Hvordan kvalificerer en strategi indsamlingen Hvordan kvalificerer en strategi indsamlingen? syv års erfaringer med en indsamlingsstrategi på Greve Museum Kamilla Hjortkjær Samlingsinspektør Greve Museum

Udarbejdelsen af indsamlingsstrategien Lovgivning (national og international) Greve Museums vedtægter og politikker Naturressourcer og livsformer. Landbrug, gartneri og fiskeri og øvrige erhverv (herunder overgangen fra håndværk til industri). Strandområdet som ”åndehul” for storbybefolkningen. Fra åbent land til forstad (herunder de 4 landsbyer, Greve Kommunes udvikling og forudsætninger, tilflytning og egnens boligkultur). Grevegård og dens historie (herunder museets historie) og hedebotekstiler. Danmark under 1. verdenskrig Beskrivelse af museets og arkivets samlinger Permanent samling (Undersøgelsessager og enkelte samlesager) og U-samling Kriterier for indsamling Indsamlingsmetoder Organisering hvordan gør vi i praksis I 2005 og 2006 valgte museets daværende arkivar Mikkel Thelle i samarbejde med Kirsten Egholk at udarbejde en indsamlingsstrategi for museets indsamling. Da vi både er et museum og et lokalhistorisk arkiv under samme tag blev denne strategi meget omfattende, da der er meget forskellige måder at samle ind på alt efter om man har arkiv- eller museumshatten på. Jeg blev spurgt, om jeg ville holde et oplæg om, hvorvidt det kvalificerer vores indsamling, når vi har en indsamlingsstrategi. Og det helt korte svar er JA – det vil jeg bestemt mene, at det gør. Nu kunne jeg så se, at oplægget skulle vare mere end de 2 minutter, jeg har brugt på at sige det, så derfor vil jeg forsøge at understrege, på hvilken måde det kvalificerer indsamlingen. Groft sagt kan man jo sige, at alt grundigt forarbejde gør, at man bliver bedre til at udføre den egentlige opgave, og det vil jeg også mene er tilfældet her. Ved at udarbejde en indsamlingsstrategi bliver man tvunget til at se på – hvad det er vi er sat i verden for som museum (og i vores tilfælde også arkiv). Hvorfor vi samler ind, hvad vi vil samle ind, og hvordan vi vil samle ind. Derfor vil jeg kort skitsere hvordan mine kollegaer (før jeg blev ansat på Greve Museum) greb udformningen af strategien an, da det sådan set forklarer, hvorfor det er med til at kvalificere indsamlingen – i hvert fald hvis man vælger at tage et kig på dette dokument engang imellem. Ad 1: Først og fremmest var der en lovgivning at tage hensyn til – både en national lovgivning med museumsloven samt en international lovgivning fra ICOM ICOM skriver følgende om et museums Indsamlingspolitik Ledelsen skal formulere og offentliggøre retningslinier for indsamling, bevaring og håndtering af samlingerne. Retningslinierne bør også omhandle det materiale, som ikke vil blive registreret, konserveret eller udstillet. Ad 2: Dernæst var der museets egen ”lovgivning” eller vedtægter – Her dykkede man ned i, hvad det egentlig nu lige var, at netop dette museum havde som hovedansvarsområder. Greve Museum er et museum for nyere tid her er i hovedtræk, hvad vi beskæftiger os med – og det er jo også disse hovedtræk vi hele tiden skal have for øje, når vi samler ind – uanset om det er til forskning eller formidling. Siden vores indsamlingspolitik sidst er revideret kan jeg også tilføje endnu et punkt – nemlig indsamling af lyd/lyddokumentation. Ad 3: Efter at have fået slået fast, hvad der var museets hovedopgave, gennemgik man i denne strategi hvorledes museets samling og arkivets samling så ud. Man har i mange år arbejdet med en såkaldt U-samling – nogen kalder dette en studiesamling, altså en samling, hvor vi ikke forpligter os til at gemme til evig tid. Denne samling er dog beskrevet i vores indsamlingsstrategi, da det er vigtigt for os at gøre denne samling synlig – bl.a. har vi et punkt på vores indkomstsedler, hvor vi krydser af om borgeren har sagt ok for, at vi må bruge genstanden i vores u-samling, hvilket meget få siger nej til. Det vil også betyde, at det kan være nemmere at kassere noget på et senere tidspunkt, da man så allerede ved afleveringen har sagt ja til, at vi må kassere, når vi ikke har brug for genstanden i vores samling længere. ICOM skriver bl.a. Følgende om Brugssamlinger ”Museets indsamlingspolitik kan også omfatte anvisninger for den type brugssamlinger, hvor der lægges vægt på bevaringen af kulturelle, videnskabelige eller tekniske processer frem for på bevaringen af selve objekterne, eller hvor objekterne er indsamlet for at blive brugt praktisk eller i en undervisningssammenhæng.” Ad 4: Her kan som første kriterie nævnes - Proveniensen, men det kan også være ”Den gode historie”, et hul i samlingen, den fysiske tilstand, udstillingsegnede genstande, genstande, der kan bringe vores forskning videre, hvad vil det ”koste” os i registreringstid og magasinplads? Det kan være Det typiske/repræsentative, Pragtgenstande Symbolske genstande (substitutter). Da virksomheder og boliger i dag er meget komplekse, er det ofte nødvendigt at indsamle ting, der rummer fortællingen om den