Projektbeskrivelsen og produktspecifikation

Projektbeskrivelsen Indhold: Projektbeskrivelse: Opgavebeskrivelse Omgivelser Ressourcer Fremgangsmåde Interessenter Produktspecifikation: Problemspecifikation Funktionsspecifikation Opbygningsspecifikation Brugssituation Kvalitetsspecifikation Salgsspecifikation Produktionsspecifikation Litteratur: Hans Mikkelsen, Jens O. Riis: Grundbog i Projektledelse, PRODEVO 2003 Lindegaard og Olsson: Power i projekter og porteføljer, DJØF 2005 Projektledelsens Grundbegreber, PMI 2002 Andersen, Ahrengot og Olsson: Aktiv Projektledelse, Børsens Forlag A/S, 1999

Projektbeskrivelse - og Produktspecifikation Situationsanalysen danner grundlag for projektets styringsdokumenter: Projektbeskrivelse Produktspecifikation Projektbeskrivelsen beskriver hvordan projektet planlægges gennemført Projektbeskrivelse udarbejdes når styregruppen har sat projektet i gang. Projektbeskrivelsen er ledelsens kontrakt med projektleder og projektgruppe Produktspecifikationen beskriver forventningerne til projektets resultat Produktspecifikationen oplister alle specifikke krav og ønsker til produktet Projektbeskrivelse og produktspecifikation kan kun ændres af styregruppen

Projektbeskrivelse Situationsanalyse Projektplanlægning Fra analyse til plan – kilde www.prodevo.dk Model for projektplanlægning Projektplan Projektbeskrivelse - Projektopgaven - Omgivelserne - Interessenterne - Opmærksomheds- områder Fremgangsmåde og plan Organisering og samvirke Ressourcer Ledelse og styring Læring Billede og analyse af: Projektets fortid Interessenterne Behov og mål Omgivelserne Projektopgaven Ressourcerne Situationsanalyse Projektplanlægning Projekt- planlægning i 10 trin Styringsmappen Hvad Hvad er Hvad er er af- ikke af- udford- klaret klaret rende og usikkert

Projektbeskrivelse og kravspecifikation - Projektets Styringsmappe 1.1 Projektopgaven Behov/Kommisorum Målformulering 1.2 Interessenter Interessentanalysen 1.3 Opmærksomhedsområder Usikkerhedsanalysen 2. Organisering og samvirke 2.1 Organisation Organisationsdiagram Ansvars-/rollematrix 2.2 Kommunikation, intern Kommunikationsplan 2.3 Kommunikation, ekstern 3. Fremgangsmåde og plan 3.1 Hovedplan og milepæle 3.2 Tids- og ledelsesplan 4. Ressourcer 4.1 Faciliteter og udstyr 4.2 Projektets økonomi, omkostningsbudget, investeringsbudget 5. Ledelse og styring 5.1 Styringsprocedurer 5.2 Statusrapporter 6. Evaluering og Læring 6.1 Evalueringsplan 6.2 Evalueringsdokumenter

Projektbeskrivelse – har du nu husket det hele Projektbeskrivelse – har du nu husket det hele? Eksempler på indhold i projektbeskrivelsen: Baggrundsbeskrivelse: Beskrivelse af problemets baggrund, aktualitet og karakter Sagens fortid dens forløb indtil nu. hvad er givet, afklaret, besluttet

Projektbeskrivelse Er dine forudsætninger for projektet gennemtænkt Opgavebeskrivelse: Idegrundlag Projektets bærende ide. Succeskriterier. Projektets formål og placering i virksomhedens samlede strategi, som projektet er en del af. Projektmål: Det forretningsmæssige mål der skal realiseres. Målemetode. Delmålene eller tolkninger af virksomhedens strategi, der kan have betydning for projektet. Det produktmæssige mål: (se produktspecifikation) Der oplistes både langsigtede og kortsigtede mål. Forventninger: Hvad tror man på nuværende tidspunkt projektet vil føre til? Hvilke salgsargumenter vil vi bruge, når projektets resultat er en realitet? Afgrænsning: Hvilke aktiviteter er omfattet af projektet? Hvad er leverancegrænserne?

Projektplanlægning 1.2 Målsætning af projektet og projektets gennemførsel   Udfyldt af: Dato: Formål Succeskriterier Leverancemål Deadline Ansvarlig Et unikt rekreativt område   -         Undersøgelse af andre rekreative områder bygget I Skandinavien i perioden 1980 - 2006– her skal dette anlæg adskille sig -         Undersøgelse 1. juni 2006 Projektleder SLA Fra henlagte ubrugte arealer til rekreative brugbare arealer -         1500 brugere per uge benytter arealet       Heraf 500 som ”gennemgangere”     100 I rekreativt øjemed  Optælling over 7 vilkårlige dage, fordelt I 7 forskellige måneder Etablere af gangarealer Etablering af rekreative områder  Målet opnås I juli 2008  Måling tilbydes som ”ekstraydelse” ........

Projektbeskrivelse Kender dine medarbejdere fortrolighedsgraden af dit projekt ? Omgivelserne: Forudsætningerne: Skal projektet gennemføres under hensyntagen til bestemte normer eller standarder? Indgår projektet i et andet projekt eller har relation hertil? Indgår projektet i et bestemt system eller miljø, hvor særlige hensyn skal iagttages? Fortrolighed: Er der udarbejdet hemmeligholdelseserklæringer eller på anden måde aftalt fortrolighed omkring projektet eller dele heraf? Nøglepunkter: Eventuelt afgørende beslutninger om projektforløb, strategi, checkpunkter, parallelle aktiviteter, håndtering af risiko, kundekontrakter m.m.

