Digitaliseringsforeningen Præsentation af hovedpointer i forbindelse med stiftelse af foreningen d. 17.marts 2016

Oversigt Deltagende kommuner Foreningens vedtægter Generalforsamlingen Overordnet organisering Bestyrelse og ledelse Sekretariat Fagudvalg Foreningens ydelser til deltagerkommunerne Business case for monopolbrudsprojekterne Strategiske indsatsområder Strategiplan Projektgennemførelse (styringsmodel) Økonomi, budget og kontingent pr. kommune Dagsordenspunkter til stiftende generalforsamling

Deltagende kommuner 11 ud af 17 kommuner i region Sjælland: Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg

Vedtægter Foreningens formål er at skaffe de deltagende kommuner såvel økonomiske som strategiske fordele ved at fremme digitaliseringen af den kommunale opgaveløsning og harmonisere den samlede kommunale digitale systemanvendelse. Formålet varetages på grundlag af en fælles digitaliseringsstrategi samt ved udrulning af fælles projekter. Finansiering af foreningen fordeles efter indbyggertal, men hver kommune har kun én stemme på generalforsamlingen. Finansieringen er opdelt i et grundkontingent og et projektkontingent. Grundkontingentet dækker driften af foreningens sekretariat og vil være mere stabilt over tid, mens projektkontingentet dækker de projekter og indsatser, som bliver besluttet igangsat på en generalforsamling.

Generalforsamling Generalforsamlingen er foreningens øverste besluttende organ I 2016 holdes stiftende generalforsamling i marts måned Første ordinære generalforsamling holdes i maj Herefter holdes generalforsamlingen en gang årligt i maj måned. Der kan ved behov indkaldes til ekstraordinære generalforsamlinger året rundt Ingen deltagende kommuner kan forpligtes økonomisk eller juridisk ud over det, som de har stemt for på en generalforsamling Princippet om fælles fodslaw: – Såfremt et medlem stemmer imod igangsættelse af et konkret digitaliseringsprojekt, udtræder det pågældende medlem af foreningen ved det pågældende kalenderårs udløb, jf. herom punkt 5. Ved indkaldelse til en ny generalforsamling med henblik på at træffe beslutning om igangsættelse af det konkrete digitaliseringsprojekt, skal det pågældende medlems stemme ikke tælle med i enstemmighedskravet. Det pågældende medlem påtager sig samtidig ingen økonomiske forpligtelser ved digitaliseringsprojektet.

ORGANISERING F11 – BESKÆFT. OG BORGERSER. Fagchefer fra alle kommuner F11 – BØRN OG KULTUR Fagchefer fra alle kommuner F11– SOCIAL OG SUNDHED Fagchefer fra alle kommuner F11 – TEKNIK OG MILJØ Fagchefer fra alle kommuner F11 – ADMINISTRATION Fagchefer fra alle kommuner F11 – IT It-chefer fra alle kommuner Generalforsamling Alle kommunaldirektører D11 Kommunernes digitaliseringsansvarlige SEKRETARIAT 3 faste medarbejdere EKSTERNE PARTNERE F3 Ledelse 3 digital.chefer Bestyrelse 3 kommunaldirektører F3 Forretningsudvalg med tre fagchefer.

Bestyrelse og ledelse Bestyrelsen består af tre medlemmer valgt på generalforsamlingen af og blandt medlemmerne. De tre bestyrelsesmedlemmer, der vælges i forbindelse med foreningens stiftelse, vælges for en periode på henholdsvis et år, to år og tre år, således at der er ét bestyrelsesmedlem på valg hvert år herefter. – Det foreslås, at K17’s administrationspolitikgruppe vælges som bestyrelse det første år Bestyrelsen konstituerer sig med en formand der vælges for 1 år ad gangen. Kun kommunaldirektører kan sidde i bestyrelsen Bestyrelsesmøder holdes én gang i kvartalet Bestyrelsen vælger blandt kommunernes digitaliseringschefer en ledelse bestående af 3 personer. – Det foreslås, at interimledelsen udpeges som ledelse det første år Ledelsen ansætter og afskediger personale i sekretariatet, herunder indstationerede medarbejdere

Sekretariat Sekretariatet placeres ved foreningens opstart i Roskilde kommune. Sekretariats placering kan flyttes mellem medlemskommunerne ved beslutning herom på generalforsamlingen Umiddelbart efter generalforsamlingen igangsætter ledelsen en rekrutteringsproces, hvor der ansættes en sekretariatsleder til foreningens sekretariat. Sekretariatslederen deltager efter sin ansættelse i rekrutteringen af en projektmedarbejder samt en IT-arkitekt. Sekretariatet består herefter af i alt 3 fastansatte medarbejdere. Øvrige funktioner – bl.a. program- og projektledelse af konkrete indsatser – bemandes ved eksterne konsulenter eller ved indstationering af medarbejdere fra de deltagende kommuner. Bemærk: Dette er også en attraktiv karriereudviklingsmulighed for visse medarbejdere Ved indstationering af en medarbejder i mere end 50 timer årligt modtager den afgivende kommune lønmæssig kompensation herfor. Bemærk: En stor del af foreningens økonomi kanaliseres herved tilbage til de deltagende kommuner!

