1. udgave - oktober 2018 Hvordan får I mest værdi ud af Statens HR? - Ledelsesmæssige beslutninger ift. den nye it-løsning 1.

Præsentationer af emnet: "1. udgave - oktober 2018 Hvordan får I mest værdi ud af Statens HR? - Ledelsesmæssige beslutninger ift. den nye it-løsning 1."— Præsentationens transcript:

1 1. udgave - oktober 2018 Hvordan får I mest værdi ud af Statens HR? - Ledelsesmæssige beslutninger ift. den nye it-løsning 1

2 Forord 1 Målgruppen er stabschefer Forord
Moderniseringsstyrelsen implementerer i perioden frem til udgangen af 2020 en ny it-løsning – Statens HR – i ca. 120 statslige institutioner. Alle i en institution får fordele af Statens HR, men på forskellig vis: HR-afdelingerne bliver mest berørt, da de får en fællesstatslig systemunder-støttelse, som bl.a. dækker ansættelse, medarbejderadministration og fratrædelse. Lederne får mulighed for at skabe sig et digitalt overblik over egne medarbejdere. Alle medarbejdere får mulighed for at se oplysninger om sig selv. Løsningen giver et gensidigt overblik over de processer, som lederne og medarbejderne bestiller hos HR. Løsningen omfatter en organisationsstruktur, som bl.a. indeholder opsætning af ledelseshierarkiet Effekthåndteringsmodulet giver mulighed for at registrere udlevering og aflevering af fx adgangskort, telefoner og tøj til og fra en medarbejder. It-afdelingen kan være berørt, fx hvis der er eksisterende it-understøttelse på HR-området eller behov for integration til andre fagsystemer. Formål Pjecens formål er at give HR-chefer og andre relevante stabschefer inspiration til arbejdet med at gøre institutionen klar til at implementere Statens HR på en måde, som skaber mest mulig værdi for den enkelte institution. Nogle valg er obligatoriske og skal træffes af hensyn til opsætningen af løsningen. Fx skal der træffes valg om, hvem der skal varetage en række roller i løsningen, fx en superbruger. Andre valg er frivillige og kan være med til at give institutionen helt nye muligheder, fx ved at normere, hvor mange ansatte, der må være i en enhed. Det vil tydeligt fremgå af pjecen, hvilke valg der er obligatoriske og hvilke valg, der er frivillige. Implementeringsforløbet Et implementeringsforløb varer 9 måneder i alt, med 7 måneder før go live og 2 måneder fra go live, til løsningen er overgået til drift. Denne pjece udleveres i forbindelse med opstart af et implementeringsforløb. Efterfølgende suppleres pjecen med 7 opgavepakker, som hver især beskriver de opgaver, som skal håndteres frem til go live i institutionen. Vi ser frem til samarbejdet om implementering af løsningen. Målgruppen er stabschefer HR-chefen er den primære aktør, som har hovedansvaret for, at it-systemet - Statens HR - bliver taget bedst muligt i anvendelse. Statens HR indeholder også funktionalitet, som påvirker de stabsfunktioner, som har ansvaret for organisationsstruktur, effekter og it. 2 1

3 Indholdsfortegnelse og læsevejledning
Pjecen indledes med en beskrivelse af baggrunden for implementeringen af it-løsningen Statens HR. Gevinsterne ved løsningen gennemgås og selve løsningen beskrives overordnet. Herefter introduceres de tre temaer, som er omdrejningspunktet i pjecen: Enkel og værdiskabende styring Organisering og roller Integrationer og eksisterende it-understøttelse For hvert emne bliver der stillet nogle spørgsmål, som skal understøtte de overvejelser, som HR-chefer eller andre stabschefer bør gøre sig, for at få mest mulig værdi ud af løsningen. Læsevejledning HR-chefer bør læse hele pjecen, idet den giver et samlet overblik over løsningen og de valg, som skal træffes. HR-chefen bør endvidere inddrage andre relevante chefer og introducere dem for de områder, som er af relevans for dem. Afhængig af organiseringen i den enkelte institution vil fx økonomichef, servicechef og it-chef skulle inddrages i relevante afsnit af denne pjece: Side 9 (forbedrede data): økonomichef Side 13 (stillingsstruktur): økonomichef Side 11 (effekter): servicechef og økonomichef Side 14 (organisering og roller): økonomichef og servicechef Side 15 (integrationer og eksisterende it-understøttelse): it-chef Side Indhold Forord Indholdsfortegnelse og læsevejledning Introduktion til Statens HR De tre temaer i pjecen 9-12 Tema 1: Enkel og værdiskabende styring Tema 2: Organisering og roller 15 Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse 3 1

