8. Kontrakter: K33 og K18 ”De nuværende standardkontrakters egnethed til it-projekter skal vurderes. IT-rådet, der er et tværministerielt udvalg på afdelingschefniveau, får til opgave sammen med juridiske eksperter, relevante brancheorganisationer og udvalgte konsulentfirmaer at udarbejde nye og mere fleksible modeller for udbud og kontrahering af systemudviklings-leverancer til evt. afløsning af de nuværende standardkontrakter, bl.a. med henblik på at gøre det lettere at opdele store projekter i mindre modeller. ” Finansloven 2001

9. Kontrakter til enhver lejlighed Målsætningen var et ”agreed document”, dvs. en balanceret kontrakt. Det tog lang tid og mange problemer blev flyttet til løsning i ”modelbilagene” Iterativ udvikling var hot og der blev udarbejdet særlige ”iterative versioner” af Danske it-advokater Kravspecifikation erstattet af en ”behovsopgørelse”, som indeholder kundens overordnede krav til leverancen – fordelt på absolutte krav (max. 60%) og øvrige krav. En række nyskabelser bl.a. Afklaringsfase med udtræden Samarbejde og kundens medvirken Læsevenlig Idriftsættelse selvom mangler Ansvar for tredjeparts software

* = der foreligger ikke modelbilag 10. Oversigt over bilag til K02 BilagNavn 1Tidsplan 2Kundens it-miljø 3Leverancebeskrivelse med Kravspecifikation og Løsningsbeskrivelse samt ændringsmuligheder (optioner) 4Dokumentation 5Vedligeholdelse og support 6Servicemål 7Drift 8Leverandørens modenhed 9Ændringshåndtering 10Samarbejdsorganisation 11Kundens deltagelse og modenhed 12Leverancevederlag og betalingsplan samt øvrige priser 13Incitamenter 14Prøver 15Licensbetingelser Kravspecifikation og løsningsbeskrivelse er nu smeltet sammen til et bilag – leverancebeskrivelse. Drift kan være en del af leverancen – eller bilaget kan være udgået. Reelt en fuld drifts- kontrakt som underbilag ITST havde udarbejdet en modenhedsmodel, som skulle give et bedre samarbejde Prøverne omfatter nu: Fabriksprøve Installationsprøve Delleveranceprøve (ved fase) Overtagelsesprøve (K01) Driftsprøve (K01) ”Incitamenter” anvendes i stedet for bod og kan også være bonus.

11. Kontrakter: Tidsforløb iflg. K02-kontrakten Prækvalificering Udbud Tilbud Kontrakttildeling Kontraktunderskrift Afklaringsfase Løsningsbeskrivelse godkendt Fabriksprøve Installationsprøve Delleveranceprøve (ved fase) Overtagelsesprøve godkendt Driftsprøve godkendt (svartider, mv.) Garantiperiode udløber Kontrakten udløber I starten gennemføres en afklaringsfase, som slutter med opdatering af leverancebeskrivelse eller evt. kundens udtræden (evt. med vederlag). Her kan f.eks. gennemføres ”proof- of-concept” o.lign. Kunden må anvende systemet Der skal efter tildeling være en ”stand-still” periode på mindst 10 kalenderdage før underskrift

BilagNavn 1Tidsplan 2Kravspecifikation* 3Betalingsplan 4Specifikation af udstyr, programmel og dokumentation med priser* 5Beskrivelser af tilknyttede ydelser med priser* 6Kundens deltagelse 7Specifikation af vedligeholdelse med priser 8Prøver 9Licensbetingelser* 10Servicemål og incitamenter 11Samarbejdsorganisation 12Ændringsprocedure 13Specifikation af optioner med priser * = der foreligger ikke modelbilag 12. Ekstra: Oversigt over bilag til K01 Kun kravspecifikation – ingen bilag til løsningsbeskrivelse Det antages implicit, at kunden selv står for drift ”Incitamenter” anvendes i stedet for bod og kan også være bonus. Prøverne omfatter (kun): Overtagelsesprøve Driftsprøve

* = der foreligger ikke modelbilag 13. Ekstra: Oversigt over bilag til K03 BilagNavn 1Tidsplan 2Kundens it-miljø samt krav til udviklingsmiljø 3Leverancebeskrivelse; 3a Kundens Behovsopgørelsen, 3a.i Kundens Forretningsmæssige Mål og Behov, 3a.ii Kundens Kravliste samt 3b Leverandørens Overordnede Løsningsbeskrivelse *) 4Dokumentation 5Ændringshåndtering 6Test og Prøver 7Den Agile Metode og Samarbejdsorganisation 8Leverandørens projektorganisation og indsigt 9Kundens projektorganisation og indsigt 10Vedligeholdelse og support 11Servicemål 12Drift *) 13Forpligtelser ved ophør 14Leverancevederlag og betalingsplan samt øvrige priser 15Incitamenter *) 16Licensbetingelser Kravspecifikation erstattet af Behovsopgørelse, forretningsmæssige mål og behov samt kravliste Løsningsbeskrivelse erstattet af overordnet løsningsbeskrivelse Der er valgfrihed mellem forskellige agile metoder Forpligtigelser ved ophør nu reguleret * = der foreligger ikke modelbilag Modenhed fra K02 udgået, men i stedet krav om indsigt i den agile metode hos begge parter

14. Kontrakter: Typiske situationer I afklaringsfasen står det klart, at leverandøren ikke har forstået hvilken løsning, der efterspørges. I forløbet opstår der diskussion om funktionalitet, som ikke er beskrevet som et eksplicit krav, men som I havde forventet var med i løsningen. Leverandøren siger, det er et ændringsønske I forløbet bliver der fra politisk side introduceret ny lovgivning, som løsningen skal understøtte… I afklaringsfasen demonstrerer leverandøren en opgave-understøttelse, som er bedre end den, som er beskrevet i tilbuddet. Hvad ville du gøre i disse situationer? Få dage før overtagelsesprøven bliver I kontaktet af kundens projektleder, som siger at det nok ikke er sandsynligt, at de bliver klar. Leverandørens gennemfører overtagelsesprøven tidsmæssigt som planlagt, men ifølge godkendelseskriterierne er den ”ikke bestået” Ved gennemførelse af driftsprøven viser det sig, at performancemål ikke er opfyldt Der er undervejs i forløbet en række konflikter på projektledelsesniveau

15. Supplerende materiale På kursushjemmesiden: IT-kontrakter for it-folk, Søren Lauesen – ”must read” PLS – IT-købekontrakt – eksempel på en it-kontrakt Vejledning til IT-købekontrakt : K01, K02 og K03 –Kontrakt –Modelbilag –Vejledning til kontrakt og bilag –K01 og K02 også på engelsk