store historie i den enkelte genstand. Her kan jeg nævne som et eksempel at vi lige har taget imod en sæbebeholder. Grunden til at vi netop har taget imod denne er ikke, at vi vil fortælle historien om renlighed og sæbe – den kan også fortælles, men her er det historien om, den forskellighed der var for de, der boede på de gamle gårde – klods op af de nye parcelhuskvarterer – i parcelhusene havde man børneværelser, to badeværelser, køkken, spisestue og dagligstue. På gårdene havde man das i haven og måtte vaske sig ved køkkenvasken – derfor denne sæbebeholder. Uden giverens særlige historie ville det kun være en sæbe- og tandbørsteholder, men med hendes fortælling bliver genstanden en symbolsk genstand, der fortæller om de forskellighede, der kunne være mellem folk i samme område i den periode hvor Greve voksede fra bondesamfund til forstad Helheder (f.eks. interiører fra hjem eller virksomheder, men det er sjældent fysisk muligt at opbevare disse. Her må man ty til tingenes sym­bolske værdi og udvælge genstande, der kan formidle den overordnede historie.) Der er flere stikord her, men jeg tror, I kan se meningen med det. Ad 5: Museet og arkivet prioriterer aktiv indsamling højt. Som ”integreret institution” skal de indsamlings-ansvarlige medarbejdere som standard altid spørge til arkivalier ved modtagelse af genstande og vice versa. Nedenfor er skitseret en række forskellige metoder, som museet vil arbejde med ved aktiv indsamling:   Forskningsbaseret indsamling hvor museet selv opsøger, studerer, indsamler og udvælger genstande, fotografier, arkivalier. Denne indsamling bliver registreret i undersøgelsessager. Målrettede indsamlingskampagner der knytter sig til undersøgelser og forskning og i forlængelse heraf udstillinger. Her bruger museet primært pressemeddelelser og museets hjemmeside til efterlysning af kilder m.v. Kampagnerne skal have til formål at indsamle kilder og skabe opmærksomhed om, hvad museet og arkivet er interesseret i. Det er vigtigt at fortælle folk, hvad vi mangler og samtidig hvad vi har for meget af i vores samling. Kampagner kan også foretages i samarbejde med eksterne samarbejdsparter som foreninger, researchere, studerende o.a.. Det er ressourcekrævende at forberede en kampagne, men opfølgningen er også tidskrævende med modtagelse, journalisering, vurdering, frysning, registrering, pakning og placering. Dette skal altid prioriteres i forhold til et evt. efterslæb. Samtidsdokumentation i forbindelse med undersøgelser, f.eks. fotodokumentation af arbejdsprocesser (håndværk, industri, bygninger, kulturlandskab, immateriel kulturarv) Alternativ indsamling af store genstande eller større helheder, som det ellers ikke er muligt at bevare. F.eks. dokumentation af genstanden gennem foto, opmåling og beskrivelse, dels dokumentation af tilblivelse og historie gennem tegnings- og konstruktionsmateriale, beskrivelser og specifikationer og evt. modeller. Desuden reklamer og brochurer og andet materiale, der kan berette om genstandens distribution, udbredelse og brug samt kulturelle og samfundsmæssige kontekst. Interview-indsamling Erindringsindsamling ”Spin-off-indsamling. Formidling i form af f.eks. udstillinger og foredrag kan afføde ny indsamling og supplering af museets eksisterende viden. Indsamling i samarbejde med lokalsamfundet. Indsamling kan foregå i en aktiv dialog med publikum og/eller lokalsamfundet. Det kan være med til at skabe et medejerskab til museets samling og historie. Det kunne f.eks. være indsamling og interviews i samarbejde med eksempelvis en skoleklasse/gymnasieklasse, borgerinddragelse eller GLF (Greve Lokalhistoriske Forening). Netværksindsamling. I forbindelse med aktuelle undersøgelser kan der samles mere aktivt ind gennem lokale mellemmænd, nyhedsbrev o.lign. En henvendelse i pressen er erfaringsmæssigt ikke altid nok, og arkivet udvikler løbende samarbejdet med de lokale aktører til også at skabe informationskanaler ud i lokalsamfundet. Netværksindsamling kan både være målrettet og generel. Erfaringsmæssigt kan målrettet indsamling i netværk være langsommeligt, da det ofte er mund-til-mund-metoden, der spreder budskabet. Indsamlings-temadag Museet og arkivet ud i byen Kapitel 8-indsamling. Derudover er der også den passive indsamling, som skal begrænses til et absolut minimum. Ad 6: Her beskrives, hvordan vi gør i praksis, hvem der er ansvarlig, at vi holder regelmæssige samlingsmøder, at museumsværter så vidt muligt skal undgå at tage imod ting på en søndag, men at indkomster altid skal forbi den indsamlingsansvarlige, således at vi ikke ender med at få en masse ind, som vi alligevel bare vil smide ud. Det vigtigste for mig her er at understrege, at det har været rigtig givtigt at der var en STRUKTUR, da jeg begyndte som samlingsansvarlig i 2008. Jeg havde mulighed for at sætte mig ind i museets historik og tanker omkring indsamling, og kom på den måde meget hurtigt ind på ”rette spor” i forhold til, hvad det var for fokusområder, man prioriterede i indsamlingen.