4 Hvorfor Statens HR? Statens HR supplerer de øvrige fællesstatslige it-systemer Efter et udbud af en fællesstatslig tidsløsning, bliver også Statens Tid en del af det kommende systemlandskab, herunder integreret til Statens HR. It-løsningen Statens HR er en nyskabelse i den systemportefølje, som Moderniseringsstyrelsen stiller til rådighed for statslige institutioner. Løsningen Hvordan gør Statens HR en forskel? supplerer de allerede eksisterende HR-systemer, som understøtter rekruttering Med Statens HR, som bygger på Oracles cloudbaserede Human Capital Management (HCM) system, bliver en række HR-processer digitaliseret. (Statens eRekruttering), løn (Statens Lønløsning) og kompetenceudvikling (Campus). Figuren viser, at Statens HR er integreret til nogle af de systemer, som Moderniseringsstyrelsen driver, nemlig de systemer, som fremgår af de lysegrønne bokse. Digitalisering af HR-processer skal skabe et kvalitetsløft af statens, koncernernes og institutionernes personaleadministrative arbejde. Arbejdsgangene bliver forenklet og baseret på fælles bedste praksis, fx ved at stamdata ikke længere skal tastes mange gange. Fælles bedste praksis i Statens HR er vigtig for at sikre gevinstrealiseringen, som bl.a. omfatter høj kvalitet i administrationen. Samtidig er det afgørende, at løsningen indeholder den fornødne fleksibilitet, som gør, at de lokale behov kan tilgodeses. Løsningen sikrer også, at HR-data er struktureret og til rådighed. Alle kan hurtigt og effektivt få overblik over deres egen organisation og lederne kan få et overblik over egne medarbejdere. Samtidig bliver adgangen til statistikker og oversigter nemmere. Vi gør arbejdsgangene enklere og data bedre. Alt sammen for at øge kvaliteten i det administrative HR-arbejde og frigøre mere tid til kerneopgaven. Der er også muligheder for at integrere til systemer udenfor Moderniseringsstyrelsen, jf. de mørkegrønne bokse. Statens HR er integreret til CPR-registret. For SIT-kunder er der en integration til AD’et. Yderligere er der mulighed for at integrere fra Statens HR til lokale fagsystemer. Løsningen omfatter ikke journalisering. Læs mere om integrationer på side 15. Du kan få meget mere at vide om Statens HR: Besøg Statens HR’s side på modst.dk: systemstrategi/statens-hr-loesning/ Følg med i nyhedsbrevet, der løbende sendes ud. Tilmeld dig via 4 1

5 Beskrivelse af Statens HR
Statens HR dækker følgende overordnede processer: Medarbejderadministration omfatter i princippet al den personaleadministration, der foregår efter medarbejderen er ansat, til medarbejderen fratræder. Løsningen understøtter en række standardskabeloner til de mest almindelige ændringer til ansættelsesbrevet, fx ændringer i arbejdstid, lønforbedringer og forlængelser. Også jubilæer og dekoreringer administreres i løsningen. Og det er muligt for den enkelte medarbejder at opdatere visse stamdata, fx kontaktpersoner. Statens HR understøtter ikke de årlige lønforhandlingsprocesser, men indeholder mulighed for masseindlæsning i forbindelse med udmøntning af lønforhandlinger samt udnævnelser. Medarbejderadministration omfatter ikke MUS/PULS/udviklingssamtaler. Fraværsadministration omfatter barselsadministration og orlov samt de skemaer, der anvendes i den sammenhæng. Barsel og nogle typer af orlov vil fortsat blive registreret i den lokale tidsregistreringsløsning. Desuden er der mulighed for at foretage ferieplanlægning. Organisationsstrukturen er fundamentet i Statens HR, og definerer hvordan Fratrædelse omhandler bekræftelse på opsigelse, aflevering af effekter og besked til relevante om ophør, så rettigheder og adgange kan lukkes automatisk i forbindelse organisationen er opbygget. Ved at oprette en organisationsstruktur med et ledelseshierarki indbygget, vil der være en lang række data, som er knyttet til fx kontorchefstillinger. Det indebærer, at der ved rekruttering af en ny chef til fx med fratræden. ”boligkontoret” allerede vil være en række oplysninger knyttet til stillingen. Rapportering er en integreret del af løsningen og giver mulighed for at udforme Disse oplysninger genbruges, når den nye chef skal oprettes. rapporter på alle data i løsningen. Hvis data skal sammenstilles med data fra andre af Moderniseringsstyrelsens systemer, så sker det via mulighederne for rapportering via Ansættelse i Statens HR starter, når en kandidat er udvalgt, lønforhandlingen er LDV og Statens Business Intelligence (Statens BI). gennemført og lønaftalen er indgået. Når medarbejderen oprettes i løsningen, sker der en integration med lønsystemet (Statens Lønløsning), som sikrer, at relevante data findes i Statens HR og i lønsystemet. Nu er det muligt at danne et ansættelsesbrev. Samtidig går oplysningerne om den nye medarbejder videre til en række andre funktioner, som derefter kan gå i gang med at bestille oprettelser, adgangskort, blomster til tiltrædelsen, mobiltelefon, arbejdstøj etc. 5 1

