Planlæg din kommunikation

Dette værktøj er til dig, som Står over for en kommunikationsindsats Vil sikre, at dine budskaber kommer frem Vil kommunikere effektivt med medarbejderne Vil gøre indtryk på dine målgrupper ved at have tænkt kommunikationsindsatsen igennem

Dette værktøj indeholder En beskrivelse af ”hvad er en effektiv kommunikationsindsats” Beskrivelse af 8 trin til at planlægge din kommunikation

Sådan gør du! De otte trin i overskriftsform: 1. Kortlæg baggrund, formål og ambition 2. Formulér dit budskab 3. Definér dine målgrupper 4. Fastlæg din slagplan5. Udform dine materialer 6. Tag styring og før kontrol 7. Evaluér 8. Følg op

Trin 1: Kortlæg baggrund, formål og ambition Gør dig nogle indledende overvejelser: Hvad handler sagen om? Er det overhovedet noget, du kan løse med kommunikation? Hvad er baggrunden for at gennemføre kommunikationen? Hvad vil du opnå med kommunikationen? Hvad er din konkrete ambition for kommunikationsindsatsen?

Trin 2: Formuler dit budskab Budskabet virker kun, hvis det er klart, timet og troværdigt Hvad vil jeg gerne sige? Hvad er mit hovedbudskab – altså det vigtigste i min meddelelse? Hvilke argumenter bakker op om hovedbudskabet? Hvorfor gennemfører vi dette?

Trin 3: Definér dine målgrupper Dit budskab skal være tilpasset medarbejderne Foretag en prioritering af målgrupperne, hvilken gruppe er vigtigst, og hvilken er mindre vigtig. Del målgrupperne op I primær og sekundær målgruppe. Lav en kort beskrivelse af den vigtigste målgruppe - tænk den i forhold til dit budskab ved at stille dig selv spørgsmålene: Hvor interesserede er målgruppen i at lytte til mit budskab? Hvilken interesse og holdning har målgruppen til budskabet? Hvilke potentielle barrierer er til stede for målgruppen, og hvordan kan de overkommes i kommunikationen? Udvælg argumenter, som målgruppen vil være lydhør overfor Husk at formulere dit budskab i et sprog, som er naturligt for dig og dine medarbejdere Hvilke kanaler vil målgruppen foretrække?

Trin 4: Fastlæg en slagplan Hvordan skal kommunikationen foregå? Hvilke kommunikationskanaler vil du bruge, og hvordan kan de kombineres? I hvilken rækkefølge skal indsatserne gennemføres? –Overvej, om nogle medarbejdere skal informeres før andre - og i så fald hvordan du undgår uhensigtsmæssig spredning af budskabet –Overvej hvilken rækkefølge, der vil give det bedste flow. Gennemførelsen af indsatserne skal desuden times og koordineres med andre begivenheder i virksomheden Lav en detaljeret handlingsplan, hvor aktiviteter, tider og ansvarsfordeling fremgår

Trin 5: Udform dine materialer Fysisk og grafiske udformning af materialer skal understøtte kommunikationen: Hvordan skal den konkrete ordlyd være? Hvordan skal materialerne se ud? Og hvilken form passer bedst? Kan modeller og illustrationer hjælpe med at skabe overblik og vise sammenhænge, hvilke? Hvilken kreativ idé kan skabe opmærksomhed om indsatsen? Test altid et udkast af materialerne på repræsentanter fra målgruppen, inden du mangfoldiggør dem. Hvem i målgruppen kan teste materialerne?

Trin 6: Tag styring og kontrol Det er dit ansvar, at aktiviteterne foregår som planlagt Hold gryden i kog Sørg for, at der er ansvarlige for alle indsatser Følg op på alle aktiviteter for at sikre, at de foregår som planlagt Er der dele af indsatserne, der skal følges op på, gælder det, at jo hurtigere der rettes op, desto bedre bliver resultatet

Trin 7: Evaluér Evaluér altid større indsatser Nåede du målet for indsatsen? Hvad gik godt, og hvad gik mindre godt? Hvad skal du huske til næste gang?

Trin 8: Følg op Hvad giver anledning til nye initiativer? Skal der kommunikeres mere med dele af målgruppen?

Planlæg din kommunikation Kortlæg baggrund, formål og ambition Hvad er baggrunden for at gennemføre kommunikationen? Hvad vil du opnå med kommunikationen? 2. Formulér dit budskab 3. Definér dine målgrupper 4. Fastlæg dine målgrupper 5. Udform dine materialer 6. Tag styring og før kontrol 7. Evaluér 8. Følg op Hvad vil du gerne sige? Hvad er hovedbudskabet - kernen - i budskabet? Hvem vil du gerne nå med dine budskaber? hvordan vil du karakterisere målgrupperne? Hvor interesserede er de i at lytte til mit budskab Hvordan vil de umiddelbart opfatte din henvendelse? Hvilke kanaler vil målgruppen foretrække? Hvordan skal kommunikationen foregå? Hvilke indsatser skal gennemføres for at nå og overbevise målgrupperne? Hvilke kanaler vil du anvende? Lav en deltajeret handlingsplan Formuler konkrete materialer og test om de fungerer efter hensigten Sørg for at alt foregår som planlagt. Før løbende kontrol med aktviteterne og ret op om nødvendigt Nåede du målet med kommunikationsindsatsen? Hvad gik godt? Hvad gik mindre godt? Hvad har du lært til næste gang? Giver det anledning til nye initiativer? Skal der kommunikeres mere med dele af målgruppen?