Roller og ansvar i forandringsnetværket

Formål med dokumentet: At give et overblik over de vigtigste interessenter i forandringsnetværket At sikre at hver interessent gruppe forstår deres rolle og ansvar Definitioner: Forandring: Den ændring, som DUBU løsningen medfører i kommunerne Forandringsnetværk: De vigtigste interessenter der interagerer for at gennemføre den nødvendige forankring, mobilisering og kommunikation til kommunerne og den enkelte DUBU medarbejder Sponsor Overordnet ansvarlig for den strategiske retning for B&U og for opnåelse af de ønskede gevinster Forandringsagent Overordnet ansvarlig for at sikre ibrugtagning af løsningen blandt brugerne

Det samlede forandringsnetværk består af interessenter fra Kommunerne, KOMBIT og Socialstyrelsen ICS metode sekretariat SLUTBRUGERE KOMMUNEN B&U Sponsorer KOMBIT Forandrings- agenter (nærmeste leder for DUBU medarbejdere) DUBU-Super- brugere ICS Super- brugere IBM DUBU udviklingsprojekt

KOMBITs overordnede ansvarsområder KOMBITs rolle KOMBITs ansvar Overordnet ansvarlig for den tekniske implementering af DUBU i kommunerne Udvikle DUBU løsningen på vegne af kommunerne Definere DUBU projektets business case samt oplæg til kommunernes business case Træne superbrugere (train-the-trainer koncept) Involvere og støtte de kommunale B&U ledere med forankring af de nye arbejdsrutiner Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med kommuner, netværk og andre vigtige interessenter Udarbejde kommunikationsmateriale og plan for forandringsaktiviteter Afholde regelmæssige superbrugernetværksmøder Afholde regelmæssige ledernetværksmøder

Kommunernes overordnede ansvarsområder Kommunernes rolle Kommunernes ansvar Overordnet ansvarlig for at sikre den organisatoriske implementering af DUBU i kommunerne Løbende kommunikere og engagere medarbejderne i DUBU Etablere grundlag for måling af gevinster ved indførelse af nye arbejdsrutiner, hvis ønsket Stille ressourcer til rådighed for DUBU projektet og udnævne kontaktperson Detaljere den organisatoriske implementeringsplan i kommunen Tilpasse personalets arbejdsrutiner, hvor de ikke passer til systemets rutiner Sikre at alle DUBU brugere er ICS certificeret Udnævne DUBU superbrugere, informere om rolle og ansvar og sikre deltagelse i superbruger træning Sikre at samtlige DUBU brugere deltager i DUBU undervisning Håndtere evt. modstand mod forandring blandt personalet Samarbejde med KOMBIT i tæt dialog og 2-vejs kommunikation

B&U sponsor rolle i kommunerne Rollen udføres typisk af en fagchef eller fagdirektør B&U sponsor ansvar Overordnet ansvarlig for den strategiske retning for B&U samt for opnåelse af de ønskede gevinster Definere den strategiske retning samt ønskede forretningsmæssige gevinster ved de nye arbejdsrutiner Etablere grundlaget for måling af gevinster ved indførelse af nye arbejdsrutiner, hvis ønsket Tilpasse personalets arbejdsrutiner hvor de ikke passer til systemet Stille ressourcer til rådighed for DUBU projektet ”Walk the talk” - udøve ledelse af forandring Kommunikere, motivere, engagere og involvere B&U lederne (forandringsagenterne) Identificere barrierer for forandringen og nødvendige forholdsregler Kommunikere formål med DUBU og betydningen for hele B&U området Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med KOMBIT Deltage i regelmæssige dialog- og netværksmøder om forandringsaktiviteter med KOMBIT