6 Fælles bedste praksis 1 Statens HR er et standardsystem
It-systemet Statens HR er bygget op om Oracles cloudbaserede standardsystem. At købe et standardsystem, som anvendes af rigtig mange brugere giver en lang række fordele, idet den løbende udvikling af it-systemet også kommer alle de statslige institutioner til gode. At købe et standardsystem rummer også visse begrænsninger, idet løsningen netop har sine egne logikker og sætter standarden for, hvordan visse processer håndteres. Inddragelse af institutionerne i skabelonarbejde Moderniseringsstyrelsen har siden 2014 inddraget de kommende brugere i arbejdet med udviklingen af det område, som Statens HR dækker. Erfarne HR-medarbejdere fra en række institutioner har været med til at formulere ønsker til den kommende løsning. De har været med til at validere løsningsdesign og har arbejdet med standardisering af nogle af de skabeloner, som løsningen indeholder. Et særligt område er ansættelsesbreve, hvor et omfattende samarbejde har ført til, at der er udarbejdet et standardansættelsesbrev, som danner rammen for fremtidige ansættelsesbreve. Et ansættelsesbrev for en fuldmægtig er fx ens på tværs af staten, Figuren viser, hvordan Moderniseringsstyrelsen sammen med leverandøren og repræsentanter fra HR-afdelingerne har arbejdet frem mod fælles bedste praksis. men kommer ud med logo fra den institution, som den fuldmægtige skal ansættes i. Ansættelsesbrevet rummer også plads til et afsnit, hvor de særlige vilkår eller forhold, der gælder i den enkelte institution, kan beskrives. Det kunne fx være et krav om, at medarbejderen skal være sikkerhedsgodkendt. Løsningen rummer standardansættelsesbreve som understøtter ansættelse på de mest benyttede overenskomster og personalekategorier. Der kan være områder, som ikke er dækket. Ved opdateringer af lovgivning, overenskomster mv. sikrer Moderniseringsstyrelsen, at standardskabelonerne tilrettes, så de altid er opdaterede. 6 1

7 Ledelsesmæssige beslutninger
Nye muligheder fører til behov for beslutninger Opgavepakkerne har samme farvekodning som implementeringsområderne og består Statens HR giver helt nye muligheder for enkel og værdiskabende styring. Pjecen giver af en række aktiviteter, som institutionerne skal udføre i løbet af de 7 måneder, der er en række eksempler på, hvordan institutionerne med Statens HR får et langt bedre frem til go live. Som det fremgår lægges der ud med implementeringsopstart under organisatorisk forandring, jf. gul farvemarkering. overblik på flere forskellige niveauer. Helt overordnet bliver det nemt at skabe et overblik over fx medarbejdere med opdaterede data, hierarkier, ledelsesspænd osv., HR-afdelingen får fx mulighed for at skabe overblik over igangværende personaleadministrative opgaver, mens ansvarlige for udlevering af effekter bl.a. Figuren viser placeringen af de 7 opgavepakker i implementeringsforløbet. kan se, hvor mange kreditkort, der er i omløb, hvem der har avisabonnementer, og Det vil typisk være forskellige medarbejdere, som skal udføre arbejdet i de forskellige pakker, da der er behov for meget forskellige kompetencer afhængig af området. hvor gamle de udleverede mobiltelefoner er. Lederne kan let få et overblik over sine medarbejdere, herunder udløb af ansættelser og medarbejdere, som vender tilbage I spidsen for hele forløbet står den overordnede projektleder, som er ansvarlig for fra barsel og anden orlov. Løsningen giver derfor et mere eller mindre liveoverblik hele implementeringen af Statens HR. Som figuren også viser, vil de ledelsesmæssige beslutninger strække sig over det meste af implementeringsperioden og ligge parallelt over bemandingen med opgavepakkerne (grå farve). For at opnå mest mulig værdi af Statens HR er der behov for, at institutionerne træffer en række valg. Nogle er obligatoriske, andre er frivillige. Pjecen står ikke alene Pjecen giver jer et overordnet indblik i, hvilke valg, der kan føre til, at I får mest mulig værdi ud af Statens HR. Men I bliver også hjulpet på vej af 7 opgavepakker, som I får undervejs i implementeringsforløbet. Her vil de obligatoriske valg blive uddybet og understøttet af skemaer, workshops osv. Hvilken logik er der i opgavepakkerne? Implementeringen af Statens HR er overordnet opdelt i 4 overordnede implementeringsområder, jf. figuren. Med udgangspunkt i den logik er der udarbejdet 7 opgavepakker. 7 1

