Nina Tange NTA@DPU.DK Aarhus Universitet www.dpu.dk/fv Facilitering Nina Tange NTA@DPU.DK Aarhus Universitet www.dpu.dk/fv Nina Tange - nta@dpu.dk

I dag Introduktion til facilitering og facilitatorrollen At skabe værdi og mening Redskaber: Diamant og drejebog Involveringsteknikker Ressourceorienteret facilitering Form: Primært oplæg pga kort tid – Håber I vil reflektere sammen på et andet tidspunkt Nina Tange - nta@dpu.dk

Forskning og udvikling Fremtidens mødekoncept 2003-2004 Det lærende møde 2004-2006 Mere effektiv møder 2005-2006 Nye konferenceformer (Phd) 2005-2010 Møder med værdi og mening 2006-2011 VIDA – Facilitering for ledere i dagtilbud 2011- Partnere fx: DONG, Novozymes, Videnskabsministeriet, Københavns Kommune, Dagtilbud Nina Tange - nta@dpu.dk

Møder generelt: 20% spild af tid Start og slut for sent Ud af tangenter De samme taler (ikke) – og rider deres kæpheste Formål og mål er uklart. Hvad skal vi udrette? Ikke relevant for alle deltagerne Manglende opfølgning fra sidste møde Skaber ikke værdi nok ift. den brugte tid Hvilken ”pind” er mest udbredt hos jer? – Mangler der noget?, som er vigtigt hos jer. Passivitiet Opsamling Opfølgning Obs: 83% er aktive på møderne, anslår de selv. Nina Tange - nta@dpu.dk

Dogmer i dansk mødekultur Altid samme form på mødet Ordet er frit: Man må selv tage ordet – eller holde mund Markering giver taleret: Andre tages som gidsler I to dele: Formiddag: Mere effektive møder ved hjælp af facilitering. Eftermiddag: Mere læring og vidensdeling på møder. Nina Tange - nta@dpu.dk

Om facilitering Facilis (latin): At gøre let. Facilitering virker bedst fra fra 4 p. Facilitator skal skabe resultater og værdi ud af mødet mening for deltagerne i mødet VÆRTSSKAB Turde tage rollen. Nogle større filter end andre for at ”være på”. Svært ved at komme ud og tage ansvaret/magt der ligger i sådan en rolle… Værdi Hvorfor holder vi mødet? - ”Kunden” i centrum Mening Personlig og professionel udvikling – ej kun ifm. MUS Nina Tange - nta@dpu.dk

Tre hovedopgaver Sætte rammen for mødet. Klart mål med mødet Skabe værdi og energi: Skab fokus og bevæg mødet fremad Skabe mening: Involvere deltagerne. Se, høre og anerkende. så der skabes medejerskab og gode relationer VÆRTSSKAB Turde tage rollen. Nogle større filter end andre for at ”være på”. Svært ved at komme ud og tage ansvaret/magt der ligger i sådan en rolle… Lad os tage opgaverne én af gangen. Nina Tange - nta@dpu.dk 7

1. Sæt rammen Sæt dig i førersædet ! – Tag lederrollen på dig Start til tiden, sig sluttidspunkt og slut til tiden Formål: Hvad skal vi udrette? Nina Tange - nta@dpu.dk

1. Formål – Facilitators styrepind Hvad er formålene med mødet? Hvorfor har I mødet? Hvad skal udrettes med mødet? Hvad vil I med mødet? - Jo mere specifikt – jo bedre Sæt procentsats på de forskellige ting. Hvad er vigtigst? Organiser mødet efter dette… Tænk ½ min Par 3 min Overvej videre i jeres gruppe Nina Tange - nta@dpu.dk

2. Skab værdi: Åbne-lukke faser. Diamanten 1. Høring: Tænke/summe + Runde Åbne posen: Få det hele på bordet, uden vurderinger. Fakta, erfaringer, ideer. 2. Konstruktion Bygge videre på ideer, kombinere, drøfte, finde stærke og svage sider. 3. Konkludere Lukke posen: Resumere, konkludere, beslutte, hvem gør hvad. Fokusere og afbryde undervejs Høringsfasen er ligesom en brainstorm. Tale uden at vurdere -> ej den første taler, der definerer og de andre forholder sig. Skal have diversitet, vidensdybde (innovation) Normalt: Leder giver ordet frit. Den aktive mødedeltager A responderer først og sætter dermed dagsordenen. De andre mødedeltagere forholder sig til hvad A har sagt… I konstruktionsfasen vurderer vi. Her ser vi på muligheder og potentialer, bygger ovenpå. Og ser på faldgruber og risici. I beslutningsfasen lukker vi. Opsummerer, beslutter hvad vi gør, eller tager beslutning om hvad der nu skal ske hvis det stadig er uklart hvad der skal gøres. Nina Tange - nta@dpu.dk