Fordele Vi har fået nedskrevet en ”fælles” holdning til indsamlingen Det er overskueligt for nye kollegaer at sætte sig ind i hvordan museets indsamling foregår De fastlagte samlingsmøder har været nødvendige og givende både for diskussioner af konkrete indkomster og for de mere principielle diskussioner ad 1: Dette betyder, at vi i diskussioner omkring indsamlingen har et dokument vi kan vende tilbage til for enten at pege på gode grunde til at tage en bestemt indkomst i vores samling eller det modsatte. Vi har et stykke papir, hvor vi ikke én gang for alle, da det jo gerne skulle revideres engang imellem, men så i hvert fald har fået på begyndt at nedskrive overvejelser og holdninger til indsamlingen. Der står nogle endelige beslutninger om, hvad vi samler ind, og også om hvad vi har nok af. Og så er der jo sådan set også et idékatalog til, hvordan vi kan udføre denne indsamling i praksis. Og vi forsøger så vidt muligt at gennemføre en eller anden form for alternativ indsamling hvert eneste år. I de seneste år har vi haft en del indsamlingsdage, vi har haft indsamling hos en særlig gruppe borgere, vi har haft fat i forskellige borgernetværk, således at vi kunne komme ud til nye brugere og indsamle deres historie. Det er et hårdt arbejde, men derfor er det også vigtigt, at vi som dem, der skal udføre det kan se i vores strategi, at det faktisk er noget vi har valgt at prioritere – nogle gange også selv om det er tungt arbejde. ad 2: Det betyder dog ikke, at det ikke stadig er rigtig vigtigt for os at det kun er få personer, der tager det overordnede ansvar for indsamling og registrering af det indsamlede. Ad 3: Vores samlingsmøder har i de 5 år jeg har været på museet ændret struktur et par gange, da vi efterhånden som vores indsamlingsstrategi har ligget mere på rygradden også har valgt at sige, at ALT ikke behøves at blive diskuteret til et månedligt møde, men at jeg sammen med vores arkivar kan tage stilling til mange af indkomsterne på baggrund af vores nedskrevne indsamlingsstrategi og herefter oplyse om vores beslutninger på et samlingsmøde. Dette skal på sigt give os mere plads til de mere principielle diskussioner på vores møder, som vi nu holder 4-5 gange årligt (tidligere var det 1 gang om måneden).

Udfordringer Opdateringer og ændringer er nødvendige, så det ikke bliver et ”dødt” dokument Hvad med det, der ikke er nævnt i indsamlingsstrategien? Ad1 – vi havde stor glæde af, at vi var nødt til at se på vores indsamlingsstrategi på ny, da vi skulle kvalitetsvurderes for et par år siden. Her må vi indrømme, at vi blev opmærksomme på at der var en hel del, der alligevel havde ændret sig på 5 år. f.eks. havde vi fået nye områder, som vi havde valgt at fokusere på – eksempelvis har jeg startet en indsamling af lyd – altså ikke kun en interviewsamling, men en lyddokumentation af udvalgte steder i lokalområdet. Her havde jeg dog stor gavn af at kunne læne mig op af den eksisterende strategi, når jeg skulle udpege områder, vi gerne ville dokumentere. I ICOMS museumsetiske regler er der sådan set også en meget kraftig opfordring til både have en indsamlingsstrategi og til at vi opdaterer den jævnligt: Ad 2: At Vi har en indsamlingsstrategi på museet betyder jo ikke nødvendigvis at befolkningen retter ind efter den. Vi bliver stadig tilbudt rigtig mange ting, så måske ligger på kanten af hvad vores fokusområder er. Det er her, vi har haft god gavn af vores samlingsmøder, hvor sådanne henvendelser er blevet diskuteret holdt op mod vores strategi.