8 Tre overordnede temaer
Tre temaer Med implementering af et nyt it-system vil det også være naturligt at se på den lokale organisering af HR-afdeling, placering af ansvar for effekter, arbejdsdeling mellem HR Pjecen er opdelt i tre overordnede temaer: 1) Enkel og værdiskabende styring, 2) Organisering og roller og 3) Integrationer og eksisterende it-understøttelse. og resten af institutionen osv. Det er helt op til den enkelte institution, om der er Det vil være hensigtsmæssigt at inddrage en række chefer, da de valg, der skal behov for ændringer, men pjecen peger på områder, som kan overvejes. På mødet i forbindelse med opgavepakken Implementeringsopstart vil Moderniseringsstyrelsen træffes, også handler om andet end HR. uddybe og komme med eksempler på, hvordan Statens HR kan komme til at påvirke Tema 1: Enkel og værdiskabende styring den eksisterende organisering. Under dette tema introduceres fire underområder, hvor ledelserne skal træffe beslutninger af hensyn til opsætningen af Statens HR. Valgene handler om Det videre arbejde bliver understøttet af opgavepakkerne Implementeringsopstart og Uddannelse og supportforberedelse. datakvalitet, hvordan man vil anvende stillingsstrukturen i løsningen, hvilke effekter, der skal håndteres via løsningen, og hvilke ansættelsesbreve, der skal være omfattet, inkl. hvilke lokale tilføjelser, der er nødvendige. Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse Statens HR er en ny it-løsning, som kobles sammen med andre af de it-systemer, som Moderniseringsstyrelsen leverer. På side 15 får du en nærmere beskrivelse af de integrationer, som leveres sammen med løsningen. Samtidig er der behov for, at du begynder at overveje, om den nye løsning betyder, at der i din institution er it-understøttelse, som skal udfases helt eller delvist. Du bør også overveje, om I har Temaet bliver uddybet i opgavepakkerne Gapfitanalyse og Dataindsamling. Tema 2: Organisering og roller Med Statens HR er der en række roller, som skal besættes. Det kan fx være udpegningen af de superbrugere, som skal stå for den løbende hjælp til de lokale behov for integrationer til lokale fagsystemer. brugere af løsningen. Det videre arbejde her bliver understøttet af opgavepakkerne It opsætning og Dataindsamling. Roller i selve implementeringsforløbet er beskrevet i et selvstændigt notat og i en samarbejdsaftale. Dette materiale bliver introduceret på opstartsmødet på hver implementeringsbølge. Bølgeplanen finder du her: 8 1