2. Værdi: Drejebog Emne Ansvarlig (Normal dagsorden) Hvad skal vi udrette? (Formål) Form (Hvordan) Tid (Pr. pkt.) Husk Facilitatorrolle: Start til tiden, sørg for stole til alle, udluftning. Hvad skal vi med mødet? Hvad skal vi udrette? Klart mål: Info, beslutning, debat, videndeling, socialt klister eller? Dagsorden Rammesæt: Emne + tid. Mål ud i forvejen – ellers deltagernes mål de første 5 min. Folk skal vide, hvorfor de er med til mødet. 2.-4. Drejebog – facilitators vigtigste redskab (2) Hvad skal de tage med til/fra mødet? Præmissen! Rød = orientering / gul = midt imellem / grøn = alle på banen (3) Fokus også på proces, ej kun indhold (4) Link til spørgeskemaresultat: Fokus på tid, især ift planlægnings-punkter. Afklaring/prioritering af tid: Hvis 75% af den afsatte tid bruges på det blå (planlægning), hvordan kan vi prioritere anderledes? (mere grønt?!) 5. Referat Nu alt sammen på 1 papir! DVS: Faciltitator har tre hovedopgaver 1. Sætte konteksten 2. Bevæge mødet fremad: Mødediamanten (VÆRDI) 3. Involvere og skabe energi (vha faciliteringsprocesser (MENING) Nina Tange - nta@dpu.dk

Eksempel: Netværksmødet Emne Ansvarlig Hvad skal vi udrette? Form Tid Husk En udfordring (netværksmedlem X) Orientering 5 (facilitator) Tanker ift at løse udfordringen Hvad vil X snakke mere om? Refleksion Summe parvis Runde Debat ½ 3 4 2 10 Orientering kan være godt: Politiske jungletrommer, hestens egen mund (ledelsessignaler), afhængig af hvordan øvrig komm. i org. er. Men: Leder kan typisk skrive info på mail, og så tager man kun spørgsmål til det udsendte på mødet. (Man læser langt hurtigere end folk taler!) Nina Tange - nta@dpu.dk

Drejebogen Tid Emne & formål Form Hvem Husk 9.00 Hvad er “styrkende samspil”? Orientering Leder 9.10 Dine eksempler på “styrkende samspil” Refleksion (1) Del parvis (6) Plukke (7) 9.25 Hvordan kan vi skabe flere “styrkende samspil”? Par (3) Runde (10) 1. 2. Facilitatorrolle: Start til tiden, sørg for stole til alle, udluftning. Hvad skal vi med mødet? Hvad skal vi udrette? Klart mål: Info, beslutning, debat, videndeling, socialt klister eller? Dagsorden Rammesæt: Emne + tid. Mål ud i forvejen – ellers deltagernes mål de første 5 min. Folk skal vide, hvorfor de er med til mødet. 2.-4. Drejebog – facilitators vigtigste redskab (2) Hvad skal de tage med til/fra mødet? Præmissen! Rød = orientering / gul = midt imellem / grøn = alle på banen (3) Fokus også på proces, ej kun indhold (4) Link til spørgeskemaresultat: Fokus på tid, især ift planlægnings-punkter. Afklaring/prioritering af tid: Hvis 75% af den afsatte tid bruges på det blå (planlægning), hvordan kan vi prioritere anderledes? (mere grønt?!) 5. Referat Nu alt sammen på 1 papir! DVS: Faciltitator har tre hovedopgaver 1. Sætte konteksten 2. Bevæge mødet fremad: Mødediamanten (VÆRDI) 3. Involvere og skabe energi (vha faciliteringsprocesser (MENING)

