Beskrivelsesværktøj Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhed bips konference 26. september 2011

Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhed Dette er en forandringsproces som skal håndteres som en hver anden forandringsproces

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning Implementering Opfølgning Planlægning: Klare mål Vigtige overvejelser Implementeringsform Implementering: Anskaffelse Eksisterende beskrivelser Tilpasning Uddannelse Opfølgning: Erfaringer og best practice Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Klare mål Vigtige overvejelser Implementeringsform Mål kan fx være Krav fra bygherre eller samarbejdsparter Anerkendt struktur i branchen Større produktivitet Ens beskrivelser Bredere struktur Altid opdaterede beskrivelser Mindre vedligeholdelse Mere decentral udarbejdelse Større grad af genbrug Godt gennemarbejdede beskrivelser også på områder, der ikke er virksomhedens kerneområder Lettere erfaringsopsamling Lettere indføring af nye medarbejdere

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Klare mål Vigtige overvejelser Implementeringsform Vigtige overvejelser: Fælles principper for anvendelse Fælles mind set Guldkornene fra eksisterende beskrivelser Undervisning Nye arbejdsprocesser

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Klare mål Vigtige overvejelser Implementeringsform Overordnet Implementeringsansvarlig Fagansvarlige Uddannelse af nøglepersoner Start med et eller få projekter Udpeg et ”best practice” projekt Uddan medarbejdere løbende Udarbejd retningslinjer

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse Eksisterende beskrivelser Tilpasning Uddannelse

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse Eksisterende beskrivelser Tilpasning Uddannelse Eksisterende beskrivelser indeholder viden og erfaringer fra tidligere projekter. Dette kan være guldkorn, men de indeholder også: Teksten som står i basisbeskrivelse/byggesagsbeskrivelsen Sprogblomster uden betydning Lommejuridiske helgarderinger ”Hvad man ikke må” og ikke ”hvad man skal gøre” Disse skal slettes inden man flytter noget til bips beskrivelsesværktøj

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse Eksisterende beskrivelser Tilpasning Uddannelse Firmatilpasninger: Layout (sidefod, sideopbygning, sidehoved) Adgang til bips paradigmer fra virksomhedens intranet Best practice Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse Eksisterende beskrivelser Tilpasning Uddannelse Uddannelse: Generelle kurser Firmaspecifikke kurser Uddannelse lige inden anvendelse Emner: Grundlæggende principper, hierarki, Byggesagsbeskrivelse og arbejdsbeskrivelser, kapitel 1-3 og bygningsdelsbeskrivelser, hjemmesiden

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Opfølgning: Erfaringer og best practice Ændrede arbejdsprocesser Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser Husk opfølgning. Opfølgning er altid en udfordring, da det kræver ekstra ressourcer, der ikke altid er tilstede. Løbende justering af principper for anvendelse Sprede nye gode arbejdsprocesser

Beskrivelsesværktøj Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhed bips konference 26. september 2011

Implementering af bips beskrivelsesværktøj i din virksomhed Dette er en forandringsproces som skal håndteres som en hver anden forandringsproces

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning Implementering Opfølgning Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform Implementering: Anskaffelse af værktøjet Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj Uddannelse af medarbejder Opfølgning: Opsaml erfaringer og udgiv best practice eksempler på beskrivelser Opbyg kataloger med gode eksempler på bygningsdelsbeskrivelser

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal implementere værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform Mål kan fx være Opfylde krav fra bygherre eller samarbejdsparter Brug af anerkendt struktur i branchen Større produktivitet Ens beskrivelser i virksomheden uanset hvem der har skrevet Bredere struktur på informationer også på tværs af projektmaterialet Mindre vedligeholdelse af indholdet i beskrivelser Mere decentral udarbejdelse af beskrivelser Større grad af genbrug Altid opdaterede beskrivelser Få godt gennemarbejdede beskrivelser også på de områder, der ikke direkte er virksomhedens kerneområder Lettere erfaringsopsamling på tværs af projekter Lettere indføring af nye medarbejdere Undgå at den dybde tallerken bliver opfundet på hvert nyt projekt

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform Vigtige overvejelser kan være: Skal der opstilles fælles principper for anvendelse af bips beskrivelsesværktøj og opbygning af beskrivelser fx hvorledes informationer fordeles mellem kapitel 2/3 og bygningsdelsbeskrivelserne Skal der opbygges fælles mind set om hvordan processen er med at skrive en beskrivelse Hvordan bliver guldkornene trukket ud af de eksisterende beskrivelser Skal der foretages undervisning af medarbejderne Hvilke nye arbejdsprocesser kommer med indførelsen af bips beskrivelsesværktøj og hvordan udnyttes de bedst

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform Vigtige overvejelser: Fælles principper for anvendelse Fælles mind set Guldkornene fra eksisterende beskrivelser Undervisning Nye arbejdsprocesser

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Planlægning: Sæt klare mål hvorfor I skal anvende værktøjet Vigtige overvejelser Vælg implementeringsform Mulige implementeringsformer: Udpeg en implementeringsansvarlig, der skal fastholde retning, fokus og foretage erfaringsopsamling Udpeg en eller flere personer, der står for implementering af de enkelte fagområder Uddannelse af nøglepersoner først Udvælg et projekt til at starte med som anvendes som forbillede Uddan medarbejdere efterhånden som det implementeres på projekterne Udarbejd retningslinjer for hvordan bips beskrivelsesværktøjet anvendes

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse af værktøjet Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj Uddannelse af medarbejder

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse af værktøjet Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj Uddannelse af medarbejder Eksisterende beskrivelser indeholder viden og erfaringer fra tidligere projekter. Dette kan være guldkorn, men det er som regel også noget af nedenstående: Gentagelse som teksten i basisbeskrivelse/byggesagsbeskrivelsen allerede dækker Diverse sprogblomster, hvor det aktuelle indhold ikke vejer så meget Lommejuridiske helgarderinger som enten er dækket af AB92 eller som alligevel ikke holder, hvis det kommer til en strid Hvad man ikke må, mere end hvad man skal gøre Disse skal fjernes inden man flytter noget til bips beskrivelsesværktøj

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse af værktøjet Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj Uddannelse af medarbejder Firmatilpasninger af værktøj eller supplerende materiale Tilpasning af layout (sidefod, sideopbygning, sidehoved) Direkte adgang til bips paradigmer fra virksomhedens intranet Opbygning af ”best practice” eksempler på beskrivelser Opbygning af kataloger med bygningsdelsbeskrivelser (genbrug)

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Anskaffelse af værktøjet Behandling af eksisterende beskrivelser i virksomheden Tilpasning af bips beskrivelsesværktøj Uddannelse af medarbejder Uddannelse af medarbejder kunne være: Generelle kurser i bips beskrivelsesværktøj Firmaspecifikke kurser med bips- og interne undervisere Uddannelse skal helst ske lige inden værktøjet skal anvendes Emner på et kursus er: Grundlæggende tanker og principper, hiraki, Byggesagsbeskrivelse og arbejdsbeskrivelser, kapitel 1-3 og bygningsdelsbeskrivelser, hjemmesiden

Anbefalinger til implementering af bips beskrivelsesværktøj Opfølgning: Erfaringer og best practice Ændrede arbejdsprocesser Kataloger med bygningsdelsbeskrivelser Husk opfølgning. Opfølgning er altid en udfordring, da det kræver ekstra ressourcer, der ikke altid er tilstede. Løbende justering af principper for anvendelse Sprede nye gode arbejdsprocesser