B&U forandringsagent rolle i kommunerne Rollen vil typisk udføres af en teamleder eller afdelingsleder B&U forandringsagent rolle B&U forandringsagent ansvar Overordnet ansvarlig for at sikre ibrugtagning af løsningen blandt rådgiverne Synliggøre og relatere visionen, vigtigheden og værdien af forandringen for brugerne ”Walk the talk” - udøve ledelse af forandring Kommunikere, motivere, engagere og involvere brugerne Identificere barrierer for forandringen og nødvendige forholdsregler Sikre træning af personalet (ICS og DUBU) Detaljere og tilpasse kommunal DUBU implementeringsplan Udnævne og informere superbrugere om rolle og ansvar Samarbejde med superbrugerne ifm. planlægning af træning for resterende brugere Løbende opdatere den kommunale B&U sponsor Skabe tæt dialog og 2-vejs kommunikation med KOMBIT Deltage i regelmæssige dialog- og netværksmøder om forandringsaktiviteter med KOMBIT

DUBU superbruger rolle i kommunerne Rollen vil typisk udføres af en rådgiver Superbruger ansvar og kompetencer Ansvarlig for at uddanne og rådgive brugere i anvendelse af DUBU samt støtte ledelsen i forandringsarbejdet Ansvar Deltage i uddannelse i DUBU (5 dage) Tilpasse DUBU træningsmaterialet til kommunens behov Agere rollemodel ift. forandringen overfor slutbrugerne Uddanne kommunens resterende DUBU brugere Levere funktionel støtte til DUBU brugerne under og efter implementering Uddanne nye DUBU brugere Deltage i superbruger netværk Varetage kontakt til DUBU help desk i samarbejde med kommunens it afdeling Bidrage med input til referencegruppen til videreudvikling af DUBU løsningen Samarbejde med ICS superbrugeren Kompetencer Brugere af DUBU Gennemført ICS grundkursus 1. modul (2 dage) Kunne formidle og rådgive kolleger om DUBU Have mod på at undervise kolleger Besidde generelle pc bruger færdigheder og have lyst til at arbejde med it God til at kommunikere og kunne sætte sig i socialrådgivernes sted Kunne håndtere modstand mod forandring

ICS superbruger rolle ICS superbruger ansvar og kompetencer Ansvarlig for at rådgive kollegaer ift. anvendelse af ICS samt støtte ledelsen i forandringsarbejdet ICS superbrugeren skal ikke sikre kvaliteten i sager Ansvar Give løbende kollegial sparring Introducere nyansatte medarbejdere til ICS (inden disse kommer på ICS grundkursus) Deltage i ICS superbrugernetværk Varetage kontakten til ICS Metodesekretariat Bidrage med input til videreudvikling af ICS til ICS Metodesekretariat, Servicestyrelsen Formidle ICS til eksterne samarbejdspartnere fx skoler, børnehaver Samarbejde med DUBU superbrugeren Kompetencer Gennemført ICS grundkursus (helst før kollegerne) Faglig interesse for ICS Faglig gennemslagskraft Formidle og rådgive kolleger om ICS Proaktiv ift. rådgivning af kolleger

Udnævnelse af DUBU og ICS superbrugere kræver ledelsesmæssige overvejelser Følgende bør indgå i overvejelserne: Superbrugerrollen fortsætter efter implementering med varierende indsats Det skal være attraktivt at være superbruger (overvejelse af arbejdsvilkår og udviklingsvej) Der skal udnævnes et passende antal DUBU superbrugere pr. kommune (min. 2 og afhængig af antallet af brugere) En eller flere af superbrugerne skal varetager rådgiveropgaver Det anbefales at udnævne min. 2 ICS superbrugere både på ledelses- og medarbejderniveau, da det sikrer ejerskab på flere niveauer DUBU og ICS superbrugerne behøver ikke være sammenfaldende, men må gerne være det

Hvad siger superbrugerne i de kørende DUBU kommuner Det har betydning for mig personligt at have indflydelse og være på forkant med udviklingen DUBU Rollen har givet mig større viden og forståelse for sammenhænge i DUBU og IT generelt Jeg har en udfordrende og afvekslende arbejdsdag Jeg har indflydelse på den interne arbejdstilrettelæggelse Jeg har lettere adgang til ledelsen Anerkendelse fra kollegaer er ”ikke så ringe endda”..