Fagudvalg For hvert sektorområde dannes et fagudvalg: – Beskæftigelse og borgerservice – Teknik og miljø – Børn og kultur – Social og sundhed – Administration – IT-teknik Et fagudvalg består af mindst 3 fagchefer. Fagudvalget er ledelsens og sekretariatets vigtigste sparringspartner i projektforløb, der berører sektorområdet. Fagudvalget fungerer som styregruppe for de projekter, der kører på området.

VÆRDISKABELSE FOR KOMMUNERNE: FORENINGENS YDELSER 10 ”YDELSESKATALOG” FÆLLES FORANALYSER FÆLLES SPECIALKOMPETENCER (IT-arkitektur, IT-sikkerhed, licensforhold) FÆLLES PROJEKTLEDELSE FÆLLES KRAVSPECIFICERING FÆLLES UDBUD STORDRIFT VED IMPLEMENTERING STORDRIFT VED BRUGERUDDANNELSE FÆLLES UDVIKLING AF BEST PRACTISE FÆLLES GEVINSTOPFØLGNING STORDRIFT AF LEVERANDØRSTYRING FÆLLES KONTAKT TIL KOMBIT m.fl. - GREVE HOLBÆK KALUNDBORG KØGE LEJRE GULDBORGSUND NÆSTVED ODSHERRED ROSKILDE SLAGELSE VORDINGBORG

11 Internttimeforbrug 63,7 mio. kr. Internttimeforbrug 35,5 mio. kr. Foreningens ydelser: 14,0 mio. kr : For. Drift: 5,6 mio Kommuner aleneKommuner i foreningen Bespar. 8,6 mio. BUSINESS CASE FOR MONOPOLBRUDDET

Strategiplan Der er formuleret en række kriterier for, at et projekt kan være en del af strategiplanen i Digitaliseringsforeningen:

Strategiplan 2016 – 2018 for Digitaliseringsforeningen 1. kv kv kv kv Projekter Støttesystemer SAPA Kommunernes Ydelsessystem Kommunernes Sygedagpengesystem Foranalyser Udredning af digitaliseringsstrategi ? => IT-sikkerhed/EU-dataforordning ? => ESDH ? => Skoleportal (lærings- og samarbejdsplatform) ? => Omsorgsystem ? => Parallelle initiativer Økonomi- og lønsystem Generalforsamlinger* ** Analyse Udbud/Udvikling Udrulning

Projektgennemførelse Digitaliseringsforeningens projektrettede aktiviteter underlægges en portefølgestyringsmodel Styringsmodellen beskriver bl.a. arbejdsdelingen mellem foreningen og de enkelte kommuner Alle projekter, der skal have godkendelse på generalforsamlingen skal være beskrevet med – Målsætning og sammenhæng til de strategiske kriterier – Forventede resultater og gevinster – Organisering – Finansiering – Sammenhæng til andre projekter – Risikobillede

Ekstern bistand - projektledelse - analyseopgaver Frikøb af kommunale medarbejdere Sekretariat - lønninger - husleje - overhead Hjemmeside Markedsføring Revision Frikøb af chefer til D3 GrundkontingentProjektkontingentKommunens egne udgifter ØKONOMI Egne timer til projektledelse m.v. Licenser Anskaffelser Optionel ekstern bistand

BUDSG Sekretariat+ledelse Grundkontingent mindste – største kommune – interneeksterneInterneeksterneinterneeksterne Implementeringsprojekter: Fællesydelser Monopolbrudsprojekter Foranalyser: Udredning af off.digi.strat IT-sikkerhed/EU-forordn Skoleportalen ESDH Omsorgsystem Kommende foranalyser Projekter i alt Projektkontingent – Grundkont. + projektkont Betaling i alt mindste – største kommune – BUDGET

Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2016 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg Total

Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2017 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg Total

Finansiering af Digitaliseringsforeningen 2018 Indb.GrundProjekti alt kr. Greve Guldborgssund Holbæk Kalundborg Køge Lejre Næstved Odsherred Roskilde Slagelse Vordingborg Total

Dagsorden for stiftende generalforsamling d. 17. marts Valg af dirigent og referent 2.Godkendelse af vedtægter og konstitueringsdokument 3.Godkendelse af forretningsorden 4.Godkendelse af tegningsregler, jf. konstitueringsdokument 5.Valg til bestyrelsen 6.Godkendelse af strategiplan Godkendelse af budget og kontingent 8.Godkendelse af foreningens hjemsted 9.Godkendelse af revisor 10.Underskrift af stiftelsesdokument til Erhvervsstyrelsen 11.Eventuelt