Drejebogen I forberedelsen: Prioritering. At sikre værdi, energi og involvering Under mødet: Huskeliste. Overblik. Tilpasse tiden løbende Efter mødet: Som læringsreferat – og læring til næste møde Nina Tange - nta@dpu.dk

Facilitatorredskaber: Drejebogen og diamanten Hvad er det gode ved dem? Hvordan kan de hjælpe jer? Hvordan kan I bruge dem? Hvordan skal drejebogen se ud, for at blive mest anvendelig for jer? Tænk ½ min 2-3 p., 5 min Nina Tange - nta@dpu.dk

3. Involvere deltagerne Tavs refleksion: Tænke og notere (10 sek. - 5 min) Summe og smågrupper: Snak med andre, så jeg bliver klar over, hvad jeg egentlig tænker + høre et andet perspektiv. Flere får taletid (2-10 min.) Runde: Alle siger kort noget (helst kun EFTER refleksion eller summe proces, så det er kort og fokuseret) Introverte – tænker før de taler Diversitet fremmes hvis man reflekterer først Ekstroverte – tænker mens de taler Læring gennem forklaring til andre. Det dunkle sagte er det dunkle tænkte. Runde: Tidskrævende uden færdige svar Del op i smågrupper for at flere får taletid Nina Tange - nta@dpu.dk

Alternativer til ”runden” At skabe værdi og læring: Noget nyt du har lært. Noget du tænker vi andre er interesserede i at høre En succes. Noget der er lykkedes. Noget du er stolt af. Hvad er din egen andel i det? Hvad gjorde andre? Hvordan kan du få mere af det? Gode råd til dig selv og andre En ekstraordinær god kollega som har bidraget eller hjulpet En udfordring du gerne vil have vores øjne på

Gratis rådgivere - et anderledes reflekterende team A fortæller om en udfordring. De andre lytter (2-3 min) Brainstorm med forskellige forslag til hvordan A kan håndtere udfordringen (7-8 min) A peger på de ting hun kan bruge. Ideerne uddybes / videreudvikles (5 min) Evt: Hvordan kan du bedst arbejde med dette?: Hvad skal ned-/ opprioriteres? Hvad skal der indhentes viden om? Hvem skal involveres? I alt 15-30 min Ad 1) B + C stiller evt. et par opklarende spørgsmål (men ikke interview!) Ad 2) B + C anerkender først at A’s udfordring er interessant, relevant, genkendelig… Taler om A som om A ikke var der. Ad 3) A nævner ikke alt det , hun ikke kan bruge. Dvs. ingen sætninger som: Det har jeg prøvet… Det vil ikke virke fordi… Det er urealistisk at tro at… Dvs. A bruger tiden til at få hjælp fra B + C til at uddybe/udvide den eller de pointer, der synes interessante. TIDSHOLDER B sørger for at holde tiden. Der er 8 min. til hver runde. DEBRIEFING Sårbart at dele viden – hvordan vil de håndtere det, jeg har fortalt dem? (Personlig eller faglig kritik – direkte eller indirekte – i de råd, jeg får?) Nina Tange - nta@dpu.dk

Facilitators rolle Facilitator rollen skal tages alvorligt og accepteres af mødedeltagerne Den samme – eller på skift? Faclilitatoren er som udgangspunkt neutral og”udenfor” diskussionen. Evt skiftende roller undervejs VÆRTSSKAB Turde tage rollen. Nogle større filter end andre for at ”være på”. Svært ved at komme ud og tage ansvaret/magt der ligger i sådan en rolle… Lad os tage opgaverne én af gangen. Nina Tange - nta@dpu.dk 19

Hvad kan man få ud af god facilitering? Hvad kan facilitator rollen bidrage med på jeres møder? Hvor kan du ellers bruge facilitering? Ex: Forældremøder, medarbejdermøder, tværfaglige samtaler, forældresamtaler, blandt børnene Nina Tange - nta@dpu.dk

Jeres netværksmøde Lav drejebogen for dit næste møde Indtænk formål, værdi og mening i drejebogen Nina Tange - nta@dpu.dk

Take away Det bedste/vigtigste fra i dag: Fx: Noget nyt Noget jeg er blevet bekræftet i Noget jeg vil gøre oftere Noget jeg vil gøre anderledes Nina Tange - nta@dpu.dk