19. Januar 2012 Ida Hrönn Nielsen, Moderniseringsstyrelsen Introduktion til HR-Løn - På Danske Erhvervsskolers konference for Økonomi- og it-chefer 19. Januar 2012 Ida Hrönn Nielsen, Moderniseringsstyrelsen

Dagsorden Hvad er HR-Løn? Demo af systemet Finansiering Implementering I gang med HR-Løn?

Hvad er HR-Løn? 3

HR-Løn og andre systemer - Ansættelse - Ændre oplysninger om en medarbejder - Ændre løn og give tillæg/fradrag - Fratrædelse og ferieafregning Se de registrerede oplysninger Se gamle lønsedler - Danne ansættelsesbreve Kontrollere indberetninger Selv oprette løbenumre Løntjek Andre systemer - Lave rapporter og statistik - Gemme personalesager SLS Se ferietotaler og andre faste felter Indtaste oplysninger til tjenestemandspensioner Trække fejllister

Sammenlægning af processer Hvad er HR-Løn? HR-Løn Brugervenlighed Sammenlægning af processer Værktøjer Masseindberetning Kontrol

Brugervenlighed HR-Løn er udviklet til HR- og lønmedarbejdere: - Kendskab til overenskomster og regelgrundlaget er en forudsætning. - Kendskab til koder i Statens Lønsystem (SLS) er ikke en forudsætning.

Brugervenlighed - Brugeren guides igennem processerne Systemet hjælper med at indsnævre valgmulighederne alt efter hvad der vælges undervejs Brugeren finder hjælp undervejs

Sammenlægning af processer HR-Løn hjælper med at integrere arbejdsprocesserne mellem HR og Løn Løn HR Løn HR

Sammenlægning af processer

Værktøjer

Værktøjer

Værktøjer

Masseindberetning

Masseindberetning Ryk indtastningen tættere på kilden med masseindberetning.

Kontrol

Kontrol Inddatakontrol Uddatakontrol Digital kontrol Inddatakontrol Foretages direkte i HR-Løn Uddatakontrol Foretages via uddata 998 som hentes fra ØS-LDV til excelark. ”Når lønnen er kørt, trækker vi så en rapport i ØSLDV (998), hvor vi kan se, hvilke poster der er tastet i HR-løn. Den henter vi ned i et excel-ark. Vi finder så de fysiske bilag frem fra bakken ’afventer lønkontrol’ og sætter et flueben på skærmen ved hver enkel indberetning fra HR-Løn, hvis det er korrekt. Det bliver så pdf-et og gemt,” Personalekonsulent Lisbet Munck Jørgensen, SAM Masseindberetninger - Kontrol af data i masseindberetning + efterfølgende stikprøvekontrol. ”Ved at vi kun skal lave stikprøvekontrol nu, sparer vi en masse tid. Før det kunne vi godt bruge samlet set to medarbejdere på opgaven i to hele dage om måneden. Især ved kvartalsafslutning fylder det meget at sidde med et bilag på hver enkelt person og tjekke det hele igennem.” Personalekonsulent Lisbet Munck Jørgensen, SAM.

EASY-A og HR-Løn (og SLS) - Data til masseindberetning - F.eks. timeløn SLS - Stamdata via webservice - F.eks. oprette ansættelse

Finansiering HR-Løn finansieres over jeres abonnement til Moderniseringsstyrelsen – ikke en særskilt betaling. Der kommer en abonnementsstigning i 2012. Hvad får I? HR-Løn Rådgivning og support betales over abonnementet – ikke en særskilt betaling som i dag.

Implementeringsforløb Opstartsmøde Brugerkoder Uddannelse Opfølgning Implementeringsforløb Lokal forberedelse af implementering: Arbejdsgange og -processer Løbende opfølgning med implementeringskonsulent Rådgivning og Support

Overvejelser i forbindelse med implementeringen Organisering Hvordan skal vi tilrettelægge arbejdsgangene, så udbyttet af HR-Løn bliver optimalt? Hvordan kan vi digitalisere vores arbejdsgange, så vi undgår dobbeltindtastninger? Hvem i organisationen skal bruge HR-Løn for at få de mest effektive arbejdsgange? Løn HR Løn HR

Overvejelser i forbindelse med implementeringen Organisering HR-Løn som løftestang for standardisering Miljøministeriets personaleadministration har brugt implementeringen af HR-Løn til at ensarte de interne arbejdsprocesser yderligere. Vi har tilpasset vores arbejdsgange til HR-Løn. Tidligere har vi haft forskellig praksis i forhold til at vælge for eksempel tillæg. Forskellige lønkoder har samme lønmæssige effekt, og det har fungeret hidtil. Nu ønsker vi at standardisere vores praksis yderligere. Det styrker blandt andet vores statistikgrundlag og giver medarbejderne en større sikkerhed i arbejdet. Anette Munk Ebbesen, kontorchef for MPA. Vi har i dag lavet en opgavefordeling, der i grove træk indebærer, at de personaleadministrative medarbejdere foretager indberetninger i HR-Løn, mens de medarbejdere, der har størst kendskab til løn, står for den efterfølgende kontrol. Vi er kommet godt i gang, men vi er stadig opmærksomme. Vi har ikke fundet alle faldgruber, så jeg forventer, at vi løbende vil justere. Anette Munk Ebbesen, kontorchef for MPA.

Overvejelser i forbindelse med implementeringen Teknik og data Hvordan er sammenhængen mellem HR-Løn og andre systemer? Uddata: ØS LDV? Navision stat?

Implementeringen indeholder I gang med HR-Løn? Kontakt HR-Løn projektet på hrloen@oes.dk Vi kontakter jer og aftaler et indledende møde Implementeringen indeholder - Afholdelse af et indledende møde på ledelsesniveau - Opfølgning/afklaring af spørgsmål - Aftale om implementeringsforløb, herunder tidsplan mv. - Kursus i HR-Løn for medarbejdere (udbydes af Moderniseringsstyrelsen) - Opfølgning på brugen af HR-Løn Moderniseringsstyrelsen står til rådighed for spørgsmål og kommentarer via Rådgivning og support og implementeringskonsulenten fra Moderniseringsstyrelsen.

Andre systemer fra Moderniseringsstyrelsen CAMPUS Kursusadministration E-læring E-rekruttering Fuld understøttelse af rekrutteringsprocessen ØS-LDV Rapporteringsløsning Datavarehus Webservices Integration til SLS fra andre systemer via webservices

Næste skridt… Kontakt: Skriv til hrloen@oes.dk Ring til Ida Hrönn Nielsen på 33929041 Hent mere information på http://www.oes.dk/Loen-og-personale/Projekter/HRloen