Projektbeskrivelse Projektlederen får ofte andre beføjelser end han/hun har i basisorganisationen Ressourcer: Midler: Ressourcer, der ud fra budgetter/planer er til rådighed for projektet. De afdelinger og leverandører, hvor der ligger aftale om levering af en ydelse til projektet. De ledelses- og organisationsmæssige betingelser, der udenfor projektet er autoriseret som betingelser for projektet (afvigelse fra procedurer, normer, beslutningsveje etc...., som er vedtaget.) Bemanding: Personer, der skal deltage i projektet. Projektleder, (øvrige nøglepersoner) Plan for tilvejebringelse af ressourcer og konsulentbistand. Evt. uddannelsesbehov og plan herfor.

Projektbeskrivelse Husk at ethvert projekt er en forretning - og gerne en god forretning Forretningsspecifikation: Potentiale: afsætningsvolumen, pris, gevinst contra risiko og investeringer. Marked: Prisforhold, konkurrenter, trends, relation til egne produkter, markedsføringsstrategi og salgsfeatures. Produkt: Produktstrategi, afløst produkt, omkostningsmål og -struktur, evt. specificerede principper, komponenter, relationer til andre produkter, varianter. Produktion: Produktionsstrategi, mål, art, type, volumen, volumenudvikling. Projektets mål: Tyngdepunkt i ovenstående forhold, resultat, terminer, betingelser.

Projektbeskrivelse Projektets væsentligste styringsparametre: - Tid, - Penge, - Specifikationer, - Læring Økonomispecifikation (nøgletal): Indtægter: Salgspris, styktal pr. periode – Nytteværdi! Produktionsomkostninger: Kostpris (materialer + løn), maskininvestering pr. komponent, selvfremstillingsgrad. Salgsomkostninger: Informationsmateriale pr. produkt, servicegrad pr. kunde. Finansiering: Maksimale kapitalkrav, selvfinansieringsgrad. Rentabilitet: Minimalt dækningsbidrag, dækningsgrad Likviditet: Maksimale investeringer pr. periode, tidligste start for udgifter.

Projektbeskrivelse Planer er ikke kun til dekoration på væggen - planer skal holdes, og følges op ! Fremgangsmåde: Hovedforløb: Nedbrydning af projektet i emner og systemer. Projektforløb i hovedpunkter: Milepæle, hovedterminer. Projekthovedplan: Netværk, Gannt-kort, ressourceplan med baggrund i hovedforløb. Projektdetailplan: Netværk, Gannt-kort, ressourceplan for hver aktivitet i hovedplan. Styring: Princip for styring af projektet (stop/go). Styrings- og rapporteringsprocedurer

Projektbeskrivelse En god produktspecifikation er: Komplet – alle dele er husket Specifik og eksakt – ingen konflikt mellem funktioner/features Mål skal være operationelle og målbare …..og husk verden kan ses fra mange sider: Skab et fællles billede! Tænk over kommunikationsteknik ! – benyt visuelle muligheder, soundboards, moodboards o.l Husk målgruppen! Produktspecifikationen er basis for planlægning, styring og kvalitetssikring

Projektbeskrivelse Produktspecifikationen kan ændres - men kun efter aftale med projektets styregruppe Produktspecifikationens indhold: Problemspecifikation: Opgavens mål, afgrænsning, aktiviteter. Funktionsspecifikation: Produktets delfunktioner og betingelse for delfunktionerne. Opbygningsspecifikation: Produktets relationer til det system det skal indgå i, og produktets opdeling i evt. kendte delsystemer. Fastholdelse af evt. besluttede komponenter eller principper. Brugssituation: Beskrivelse af produktets anvendelse, forståelse for brugeren (walk a mile in his moccasins…)

Projektbeskrivelse Husk at spørge produktets køber & bruger når du planlægger salgsargumenter Kvalitetsspecifikation: Fastlæggelse af ydre kvaliteter i relation til virksomhedens kvalitetskrav / niveau. Testning, produktansvar, godkendelseskrav, m.m. Salgsspecifikation: Udpegning af produktets salgside, salgsargumenter. Salgets / kundens krav til emballage, klargøring, informationsmateriale, distribution og service. Oplistning af varianter, i relation til eksisterende produkter, evt. væsentlige konkurrenter, og produktets placering kvalitetsmæssigt i forhold til disse. Produktionsspecifikation: Verificering af totalt produktionsvolumen pr. periode, fremtidige årlige produktionstal, indkøbsforhold, kvalitetstest, fastlagte processer

Konkret formulering af opgaven jvf. M. Myrup Andreasen - En verbal problemformulering som indeholder en beskrivelse af problemets kerne, vigtigste forudsætninger og betingelser.   - De uomgængelige krav og faste betingelser som løsningen skal opfylde og som afgør, hvad der kan betragtes som løsninger og hvad der kan betragtes som ikke-løsninger. - De kvantificerbare specifikationer af løsningerne, der umiddelbart fremgår af vor viden om behovet, f.eks. kapacitet, størrelse, mængde, volumen, vægt, pris m.fl. - De ønskede egenskaber/kvaliteter, vi vil have, at løsningen skal være i besiddelse af og som vi vil vurdere løsningerne på, når vi skal finde den bedste løsning blandt alternativerne.

Projektplanlægning 1.1 Målsætning - definition af produktegenskaber   Udfyldt af Dato Definition af produktegenskaber Produktudbytte/ produktegenskab Pligtegenskab Forventningsegenskab Positioneringsegenskab