9 Tema 1a: Enkel og værdiskabende styring - Forbedrede data
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakken Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Forbedrede data Beskæftigelsesordning Statens HR bliver et autoritativt system for organisationsdata og HR-stamdata, idet data oprettes og vedligeholdes i Statens HR og automatisk videreføres til øvrige systemer, herunder LDV og evt. også til lokale fagsystemer, hvis den enkelte institution ønsker det. Det stiller store krav til datakvaliteten. Brug af administrative tjenestestedskoder i organisationen og produktionsenhedsnumre (lokationer) Brug af stedkoder og delregnskab i organisationen Det vil også være en fordel at gå i gang med at undersøge kvaliteten af nedenstående data, som vil blive indlæst i løsningen: Statens HR indeholder en række standardrapporter, fx om åremålsansatte, medarbejdere på barsel, lederhierarkier og jubilæumsoversigt. Derudover er der mulighed for, at lederne selv kan trække oversigter i løsningen. Medarbejdernes ansættelsesområde Medarbejdere på orlov Den enkelte institution kan derfor med fordel rydde op i data forud for overgangen til Statens HR, så kun ajourførte data overføres til Statens HR. Der er især tendens til, at kategorier, som ikke har lønmæssige konsekvenser, ikke er opdateret for alle medarbejdere. Informationer om åremål, herunder åremålstype (med/uden tilbagegang), tilbagegangsstilling (hvilken stilling), åremålsprocenten og ret til fratrædelsesbeløb (Ja/Nej) Mulighed for lokal indsigt Institutioner får med Statens HR flere data, som kan anvendes til at give lokal styringsmæssig indsigt. Der er også mulighed for at anvende data i benchmark med tilsvarende institutioner, fordi dataene kan være opdaterede eller bygger på den samme logik. Hvor vil det være en god ide at rydde op? I kan med fordel overveje jeres datakvalitet i forhold til følgende data fra SLS: PKAT (overenskomst)/organisationsaftale) STIKO Stillingsnumre Anciennitet DISCO-koder Spørgsmål om organisationsdata: Har I opdaterede tjenestestedskoder og stedkoder? Har I brug for at styre ud fra stillingskategorier? Og har I brug for at få opdateret stillingskoder, fordi I fx har fået ressortoverført medarbejdere, men aldrig har opdateret deres stillingskoder? Spørgsmål om persondata: Er listerne over åremål, hvem der har orlov, og hvem der er på barsel opdaterede? Har I opdaterede oplysninger om jubilæumsanciennitet? Fremgår det, hvilket ansættelsesområde en medarbejder er ansat under? Eller skal I ned i personalesagen for at finde oplysningerne? Er der andre områder, hvor I gerne vil have ryddet op i data? S 9 1

10 Tema 1b: Enkel og værdiskabende styring - Stillingsstruktur
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfitanalyse, som udsendes ca. 6 måneder før go live og Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Stillingsstruktur Kan I skabe overblik over ledere og medarbejdere på andre måder? Ja, det kan I. I kan fx trække en rapport på forskere, specialkonsulenter og elever Her er det naturligvis en forudsætning, at der er styr på datakvaliteten, og at der er ryddet op i den pågældende personalekategori (PKAT), der er hæftet på en medarbejder. Statens HR giver et nemt overblik over institutionen, som I ikke tidligere har haft digitalt. Når en institution bygges op i løsningen, skal hele organisationshierarkiet beskrives. Data knyttes til en lederstilling og ikke til en person. Det betyder fx, at en ny chef i en stilling arver en række data knyttet til stillingen. Hver lederstilling bliver oprettet enkeltvis – hver stilling får sin egen ”stol” Medarbejdere bliver som udgangspunkt oprettet som en samlet gruppe under laveste lederniveau, fx et team eller et kontor – medarbejderstillingerne hører til i ”en sofa” Se figuren. Figuren nedenfor viser mulighederne for opsætning af organisationsstrukturen, hvor alle chefstillinger får sin egen stol, mens medarbejderstillinger som udgangspunkt placeres i sofaer, jf. højre side af figuren, men efter institutionens valg også kan oprettes enkeltvis (som stole) eller i mindre grupper af stillinger. Yderligere kan der knyttes årsværk til stole og sofaer. Moderniseringsstyrelsen anbefaler som udgangspunkt: At alle medarbejdere under en leder samles i en sofa. Mulighed for øget overblik Løsningen giver mulighed for et mere detaljeret overblik. I har følgende to muligheder: I kan tilføje årsværk til sofaer. Gevinsten er, at I kan se vakante årsværk. I kan også oprette alle eller nogle af medarbejderstillingerne som stole, fx en elevstilling, en chefkonsulentstilling osv. I kan også vælge at sætte medarbejderstillinger sammen i grupper. Det kan fx være alle forskerstillinger i enheden. Hvordan I vælger at danne overblikket i jeres institution, afhænger af jeres styringsbehov og hvilket detaljeringsbehov, I har brug for. Moderniseringsstyrelsens udgangspunkt er, at alle medarbejderstillinger i en enhed samles i en sofa.´ Baggrunden er, at dette valg kræver mindre vedligeholdelse, og desuden er det muligt at øge detaljeringsniveauet i løsningen, hvis en institution efterfølgende har behov for det. Spørgsmål om stillingsstruktur: Har I behov for at kunne se vakancer og årsværk? Har I stillingstyper, hvor det giver værdi at styre på fx forskere, specialkonsulenter etc. på enhedsniveau? 10 1

11 Tema 1c: Enkel og værdiskabende styring - Effekthåndtering
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfitanalyse, som udsendes ca. 6 måneder før go live og Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Effekter Forbedret overblik og mere værdiskabende styring I har også mulighed for at få et forbedret overblik over andre effekter. Der er stor forskel på, hvad der udleveres til medarbejdere afhængig af deres job. Måske vil det være en fordel for jer at registrere yderligere typer af effekter. Det kunne være abonnementer eller udleveret tøj, fx sikkerhedsdragter, dommerkapper og uniformer Det er op til jer at beslutte, på hvilke området, det giver mening at registrere effekter. Statens HR omfatter funktionalitet, som gør at udlevering og tilbagelevering af effekter til medarbejderne kan registreres. Effekter dækker over mange ting, og kan fx være adgangskort, telefon, tøj, abonnementer og forskelligt specialudstyr som fx motorsav, sikkerhedsudstyr osv. Det er frivilligt, om I vil anvende funktionaliteten og i hvilket omfang. Statens HR giver nye muligheder i forhold til effekter, da I får: Overblik over, hvad der er udleveret til den enkelte medarbejder. Adviseringer til de effektansvarlige om fratræden, allerede når bekræftelsen på opsigelsen sendes. Mulighed for at trække rapporter om antal oprettede abonnementer, antal udleverede telefoner osv. Vi forventer, at de nye muligheder vil være værdiskabende for institutionerne, som med den nye løsning får langt bedre muligheder for at skabe et overblik over effekter. Effekter udleveres og indsamles i dag mange forskellige steder i institutionerne, jf også tema 2: Organisering og roller. Moderniseringsstyrelsen anbefaler: At alle institutioner anvender effekthåndteringsmodulet til at registrere de effekter, der typisk udleveres til medarbejdere, dvs. mobiltelefon og adgangskort. Spørgsmål om effekter : Har I brug for overblik over de effekter, I udleverer? Har I brug for at få overblik over, hvor gamle de udleverede effekter er? Har I brug for at samle oversigterne i et og samme system? 11 1

12 Tema 1d: Enkel og værdiskabende styring - Ansættelsesbreve og lokale tilføjelser
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Gapfitanalyse, som udsendes ca. 6 måneder før go live og Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Ansættelsesbrev og lokale tilføjelser Statens HR indeholder et antal standardskabeloner, som er udarbejdet med inddragelse af erfarne HR-medarbejdere fra en række statslige institutioner. Der er således tale om fælles bedste praksis, jf. side 6. Ansættelsesbrevene er udformet ud fra en ensartet struktur, jf. figuren. Alle skabeloner forsynes med institutionens logo. Ansættelsesbreve indeholder ”Punkt 11”: ”Særlige vilkår”. Her kan den enkelte institution tilføje de særlige vilkår, som de lokale forhold kræver. Eksempelvis vil der her kunne tilføjes bestemmelser om særlige insiderregler, krav om sikkerhedsgodkendelser o. lign. Alle institutioner vil i forbindelse med opstart af en implementeringsbølge blive bedt om at udfylde et skema med oplysning om de ansættelsesbrevsskabeloner, de ønsker skal indlæses i Statens HR. Samtidig vil alle institutioner blive bedt om at indsende de særlige vilkår til punkt Det er vigtigt, at punkt 11 ikke skal anvendes til at nævne forhold, som alene hører til i den lokale personalepolitik, men udelukkende skal anvendes til de særlige vilkår, som hører til i et ansættelsesbrev. Kvalitetssikrede skabeloner Statens HR gør, at institutionerne får stillet kvalitetssikrede ansættelsesbreve og andre skabeloner til rådighed. Skabelonerne bliver løbende opdaterede, når der kommer ændringer i overenskomster, lovgivning eller som følge af ændringer i retspraksis. Overskrifter og struktur i ansættelsesbrevene Spørgsmål om ansættelsesbreve og lokale tilføjelser: Har I særlige vilkår, som skal angives i alle ansættelsesbreve fra jeres institution? Hvilke ansættelsesbrevskabeloner har I behov for? (I får udleveret en liste over de ansættelsesbreve, som allerede er indlæst og har herefter mulighed for at ønske tilføjelse af yderligere ansættelsesbreve sat op efter strukturen i standardskabelonen for ansættelsesbreve). 12 1

13 Tema 2a: Organisering og roller - Organisering
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Implementeringsopstart ift. organiseringen, som udsendes ca. 7 måneder før go live og i opgavepakken Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Organisering er et lokalt anliggende Selvbetjeningsmulighederne ændrer måske også relationen mellem HR og medarbejderne. Fx vil medarbejderne selv kunne indtaste oplysninger om visse forhold, ligesom de vil kunne se en række data om sig selv. Hvordan det enkelte ministerområde og den enkelte institution vælger at organisere sig er et lokalt anliggende. Statens HR fører imidlertid til, at det vil være hensigtsmæssigt, at det lokalt overvejes, om organiseringen skal justeres, således at institutionen får mest mulig værdi ud af løsningen. Nedenfor beskrives de områder, Effekthåndteringen: hvor justeringer bør overvejes. Effekthåndteringen vil i nogle institutioner være fordelt på mange hænder rundt om i institutionen. Da effektmedarbejdere skal oplæres i brug af Statens HR vil det måske være en ide at samle udleveringen af effekter på færre hænder. Det afhænger dog af, i hvilket omfang institution tager effekthåndtering i anvendelse. Hvor er der behov for at overveje justeret organisering set i lyset af Statens HR? Funktionaliteten i Statens HR gør, at det vil være hensigtsmæssigt, at ministerområder og institutioner overvejer, om det vil skabe værdi at justere organiseringen på følgende områder: Udpegning af superbrugere og lokale administratorer: Der skal udpeges superbrugere og lokale administratorer, som kan understøtte HR-medarbejdere, chefer og medarbejdere i anvendelse af løsningen I ministerområder med meget små institutioner bør det overvejes, om det vil være mere hensigtsmæssigt, at superbrugere og lokale administratorer udpeges på tværs af flere institutioner. Da lokale administratorer får muligheder for at håndtere forskellige opgaver i selve løsningen, er der også af sikkerhedsgrunde god mening i at begrænse antallet. HR-afdelingerne og relationen til chefer og medarbejdere: Skabeloner i Statens HR fører til, at det bør være nemmere for HR-medarbejdere at håndtere en bredere opgaveportefølje. Hvis der hidtil har været arbejdet med snævre funktionsområder, bør det overvejes, om en bredere portefølje vil give fordele i form af en højere grad af fleksibilitet. Selvbetjeningsmulighederne i Statens HR gør, at der måske bør ses på den nuværende arbejdsdeling mellem HR, sekretærer og chefer. Med selvbetjeningsfunktionerne får især lederne et helt andet grundlag for selv at agere, herunder at kunne skabe sig overblik over egen afdeling. Hvor de i dag måske kontakter HR eller en lokal sekretær for at høre, hvornår en medarbejders ansættelsesforhold udløber, vil de med løsningen have det fulde overblik over egen enhed. Spørgsmål om en mere tværgående organisering: Spørgsmål om organisering på institutionsniveau: Er der behov for, at superbrugere og lokale administratorer udpeges til at varetage opgaven på tværs af flere institutioner? Giver udrulningen af Statens HR anledning til justeringer i organiseringen af arbejdet med HR eller effekter? Og vil det give værdi at justere på arbejdsdelingen mellem fx HR og chefer? 13 1

14 Tema 2b: Organisering og roller - Roller
Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakkerne Implementeringsopstart ift. organiseringen, som udsendes ca. 7 måneder før go live og i Dataindsamling, som udsendes ca. 4 måneder før go live. Roller Delegering Løsningen understøtter GDPR, men institutionen er fortsat ansvarlig for de data, HR-opgaver vil i nogle institutioner være placeret hos lokale sekretærer, m.m. som de selv placerer i systemerne, og for de processer, der ligger lokalt hos kunden. Med Statens HR er processen tilrettelagt ud fra en forudsætning om selvbetjening, mobiladgang til at godkende og få adviseringer samt let adgang til at skabe sig et Statens HR bygger derfor også på en rollebaseret sikkerhedsmodel, som betyder, at systemets brugere får roller, som giver adgang til forskellig funktionalitet og data. overblik over egne ansatte. Alle brugere er oprettet som medarbejdere, og alle ledere med personaleansvar er yderligere oprettet som ledere og indgår i ledelseshierarkiet i organisationsstrukturen. Fortsat delegering til en sekretær vil derfor indeholde en ekstra arbejdsgang, som ikke umiddelbart harmonerer med den effektive proces, som ligger i løsningen. Det bør lokalt overvejes, hvordan institutionen bedst muligt udnytter den nye funktionalitet, og dermed får skabt mest mulig værdi. I Statens HR er der yderligere defineret følgende roller, som tildeles af ledelsen: HR-medarbejder Superbruger Lokal administrator Effekthåndteringsmedarbejder I forhold til superbrugere og lokale administratorer er der anbefalinger til, hvor mange der skal udpeges. Baggrunden er, at de nævnte medarbejdere skal uddannes for at kunne varetage opgaven. Superbrugeren skal efterfølgende bistå institutionen med råd og vejledning om løsningen. Den lokale administrator skal også håndtere lokale opsætninger og derfor have en mere teknisk forståelse af løsningen. Det er kun superbruger og lokal administrator, der kan sende forespørgsler videre til supporten i Moderniseringsstyrelsen eller Statens Administration (SAM). Disse roller kan ikke delegeres. Superbrugere og lokale administratorer vil typisk være placeret i HR-afdelingen. Effekthåndteringsmedarbejdere skal også uddannes, men i et mere begrænset omfang. Spørgsmål om roller og delegering: Hvor ville det være hensigtsmæssigt at placere superbruger og lokal administratorrollerne? Skal alle institutioner i ministerområdet have deres egne? Hvis sekretærer hidtil har varetaget en række opgaver knyttet til HR, hvordan vil arbejdsdelingen så se ud, efter at lederne har fået selvbetjeningsmuligheder i Statens HR? Hvem skal udpeges til at varetage rollerne som superbruger og lokal administrator? De vil også i forbindelse med implementeringen få en undervisningsopgave lokalt 14 1

15 Delregn- skab FL-Formål Finans- konto Enhed Opgave Aktivitet Lokal dimension 1-6 Tema 3: Integrationer og eksisterende it-understøttelse - Integrationer Opgavepakke Emnerne på denne side behandles i opgavepakken It opsætning, som udsendes ca. 5 måneder før go live. Det samlede systemlandskab Lokal systemunderstøttelse Som nævnt på side 4 placeres Statens HR i det samlede systemlandskab, som Moderniseringsstyrelsen driver. De fleste steder understøttes både HR og effekthåndtering af lister, Excelark o.lign. Der er også institutioner, som har forskellige systemer, som understøtter dele af administrationen. Som forberedelse til implementeringen skal der skabes et overblik over hvilken systemunderstøttelse, der allerede findes, og hvordan den skal anvendes fremover. Datalogikken i Statens HR Statens HR fungerer i samspil med en række øvrige It-systemer, både Moderniseringsstyrelsens egne og eksterne systemer. Særligt for Statens HR er, at dette er ”fødestedet” for nye medarbejdere, hvorfra medarbejderdata kan sendes til andre systemer. I Statens HR vedligeholdes også organisationsstrukturen i form af afdelinger og hierarkier. Fra Statens HR sendes data til SLS, SIT AD, Navision Stat og Campus, hvor der sker en automatisk medarbejderoprettelse. Institutionerne kan udlæse data fra Statens HR gennem integrationen Lokale fagsystemer eller via LDV. Integrationer Statens HR integreres op til de statslige systemer, som Moderniseringsstyrelsen driver. Derudover integrerer løsningen til CPR-registret, og for kunder i Statens IT er der også en integration til AD’et. Integration til alle lokale fagsystemer skal håndteres lokalt. Statens HR udstiller data, som vil kunne anvendes til disse integrationer. Data fra lokale fagsystemer vil ikke kunne føres tilbage til Statens HR. Integration til tidsregistrering og til journalsystem betragtes som integration til lokale fagsystemer og evt. integration skal håndteres lokalt og vil evt. skulle ske efter implementering af Statens HR, så integrationen ikke kommer til at påvirke den øvrige implementering. Spørgsmål om integrationer og eksisterende systemunderstøttelse: Har I systemunderstøttelse, som vil blive erstattet af eller påvirket af Statens HR? Fx eksisterende løsninger til HR-administration, jeres ESDH-løsning mv. Har I behov for integration til Lokale fagsystemer (og hvilke?) 15 1

16 For at understøtte den enkelte institutions arbejde med at forberede sig til det nye fællesstatslige Statens HR, yder Moderniseringsstyrelsen rådgivning og støtte i form af 7 opgavepakker. Hver opgavepakke indeholder skemaer, vejledninger, workshops etc. Ved udlevering bliver den enkelte pakke gennemgået på et møde, hvor deltagerne kan møde op eller deltage via Skype. Til hver bølge udpeger Moderniseringsstyrelsen en bølgeansvarlig, som har kontakten i hele implementeringsforløbet, som strækker sig over 9 måneder fra start til overgang til drift. 16 1